声像档案管理工作的难点及对策.doc

声像档案管理工作的难点及对策福建医科大学附属第二医院 林少华摘 要：声像档案是基层档案馆（室）工作内容之一，目前部分单位声像档案管理工作滞后于文书、科技档案、会计档案等门类档案的管理。为此，采取有效措施，加强声像档案管理刻不容缓。树立声像档案信息资源观意识，前端控制手段是声像档案收集工作的基础，人、财、物是做好声像档案工作的根本保证。加强声像档案编研，提高档案工作知名度，强化声像档案管理人员专业技能，全面提高声像档案管理水平，充分发挥其特殊的利用价值和宣传效果。关键词：声像档案 管理薄弱环节 采取有效措施声像档案是机关、企事业单位全宗档案的组成部分，可以为科研、生产和管理提供生动形象的依据和凭证。收集齐全、保管、利用好声像档案是基层档案馆（室）工作内容之一，目前有部分单位声像档案管理工作滞后于文书、科技档案、会计档案等门类档案的管理，影响了该单位档案基础业务建设整体水平的提高。为此，采取有效措施，加强声像档案管理刻不容缓。一、声像档案形成与管理工作存在的问题1.声像档案管理工作滞后于其他门类档案管理。目前，机关、企事业单位档案馆(室)藏普遍存在着文书档案、科技档案、会计档案数量所占比重大于声像档案的现象，档案库房一柜柜、一架架摆放整齐的纸质实体文书、科技、会计档案，而属于声像档案的照片、底片、录像、录音档案则寥寥无几。声像档案的匾乏使馆(室)藏结构不合理，据统计资料显示，纸质档案与声像载体档案在基层档案馆（室）藏中的比例是100：1到500；1之间。 声像档案工作严重滞后于传统的文书、科技、会计档案管理工作，主要是由于声像档案的收集与移交工作没有走上正轨而造成的，声像档案形成的数量和途径与文书、科技、会计档案不同，声像档案管理基础与文书、科技、会计档案管理比较显得薄弱。表现在有的单位虽然制定了相应的声像档案管理制度，但收集与移交工作缺乏有效的保障措施，没有建立归档责任制，甚至有的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。笔者对不同单位的声像档案收集与移交工作情况进行调查，普遍存在三种情况：一是档案馆（室）指定专人负责收集声像档案实行集中统一管理，档案部门实行随时形成，随时收集占35%的单位，二是机关、企事业单位各部门（科室）每年一次集中移交档案室占45%的单位，三是机关、企事业单位各部门（科室）分散保管在个人手中占20%的单位。由此可见有五分之一的单位，声像档案没有实行集中统一管理，而是分散在个人手中，这些情况应引起基层档案部门的重视。2.声像设备管理存在着“添置多，利用率少”的现象。“添置多”是指有些机关、企事业单位办公、技术部门声像设备种类多、数量多。随着声像数码技术的发展，机关企事业单位添置了很多声像设备、数码照相机、录音笔、数码摄像机等电子设备基本得到了普及，有些单位甚至各种型号的相关设备都很齐全，声像设备在数量上己基本满足日常工作的需求。“利用率少”是指声像设备利用率少、管理混乱。例如：有的单位没有制定出声像设备管理制度或相应的使用要求，有的单位添置的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用。有的单位设备存放在科室或个人手中，没有合理利用。有的单位没有明确设备使用人员，并且人员频繁变动，设备不能得到有效地利用，最终造成某些重要活动的声像资料没能及时摄录。 以上现状，给机关、企事业单位声像档案的收集与整理留下了隐患。3.档案意识薄弱，声像档案难以及时完整归档。声像资料拍摄责任者多为办公室秘书和业务部门，由于档案意识薄弱，存在着两种思想认识上的误区。一种是有部分人根本就不知道什么是声像档案，他们一直误以为属于档案资料范畴的只有文书材料的红头文件，而他们在各项活动中拍摄与录制的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需移交本单位档案部门归档保存。另一种认识是，误以为在公务活动中，谁拍的照片、录像等资料就归谁所有，声像资料是为了搞好本单位的宣传工作而拍摄、录制的，将拍摄的录像、录音、照片等送往报社、电台的就算完成拍摄任务了，怎么处理这些声像资料属于个人行为。他们往往从个人实际工作需要出发对声像资料任意处置，加之保管条件等原因，致使照片、底片损伤或丢失，使声像档案资料受到不同程度的损坏。二、加强声像档案管理工作的对策及建议针对声像档案管理工作中存在的问题，必须引起各单位领导、档案部门和有关人员的高度重视，采取相应对策，加强形成、收集、归档各环节的管理，促进机关、企事业单位声像档案规范化管理。1.树立声像档案信息资源观意识。从信息资源角度来看，机关、企事业单位形成的声像档案内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，作为机关、企事业单位档案门类之一的声像档案是其档案信息资源的重要组成部分，它与纸质载体的文书、科技等档案紧密联系、相互补充，构成了完整的档案资源体系，具有一般文字载体档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。声像档案管理是机关、企事业单位档案业务建设基础性管理工作之一，树立声像档案信息资源观，要实行集中统一管理声像档案信息资源的原则，例如笔者所在单位声像档案资料的管理，与文书、科技、病案、会计等门类档案一样，做到层层有人抓，处处有人管，纳入本单位纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的医院档案信息资源管理网络。2.前端控制手段是声像档案收集工作的基础。档案部门要加大对本单位声像档案管理的监督指导力度，将声像档案管理纳入档案工作规范化管理评估的工作目标。声像档案收集工作是声像档案管理的基础性工作，档案部门要运用多种形式疏通收集渠道，采用有效的前端控制方法。在业务指导上，档案部门制定声像档案资料形成部门与个人的电子声像资料移交规范。根据目前声像档案形成以电子载体为主，要求对形成的电子载体声像档案做到一件事由建立一个电子文件夹，不同事由的声像资料不能存放在同一文件夹。声像档案资料摄制人员在事由文件夹内应附有文字说明，包括时间、地点、内容（人物、背景）等项目。在收集方法上，一是通过正常移交工作接收各科室的声像资料，做到重点单位、重点科室重点收集。对立档单位产生声像档案比较集中的重点科室(部门)，档案部门要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。二是加强对摄影（录像）人员直接征集。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，档案人员要登门收集，做到当年形成的声像档案，不跨年收集。三是档案部门除加强平时收集照片、录像资料外，还应处理好与形成声像档案资料的文秘和业务部门之间的工作关系，向有关人员及时了解信息，查询声像资料的去向，并做好有关人员的思想工作，提高声像档案形成责任人员的归档意识。各单位应认真执行“凡是为工作拍照的声像资料，责任人都要将照片、底片或胶片、声像电子资料等并交档案室统一保管，否则不予报销费用”的规定。3.人、财、物是做好声像档案工作的根本保证。机关、企事业单位要结合本单位实际情况，创造必要条件，为本声像档案的管理创造良好的工作环境，解决声像档案收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物作为保障，就会成为一纸空谈。在人员方面：应选派有工作责心，懂拍摄、摄影技术的同志担任此项工作，提高专业水平。首先，要注重业务培训，全面加强对摄录人员、声像档案形成人员有关专业知识技能的培训。其次，提高声像档案人员归档档意识尽可能的把散存在个人手中的资料收集起来，使之逐步变成自觉的行动，变被动收集为主动收集。在资金方面：声像档案作为特殊载体档案，照片、录像带、光盘等实物载体需要资金才能进行制作，在经费使用上各单位应给予必要的保证。在物资方面：添置库房档案设备，为特殊载体声像档案提供良好的保管条件，购买保管声像档案载体的设备设施，应从利于声像档案长久保护和利用考虑，声像档案存放的设备，要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。4.加强声像档案编研，提高档案工作知名度。机关、企事业单位档案部门要进一步提高对声像档案价值的认识，努力转变观念，提升声像档案编撰专业化水平。要善于依托档案馆（室）藏资源优势，编撰突出本单位特色的文献资料。首先，编研工作从单一型的低层次开发逐步向多元化的高水平发展。在改善编研工作的条件基础上，敢于运用计算机等现代化设备和先进手段，及时、有效地实施信息开发，缩短信息加工时间与传递时差,提高利用的时效性。其次，改变“关门编研”的现状，开拓声像档案编研工作的新局面，提供生动活泼的声像资料为各项中心工作服务。如笔者所在单位根据医疗机构特点，通过声像档案资料的编研弘扬“博大精深、仁心惠世”百年老院的院训。在“科研科教”专题，精选了医院的科研人员1997年以来5 9项科研成果获得医学科学进步奖的照片、录像资料。“对外服务”专题体现了医院二十多年来接受大量来自美国、日本、菲律宾、印度尼西亚、香港、台湾及东南亚病人的典型案例的治疗效果。组织沿革与医院发展专题，通过新老领导班子的工作照、医院大门牌匾变迁、医院内部门（科室）办公场所变更、引进先进医疗设备等声像资料，发布医院各发展阶段，在政治思想工作和践行“救死扶伤”等方面取得成效的声像资料，使档案宣传具有鲜活力，从而提高档案工作在单位的知名度。5.强化声像档案管理人员专业技能，全面提高声像档案管理水平。由于声像设备具有技术性和专业性特征，这就要求从事摄录和整理人员具有较高的专业水平。一是，改变数码照相机、数码摄像机等设备使用人员经过专业培训的人很少，专业知识及技能普遍不足的现象。只有提高声像设备使用人员的水平，才能改变目前许多单位形成的声像档案资料数量少、质量低的现状。二是，提高声像档案整理人员应用计算机的能力。在声像档案整理工作中，现代信息技术在声像档案整理工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具，它替代了传统的手工操作。声像档案资料形成部门提供给档案部门的不再只是底片和冲洗的纸质照片，而是大量的电子数码声像档案资料，档案人员负责将丰富的电子声像档案信息予以分类、编目等数字化管理。掌握计算机制作图像与视频相关知识，能促进档案人员对声像档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集，完整安全地保护声像档案信息，并及时准确地提供声像档案信息，为机关、企事业单位各项工作提供高效的服务。我们要依