档案信息资源开发模式与开发评价研究

苏州大学 硕士学位论文 档案信息资源开发模式与开发评价研究 姓名：蔡海飞 申请学位级别：硕士 专业：档案学 指导教师：谭琤培 20070401 档案信息资源开发模式与开发评价研究 中文提要 档案信息资源开发模式与开发评价研究 中文提要 档案信息作为一种重要的信息资源，是整个社会信息系统中重要的组成部分 2 0 世纪8 0 年代以来，档案信息资源开发一直是档案界讨论的热点问题，并逐步形 成了一门新的研究领域。本文在广泛调研、深入思考和征询意见的基础上，遵循一 般理论到具体的方法，通过对档案信息资源及档案信息资源开发内涵的阐述，从一 个新的视角提出了档案信息资源开发模式的划分，即面向档案信息用户的开发和面 向档案信息资源本体的开发，并对这两种模式划分的方法及意义作了全面阐释；与 此同时，为了促使档案信息资源开发更具成效，本文还提出了如何针对档案信息资 源的开发进行适当的评价，最后阐述了在信息化背景下档案信息资源开发的提升之 道：创新。 关键词：档案信息资源 开发模式评价 作者：蔡海飞 指导教师：谭垮培 丝壅堕皇塑堕茎垄堡塞兰堑垄堡堡里塞 茎苎堡墨 s t u d y o nt h eD e v e l o p m e n tM o d ea n dE V a l u a t i o no f A r c h i v eR e s o u r c e A b s t r a c t A f c I l i 佗他瞅i s I 啪悯ci n f 如瑚妇础涮畴c o m p o s i n gl l l em a i 皿p 孤o fl h e s o c i a li n 向m a t i 伽s y 啦m S i n 1 0 s ，i t sd e v e l 叩蛳t h 丛b e m eaf o c 璐i s g u c 柚d f o m 埔da 耻w 墙I c 挑h 侧d B 皱i n gO n 删c 蛐r v e y 禹d 唧璐i d 锄b 姐衄d 叩i n i o 璐 皿e c i ，f b u o w i n gt h ew a y 咖g 如c r a It l I e o r yt os p 砌cm e l l l o d ，n I e 峭m u s 乜a t 鹳 t h ec o m m 姐d o n o f a r c M v e 他s 伽r a n d 缸d e y e I o p 嘣o t f 旨sad i 搿聊td i v 试o n t o I l l e m 疵o fa r c h i v c 坨螂n r c ed 时c 姊m e n t 劬ma n e wV i c w t l l 砒迟t h ed c v e I o p 盥ma i | 血g t o 也cI ；e u 辩u s 靠姐dt oi 杠n 讲l m e n T h 印，m Bp a p 盯f I l U y 懿p l a i 略廿圮d j ：v i s i O nw a y o ft 帅m D d 伪a 丑dt h cm m n g 蛐d1 b i sm V i s i 佃S i n 】岫诅n w 岫l y m cp a p 盯a 1 “p l a i n s h d w 协g i “ p r o p 盯w a I 删叩i n 嘶I o i m p I o 忡a r c l l i v e r 帆I c ed e V e l 叩m 即 锄d 丘n a l l y 怯p o u n d st h ca d V a 毗0 f 眦h i 代化s o u f i ni 丑t 锄甜叻s o d e l y ：蚴d m O d e叶a l u a d o n W r 胁n b y ：( H a i 一硒 s u p e r v i s e db y ：T 锄z h e n 争p e i 苏州大学学位论文独创性声明及使用授权声明 学位论文独创性声明 本人郑重声明：所提交的学位论文是本人在导师的指导下，独立进行研究工作所 取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不含其他个人或集体已经发表或 撰写过的研究成果，也不含为获得苏州大学或其它教育机构的学位证书而使用过的材 料对本文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人承 担本声明的法律赁任。 研究生签名：夔瑟鱼竺日 学位论文使用授权声明 苏州大学、中国科学技术信息研究所、国家图书馆、清华大学论文合作部、中国 桂科院文献信息情报中心有权保留本人所送交学位论文的复印件和电子文档，可以采 用影印、缩印或其他复制手段保存论文本人电子文档的内容和纸质论文的内容相一 致。除在保密期内的保密论文外，允许论文被查阅和借阅，可以公布( 包括刊登) 论 文的全部或部分内容论文的公布( 包括刊登) 授权苏州大学学位办办理。 。研究生签名：亟堕堡日 导师签名：_ 军啦B 期：社 档案信息资源开发模式与开发评价研究序言 序言 我们正处于一个信息化时代，科技的日新月异，市场经济的飞速发展，愈来愈 需要信息的支持，档案信息是一种重要的信息资源，是社会信息系统的重要组成部 分，同时又是一种潜在的生产力，以其准确性、可靠性的优势显示出强大的生命力， 其重要性已经引起人们的高度重视。自从1 9 8 4 年邓小平同志关于“开发信息资源， 服务四化建设”的题词发表以来，我国档案工作跨入了开发档案信息资源的新历 程1 9 8 5 年初，中共中央、国务院指示“大力开发档案信息资源”，1 9 8 6 年国家 档案局提出了加强开发档案信息资源能力的问题。1 9 8 7 年江泽民同志视察上海市档 案局、馆工作时的讲话和题词也强调了。开发档案信息资源”问题。此后，我国档 案界兴起了研究档案信息和开发档案信息资源的热潮。当前我国已经加入世贸组 织，面对新形势、新任务和现代科学技术的挑战，档案管理部门必须大力开发档案 信息资源为建设有中国特色的社会主义现代化服务，但是由于种种原因，目前我国 档案信息资源的开发工作还存在着不少问题，比如长期以来的4 重藏轻用”思想严 重阻碍了档案信息资源的开发利用，多年来档案部门已经形成的按部就班开展工作 的习惯等也都导致了档案信息资源能发挥的作用与应该发挥的作用存在着不小的 差距。 同时档案信息资源开发利用的方式仍以传统型的为主，比如档案的借阅、报道、 展览等而对于要符合时代需求的一些深层次的档案信息资源开发方式却较少提 供，如数字化开发、网络化开发等这不仅影响了档案信息资源使用价值的实现程 度，还使得了档案信息资源的利用者感到诸多的不便。此外，档案界也还没有制定 出相对完善的评价标准及体系来对档案信息资源的开发进行评估，这也会影响到档 案信息资源开发的成效及其正确的开发方向。因此，在广泛调研、深入思考和征询 意见的基础上，遵循一般理论到具体的方法，本文从档案信息资源开发内涵、档案 信息资源开发模式、档案信息资源开发评价及档案信息资源开发的提升之道等四个 部分进一步阐述了档案信息资源开发的相关问题，希望能对我国档案信息资源的开 发利用作出些许贡献。 档案信息资源开发模式与开发评价研究 第一章档案信息资源开发概述 第一章档案信息资源开发概述 一、档案信息资源开发的相关概念分析 ( 一) 信息 信息是一个十分广泛的概念，它在自然界、人类社会以及人类思维活动中普遍 存在。人们对信息有着许多不同的认识和理解，美国著名数学家申农在1 9 4 8 年发 表的通讯的数学理论 给信息下了一个高度抽象化的定义：“信息是用于消除随 机不确定性的东西”：1 9 镐年美国著名控制论创始人维纳在其出版的专著控制论 中，从更加广阔的领域研究了信息。他认为信息是。我们在适应外部世界、控制外 部世界的过程中同外部世界交换的内容的名称。”意大利学者朗高在信息论：新 的趋势与未决问题一书中指出：“信息是反映事物的形成、关系和差别的东西， 它包含在事物的差异之中，而不在事物本身。”；我国学者黄学忠在经济信息与 管理 一书中指出：。信息是客观世界各种事物变化和特征的反映”。作为科学 术语，信息的定义之所以呈现多样化，主要原因是信息本身的复杂性，是人类在认 识和改造客观世界中所依赖和使用的一种既非物质又非能量的东西，它的表现形式 可以是消息、信号、数据、情报或知识，且种类十分繁多，如自然信息、生物信息、 人类信息、原始信息、再生信息、社会信息、电子信息等。因此，我们在理解信息 的含义时，必须把握信息概念的实质，即信息是一个独立的科学概念，是一个多元 化、多层次、多功能的综合物，获取信息可以帮助人们减少或消除系统的不确定性 由于信息技术的发展，信息的收集、整理、加工、传播的数量空前地增多，信 息对人类生产、生活的影响和作用大大增强，信息的价值日益为人们所看中，和物 质、能量一起被看着是社会发展的三大支柱，而且还进一步认为，由于材料的创造 和实际使用离不开信息，能量的开发和有效控制也离不开信息。所以从某种意义上 说，信息是比物质和能量更应该得到重视的一种资源。 ( 二) 信息资源 目前，国内外对信息资源( i n f o m t i o nr e s o u r c e s ) 这一概念认识尚未达成 2 档案信息资源开发模式与开发评价研究 第一章档案信息资源开发概述 共识一有人认为信息资源等价于记录型( r e c o r d ) 信息，有人认为信息资源等价于 文献信息，还有人认为信息资源等价于数据信息。综合国内外现有的研究成果，有 两种观点具有代表性。一种观点是狭义的理解，认为信息资源是指人类社会经济活 动中经过加工处理的有序化并大量积累起来的有用信息的集合，如科技信息、政策 法规信息、社会发展信息、市场信息、金融信息等，都是信息资源的重要构成要素； 另一种观点是广义的理解，认为信息资源是人类社会信息活动中积累起来的信息、 信息生产者、信息技术等信息活动要素的集合。广义的信息资源由以下几个部分组 成：人类社会经济活动中经过加工处理的有序化并大量积累起来的有用信息的集 合；为某种目的而生产信息的信息生产者的集合；加工、处理和传递信息的信 息技术的集合；其他信息活动要素( 如信息设备、设施、信息活动经费等) 的集 合。这种观点把信息活动的各种要素都纳入信息资源的范畴，相对来说，更有助于 全面、系统地把握信息资源的内涵。 信息资源与物质资源、能量资源相比，又有其特殊性。物质资源和能量资源的 利用表现为占有和消耗，而信息资源的利用不存在竞争关系，不同的利用者可以相 同程度地共享同一信息资源；信息资源比其他任何资源的时效性都强，条及时的 信息可能价值连城，而一条过时的信息则可能分文不值：对于既定的信息资源而言， 它必定是不同内容的信息集合，集合中的每一信息都有独特的性质；信息资源具有 开发和驾驭其他资源的能力，不论是物质资源、能量资源还是信息资源，其开发利 用都依赖于信息的支持 ( 三) 档案信息 般而言，在学术界对档案信息的认识有三种代表性的观点。第一种观点认为 档案信息就是档案，档案就是档案信息。其理由是。任何信息都依附于一定载体之 中，因此，我们在讲信息的时候，必须包括它的载体。独立于载体的信息是不存在 的”西，档案信息“是一种以档案为载体的人工信息体”，。档案是一种专指性的 信息”。因此档案与档案信息没有区别。第二种观点认为“档案信息就是指记录 。何嘉荪：论档号 ，中国档案 1 9 帅年第5 期第2 3 页 。刘绍华：论。档案信息。的整体概念 ，新江档案 ，1 9 9 1 年第5 期，第9 更 3 档案信息资源开发模式与开发评价研究 第一章档案信息资源开发概述 在档案文件中的数据、情况、知识和消息等”国，也就是说档案信息是“记录于档 案之中的信息”圆，即档案的内容。因为档案是内容及其原始载体的统一体，档案 内容可以从原始载体复制到别的载体上，这种从档案中复制出来的内容可以叫做档 案信息。如果连同它所依托的新的固体物质的载体，可以说是档案的复制件，但不 能叫档案。可见，档案信息只包括档案内容面不包括载体。第三种观点认为档案信 息不同于档案内容。至于档案信息作为一个整体概念包括哪些内容呢? 有人提出档 案信息包括档案内容和档案载体，因为档案载体是。档案信息的另一来源”o 。有 人提出档案信息应从广义和狭义两个角度来理解，广义的档案信息包括三层含义： 档案载体信息、档案内容信息及再生信息( 经过二次或三次加工) ，而狭义的档案 信息仅指档案内容信息和再生信息回还有人提出“广义的档案信息是指关于档案 工作和档案知识的音信与消息，狭义的档案信息是指用符号传送的有关档案工作和 档案知识报道，报道的内容是接收符号者预先不知道的”o 。 总结以上的各种观点，。档案信息”这个概念应该包括三个层次的意思：一是 指档案的内容信息，也就是档案所记载的一切内容，这是档案信息的主体部分；二 是指档案的形式信息，也就是档案的外部形式和特征。如文件题名、责任者、形成 时间、文件编号、载体物质形态等；三是指档案的再生信息，也就是档案的内容信 息、形式信息进行加工( 包括二次加工、三次加工) 后产生的信息，它们的存在形 式有目录、索弓f 、指南、参考资科等。这三部分所构成的档案信息的整体，可称之 为广义的档案信息，而仅指档案的内容信息可称之为狭义的档案信息。通过上述分 析，可以徂出这样一个结论：广义的档案信息是泛指产生于档案的信息，狭义的档 案信息是指以档案为形式记录在一定载体上的信息。我们经常提及的档案信息，显 然是狭义的档案信息，是指档案的内容信息。 ( 四) 档案信息资源 档案信息资源有广义和狭义之分。狭义的档案信息资源主要是指档案信息内容 。娄昝生：开发档案信息，服务四化建设 ，全国第二次档案学术讨论会论文选辑) ，档案出版社，1 9 8 5 年版 第8 5 页 o 陈作明：t _ 档案信息”辨析 ，浙江档寨，l 劈1 年第2 期，第9 页 o 朱江：档案与档案信息，浙江档案) ，1 辨1 年第9 期，第9 页 o 张斌：对档案和档案信息的再认识) 浙江档案，1 9 9 1 年第1 2 期，第7 页 马祝维：档案信息论 。t 陕西档案) ，1 9 鼯年第5 期，第n 页 4 档案信息资源开发模式与开发评价研究第一章档案信息资源开发概述 本身，而广义的档案信息资源则包括档案信息本身，又包括有关提供档案信息的设 施、设备、组织、人员、资金等其他资源。目前，人们一般是从狭义的角度来理解 档案信息资源，把档案信息和档案信息资源作为同义语看待，目的在于强调档案信 息的有用性因此信息资源是信息中可供利用的部分，但不是所有信息都可以成为 信息资源。档案信息大部分都是有使用价值的信息，但也不排除存在档案信息污染， “档案信息污染可具体分为档案信息垃圾和信息病毒两类。”档案信息垃圾主要产 生于归档环节中的把关不严，使得一些无保存利用价值的文件材料混杂其中，此外， 大批保管期满的短、长期档案也因种种原因得不到及时的鉴定销毁而成为大量无用 的垃圾。档案信息病毒的产生则大多是由于档案文件形成者自身的原因，如浮夸带 来的大大超过实际情况的经济产值，工作态度不严谨导致的技术差错，少数科研人 员为追求快出成果而虚拟科研数据等等。可见，档案信息中的垃圾和病毒_ 并不能成 为档案信息资源，档案信息资源实质上应该是有用的档案信息，换句话说，把有用 的档案信息看作是资源，强调的是这种档案信息的可开发性和可利用性。不过档案 信息的价值大小不同，可供利用的程度就不同，由于受人、财、物诸方面条件的限 制，不是所有档案信息都有必要加以开发，开发档案信息资源的重点应该放在价值 大、可供利用程度高的档案信息上，最起码开发所带来的效益应超过开发所付出的 代价。 档案信息资源是整个信息资源的重要组成部分之一，它同众多的信息资源一起 对于现代社会的发展起着决定性的作用。由于开展经济建设、发展社会生产力、提 高科学技术水平都离不开档案，档案是保证国家在政治、经济、科学技术、文化等 方面持续发展的不可缺乏的重要资源。 ( 五) 信息资源开发 从前面对信息资源含义的阐述来看，我们可以广义和狭义地理解信息资源开发 的概念。从广义上说，信息资源开发包括信息本体开发、信息技术研究、信息系统 建设、信息设备的制造以及信息机构建立、信息规则没定、信息环境维护、信息人 员培养等活动。这种定义系统考虑了与以信息资源为核心的开发活动及其联系紧密 的其他社会行为，能够揭示信息资源开发过程的系统性、复杂性和交叉性。 S 档案信息资源开发模式与开发评价研究第一章档案信息资源开发概述 从狭义上说，信息资源开发仅仅是指对信息本体的开发，主要包括信息的生产、 表示、搜集、整序、组织、存储、检索、重组、转化、传播、评价、应用等。通过 这些环节不仅增加了信息资源数量和类型，更重要的是提升了信息资源的质量、完 善了信息服务、方便了信息资源利用。它挖掘信息资源的潜在价值和显在价值。在 实现信息资源自身的经济价值( 信息服务和信息商品的价值) 的同时，也通过信息资 源的开发而降低其他资源的消耗。进而实现其他资源的升值，增加社会总收益。o ( 六) 档案信息资源开发 目前国内外档案界对档案信息资源开发的含义一直有不同的见解。前民主德国 档案学者认为，开发档案信息资源就是对档案及其所含的信息进行整理编目：荷兰 的档案学者认为，档案信息资源开发就是编制检索工具，提供咨询服务，促进档案 的可利用。在我国，先后曾出现了以下几种有代表性的观点：其一，“所谓开发档 案信息资源，就是要广泛地、主动地、迅速地、准确地以多种形式、多种渠道提供 高质量的、系统的档案信息。其二，开发。是指开发档案这一信息载体中所包 含的内容”，。尽量把有利用价值的信息挖掘出来”，它“包括档案信息的收集、 整理、贮存、检索、传输等一系列工作内容”。其三，开发“是对档案承载的信 息进行采集、加工、存储和输出的整个过程”，是一个关键性的工作系统，它。由 档案信息加工和档案信息输出两部分工作构成，在两部分下又分若干工作环节- o 。 其四，开发。是指尽可能地挖掘潜在的档案信息，以满足利用需要的不同于一般档 案工作环节的、高层次的、有特殊意义的劳动过程”。其五，开发“就是档案部 门将蕴藏于档案中的各种信息挖掘出来，并通过利用者对其利用进而实现档案的全 部价值的过程” 以上各种观点在开发的对象和任务与目的的认识上基本一致，但对开发的主体 则有不同认识。笔者认为要想搞清楚这个问题，首先应当弄清楚档案信息资源开发 。马费成t 信息甓彝开发与管理k 电子工业出版桂，晒年簸，第2 3 0 页 o 吴宝康：充分发挥档案作用、大力开发档案信息资源，论档案与档案事业 。南京大学出版社1 9 8 8 年版， 第4 9 5 页 o 裴桐：档案工作文集，中宦档案出版社，l 螂年舨，第3 1 5 页 o 昊宝康：档案学概论 ，中国人民大学出版社，l 粥8 年版，第页 徐元清：试探档案信息的开发厘其与利用的关系) 档案学研究，l 孵1 年第2 期。第9 页 吴建华：关于挡案信息资源开发的思考 档案学研究 ，1 9 9 6 年第4 期，第1 2 页 6 档案信息资源开发模式与开发评价研究 第一章档案信息资源开发概述 的主体、客体及主客体之间的关系问题。毫无疑问，开发的主体是档案人员，客体 是丰富的有一定实体整理基础的档案信息资源。主体( 档案人员) 采用一定的方法 和手段将客体( 档案信息资源) 更加系统化、有序化，以满足不同利用者的需求并 从利用者对客体的利用中获得收益的过程就是档案信息资源的开发。它包含以下几 层含义：第一，档案信息资源开发的主体是档案人员；第二，档案信息资源开发的 客体是有一定实体整理基础的档案信息：第三，主体要对客体进行作用，即档案开 发人员要对档案信息资源进行重新整合加工，也就是要将档案原件中的内容( 信息) 与其原载体相脱离进行重新组织，使客体形成系统化、有序化的状态。这个过程中 主体对客体的作用程度( 或称加工程度) 可以分为两种：浅加工和深加工。所谓浅 加工是指对档案信息进行压缩提炼，形成信息线索并存储在一定载体上的过程，即 档案信息检索工作：所谓深加工是指根据一定的需求，对庞杂的档案信息进行系统 化、有序化的过程，以解决利用者需求的特定性与档案信息量大质杂的矛盾，这项 工作就是档案信息编研工作第四，主体对客体作用的结果需要进行正常输出，满 足利用者的不同利用需求，服务于利用者，服务于社会。这项工作就是档案信息传 输服务工作。 二、档案信息资源开发的原则 档案信息资源是客观存在的，只有通过开发，其潜在的价值才能发挥出来为人 们所利用。为了更有效地开发利用档案信息资源，我们必须遵循一定的具体原则： ( 一) 全局性原则 档案信息资源作为价值比较巨大的一种社会资源，对它的开发活动必须从国家 的战略高度进行全局考虑。从档案信息资源开发涉及的各类行业来看，全局性原则 包含两大方面：一是开发内容的全局性。这里的所谓全局性原则就是要求档案信息 资源开发过程涉及的各种软件和硬件的开发工作及各种层次、类型的工作同时进 行，不可倘废。以档案数据库开发为例，数据库系统结构设计、数据库内容收集是 档案信息资源开发过程中同等重要的两个独立行为，两者缺一不可。二是开发过程 的全局性，包括各时期、各地区、各单位开发过程中的标准统一、互连互通、相互 7 档案信息资源开发模式与开发评价研究第一章档案信息资源开发概述 兼容等问题。如开发前应该做详细的调查，包括存储格式、开发目标、相关开发者、 相关开发成果、有关开发标准等；开发过程中的各行业、各单位、各部门之间的协 调问题等。一般来说，档案信息资源使用者越多、用户面越大，牵涉的机构和个人 也越多，档案信息资源共享过程中的协调问题也就越突出，为了达到最大的共享效 率，使档案信息能够平滑地在多个不同内部组织结构的系统间流动，各个独立的档 案信息资源开发者或部门必须协调设计和行动，防止出现不必要的重复开发。 ( 二) 优势性原则 所谓优势性原则是指各级各类档案馆应根据各自特点，因馆制宜、扬长避短、 发挥优势，做好开发工作。我国的档案馆网主要由综合档案馆、专门档案馆、部门 档案馆和企事业档案馆组成。不同级别、不同类型、不同所有制形式的档案馆各自 有着自身的特点和优势。因此，在档案信息资源开发过程中必须因馆制宜、区分对 待，遵循优势性开发原则。优势性原则的实施是建立在充分分析和掌握各级各类档 案馆优势性特点基础之上的，遵循这一原则是实现档案信息资源开发效益的基础和 前提，是档案信息资源开发的有效切入点。 ( 三) 实用性原则 所消实用性原则就是立足现实、从实际需求出发开发档案信息资源，避免开发 工作和开发成果的浪费。这是我们开发档案信息资源的指导思想。立足现实就是要 根据国家、地区，系统以及各个机构的档案信息资源的实际情况，再考虑人力、物 力、财力、技术、设施、政策等可能条件，采取各种方式方法，最大限度地开发现 有的档案信息资源，使其得到充分利用，这个过程是一个循序渐进的过程，在条件 限制的情况下，必须从最实用的角度考虑问题，任何好高骛远、不顾客观条件的盲 目开发都是与该原则背道而驰的。 主张立足现实的开发还包括两个方面：一是被开发的档案信息资源是有价值 的，预期开发成果具有较大的现实意义l 二是档案信恩资源开发成果是能够被利用 的，如果开发方法和开发成果都很先进，但在使用中无法发挥作用，那么也是不可 取的。当然，立足现实并不是安于现状，疏干创新，而是恰恰相反，立足现实要求 8 档案信息资源开发模式与开发评价研究第一章档案信息资源开发概述 我们立足现在。着眼未来，根据时代要求和社会情况，在一定的条件范围内积极引 进新的技术和方法，加快信息资源开发的速度，扩大开发规模，提高开发层次，促 进开发工作的良性循环。 ( 四) 全面效益原则 所谓效益，一般是指投入产出的比例关系。投入一定，产出越大则效益越高； 或产出一定，投入越少则效益越高。档案作为一种信息资源，是党和国家的宝贵财 富，对它的开发应该讲究效益，不讲效益的开发是不能持久的，也不会得到社会的 承认因此，档案信息资源的开发必须把提高效益放在重要位置。这里的效益是多 方面的，从时间概念上来看，应该实现现实效益和长远效益相统一；从范围上来看， 应该使局部效益和整体效益相协调；从价值上来看，应该使经济效益和社会效益相 并重。 ( 五) 用户导向原则 用户导向原则是市场经济环境内一切以用户为目标的经济活动的关键思想，也 是档案信息资源开发成功与失败的决定因素。般说来，该原则包含三层意思： 第一，档案信息资源开发应从用户最迫切、最急需的领域儆起，这是立足现实 原则所要求的。信息需求规律告诉我们，大量用户的信息需求重复出现在一部分常 用的信息资源中；少数用户的信息需求较少重复出现在一部分不太常用的信息资源 中；还有极少量用户的信息需求出现在一部分偶然使用的信息资源中。这个规律法 就要求我们既要优先开发和提供多数用户需要的常用档案信息资源，同时也要兼顾 少数用户需求的不常用档案信息资源的开发。 第二，开发的方式、方法、层次乃至开发出的档案信息产品要有针对性，要考 虑不同层次、不同类型的用户的差异，并且能够从多角度满足用户的需求 第三，开发的档案信息资源对用户有使用价值，便于用户使用，并且价值突出。 情报学中的M o o e r s 定律告诉我们。一个信息检索系统，如果对顾客来说，他取得 信息比他不取得信息更伤脑筋和麻烦的话，这个系统就不会得到利用。”o 这一定 心马费成：论情报学的基本景理及理论体系构建，情报学报 ，椰年第1 期，第，页 9 档案信息资源开发模式与开发评价研究第一章档案信息资源开发概述 律同样适用于档案信息资源开发活动。也就是说开发出来的档案信息产品和提供的 档案信息利用服务，不仅在内容、功能、能力等符合用户的需求，还要具有易用性 和简便性这就要求开发者必须主动地从多个角度考虑用户特征、用户要求、用户 习惯等，才能开发出有价值的、实用的档案信息产品或档案信息服务。 ( 六) 持续发展原则 同社会发展一样，开发档案信息资源也需要走可持续发展的道路。这就是说， 不管从社会整体的宏观角度还是从单一个体的微观角度来看开发档案信息资源的 问题，都要有长远眼光，平衡近期利益和远期利益、当前的需要与未来的趋势、需 要与可能、传统与创新等之间的关系。这一原则包含三层意思： 第一，优先开发特色档案信息资源。一般来说，经过多年的积累和建设，档案 机构在档案信息资源的收藏和加工上逐渐形成了自己的独特风格对这些档案信息 资源的优势和特色要优先开发，以发挥其突出作用 第二，在开发项目的选择上不能眉毛胡子一把抓，而应坚持有所为和有所不为， 对自己的重点和特色，应尽快实现开发的标准化、规范化、制度化。 第三，在档案信息资源开发的方式、方法、技术手段上要有继承，也要敢于创 新在不断积累和发展过程中找出一条适合自己的可以持续发展的开发路线，实现 档案信息资源的价值积累和价值增值 档案信息资源开发模式与开发评价研究第二章档案信息资源开发的模式与方法 第二章档案信息资源开发的模式与方法 档案信息资源与其它资源相比，档案信息资源的类型比较丰富，因而，与之相 对应的开发行为与模式也应多种多样。在此我们不多考虑各种档案信息资源的差异 只是从开发方式和类型出发，总结档案信息资源开发的模式及一些具体的方法，换 言之，也就是我们到底可以采用哪些典型的开发行为、思想和理念，以提取、放大 和发挥档案信息资源的价值。 在历来的研究中，曾有学者对开发的行为模式进行过划分，都是从时间顺序或 技术发展的角度加以阐述，如传统化模式，经济化模式、信息化模式等。本文根据 档案信息资源开发的实际情况，以档案信息资源开发的对象为基础，把档案信息资 源开发模式划分为两大类：面向档案信息用户的开发与面向档案信息本体的开发。 一、面向档案信息资源用户的开发 在研究这种开发模式前我们首先必须对用户的类型以及他们对档案信息需求的 特征进行一些相关分析，其次再研究有哪些具体方法能促进这一类型的开发。根据不 同的分类标准，档案信息资源用户可以分为现实用户和潜在用户，个体用户和群体用 户，长期用户、短期用户和随即用户等不同的分类。本文以用户的职业、专业和承担 的任务为分类标准，将档案信息资源用户分为科研人员、工程技术人员、管理人员、 专门职业者和普通居民五类。 ( 一) 档案信息资源用户摄述 1 、科研人员 科学研究人员，主要是指在科研机构或高等院校从事科学研究的工作者，包括 研究员、副研究员、助理研究员、研究生、工程师、技术员以及从事科研工作的教 授、副教授、讲师、助教等等。需要注意的是，科学研究人员，既包括自然科学和 技术科学的研究人员，也包括社会科学的研究人员。作为科学研究人员，其对档案 信息资源的利用具有鲜明的专门性和阶段性特点 档案信息资源开发模式与开发评价研究第二章档案信息资源开发的模式与方法 科学家的研究活动，目的在于认识和揭示自然、社会及人类思维的规律，其成 果是新的科学知识。他们的工作探索性和继承性较强，工作周期一般较长。因此他 们对档案信息资源的需求表现出以下特点：第一，对某个主题有关信息的需求，一 般是相对稳定的，除了必须熟悉本课题已经积累的历史材料外，尤其欢迎有关的新 的信息；第二，在对本课题有关信息广为索取的基础上，随着课题研究的深入进行， 对有关信息的需求向专门的和更深入的方向发展；第三，因为科研是探索性的，没 有现成的答案，所以科研人员更愿意亲自查阅与分析原始记录和原始数据；第四， 在时间上，科研人员的档案信息资源需求是分阶段的，如一般可将科研人员大致划 分为计划阶段、实施阶段和鉴定阶段。在不同的阶段，科研人员需要不同的档案信 息。 2 、工程技术人员 工程技术人员，是数量庞大、档案信息需求最为复杂的一类档案信息用户总 的来说，他们一般都包括在第一、第二、第三产业当中。在设计单位和厂矿企业等 等部门的生产第一线从事工程设计和生产技术活动的各类工程技术人员，主要是指 工程师、技术员、检验员、农业技术员等。 各类工程技术人员所从事的活动，其目的是设计和制造用于生产、运输、通讯、 科研、教育、管理、生活等方面的工具、方法和手段，其成果是物化的产品。需要 全面掌握产品的原理、设计、制造、原材料、能源环境等方面的知识。工程师的技 术工作的性质决定了其档案信息资源的需求是多方面的。因此，他们需要的往往是 综合性的涉及许多科学和技术范围的档案信息资源。同时，由于科学技术日新月异， 发展和更新快，时效性强，因此工程技术人员对档案信息资源的利用需求，经常表 现出如下的特点：第一，要求具有针对性强和内容具体的信息材料，如查阅某个具 体的图形、数据、报表等等；第二，对于专利文献和标准化材料比较注意，需要同 行业、同类型项目或同类课题的最新信息；第三，在时间上要求紧迫、迅速和及时。 3 、管理人员 管理人员指的是各级颁导机关负责制定政策的领导人员，大多指的是在科研机 构、高等院校、厂矿企业、设计单位及有关部门从事业务领导的各类管理人员、设 计人员等。 档案信息资源开发摸式与开发评价研究 第二章档案信息资源开发的模式与方法 国家机关、科研机构、设计单位、厂矿企业等的各级各类管理人员，他们的工 作是做好调研计划和论证决策，既包括对特定的某个专题、某项任务或某项措施等 具体的经济技术问题的计划决策，也包括对综合性的、范围较广泛的经营方向、方 针和战略、策略等的计划决策。因此计划决策管理人员对档案信息资源的利用需求 特点是：第一，他们所需要的档案信息在内容上是带有全局性、方向性的综合性档 案信息，这些档案信息是经过加工的。浓缩信息”，尤为重视政策性文件和分析论 证材料；第二，希望利用较少的时间了解到更多的信息。因此，经过筛选、加工、 汇集、信息密度高，针对性强的材料更受到欢迎；第三，为了作出科学的计划决策， 必须经过调研论证过程，所以历史性可以借鉴的、反馈性可以用来作证的、经验总 结性可以参考的信息都受到相当的关注；第四，管理人员一般都通过档案信息人员 正式渠道获得档案信息资源对这类需求，档案信息人员必须进行回溯检索服务。 并进行档案信息的分析工作与其他各类用户相比较，管理人员对档案信息提供的 完整性具有更高的要求，管理人员要求在制订计划之前定要按时提供所需要的档 案信息资源。 4 、专门职业者 作为一种专门职业者的医务人员，是一类特殊的档案信息用户因为我们既不 能将从事医疗工作的医务人员列为科研人员，也不宜将之列为技术人员，同时其档 案信息需求也大都局限于医学档案信息这个相对专业的范围之中，并具有其一定的 特点：第一，对具体事实与数据信息的需求量最大；第二，所需的信息必须准确、 可靠；第三，需要以最快的速度获取急需的信息。 类似的也可以将图书、情报、档案工作者列为专门职业者这一类。作为一种专 门职业者的图书、情报、档案人员的档案信息需求的主要特点，在某种程度上取决 于其所服务的用户的档案信息需求，同时又因具体工作的不同而有差异。但综合来 看这类专门职业者的档案信息资源需求特性具有专门性、时效性、研究性、实用性 等几个特点。 5 、普通居民 普通居民，也叫一般用户，是指除以上四种分类以外的所有档案信息资源用户。 它既包括从事一般性业务工作的人，也包括临时性利用档案信息，解决一般问题的 档案信息资源开发模式与开发评价研究第二章档案信息资源开发的模式与方法 个人。他们是任何一个国家的档案信息体系中不可忽略的巨大的团体用户。 由于这类用户数量大。范围广，档案信息需求五花八门，此外作为档案信息资 源的一般用户，他们对信息的专业化程度要求不高，主要是为了满足日常生活或学 习和工作所需。因此，普通居民的档案信息需求有以下几个特点：第一，基础性和 普及性。通过对这类档案信息的查阅可以增加用户的知识积累，满足用户的学习所 需；第二，实践性大于理论性。一般用户查询档案信息资源多为解决日常生活所需， 一般不可能涉及到理论研究方面，这也是由普通用户的知识水平决定的；第三，档 案信息的趣味性休闲性。档案馆的休闲功能日益引起档案学届和社会上的广泛关 注，也成为增强社会档案意识，并逐渐成为吸引档案用户的一个有力方式。 ， ( 二) 面向档案信息资源用户的开发方法 通过以上对各类用户特点及他们对档案信息资源需求特征的阐述来看，本节总 结归纳了面向档案信息用户的开发所能采取的一些方法，这些方法总的说来其开发 的核心就是服务，所有的具体方法主要就是围绕档案信息资源拥有机构与档案信息 资源需求机构和人员之间如何更好地进行交互性行为，如何更好地提高档案信息资 源拥有机构的服务水平和供给与需求双方的交流效率 1 、档案信息资源被动性开发 所谓的档案信息资源被动性开发，并不是消极懈怠，也不是传统意义上的“推 一下，走一步”，更不是见着矛盾和问题就绕开。它是一种根据档案用户所提出的 要求，主动的而且全面的去满足档案用户需求的模式。这是以往以及目前我们档案 部门提供利用服务的主要方式，其具体方法主要包括以下两种： ( 1 ) 档案阅览 档案阅览是指档案馆、档案室在特定的场所，开辟阅览室，向有关档案用户提 供档案信息的一种方式。它是目前我国档案收藏部门为档案用户提供档案信息的一 种主要方式。其主要内容和程序包括：第一，档案收藏部门要开辟档案阅览室；第 二，档案收藏部门要为用户提供必要的阅览条件；第三接待档案用户，解答用户 提出的相关问题；第四，通过有效方式满足档案用户需求 这种方式具有两个优点：其一，同档案本身的属性相适应。作为人类社会活动 1 4 档案信息资源开发模式与开发评价研究第二章档案信息资潭开发的模式与方法 原始历史记录的档案，大多数是单份文件或孤本文件，而且某些文件作为档案保存 起来后，仍然具有一定的机密性，因此为了在较短的时间内满足若干个档案用户对 同一份档案的利用需求，并且有效地保护国家机密，开辟档案阅览室，为用户提供 档案的阅览，就成为一种较好的方式；其二，同档案用户的利用需求相适应。多数 档案用户在利用档案时都希望在遇到问题时得到有效的咨询，而在阅览室里，档案 用户不但随时可以调阅所需的档案材料，同时也可以得到必要参考资料及工具书及 接待人员的咨询服务。 ( 2 ) 档案外借 档案外借是指利用者为了某种需要将部分馆藏档案原件或副本暂时借出使用， 包括介入外借、体名义外借、馆( 室) 间互借、预约外借和流动外借 但是这种服务方式是有限制的，按照有关规定，档案馆的档案一般是不借出馆 外的，尤其是那些珍贵的或易损的文件、古老文件，以及特殊载体的档案文件。档 案的外借一般是指档案室的业务活动，例如将档案原件借给本单位的领导和有关业 务部门，档案室还可以采取送档上门的主动服务方式。由于档案的特殊性，档案外 借服务首先应建立完善的外借制度政策。做好登记和记录工作，监督和分析档案的 外借工作，同时档案部门外借的催还制度必须完善。 除此之外，提供档案复制、开具档案证明等方法，亦属于档案信息资源被动型 开发。 。和谐”成为当今社会发展的主流，如何建立一个和谐的利用关系和利用环 境，成为我们档案人所必须思考的问题，对于此种开发模式尤为重要笔者认为主 要从以下两个方面去建立档案利用中的“和谐”：第一，改变传统观念，提高档案 工作人员的服务意识。档案工作人员应该摒弃以往官老爷的作风，以微笑的面孔、 温和的态度和理解的心态，让人们彻底改变“门难进，脸难看”的观念。第二，实 现人性化的服务，增强档案部门的社会亲和力。如：提供人性化服务的硬件条件、 适当降低费用、简化服务手续、建立用户反馈机制等等。 ( 3 ) 档案证明 制发档案证明。是档案收藏部门开展档案提供利用服务方式之一。它是指档案 收藏机构根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种实事在馆( 室) 藏档案中记 档案信息资源开发模式与开发评价研究 第二章档案信息资源开发的模式与方法 载情况( 有无记载和如何记载) 而摘抄编写的一种书面证明材料。比如，为公民提 供有关学历、参加工作时间、工资级别、职称、财产等方面的书面证明材料；为司 法部门审理有关案件，提供相关的档案证明材料等 由于档案保管机构并不是国家的公证机关，不能代替这些国家机关的职能，档 案证明仅仅是说明某种实事在档案中有无记载及其记载情况，不能直接对某种实事 下结论或是给予用户某种权力因此，档案证明在制发时应主要采用引述和节录档 案原文为主要编写方法。 ( 4 ) 档案咨询 档案咨询，是指档案收藏部门答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种 方式。档案咨询中心的主要业务就是根据档案用户的要求，开展定题咨询和跟踪咨 询。 所谓定题咨询就是根据档案用户的利用需求在了解其利用档案信息的专题范围 的基础上，有计划地为档案用户收集相关题目的档案文献情报，编辑档案参考资料， 主动协助档案用户实现其利用需求。所谓跟踪咨询就是要求档案馆( 室) 在初步满足 档案用户利用需求之后，继续为用户搜集相关的档案信息线索，主动为之提供新的档 案信息。 ( 5 ) 档案寄存服务中心 档案寄存服务中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个 人提供档案寄存有偿服务的机构。档案寄存服务中心一般隶属于某一档案局( 馆) 领 导，大多内设于档案馆内 档案寄存服务中心保管的对象主要就是非政府部门所形成的档案。一是国有企业 档案，随着经济体制改革的不断深入，国有企业的档案存在着管理不善甚至无处可归 的情况。二是非公有制企业档案，由于其内部机构简单，人员流动频繁，一般没有档 案管理部门和人员，档案失控以至损毁现象严重。三是社会团体和个人档案，档案保 管需要比较高的要求，一些社会团体和个人无法具备档案保管条件，导致了这些单位 和个人所有的珍贵档案与资料得不到妥善管理。 作为一种新型的档案保管机构，档案寄存服务中心尚处在刚刚起步阶段，我们还 应该对其从理论到实践进行更深一步的研究，以促进其健康发展 档案信息资源开发模式与开发评价研究第二章档案信息资源开发的模式与方法 除此以外，还包括档案管理技术服务中心，档案数字化工作站等其他方式的档案 服务机构。但无论是以哪种方式存在和发挥作用，无论是盈利性质的还是非盈利性质 的，其基本职能都是：依据国家有关法律、法规开展档案法律咨询；组织档案信息交 流、项目档案咨询、档案业务咨询：组织推广应用档案业务、档案保管方面的新技术、 新材料、新设旌；进行档案人员培训、咨询服务、案卷整理、编目等。 2 、档案信息资源主动性开发 档案信息资源主动性开发指档案信息资源的所有者通过编辑、加工、研究、宣 传等手段，使档案中的信息以更适合于利用者的形式，吸引档案用户并向用户传递 档案信息资源介绍档案信息或者指导用户如何利用档案信息资源。 这里所指的“主动”是一种积极进取的精神状态，是一种。侵略性”的服务方 式。这种类型的开发使档案信息资源可以为更多的用户所接触，可以使其得到更高 效的利用，它的价值在于利用信息资源开发利用的深度和广度。其方式很多。笔者 在此不一一列举，只是介绍了一些符合时代需求特征的方式，并将其划分为以下几 种类型： ( 1 ) 宣传报道型 档案展览。档案陈列与展览服务，这是档案馆( 室) 按照一定主题，以展示 档案原件形式或复制件的方式，系统地揭示和介绍档案馆( 室) 藏中有关档案的内 容与成分的一种方式档案展览展出的是经过选择和组织的典型档案材料，档案用 户可以从中获取比较集中、系统的档案信息内容与线索，甚至发现从未见过的、难 得的珍贵史料信息，是对档案信息进行报道和提供利用的一种有效方法。 档案网站档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般 是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传档案网站建设是档案信息化建 设的重要步骤，它是档案部门联系社会的重要窗口。在档案两站上，既可以传播档 案工作信息，也可以介绍档案机构信息，还可以展示档案信息资源，并提供档案利 用服务信息。通过查询服务、宣传展览等措施促进档案信息资源的数字化发展及其 开发利用 档案信息发布会。随着政务信息公开政策的逐步发展，政府部门召开新闻发 布会，介绍政府各方面的政策信息，这已成为提升政府形象，密切联系群众的重要 1 7 档案信息资源开发模式与开发评价研究第二章档案信息资源开发的模式与方法 方式作为我国国家机构的重要组成部分，档案部门也可以通过召开新闻发布会， 对外宣传档案政策，介绍重要档案信息资源，扩大档案信息资源的利用范恩。 大众传媒。大众传媒的形式为印刷媒介类的报纸、刊物、书籍和电子媒介类 的广播、电视、电影等。其中，报纸、广播、电视历来被人们称为三大新闻传播媒 介。 档案管理部门也可以通过大众传媒，包括报刊杂志、电视、广播、网络等传播 媒介，对社会开展档案信息资源的宣传，促使更多的人们认识和利用档案，增强社 会的档案意识。这比以往的档案信息传递方式具有更突出的优势：首先，可以拥有 数量巨大的档案受传者大众传播是规模最大的传播活动形式其次，通过新闻媒 介的传播，容易引起公众的兴趣和新闻界的注意，给公众留下深刻的印象，扩大档 案部门和档案工作的影