平湖酒店管理信息系统.doc

酒店管理信息系统总体规划一、企业战略分析（一）摘要用户：平湖酒店拟建系统的名称：平湖酒店管理信息系统拟达到的目标：成功的酒店是将经济效益作为酒店的运营宗旨，管理的核心也是在于如何提高经济效益。以酒店的经济效益为目标，为酒店管理人员和员工提供简单易用、功能强大并高度灵活的应用工具，激励他们的积极性，促使他们向宾客提供更好的服务。这些改进使宾客感到更加满意，为酒店带来更多的回头客和收入。同时，通过对人流、物流、资金流的科学管理和有效控制，提高员工的工作效率，降低各种经营成本，从而获取持久的利润。（二）系统开发背景21世纪的酒店，从内部管理到外部销售都将发生质的变化。激烈的市场竞争，要求酒店引入更多、更新、更高的IT技术，而非单一的前台管理软件甚至传统的前、后台软件所能满足。 基于计算机网络技术，采用多层结构，集多媒体技术、远程通讯技术、IT技术为一体，将多种不同类型的软件工具用统一的用户界面集成为一个大系统，在一个网络上实现酒店全方位电脑化管理。拥有传统软件所有的功能和较之更强大的功能，而且还根据目前酒店业的经营状况，着重于市场营销、成本控制、销售及成本预算等协助经营者开源节流的崭新概念设计，是遍及整个酒店的技术和运营的解决方案。 二、规划方针该系统由本酒店结合各个著名规划机构合力打造，专为酒店管理信息系统的一个子系统进行建设，将以酒店管理信息系统为基础，实现资源合理分配。为酒店的日常工作安排提供技术支持。三、业务分配1预定部门：网上预定，本地预定；2接待部门：预定入住，散客入住，团体入住，宾客换房，宾客续住；3前台收银：自动过租，电话计费，商务中心（办公资料打印、复印、传真、设计制作以及收发邮件等管理），散客结帐（房间的宾客离店时自动计算宾客的各项费用并进行结帐操作，帐单可以挂帐，转帐，自动转帐，中间结帐，帐户结帐等，可自行拆分帐单进行打印），团体结帐（客人预期离店时，先进入主资料帐单，分别计算团体的应付金额和各房间应付的自费金额，自动分开和打印帐单，同样可以对团队帐进行挂帐、转帐、多种方式结算等）。 4. 房务管理部门：房态管理，客房帐务管理 5厨房餐饮部门6后台管理部门：人事工资考勤管理，员工档案管理人事系统管理，工资管理，考勤管理，财务管理，总账(G/L ) 应付(P/A ) 应收 (R/A) ，成本管理（COST），成本核算，成本分析，成本控制，成本决策 7 后勤部：采购管理（PURCHASE），严格采购审批程序（一审、二审、三审），仓库管理，仓库库存管理（入库、退货、发货、退仓、报损、盘点），货物安全库存设置管理，过期货物警示，洗衣部门管理，清洁部门管理。四、酒店管理信息系统管理功能图酒店管理信息系统预定部门接待部门前台收银房务管理部门厨房餐饮部门后台管理部门 后勤部五、系统结构：U/C结构图、子系统简化结构图 数据功能客 户订单食物成本财务客房负荷计划职工变动前台接待UU前台收银U预定控制CCUU卫生管理UU厨房餐饮UUCU采购管理UUUU仓库管理UUUU财务管理CCUU人员计划UCC客房维护UCU系统自我维护UUUUUU前台服务后勤服务管理人员系统系统更新六、网络结构平湖酒店管理信息化可行性分析一、系统背景 在今后的几年中，酒店的竞争将主要在智能化、信息化方面展开。店内装璜、客房数量、房间设施等质量竞争和价格竞争将退居二线。酒店信息化的发展趋势主要分为三大应用领域：一是为酒店的管理者、决策者提供及时、准确地掌握酒店经营各个环节情况的信息技术； 二是针对酒店的经营，为节省运营成本、提高运营质量和管理效率的信息化管理和控制技术；三是直接面对顾客所提供的信息化服务。二、系统分析现代化的酒店是集客房、餐饮、通讯、娱乐，商务文化及其他各种服务与设施一体化的消费场所，酒店组织庞大，服务项目多，信息量大，要想提高劳动生产，降低成本，提高服务质量和管理水平，促进经济效益，必须借助计算机来进行现代化的信息管理，平湖酒店管理信息系统采用现代最流行的大型分布式数据库系统-Misrosoft SQL SERVER，以Win2000、WinXP、WinME、Win98/95系统为运行平台，是一套功能超群的酒店管理系统。它充分吸收了先进的酒店管理经验，利用了最新的网络技术，并可提供Internet网上预订接口，具有很强大的商务管理优势。系统给客户提供了很多特色功能：（1）为销售提供全面、准确的信息数据。酒店销售以客人为中心，需要了解客人的需求，细分目标市场，适销对路酒店销售的核心产品是客房，以合理的价格在相应的时间将客房销售出去是使销售具有成效的关键。 （2）为客人提供快捷、细致、周到的服务。酒店业竞争日益激烈，而竞争的焦点越来越汇聚到酒店的服务的质量上。高档酒店的衡量标准首先是能否有一个标准的客房流程（客人的入住、在住和离店三个阶段）为客人提供快捷、细致、周到的服务。 （3）为财务提供严密的帐务系统。客人在酒店任意消费点消费时，系统自动提示该客人的帐上余额，对于客人超限自动报警，提示补交押金。所有的消费单实时汇总到客人的帐号上，避免跑漏账，并提高超限客人的自动电话语音催缴。严密的计帐规则，严密的权限控制，严密的监督机制。 （4）具有处理各种复杂情况的能力。团体、会议业务是酒店业务中最复杂的部分，它具有人员多、信息管理工作量大、帐务变化复杂的特点。信息管理应提供从预定、入住、在住、到离店等环节结算全套解决方案。对于诸如客人不同时抵达，会议结束后不同时离店，退房但不结算的情况可以十分方便的处理。系统还可以方便快捷的处理团队包房包价情况，对于团队在酒店内的活动安排可以事先预定和修改，以便各部门提前准备。 （5）为领导的决策提供强有力的支持。 （6）门禁、消费实现“一卡通”。可利用智能卡作为信息载体，通过与相应得计算机管理软件相结合，使持卡客人在酒店内能够用一张卡方便的完成进出房门、消费娱乐、挂帐结算等活动，为客人提供方便快捷的服务。“一卡通”系统简化了结帐手续，控制了内部的现金流通，严格控制房屋的进入，对酒店规范服务，提高帐务于保安的安全管理水平大有益处。 （7）面向Internet及电子商务。随着因特网的进一步发展，各种基于网络的应用业务也如雨后春笋地发展起来，例如网上银行，远程教育，远程医疗、视频新闻报道等。其中方便、快捷、高效的电子商务更以惊人的速度飞速扩张。从19982002年里，全球电子商务的发展都将超过30%。毫无疑问，对于酒店业而言Internet电子商务将成为最具经济价值和发展潜力的业务。通过Internet酒店不仅可以宣传自己，提高知名度和企业形象，更重要的是可以扩大销售渠道，使酒店有能力适应新一轮竞争，不至于被淘汰。1.技术上可行性分析采用现代最流行的大型分布式数据库系统-Misrosoft SQL SERVER。前端开发工具为PowerBuilder，真正实现了32位数据存取，基于客户服务器的体系结构，全新的分布式计算模式，从而极大提高了系统速度，维护和继承功能。系统运行于Win2000、WinXP、WinME、Win98/95系统，数据库系统具有跨平台的可移植性，彻底解决了数据安全性和一致性问题。2操作可行性分析 操作简便，采用简洁、新颖、易懂的图形界面，本着功能越复杂，操作越简单的原则设计，易学易用。自动处理预订未到、夜审等各种复杂的业务。酒店可自行设置参数和各种代码，适应自己的特殊需要。同时，系统提供代码动态生成功能，极大方便操作人员的操作和系统维护人员的维护。强大的权限，密码管理，确保系统安全。数据库备份、恢复和初始化、加密等功能，可确保数据安全。提供系统日志功能，记录所有的电脑操作，确保客人信息的更改有据可查。可对不同类型客人不同时期实行不同价格政策。3.经济上可行性分析就经济效益而言，酒店的计算机应用是： (1)间接性的：其经济效益不是直接产生的，是通过对人力、物力的节省而带来的，可以堵塞许多漏洞； (2)长期性的:计算机的投资是较大的，是在长期的应用中逐步得到回报的； (3)社会效益:酒店是一个高层次的服务行业，采用计算机可提高服务质量，有良好的社会形象。三、现行系统存在的问题及新系统的目标经济和科技的发展使信息的更换更新越来越快，客人的要求也越来越高。为了对系统不断改进，在现行系统的逻辑模型缺少系统管理模块，使系统缺少安全的运行环境。在新系统的逻辑模型建立中加入系统管理模块，使系统有安全的运行环境并得到完善。 系统开发的总体任务是实现宾馆各种信息的系统化、规范化和自动化。新增的模块主要完成的功能：密码管理、用户管理及后台数据分析处理。综上所述，平湖酒店管理信息系统是可行的，而且是大势所趋，是必要的。平湖酒店管理信息系统的系统分析一、现行系统数据流程分析经理（一）数据流程图 平湖酒店管理系统前台客人客人信息 客房信息订房信息财务客人退房结算信息客人入住信息（二）数据字典一、数据流定义表编号数据流名内部名组成流量备注L01客人情况E02 E03 E04 E05E06L02房间价钱E01 E02 E03 E07 E08E09L03新客人信息E02 E03 E04 E05E06E07E10L04分类信息E01 E02 E03 E04 E05E06E07L05入住情况E01E08E09L06房间查询E01 E02 E03E07E08E09L07查询结果L05 | L06L08统计分析L05L06二、数据元素定义编号数据元素名内部名值域值义类长备注E01客人编号10N/8E02客人姓名10C/8E03客人性别2D/10E04入住时间8N/5/2E05退房时间8C/30E06联系电话11D/10E07房间号8C/8E08 身份证号码18N/5/2E09费用总计100C/8E10密码100三、文件定义表编号文件名内部名组成组织方式F01客人档案E01 E02 E03 E04 E05 E06 E07E10E01，升序F02总入住时间E01 E02 E03E07E08E09E01，升序四、外部项定义表编号名称输出数据流数输入数据流数备注W1接待处L01W2领班L02W3查询者L07W4接待者L08 | L07五、加工定义表编号名称输入数据输出数据前加工后加工关联文件加工逻辑备注P1.1添加修改L01L01L01L03F01IF E10yesDO P1.1ENDIFP1.2房间分类L01L04L01L07空从P1.1中读除添加客人信息IF 够条件DO P1.2ELSE 显示“不够条件”ENDIFP1.3删除修改L01F01IF L01要改动DO P1.3 ENDIFP2.1添加修改L02L05L02L05F02有新费用就添加P2.2房间管理L05L06L05L07空从L05读入根据F01进行管理P2.3删除修改L06F02IF L01要改动DO P2.3 ENDIFP3统计分析L06L08L06L08F02从F02读入数据，统计分系二、新系统的逻辑结构（一）确定系统目标取消不合理及多余操作步骤，实信息完全数字化，减少人为干扰因素。（二）确定新系统的业务流程1业务流程图退房者住房者退房信息住房信息审核的退房信息审核的住房信息记录员全部房屋的信息管理员日常查询2表格分配图登记客人住宿信息住宿单1234退房处理存档收款处理 缴费单12应付款处理数据处理住店服务后勤处理客人存档存档存档存档（三）确定新系统的数据和数据流程1数据流程图客房信息D01房间信息D11P-02登记处理P-01客房查询S1客人F-04退房记录表D31D21客人信息订金收据D51退房记录单F-01客房信息表F-02现金入账表P-03收银处理定金收据客人信息D32订房单D33客人入住信息D41D54现金P04订房S1客人P-05退房处理订房收据D55客房信息D53D61现金收据 客人信息D52F-01客房信息表F-02现金入账表F-03客人信息表客人信息D61现金入账单F-02现金入账表D63前台S2D62P-06后台数据处理D64F-01客房信息表客房信息其它信息D65宾馆信息前台S22数据字典数据项的定义名称编号别名（简述）取值范围长度房号I01-01客房的房号“0001”-“9999”6人名I01-02姓名字符型4人数I01-03客房入住顾客的数目“0001”-“9999”6时间I01-04顾客入住的时间及顾客退房的时间“0001”-“9999”6价格I01-05顾客应付的房款“0001”-“9999”6数据结构 DS01-01:登记单据DS01-02：登记单据标志DS01-03：顾客情况DS01-04：客房信息I01-01：单据编号I01-04：顾客姓名I01-02：房价I01-11：性别 I01-03：房间编号 I01-12：身份证号码 I01-05：入住日I01-06：退房日数据流的定义名称编号简述来源去向组成退房信息F01-01顾客退房的信息退房者最新信息审核模块人名+时间+价格正确的退房信息F01-02退房者正确的退房信息最新信息审核模块房屋空出信息处理模块房号+时间空房信息F01-03房屋空置的信息房屋空出信息处理模块全部房屋信息数据库房号+时间+人名住房信息F01-04顾客住房的信息住房者住房信息审核模块人名+时间+房号正确的住房信息F01-05确认顾客住房信息住房信息审核模块入住信息处理模块人名+时间+房号+年龄错误的住房信息F01-06顾客提交的住房信息不正确住房信息审核模块住房者人名+时间+房号住房信息F01-07顾客相应的住房信息入住信息处理模块全部房屋信息数据库人名+时间+价格+房号+人数错误的信息F01-08顾客住房信息提交保存时不正确返回重新处理全部房屋信息数据库住房信息审核模块人名+时间+价格+房号+人数房屋信息F01-09顾客住房时房屋的现有人数及价格等信息全部房屋信息数据库顾客住宿信息人名+时间+价格+房号+人数错误的退房信息F01-10错误的退房信息顾客提交的退房信息不正确，返回处理最新信息审核模块退房者处理逻辑的定义 名称编码输入输出处理过程最新信息审核P01-01顾客的退房信息正确的退房信息，错误的退房信息对顾客的退房信息进行审核，看是否顾客的信息符合标准，符合规定等，如果符合这进入下一步，不符合则返还给退房者客房空出信息处理P01-02正确的退房信息空房信息对退房者的信息进行归集和整理，确定房屋的空置情况住房信息审核P01-03顾客的住房信息正确的住房信息，错误的住退房信息对顾客的住房信息进行审核，看是否顾客的信息符合标准，符合规定等，如果符合这进入下一步，不符合则返还给住房者入住信息处理P01-04正确的住房信息住房信息对正确的住房信息进行处理以便进行下一步操作数据存储的定义编号名称组成关键字简述相关联的处理D01-01全部房屋信息库住房信息审，房屋空出信息处，客房入住信息编码+人名+时间关于客房的入住情况的分类与统计P01-02,P01-04,P01-03D01-02顾客住宿信息住房信息，客房信息房号+时间+人名+人数+价格关于顾客住宿情况的统计与说明P01-02,P01-04,P01-03，P01-01外部实体的定义编号名称输入的数据流输出的数据流简述S01-01退房者D01-10D01-01从酒店退房的人员S01-02住房者D01-06D01-04到酒店住房的人员3处理功能的分析与表达 客房标准 累计金额 折扣价格 金额3000元 无折扣 普通间 3000元金额6000元 8折 金额 6000元 8.5折 收费标准 金额5000元 无折扣 标准间 5000元金额10000元 9.5折 金额 10000元 8.5 折 金额8000元 无折扣 豪华间 8000元金额20000元 9折 金额 20000元 8.5 折酒店管理信息系统结算信息管理订房信息管理客房信息管理系统管理结算信息查询结算信息修改结算信息添加订房信息查询订房信息修改订房信息添加剩余客房信息查询设置客房信息设置客房标准密码管理用户管理客房信息查询客房信息修改客房信息添加客房标准修改客房标准添加后台数据分析四、确定新系统的功能模型新系统的业务流程分析客人前台处理订房信息表客房数据库客房信息表后台数据分析处理 新系统订房业务流程图新系统入住业务流程图订房信息表订房收据后台数据分析处理入住登记表房间服务信息数据库前台处理客人 新系统退房业务流程图客人前台处理退房信息退房服务订房收据入住登记表现金收据后台数据分析处理 新系统系统管理业务流程图管理员密码系统管理退出系统信息处理及系统维护后台数据分析新系统数据流程分析F-01客房信息表客房信息D01房间信息D11P-02登记处理P-01客房查询S1客人F-04退房记录表D31D21客人信息订金收据D51退房记录单F-01客房信息表F-02现金入账表P-03收银处理定金收据客人信息D32订房单D33客人入住信息D41D54现金P04订房S1客人P-05退房处理订房收据D55客房信息D53D61现金收据 客人信息D52F-01客房信息表F-02现金入账表F-03客人信息表客人信息D61现金入账单F-02现金入账表D63前台S2D62P-06后台数据处理D64F-01客房信息表客房信息其它信息D65宾馆信息前台S2新系统数据流程图平湖酒店管理信息系统的系统设计系统总体结构设计 主要包括模块调用与被调用关系图、信息系统流程图、IPO图。其中模块调用关系主要描述模块之间的关系，数据与控制信息之间的流向。信息系统流程图是由数据流程图转化而来的，加入了人工操作的部分，IPO图又具体描述了模块数据之间的关系。具体图表如下：1系统结构模块结构图代表判断调用代表直接调用代表数据的传输代表控制信息的传输代表循环调用客房信息管理订房信息管理系统管理结算信息管理设置客房标准设置客房信息剩房信息查询订房信息查询订房信息修改订房信息添加用户管理密码管理结算信息添加结算信息修改结算信息查询 2各个模块的IPO图（1）系统登陆IPO 图 可调用下层模块：用户管理数据库处理可调用上层模块：无 输出:无输入:用户名 密码开始请输入用户名和密码用户名和密码是否有效退出NY请进入系统系统管理订房信息管理客房信息管理结算信息管理注释:是进入系统的登陆界面（2）系统管理调用的上层模块：系统登陆可调用的下层模块：用户管理、密码管理输出:用户信息录入表 客房信息录入表输入：修改信息 开始请输入要修改的信息所输入信息是否存在退出NY请提交设置客房标准设置客房信息订房信息添加订房信息修改结算信息添加结算信息修改用户管理注释:是进入系统的信息修改界面（3）订房信息管理 可调用的下层模块：订房信息查询调用的上层模块；系统登陆输出:数据库备份单输入:客人信息 开始请输入客人信息客人信息是否存在息退出NY请提交信息存入数据库注释:是进入货物出楼界面，数据进入数据库备份。（4）结算信息模块 可调用的下层模块：结算信息查询调用的上层模块；系统登陆输出:数据库备份单输入:客人信息 开始 请输入客人信息客人信息是否存在息退出NY请提交信息进入数据库注释:是进入货物出楼界面，数据进入数据库后输出。一、 代码设计方案各类代码的类型、名称、功能、使用范围和使用要求等的设计说明书 。（1）顾客身份编码：顾客身份编码为身份证号共十八位，省会城市区域出生日期随机编号前2位表示各省会的编号；再两位表示所在城市代号；再接着两位是区号，中间八位表示出生日期；后四位是产生的随机编码xxxxxxxx xx xx xxxx xx随机编码（数字）出生年月（数字）区域编码（数字）城市编码（数字）省会编码（数字）如示湖北省宜昌市夷陵区出生日期为1986年02月18日产生的身份证编码为0030。（2）房间编号：房间编号由四位数组成，楼层号 房屋号前两位表示楼层的层号，后两位表示房屋号xxxx房屋号（数字）楼层号（数字）如：0615表示第6层楼的第15号房间（3）入住时间编号入住时间编号由八位数组成，年份月份日期前四位表示年份，接着两位表示月份，最后两位表示日期xx xx xx xx 日期月份年份如：20070620表示顾客的入住时间为2007年12月10日（4）退房时间编号退房时间编号由八位数组成，年份月份日期前四位表示年份，接着两位表示月份，最后两位表示日期xx xx xx xx 日期月份年份如：20070620表示顾客的退房时间为2007年12月20日二、 输入输出设计（一）输入设计1输入项目序号含义项名内容序号含义项名内容1编号编号信息编号2房价房价