加强人事档案管理的必要性及措施.doc

加强人事档案管理的必要性及措施 【摘要】加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。 【关键词】人事档案管理；必要性；措施 目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。 1.人事档案管理的现状如下 1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。 1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。 1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。 1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。 人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。 2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到 2.1配置专门的档案管理人员要求具有较高的政治素养和文化水平、工作勤勉认真负责。做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。 2.2加强对档案管理人员的培训。人事档案记载的是历史的真实面貌，有其时代的特点。管档人员的新旧更迭，新人已经脱离了那个年代，对当时的好多事情不了解，因此查阅档案难免会有困难，提供数据会有误差。要对档案的管理知识加以系统培训，提高档案管理人员的管理水平和工作能力。 2.3加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平。建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作