煤矿矿井基建工程档案规范档案资料管理的暂时规定

关于规范档案资料管理的 暂 行 规 定 临汾煤业公司直属各矿井 随着我公司资源整合工作的顺利开展原始矿井档案资料收集工作及后续 档案管理急需规范。做好档案资料的源头收集、整理、立卷工作确保归档文 件材料的完整、准确、系统、安全是档案管理最基础的工作。档案验收也是 基本建设项目验收的必备项目之一。为此特制订档案资料管理暂行规定。望 各单位认真学习并贯彻落实。 一、成立档案管理领导组 组长公司及矿总工 常务组长综合部及矿综合办负责人 成员各部室及矿各科室负责人 二、主要职责 1.贯彻执行档案管理的法规和制度。 本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则负责监 督、检查、指导。 2.建立档案管理网络体系 明确总工分管、综合部办负责、档案室专职档案员及各部门 档案员协助管理的四级管理体系。 3.负责配备档案管理硬件设施及“七防”措施设备 公司及各矿建立档案室配备电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、 切纸机、三孔一线打眼机、电动缝纫机等。档案库房严格按“七防” 措施进行管理配备密集架、空调、加湿器、除湿机、吸尘器、消毒 柜、温湿度表安装报警器、防盗门窗、灭火器等。 4.整章建制确保档案管理工作日常化、制度化 按照档案管理有关要求建立各项档案规章制度如档案工作 “三纳入”制度 、 档案人员“四参加”制度 、 借阅档案管理制度 、 档案库房管理制度等档案管理制度制定工作标准和统一的档案 柜架、卷盒、卷皮等档案装具以规范档案管理工作。 5.围绕档案管理标准化、规范化积极开展工作 按照重大建设项目档案验收办法相关规定及基本建设程序对 项目建设各个阶段都制定档案收集、整理的管理制度注重过程管理、 规范管理确保档案完整、准确、系统、安全。一是建设项目工程招 投标及设备招投标开始即注意收集原始资料要求参加人员回来后 立即交档案室一事一立项一事一存档。二是工程建设工程中将 档案工作纳入基本建设质量管理程序和考核奖惩机制中与工程建设 实行同步管理并对相应档案资料的质量、份数、整理、归档移交提 出明确要求在每次检查建设进度、安全与施工质量时候对档案资 料收集、整理工作质量进行同步检查、同步考核。三是在设备到货开 箱检验时档案管理人员参加开箱检验收集开箱原始资料。四是在 收集、整理归档工程中定期召开专题会议有针对性的对归档资料 的完整准确进行规范。 附件1、兼职档案员工作标准 2、兼职档案员考核内容及标准 3、各部室文件整理归档范围及保管期限 4、基本建设项目文件材料归档范围和保管期限 5、基建矿井业主、监理、施工单位分类组卷参考标准 二 0 一 0 年元月十日 附件 1 兼职档案员工作标准 一、 职责范围 在本业务部门负责人领导下负责本科室文件材料的形成、积累、整理、归 档工作。 二、 工作内容与要求 1、认真学习贯彻各部室文件材料归档范围和保管期限表 、 基本建设项 目文件材料归档范围和保管期限中规定的各项内容。 2、严格执行“三纳入”工作制度将档案工作纳入职能部室领导的工作议 事日程、纳入本单位发展规划、纳入工作程序。 3、贯彻执行“四参加”制度及时上报本部室立项并牵头承办的大型设备 仪器购置、基建工程、科研成果鉴定验收等重大项目并将项目验收时间 提前三天通知档案室。 4、在业务部门专业技术人员的协助下做好文件材料、图纸等预立卷和归档 工作具体要求 1纸质文件材料归档文件材料的种类、份数以及每份文 件的页数均应齐全完整。需立卷文件材料要进行科学分类、不需立卷的文件材 料按件归档所有案卷题名要求简明确切规范编目经专职档案员符合验收 后装订整齐上架保管。 2声像档案声像档案在冲洗刻录加工并配以文字 说明后由兼职档案员移交档案室。(3)电子档案电子文件资料整理要遵循其 形成规律按保管期限组盘及将相关文件拷贝到同一磁盘、光盘等载体上 按照便于计算机上查找的原则填写卷标专盘内可建立盘内目录表然后移交 档案室专职档案员在有关设备上演示或检测运转正常、确认无病毒、无划伤 后入柜保管。 4实物档案实物档案应在其形成后填写文字说明并将相 应文字说明及表彰通报、荣誉证等一同移交至档案室。 5、及时放映部科室领导和专业人员对专业技术人员对档案工作的意见和要 求向档案部门提供本业务部门档案利用效果情况。 6、检查本业务部门档案管理制度的执行情况。 7、按时参加每月一次的兼职档案列会。 三、 工作程序 四、责任与权限 1、责任 1 对案卷的质量负责。 2 对档案的完整、准确、安全保管负责。 3对按时归档负责。 2、权限 1 有权收集本部门和相关部门人员手中的属于归档范围的文件材料 2 有权检查本部门档案管理制度贯彻执行情况对违反档案管理制度者 报请部门负责人和分管领导提出整改意见。 工作程序 工作内容 材料积累 整理立卷 鉴定保管 移交档案 做好本部 门归档文 件的形成、 积累工作 将办理完 毕的文件 材料进行 加工整理 立卷 初步鉴定 归档案卷 的保管期 限 并安全 保管 次年年初 向档案部 门移交手 续 附件 2 各部室兼职档案员工作考核内容及标准 项 目 考核依据 考核内容 考核标准及办法 分值 法 定 义 务 及 兼 职 档 案 员 管 理 业 务 1、 中华人民共 和国档案法 第 5 条、第 7 条、第 10 条 2、 中华人民共 和国档案法实施 办法第三章第 12 条、第五章第 27 条 3、 山西省档案 管理条例第 13 条 4、山西省档案执 法检查内容。 1、督促部门领导将档案工作纳入部室工作仪事日程 纳入部门工作计划、纳入部门人员岗位责任制确保部 门文件资料安全。 没有相应的文字资料显示不得分 15 分 2、设立本部室文件资料保管和专用柜对本部室 应归档文件资料进行集中保管兼职档案员负专 门保管责任。 没有专用文件资料柜不得分对部门文件 资料没有实行集中统一保管的扣 5 分文 件资料保管不全缺一件扣 1 分 10 分 3、认真落实本公司和集团公司归档工作的各种规 章制度按时、按标准、全面、准确移交应归档 的各种载体的文件资料。 没有按时移交扣 3 分移交的文件资料整 理立卷不规范有一处扣 2 分每遗漏一项 扣 1 分对查考利用带来损失的有一次扣 2 分。 25 分 4、落实科技档案归档制度认真、按时填报有关内容。 没有上报部门主管工程立项的有一处扣 2 分没有通知档案馆参加工程竣工验收、 设备开箱验收、科研成果鉴定和新产品定 型会的有一次扣 5 分。 30 分 5、兼职档案员对各部人员工作变动及外出开会带回的 文件资料不流失。 有一次人员变动没有及时移交文件资料 扣 2分 有一次人员外出开会资料未及时、 完整归档扣 3 分。 10 分 6、文件材料收集、归档等业务工作接受档案馆的 指导、 监督与考核按时参加公司档案室组织召开的各 种会议和活动上报要求的信息和报表。 有一次无故不参加会议扣 2 分有一次不 按时上报资料扣 3 分。 10 分 注因部门归档工作失误给企业造成直接、间接经济损失的部门负责人、兼职档案员及部门工作人员按中华人民共和国档案法和有关法 规政策承担相应法律责任主要有限期改正、通报批评、行政处分等 附件 3 文件材料整理归档范围及保管期限表 一、立卷单位综合办公室 序 号 归档内容 一 党办部分 1 上级党委针对本企业颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等 永久 2 本企业企业执行上级党委工作重要的指示、决议、通知、纪要报告等 永久 3 本企业党委会、党政联席会、党委民主生活会等会议纪录 永久 4 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及 文字材料。 永久 5 会议记录、领导讲话 永久 6 上级级党委颁发的重要指示、决议、纪要、通知等。 长期 7 本部门执行上级党委工作的一般指示、决议、通知、纪要、报告等。 长期 8 各种重要的调查报告、情况反映 长期 9 重要的党务工作、政治思想工作计划重要活动安排工作总结重大政治活动记 载、统计报表 长期 10 重要的来信、来访处理的请示与批复 长期 11 上级党委关于保密的条例、 指示、 通知及本企业贯彻执行的意见、 报告、 总结等 重 要的 长期 12 上级党委颁发的一般性的指示、决议、纪要、报告、通知等 短期 13 党员代表大会及会议的有关材料 短期 二 办公室 1 国家领导人在本企业视察、检查工作的指示 永久 2 年度工作计划、总结 永久 3 董事长总经理向职工和职工代表大会关于企业经营方针、长远规划、年度计划 等方面的报告 永久 4 企业领导班子会议纪要 永久 5 各种合同、协议 长期 6 涉外活动的文件材料 长期 7 综合性行政事务、文秘、保密工作材料 长期 8 印章试验登记 长期 9 介绍信存根 长期 10 作废的印模 长期 11 收发文件登记 长期 12 会议记录本、领导讲话、述职报告、企业简介 长期 13 本企业办公会、工作会形成的记录、决定、纪要等重要文件材料 长期 14 环保检查的整改意见 长期 15 各种合同、法律纠纷的相关材料 长期 16 社区部门的租地协议、赔款协议及付款清单 长期 三 工会部分 1 劳动竞赛的年度计划、总结 永久 2 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 3 组织制度、工会干部管理、会员管理制度等 永久 4 年度工作计划、总结及年终年报表 长期 5 职工代表大会文件 长期 6 职代会专委会制度 长期 7 企业劳模和先进集体出席各种表彰大会先进个人以及集体的事迹材料 长期 8 劳动竞赛的季度计划、总结、统计报表 长期 9 各种表彰会的会议材料 短期 10 图书管理的制度等 短期 11 合理化建议有关材料 短期 12 季度性的工作计划、总结及统计报表 短期 13 女职工工作有关材料 短期 14 扶贫解困送温暖工作有关材料 短期 四 宣传部分 1 省、市以上领导来我公司视察的照片、录音、录像带、光盘等声像资料 永久 2 公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等 永久 3 公司内部重大事件活动或事故省、市劳动模范、知名人事的照片、录音、光盘等 声像材料 永久 4 本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖旗、奖杯、奖牌 永久 5 一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘 长期 6 宣传工作年度计划、总结、统计报表等 长期 7 对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要规划、计划、总结等有关材料 长期 8 上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、通知等 长期 9 上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等 长期 五 纪检审计部分 1 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 2 纪检监察工作年度总结 永久 3 纪检监察工作的经验介绍材料 永久 4 一般的审计报告及有关材料 永久 六 保卫部分 1 本企业关于治安保卫、武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表 永久 2 保卫治安工作年度计划、总结 永久 3 在重大火灾、盗窃、灾害事故中形成的重要材料 永久 4 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 5 上级机关关于保卫综合工作的重要指示、通知 长期 6 本企业保卫综治工作的重要通知、决定、条件 长期 7 本企业关于民主工作整组、训练的重要计划、方案、措施、报告、总结 长期 8 对职工违反保卫治安工作条例的请示、报告及批复 长期 9 落实政策的请示报告与批复 长期 10 经济民警人员配备计划、名单及管理范围的规定 长期 11 本企业关于武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表 永久 12 武装弹药保管文件材料 短期 13 本企业关于武装保卫工作的一般性通知、条例 22 短期 14 预备役人员登记表及民兵名单 短期 15 民兵工作经验典型材料及上级机关召开会议的发言材料 短期 二、立卷单位人力资源部 序号 归档内容 保管期限 一 组织部分 1 关于人事工作的各种条例、制度、措施 永久 2 干部花名册 永久 3 关于企业内部机构设置、人员配置的决定 永久 4 机构撤销、合并的通告、决定 永久 5 干部统计表各类专业干部统计表 永久 6 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字 材料 永久 7 年度干部职称评定情况等材料 长期 8 对干部处理请示与批复 长期 9 上级级关于人事工作的一般指示、决定、通知 长期 10 组织关系介绍信、组织人事工作审批表 长期 11 大、中专毕业生转正定级表历年党员、干部花名册党组织与党员队伍建 设与发展情况 、党员通计表等 长期 12 公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录像、录像带、光盘等 永久 13 矿内重大事件活动或事故。省、市劳动模范、知名人事的照片录音、录像、 光盘等声像材料 永久 14 本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯、奖牌 永久 15 一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等 长期 16 宣传工作年度计划、总结、统计报表等 长期 17 对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要规划、计划、总结等有关材料 长期 18 上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、决议、通知等 长期 19 上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等 短期 二 劳资部分 1 全矿职工名册 永久 2 各种调整改革工资制度的方案、请示批复、各种奖励制度和规定 永久 3 年终工资统计报表 永久 4 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字 材料 永久 5 职工工资升级、浮动的规定、方案等材料 长期 6 职工录用、复员安置、退职退休、停薪留职、调动、劳动保护、死亡、抚恤、 解雇的规定、指示、决定、请示报告及批复、合同、协议等 长期 7 劳动定员、定额、计划等材料 长期 8 劳动组织措施及方案 长期 9 上级对劳动管理的有关指示、决定及本企业向上级的请示、报告与批复 长期 10 劳动管理的各种统计报表 长期 11 本企业工资计划、工资余额、奖金指标等文件表册 长期 12 上级关于工资的有关指示、决议、通知 长期 13 劳动保险、劳动保护方面的材料 长期 14 工人介绍信 长期 三、立卷单位财务部科 序 归档内容 保管期限 1 会计凭证类 50 年 2 会计账簿类 25 年 3 年度会计报表 永久 4 增值税申报扣联 15 年 5 工资表、奖金表 50 年 6 银行对账 5 年 7 银行余额调节表 5 年 8 备份光盘 永久 9 会计移交清册 15 年 10 年度财产清查表 15 年 11 抚恤费表 15 年 12 材料余额表 15 年 13 材料出库单 15 年 四、立卷单位生产技术部(科) 序 归档内容 保管期限 一 计划部分 1 设计基础资料 工程地质、水文地质、勘探报告、地质图勘探记录、化验试验报告重要土、 岩样及说明 永久 重大工程项目立项及开竣工验收情况记录资料 永久 工程管理文件 永久 2 设计文件 技术设计图及说明 永久 设计计算书 长期 施工图设计及说明 短期 3 工程管理文件 承包合同、协议书、招标、租赁文件 永久 施工执照 永久 设计招、投标文件 长期 4 计划系统 企业综合统计表、统计资料月度汇编 永久 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文 字材料 永久 生产计划、资金计划 长期 5 招投标文件 施工承包合同 长期 工程监理招标文件 长期 监理委托合同 长期 建设项目列入年度计划的审批文件 长期 基建工程预算、决算 长期 二 生产技术部分 1 关于建筑、铁路和水下采煤方法的重要技术材料 永久 2 关于各种采煤方法的技术材料 永久 3 关于矿井报废的技术材料 永久 4 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文 字材料 永久 5 年度生产能力查定方面的材料 长期 6 年度生产大纲 长期 7 技改计划方案、技术措施 长期 8 生产决策及经济技术指标 长期 9 通风、排水、运输系统图、机械设备配置图 长期 10 井下发火区技术材料 长期 11 矿井采掘计划图、矿井采掘施工原图 长期 12 关于建筑、铁路和水下采煤方法的一般技术材料 长期 13 关于各种采煤方法的一般技术材料 长期 14 生产许可证 长期 三 地测部分 1 地质勘探成果资料精查报告、决议书、补充勘探 永久 2 矿区及各矿地质地形图、剖面图、综合地层柱状图 永久 3 地质工作原始记录和井筒用巷道素描、地质预报 永久 4 水文的勘探报告、坑透水资料、成果台帐、水情水害分析等 永久 5 矿区符合水文地质气象资料 永久 6 矿井采区储量、各煤层处理图纸、报废有关图纸及文字材料 永久 7 矿井含量平衡表、动态表、损失表、回采率表、说明书及文字资料 定期 8 水质化验分析成果 长期 9 各项技术规程实施细则与技术补充规定 长期 10 地质“三书”掘进、回采总结及采区、工作面说明书等 长期 11 钻孔柱状图包括电测部分 永久 12 生产矿井三量动态表 定期 13 开采沉陷资料 永久 14 开口位置坐标及建井点坐标表 永久 15 地形及控制测量成果记录 永久 16 井下各级导线水准测量记录及成果 永久 17 矿井定向标高导入测量记录簿及成果 永久 18 入型贯通测量预计误差设计和总结 长期 19 高程测量观测手簿、水准点成果表及其说明 永久 20 解析图根测量角度测量和量手簿册、经纬仪导线测量手簿、解析图测量 计算材料、解析图根测量成果表及说明交换 永久 21 地形测量地形图包括底图图、地形测量手簿、井上下对照图、交换 图、图例接图表图幅编号图表 永久 22 技术设计书及测量规划图纸资料、技术总结和验收报告 定期 23 基本矿图及必备交换图保存 长期 24 矿井下发文件及上级单位批复文件材料来函等 长期 五、立卷单位机电供应部 序号 归档内容 保管期限 一 机电部分 1 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文 字材料 永久 2 关于机电设备相关资料 长期 3 供电系统技术文件材料 长期 4 设备开箱验收的随机资料说明书、图纸、合格证等 长期 5 设备管理统计报表 长期 6 节能工作年度计划、总结 短期 二 供应部分 1 物资管理措施、规定、制度和相关文件 长期 2 材料收支结存明细各类物资余额表 长期 3 订货合同、协议、招标采购相关资料 长期 4 物资供应统计表价税、信息、大宗物资综合利用等表 短期 5 清仓核库材料 短期 6 积压物资含废品处理的请示与批复 短期 7 零费用和修复等物资节约方面的材料 短期 8 物资结算相关资料 短期 9 物资申报计划 短期 10 物资消耗明细 短期 六、立卷单位一通三防部 序号 归档内容 保管期限 1 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 2 计量鉴定资质证明 永久 3 关于矿井通风、瓦斯、防煤尘、自然发火及瓦斯监测等技术材料 长期 4 计量鉴定装置证书、使用说明书 短期 七、立卷单位安全部 序号 归档内容 保管期限 一 安全部分 1 本部门及本系统获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 2 安全生产制度、规定、各种规范、上级指导性文件 长期 3 本部门颁发的各项经济责任制、规章制度、综合评比等一般文件材料 长期 4 开展安全生产竞赛活动材料 短期 5 安全检查、整改措施执行情况材料 短期 6 安全检查的信息月报及相关资料等 短期 二 培训部分 1 本部门及本系统获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 2 年度职工培训计划 长期 3 职工培训教育中教师花名册 长期 4 职工培训教育工作的年度、季度总结 长期 5 有典型的教案 长期 6 在职干部进修、职工培训名单 短期 7 上级关于企业教育工作的一般指示、通知 短期 8 党校培训人员名单、期数 短期 八、立卷单位调度室 序号 归档内容 保管期限 1 调度日报 长期 2 调度日志 短期 3 非定时记录及各种台帐 短期 4 验收工作面记录 短期 九、立卷单位运销科 序号 归档内容 保管期限 1 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文 字材料 永久 2 产品商标方面的材料 永久 3 经济合同、协议 长期 4 产品年度销售计划、总结 长期 5 产品销售价格、目录 长期 6 产品广告、服务措施 长期 7 内联外事方面形成的文件材料 短期 8 外购、外协作的协议、合同、合格证 短期 十、立卷单位后勤管理中心 序号 归档内容 保管期限 1 本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字 材料 永久 2 职工住房分配的有关重要材料 长期 3 职工住房分配的一般材料 长期 4 本企业关于工厂绿化、美化环境、卫生等方面的文件材料 短期 基本建设项目档案资料管理暂行规定 1988 年 3 月 17 日国家档案局、国家计委发布 第一章 总 则 第一条 为了做好基本建设项目档案资料管理工作充分发挥档案资料 在工程建设、生产使用管理、工程维护和改建扩建中的作用根据中华 人民共和国档案法 结合基本建设工作的具体情况特制定本暂行规定。 第二条 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建 成投产使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件包括基本建设项目 的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、 生产准备、竣工、试生产使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、 计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。 各有关单位要按照统一领导统一管理档案的原则管理好基本建设项目 的档案材料确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。 第二章 档案资料的管理 第三条 各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查 和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重 点建设项目档案资料的检查验收。重要的国家重点建设项目由国家档案行政管 理部门参加验收部门、地方的重点建设项目由部门地方档案行政管理部门参 加验收。 第四条 基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申 请立项时既应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作项目竣工验收时 完成文件材料的归档和验收工作。 第五条 项目建设过程中建设单位、工程承包单位、工程建设现场指 挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材 料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料 有关单位应按时整理、移交建设单位。 第五条 档案资料的汇总整理 1、建设项目实行总承包的各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案 资料交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确 的项目档案资料。 实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目竣工时由现场指挥机构向建 设单位提交完整、准确的项目档案资料。 2、建设项目由建设单位分别向几个单位发包的各承包单位负责收集、整 理所承包工程的档案资料交建设单位汇总、整理或由建设单位委托一个承包 单位汇总、整理。 第七条 建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、 勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作并建立与工程档案资料工 作任务相适应的管理机构配备档案资料管理人员制定管理制度统一管理 建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。 第八条 凡有引进技术或引进设备的建设项目要做好引进技术和引进 设备的图纸、文件的收集、整理工作无论通过何种渠道得到的与引进技术或 引进设备有关的档案资料均应交档案部门统一管理档案部门要加强提供利 用的手段和措施保证使用。 第九条 归档的文件材料要字迹清楚图面整洁不得用易褪色的书写 材料书写、绘制。 第十条 对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定对已 失去保存价值的档案资料经过一定的审批手续登记造册后方可处理。保密 的档案资料应按保密规定进行管理。 第十一条 设计建设大、中型建设项目时均应设计建设与工作任务相 适应的符合要求的档案资料库房并为档案资料保管和提供利用配置必要的 设备其费用列入工程总概算。 第三章 竣工档案资料的管理要求 第十二条 竣工图是工程的实际反映是工程的重要档案工程承发包 合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求对竣工图的编制、整理、 审核、交接、验收做出规定施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施 工任务并应承担责任。 第十三条 施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证 等整理好变更文件按规定编制好竣工图。工程竣工验收前由主管部门、 建设单位组织检查竣工图的质量基本建设主管部门、施工企业的主管部门应 检查施工单位编制施工档案的质量。 第十四条 编制竣工图的费用按下列办法处理 1、因设计失误造成设计变更较大施工图不能代用或利用的由设计单位 负责绘制竣工图并承担其费用。 2、因建设单位或主管部门要求变更设计需要重新绘制竣工图时由建设 单位绘制或委托设计单位负责绘制其费用由建设单位在基建投资中解决。 3、第 1、2 项规定以外的则由施工单位负责编制竣工图所需费用由 施工单位自行解决。 第四章 归档范围和保管期限 第十五条 建设项目文件材料归档范围和保管期限一般可根据本规定 附表基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表执行。特殊专业的建设 项目可参照附表制定补充规定。 第十六条 建设单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料 规定详细的归档范围和内容以确保归档文件材料的完整性。 第十七条 基本建设项目档案资料的保管期分为永久、长期、短期三 种。长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际 寿命。 第五章 附 则 第十八条 技术改造项目可按照本暂行规定执行。 第十九条 本暂行规定由国家计委、国家档案局负责解释。 第二十条 本暂行规定自公布之日起施行。 附件 3 基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表 序 号 归 档 文 件 保管期限 主管 机关 建设 单位 施工 单位 设计 单位 一 可行性研究任务书 1、项目建议书及批复 长期 永久 长期 2、可行性研究报告 长期 永久 长期 3、项目评估 长期 永久 长期 4、环境预测、调查报告 长期 永久 长期 5、设计任务书、计划任务书 长期 永久 长期 二 设计基础材料 1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质 图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 永久 *永久 2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备 安装测量定位、观测记录 永久 长期 3、水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久 长期 三 设计文件 1、初步设计 永久 永久 2、技术设计 永久 永久 3、施工图设计 短期 永久 4、技术秘密材料、专利文件 永久 5、设计计算书 *长期 永久 6、关键技术试验 永久 7、总体规划设计 永久 永久 8、设计评价、鉴定及审批 长期 永久 永久 四 工程管理文件 1、征用土、地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久 2、承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久 永久 长期 3、施工执照 永久 4、环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤 气供应协议书 永久 序 号 归 档 文 件 保管期限 主管 机关 建设 单位 施工 单位 设计 单位 五 施工文件 1、土建施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期 长期 施工组织设计、 施工方案、 施工计划、 施工讲述措施、 施工安全措施、施工工艺 长期 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期 建筑材料试验报告 长期 长期 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 永久 短期 施工定位测量、地质勘察 永久 短期 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久 长期 施工记录、日记、大事记 长期 隐蔽工程验收记录 永久 长期 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故 处理报告 永久 长期 分项、分部、单位工程质量检查、评定 长期 长期 交工验收记录证明 长期 长期 施工总结、技术总结 永久 竣工报告、竣工验收报告 永久 永久 2、设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期 短期 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 长期 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代 用审麻 长期 短期 焊接试验目录、报告、施工检验、探伤记录 长期 短期 隐蔽工程检查验收记录 长期 长期 强度、密闭性试验报告 长期 长期 设备调试记录 短期 短期 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期 长期 系统调试、试验记录 长期 长期 序 号 归 档 文 件 保管期限 主管 机关 建设 单位 施工 单位 设计 单位 管线清洗、通水、消毒记录 短期 短期 管线标高、位置、坡底测量记录 长期 短期 中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期 长期 竣工报告、竣工验收报告 长期 长期 3、电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期 短期 施工组织设计、施工文字、施工计划、技术措施 长期 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代 用审批 长期 短期 调试、整定记录 长期 长期 性能测试与校核 长期 长期 施工安装记录、质量检查评、定事故处理报告 长期 长期 操作、联动试验 短期 短期 电气装置交接记录 短期 短期 中间交工验收记录、工程质量评定 长期 长期 竣工报告、竣工验收报告 长期 长期 六 竣工文件 1、项目竣工验收报告 永久 永久 2、全部竣工图 永久 3、项目质量评审材料 永久 4、工程现场声像材料 永久 5、竣工验收会议决议文件 短期 永久 七 生产技术准备、试生产 1、技术准备计划 短期 2、试生产管理、技术责任制 短期 3、开停车方案 短期 4、设备试车、验收、运转、维护记录 长期 5、试生产产品质量鉴定报告 短期 6、安全操作规程、事故分析报告 长期 序号 归 档 文 件 保管期限 主管 机关 建设 单位 施工 单位 设计 单位 7、运行记录 短期 8、技术培训材料 短期 9、产品技术参数、性能、图纸 永久 10、工业卫生、劳动保护材料 短期 八 工艺、设备 1、工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 长期 2、产品检验、包装、工装图、检测记录 长期 3、设备、材料出厂合格证 长期 4、设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品、 备件单 短期 5、设备、图纸、说明书 长期 6、设备测绘、验收记录 长期 7、设备安装测试、测定数据、性能鉴定 长期 九 涉外文件 1、询价、报价、投标文件 短期 2、合同、合同附件 *长期 永久 3、谈判协议、议定书 *长期 永久 4、谈判记录 长期 5、谈判过程中外商提交的材料 短期 6、出国考察及收集来的有关材料 短期 7、国外各设计阶段文件 永久 8、各设计阶段审查议定书 永久 9、技术问题来往函电 短期 10、国外设备材料检验及设计联络 永久 11、国外设备储备、运输 短期 12、开箱检验记录、商检及索赔 永久 13、国外设备、材料的防腐、保护措施 短期 14、外国技术人员现场提供的文件材料 长期 序号 归 档 文 件 保管期限 主管 机关 建设 单位 施工 单位 设计 单位 十 财务、器材管理 1、财务计划、年度计划 短期 2、工程概算、预算、决算 永久 3、主要材料消耗、器材管理 短期 4、交付使用的固定资产 永久 十一 其他资料 1、有关的国外技术标准 短期 2、有关的专利说明 短期 十二 科研项目 1、开题报告、任务书、批准书 *长期 永久 2、协议书、委托书、合同 永久 3、研究方案、计划、调查研究报告 永久 4、实验记录、图表、照片 永久 5、实验分析、计算、整理数据 永久 6、实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 永久 7、实验装置操作规程、安全措施、事故分析 长期 8、阶段报告、科研报告、技术鉴定 永久 9、成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料 永久 永久 10、考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件 长期 注*保存该单位工作必须的文件材料 附件五 基建矿井业主、监理、施工单位分类组卷 参 考 标 准 一、竣工验收资料的分类及职责划分 项目竣工验收资料包括建设单位准备的资料、监理单位整理的资料、施 工单位整理的资料和勘察、设计单位的勘察设计文件。 1、建设单位负责工程及项目准备阶段和竣工验收文件的收集、管理和组卷 工作负责建设项目经济资料收集整理。 2、监理单位负责施工监理资料的收集、整理、保管和归档工作负责施 工资料的完善、规范、督办高标准向建设单位负责提交两套。 3、施工单位负责施工过程形成的资料通过报验、报审程序通过施工 单位相关部门或总包单位审核后方可报监理单位、建设单位。 4、勘察设计单位负责提供勘察设计文件应出具勘察设计文件质量检查报 告。 二、资料准备的检查验收程序 各单位准备的检查验收程序 施工单位整理的资料在施工单位内部审查验收合格后提交监理进行 审查监理审查验收合格后交矿区质监站进行复验复验合格交建设单位主管 部门由建设单位主管部门交档案管理部门存档 监理单位准备的资料由现场监理部负责编制整理后提交监理公司监 理公司审查审查合格后交建设单位验收验收合格后由建设单位归档 建设单位准备的资料由建设单位各部门负责收集和整理由档案管理部 门统一负责汇总经公司领导审查后组卷成册。 应准备的资料分类及参考标准 建设单位应准备的资料分类及参考标准 一、建设项目建设过程相关审批文件 1、井田划定相关文件 井田划定相关文件资料明细 序号 相关文件 报批单位或发文机关 1 关于采矿权范围的申请 临汾煤业公司 2 县级相关文件 县政府和各局 3 市级相关文件 临汾市人民政府和主管局 4 省级相关文件 山西省各厅局 5 国家级相关文件 国土资源部等部委办 2、征地使用相关文件 序号 相关文件 报批单位或发文机关 1 关于项目建设用地的申请 临汾煤业公司 2 县级相关文件包括征用土地 请示劳动力安置及土地复垦意 见征用土地 初评估意见。 县政府和各局 3 市级相关文件 临汾市人民政府和各局 4 省级相关文件 山西省人民政府及各厅局 5 国家级相关文件 国家土地管理部门 3、可研及初步设计报批文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 设计委托书 临汾煤业公司 2 初步审查会议纪要 临汾煤业公司 3 报批的文件 临汾煤业公司 4 报批的文件 山西煤销集团 5 批复的文件 山西煤炭工业局 4、开工、联合试运转及竣工报批文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 报批的文件开工、竣工、试运转 临汾煤业公司 2 报批的文件开工、竣工、试运转 山西煤销集团 3 批准文件开工、竣工、试运转 山西煤炭工业管理局 5、环境保护报批文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 申请报告 临汾煤业公司 2 县、市环保部门相关文件 临汾市、洪洞县有关部门 3 环保专篇审查意见 有关部门 4 环保专篇批复文件 山西省环保局 5 申请竣工验收的报告 临汾煤业公司、省煤销集团 6 环境评估报告 山西环保局委托中介机构 7 环保竣工验收批复 山西省环保局 6、安全设施及条件报批文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 安全专篇审查请示 临汾煤业公司 2 安全专篇审查请示 临汾安监局 3 安全专篇审查请示初审意见 山西省安监局 4 安全专篇委托申请书 国家安监局 5 安全专篇会审意见上报 山西省安监局 6 竣工验收的申请 临汾煤业公司、省煤销集团 7 安全设施评估报告 上级委托中介机构 8 竣工验收批复 山西省安监局 7、职业病危害防护报批文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 职业病危害预防评价工作委托书 临汾煤业公司 2 预防评价报告的批复 山西省卫生厅 3 竣工验收申请 临汾煤业公司、省煤销集团 4 竣工验收的批复 山西省卫生厅 8、消防设施报批文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 消防专篇上报审批报告 临汾煤业公司 2 建筑消防审核意见 临汾市消防支队 3 消防竣工验收的申请 临汾煤业公司 4 消防竣工验收的批复 临汾市消防支队 9、工程质量认证文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 申请质量认证的报告 临汾煤业公司 2 工程质量认证的确定文件 山西省煤炭工程质量监督中心 10、水土保持设施报批文件 序号 相关文件 报批单位或批准单位 1 设计委托书 临汾煤业公司 2 水保方案大纲评估意见 水利部水土保持监测中心 3 报审文件 临汾煤业公司、省煤销集团 4 批复文件 水利部 5 竣工验收申请 临汾煤业公司、省煤销集团 6 生态调查评估报告 中介机构 7 竣工验收批复 水利部 应准备的资料分类及参考标准 监理单位应准备的资料分类及参考标准 山西煤矿井下工程项目监理规划 山西煤炭建设管理监理公司章 年 月 目录 一、项目概况 二、监理工作范围 三、监理工作内容 四、监理工作目标 五、监理工作依据 六、项目监理机构组织形式 七、项目监理机构的人员配备 八、项目监理机构的人员岗位责任 九、监理工作程序 十、监理工作方法及措施 十一、合同管理、信息管理的任务和方法 十二、组织协调安全技术管理和文明施工 山西煤矿井下工程项目 监理实施细则 山西煤炭建设管理监理公司章 年 月 目录 一、工程概况 1 二、编制依据 三、监理实施细则的内容 1、专业工程的特点 2、监理工作的流程 3、监理工作的控制要点及目标值 4、监理工作的方法及措施 矿井井下工程建设竣工监理报告 矿井井巷工程质量评估报告 矿井建设井巷工程监理工作总结 1、工程概况 2、监理组织机构、监理人员和投入的监理实施 3、监理合同履行情况 4、施工过程中出现的问题及其处理情况和建议 应准备的资料分类及参考标准 施工单位应准备的资料分类及参考标准 矿 建 矿建工程资料整理组卷参考标准 分类装订 一、矿建工程资料开工报告、监理规划、细则、报告、总结、监理通知单 及回复单表二 二、监理工作联系单、仪式及复工令、监理工程师指令及执行记录。 三、监理会议记录使用以上标准图表 。 四、矿建监理月报使用以上标准图表 。 五、监理单位、施工单位、合同及资质。 内容 1、工程监理企业资质证书 2、施工单位中标通知书 3、资质年检记录 4、建筑安装承包合同 5、企业法人营业执照 6、安全资格证 7、建筑施工企业项目经理资质证书。 以下为矿建工程应有资料 一、大巷锚杆支护、锚索支护分项质量自检记录。 评估表 二、锚固剂、锚杆合格证及检验报告、锚杆抗拔力、检测记录、中间验收 记录及设计变更通知单等。 A、合格证监理签名 B、会议纪要、监理签名。 三、工程实测地质、剖面图、竣工图。 四、大巷工程承包合同质量保证体系、开工报告、单位工程自检 及竣工验收证书等。 输入表内容 1、安装工程合同2、质量保证体系3、开工报告4、图纸会审记录5、 技术安全交底记录6、单位工程质量检验综合评定表7、斜巷观感质量检 验评定表8、煤矿井巷单位工程质量保证资料检查评报表。 五、大巷钢材、水泥、沙石、砼试块合格证试验报告及隐蔽工程检 查验收记录等。 A、抄件人鉴定盖章、日期、监理签名、日期。 B、签证材料符合要求、准许进场、同意使用。 签证述语 C、 砼试块该批试块强度符合统计方法评定公式要求能达到设计强度 监理签字 D、每份每张材质检验报告上必须监理签名盖章。 六、大巷施工组织设计作业规程、安全技术措施。 A、总监签字同意 。 B、专业监理工程师签字同意 。 C、审报表专业监理工程师签字。 D、作业规程监理参与签字。 七、资料封皮面规格 档号 档案馆室号 案卷题名 立卷单位 编制日期 保管期限 密级 页数 八、卷内目录全引 九、施工组织设计方案报审表 A、专业监理工程师签字 同意、照方案组织施工要求施工中确实做到人员安全第一工程质量 为上。 B、总监理工程师签字。 同意组织实施要求认真落实。 土 建 1、要求使用山西省档案局印制的封皮用白线绳装订。 2、卷的页与目录必须一致。 一卷 1、施工现场质量管理记录。 2、单位子单位工程分子部工程分项工程和检验划分。 3、单位子单位工程观感质量检查记录。 4、单位子单位工程质量竣工验收记录。 5、单位子单位工程验收程序监督记录表监督-01 6、地基与基础分部子分部工程质量验收记录。 7、地基与基础分部子分部工程质量控制资料核查记录。 8