浅析会计核算软件的操作要求

初级会计电算化复习资料第四章 会计核算软件的操作要求一、会计核算软件的各功能模块：模块名称基本流程特征账务处理模块系统初始化（详细内容见二）编制记账凭证审核记账结账编制报表（新建报表，定义报表格式，定义报表取数公式，定义报表审核公式，报表编制与查询）会计信息系统核心模块应收/应付模块初始设置（建立往来单位，付款条件定义，初始数据录入）日常操作（收、付款单据录入，往来业务核销，预警表，账龄分析）对往来款项进行核算管理工资模块初始设置（设置工资类别，建立部门档案，建立人员档案，工资项目设置，计算公式定义，原始数据录入，工资转账关系定义）日常业务（变动数据，工资计算，工资分配和转账，报表查询和输出）固定资产模块初始设置（类别设置，部门设置，卡片录入）日常业务（变动资料输入，计提折旧，账表输出）二、账务处理模块： （一）系统初始化1.初始化的概念：电算化系统初次使用时根据单位实际情况进行参数设置的过程。2.初始化的作用：是电算化工作的基础；初始化工作未完成，系统将拒绝执行日常操作；初始化工作影响系统运行的准确性和效率性。3.初始化的要求：全面统筹考虑，对会计软件的功能及工作流程有一个全面了解，再结合企业业务特点进行准备。4.初始化的内容：操作员及权限设置、建立账套、设置会计期间、设置记账本位币、设置会计科目、录入初始数据、设置辅助核算项目、设置外币币种及汇率、设置凭证类别（1）操作员及权限设置允许操作电算化系统的人员均应设置为系统用户，按内控对岗位分工的要求授权（如凭证输入和凭证审核必须授予不同操作员）。要避免无权、越权操作的发生，保证会计资料安全、可靠、保密。较大规模企业可以设置用户组，对用户组的授权也就是对该组用户的基本授权，系统管理员可在用户组授权基础上对用户授予其他权限。人员新增、离职、岗位调整应及时调整用户和权限，对离职的人员要及时删除或禁用相应用户。（2）建立账套账套就是一个单位在电算化系统中的所有会计资料，即一套会计数据文件。账套名称可以是单位名称，也可根据需要命名。（3）设置会计期间软件将根据会计制度规定按自然年和月自动设定会计期间，启用会计年度默认为当前日期的会计年度，也可自行修改。会计期间设置完成，不能再修改。（4）设置记账本位币指定一种货币作为记账本位币，其他币别以本位币为基础进行折算。本位币设置后不能更改。（5）设置会计科目设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到软件中。设置科目是较为烦琐的工作，设置时应全面考虑单位需要，设定后已录入期初余额或编制凭证的科目（即已使用的科目）将不允许修改或删除。科目设置包括科目代码、科目名称、余额方向、外币核算、数量核算、辅助核算等内容。科目代码反映科目的性质，方便计算机处理，科目代码必须唯一，按级次先后顺序建立，科目代码可以用数字、字母表示，但应避免用特殊字符。科目名称可以用汉字、字母、数字等表示，但不能为空，名称必须与代码一一对应。辅助核算项目主要满足企业其他辅助核算要求，设置后业务除登记传统总账、明细账外还将登记辅助账。软件提供科目模板，可以选择从模板引入科目，再根据需要进行科目修改以节约时间。（6）录入初始数据各科目及辅助项目开始使用软件时的余额及发生额应录入计算机，作为电算化核算的起点。录入初始数据分两种情况：一是年初启用，只需录入各科目年初余额；二是年中启用，除录入各科目期初余额外，还需录入启用前的借贷方累计发生额。初始数据录入完毕，必须试算平衡，防止建账错误，如果试算不平，应及时查找更正。只有试算平衡的初始数据才可保存。（7）凭证类别常用凭证类别（凭证字）有通用记账凭证，收、付、转凭证。注意各类别凭证科目限制条件，通用记账凭证没有任何科目限制，收款凭证要求借方必有现金和银行存款科目，付款凭证要求贷方必有现金和银行存款科目，转账凭证要求凭证必无现金和银行存款科目。（二）日常操作1.录入记账凭证（1）录入的内容：选择凭证类型（凭证字），输入日期，附件数，输入业务摘要、会计科目、辅助核算信息、金额保存。 （2）录入的方式：手工编制记账凭证后录入计算机；根据原始凭证直接录入；由其他模块自动生成。（3）凭证录入的正确性控制措施：科目必须录入最末级科目，只有最明细科目才允许输入；计算机会自动对科目进行存在性、符合性和是否最底级检查。金额不能为零，借贷总额应相等；输入日期只能是未结账月份的日期。2.记账凭证的修改（1）记账前凭证修改：a.如凭证未审核，可由录入人直接修改 b.如凭证已经审核，不能直接修改，需要取消审核才能修改。（2）记账后凭证修改：凭证记账后不允许直接修改，修改方法可以是补充凭证或冲销凭证方式。3.凭证的审核只有具有审核权限的人才能进行凭证审核。凭证录入与审核不能为同一人。只有经过审核的记账凭证才允许记账。4.记账电算化环境下的记账操作完全不同于手工，它是由记账人员发出指令，计算机按照程序对已记账凭证做记账标志，自动完成账簿登记（同时登记总账、明细账和日记账）。需注意的是账簿数据来源于记账凭证，记账只是对记账凭证做记账标志，不产生新的会计核算数据。记账工作每期可以进行多次，但上期未结账，本期不能记账。期初余额试算不平，不允许记账。凭证未审核，不能记账。5.账簿查询一般软件的账簿查询都较为强大，可以根据需要通过屏幕或打印机生成各种账簿数据。6.结账结账表示会计期间会计处理的结束，结账后，不允许再录入已结账期间的记账凭证。某月有未记账凭证，不允许结账。上月未结账，下月可以录入凭证，但不能记账，更不能结账。结账工作一期只能进行一次。7.编制会计报表第一次使用报表时，应进行报表初始化。报表初始化包括：新建报表定义报表格式定义报表取数公式定义报表审核公式（勾稽关系）。报表格式和公式定义合称为报表定义。报表公式定义是报表自动生成的关键步骤。报表公式定义中的数据来源分三类：一是从账务处理或其他模块取数；二是经计算得到的数据；三是人工输入的外部数据。报表审核公式主要是确保报表编制的正确性。三、应收/应付模块：（一）初始操作（1）建立往来单位档案（把往来单位基本信息录入系统）（2）付款条件定义：定义的内容有：折扣有效期限、对应的折扣率、应收账款到期天数。付款条件的表示：2/10，1/20，n/30，分别表示10天内付款，给予2%折扣，20天内付款，给予1%折扣，30天内付款不享受折扣。（3）初始数据录入：使用应收/应付模块前，应将启用时未结算完的所有往来单位的有关数据录入计算机，以便于以后核销。（二）日常操作（1）收款单据录入内容：录入发票或收款单发生销售业务，需要录入发票，发票可选择普通发票和专用发票。当收到客户货款后，需录入收款单。（2）付款单据录入内容：录入发票或付款单（3）往来业务核销核销是确定收付款与有关单据之间的对应关系的操作，无论采用何种核销方式，准备核销的金额必须等于收付款的金额。核销分自动核销和手工核销，自动核销需设定核销条件，有利于提高核销工作效率；手工核销能够保持核销工作的灵活性。（4）生成预警表方便业务人员收取账款或提示有关人员付款（5）账龄分析方便对应收账款的管理。四、工资核算模块（一）初始设置1.建立部门档案、人员档案只有建立相应档案，才能计算工资2.设置工资类别：不同类别工资往往项目与计算公式不同，为方便计算和管理，系统允许多类别核算，但需事先增加不同工资类别。3.设置工资项目工资项目就是工资的组成项目，其设置一般要定义工资项目名称、类型、长度，工资项目是工资计算的基础。4.工资计算公式的定义工资计算公式指某些工资项目的计算公式及项目之间的数据运算关系，定义公式可以根据工资项目、运算符、函数等组合完成。5.工资原始数据录入工资原始数据一般是基础工资数据，有些是变动的，对于变动的数据一般在每月编辑修改，有些是基本保持不变。6.定义工资转账关系通过工资转账关系定义，可以自动分配工资费用，生成转账凭证。（二）日常业务1.录入变动的基础工资数据与变动工资数据相对不变的工资数据不必每次都录入，在变动时才修改，日常不必再输入。2.工资计算根据设定的公式自动完成工资计算，一般不需人工干预。3.工资汇总主要方便用户查询。4.计算所得税第一次使用时需要进行必要设置，对于所得税方案包括应税所得如何计算、各档次税率、扣除数等。5.工资分配与转账进行工资费用分摊，自动生成凭证并传递到账务处理模块。6.工资报表查询和输出工资报表包括工资条、工资发放表、工资汇总表、工资统计表、工资费用分配表、个人所得税报表等。五、固定资产模块（一）初始设置1.固定资产类别设置资产类别是根据管理和核算需要给资产的分类，可参照国家标准分类，也可按企业自身特点和管理要求确定合理的资产分类方法。在设置资产类别时，应当指定每一类别的编码规则。2.使用部门设置3.固定资产卡片录入需要录入固定资产原值、残值、使用寿命、折旧方法等内容。（二）日常操作1.变动资料输入固定