行政总务_某单位行政办公系统用户操作手册

建瓯市林业局行政办公系统 用户操作手册行政办公系统用户操作手册1系统环境配置和系统介绍41.1系统的环境配置41.2系统登录71.3个人信息修改91.3.1密码修改102业务操作102.1协同管理102.1.1新增协同102.1.2收到协同任务处理182.1.3协同查看202.2公文管理222.2.1 发文管理发文管理主界面发文拟稿232.2.2发文修改302.2.3发文删除302.2.4发文送办302.2.5发文查看302.2.6发文处理3公文分发3主送单位处理322.3我的事项322.3.1待办事项322.3.2已办事项332.3.3已发事项362.3.4跟踪事项382.4公共信息392.4.1员工通讯录392.5会议管理402.5.1会议室申请402.5.2会议室看板422.5.3会议管理432.5.4会议查看472.5车辆管理482.5.1用车申请482.5.2用车看板502.6审批中心522.6.1请休假申请522.7个人设置542.7.1外部系统接入542.7.2关联人员5配置人员562.8个人办公572.8.1工作邮箱572.8.2消息管理5 消息浏览5消息管理5在线交流591系统环境配置和系统介绍1.1系统的环境配置1.将FE业务协作平台服务器地址加入信任站点。1）从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选择Internet选项，如图2）进入Internet选项页面，点击安全选项卡，选中受信任的站点，再点击站点按钮，如图3）进入可信站点页面。输入信任站点网址，点击添加按钮，将该网址加入到可信站点，然后点击确定按钮，保存设置2.从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选择兼容性视图设置选项，如下图，添加兼容性视图设置窗口中输入系统地址3.自定义安全级别设置。 1）从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选择Internet选项 2）进入Internet选项页面，点击安全按钮，选中本地Intranet， 再点击自定义级别（C）按钮。 3）进入安全设置本地Intranet区域页面，将ActiveX控制件和插件的所有选项，都设为启用项，使用窗口弹出阻止程序选项选择【禁用】，重置自定义设置为低。点击确定按钮，如图Internet临时文件设置为“每次访问网页时”兼容性视图站点添加，工具-兼容性视图设置去掉“启用内存保护帮助减少联机攻击”选上“允许活动内容在我的计算机上的文件中运行”温馨提示:推荐使用IE7以上32位浏览器(64位浏览器不支持某些必要插件)。1.2系统登录打开浏览器，输入系统登录地址4:9090进行登录需输入一些信息，内容包括：用户名，密码，验证码；登录后得到以下页面1.3个人信息修改登录用户可修改个人的相关信息，如联系邮箱，电话和住址等基本信息，可以进行头像上传和清空操作；通过门户中的【个人设置】-【用户信息】或者点击页面下方欢迎您：XXX中XXX（登录姓名）字样进入个人信息设置页面，如图进入功能后如图用户可在此页面进行个人信息修改，修改完成后点击保存，头像上传方式为点击上图中红框位置。1.3.1密码修改录入原密码、新密码、新密码确认再点击保存后修改密码成功，登录系统将使用新密码（密码只能输入15位以内数字或者字母）。2业务操作2.1协同管理协同管理的目的是任何需要他人协助或者处理的事情，都可以通过发送协同来让对方解决。它的自由度比较大，流程和内容格式都可以自由设定。2.1.1新增协同通过功能菜单协同管理-新增协同，进入新增协同界面，如图操作步骤：1、标题和办理对象两项为必填项。 2、新增办理对象，点击办理对象输入框，出现建立流程页面，如下图1）在选择人员的页面，默认加载当前用户所在科室的人员。上层机构显示系统设置的组织结构,下层机构显示该组织科室的人员，办理人员区域显示所有已选中的办理人员。2）选定需要在协同流程中执行的人员/岗位，双击下区显示人员名称/岗位或者选中办理的人员/岗位，点击向右的方向箭头。 3）根据工作的具体情况，选择并发或串发按钮。名词解释：并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息，可以同时处理，处理不分先后；串发：发起人发起流程，流程中每个节点依次处理。必须等上一个环节的人办理完成，下一个环节人才能接收到此需要处理的协同处理。4）根据实际情况，点击节点权限，可以设置每个流程环节，是否勾选加签、回退、终止或转发加签： 当前选中的流程环节的处理人， 可以添加此环节后的流程；回退： 当前选中的流程环节的处理人， 可以把此协同退到上一流程环节处理人；终止： 当前选中的流程环节的处理人， 可以终止此协同；转发： 当前选中的流程环节的处理人， 可以转发此协同；应用到所有节点：所有流程环节都如当前环节一样的节点权限选项设置。5）确定选好人员后，点击确定按钮。暂存所选择的设置, 点击取消按钮，所选择的设置都取消退出流程界面。如下图，我们建立好的一个协同流程点击确认，确认流程后，自动退出该页面并回到新增页面，同时流程节点的信息显示在发送流程的输入项中，如图3、 紧急程度，此项可为空。点击紧急程度的箭号按钮，选择紧急程度。选择了紧急程度为特急或急件送审后，处理人将在门户的急件或者我的事项- 待办事项的急件中找到此协同。 4、添加附件，点击添加附件按钮，弹出附件上传页面，如图1）点击 浏览按钮，选择所要添加的文件。2）重复添加附件 1 的操作步骤，可传多个文件。3）点击确定按钮，自动退出该页面，回到新增协同页面，同时上传附件的信息显示在附件的输入项中。5、选择关联事项，点击关联事项按钮，根据需要选择关联事项。可选的关联事项均是当前用户已办过的流程/会议，以及有权限查看的文档，可关联流程列表来源于当前用户的我的事项- 已办事项的记录列表。 勾选需要关联的流程，点击关联流程按钮，加入到下区的框内，如图6、 点击高级按钮，弹出高级设置页面，如图，根据实际需要选择相应项，点击确定按钮 注：限办时间是设定协同流程的处理期限。超过限办时间 ,又设定了手机短信的处理人会收到信息提示，以示处理人赶紧办理。7、 点击送办按钮，所建立好的协同发送成功。将在已发协同中查看到此协同记录也可根据实际情况，暂时不送办，只暂存。点击暂存按钮，所填写好的协同暂存到待发协同页面2.1.2收到协同任务处理当收到协同任务时，【我的事项】-【待办事项】中，或者右下角审批中心中会收到协同任务提醒点击链接进入协同点击处理按钮，弹出处理窗口点击隐藏按钮，隐藏处理窗口选择常用语按钮，系统提供已阅、同意、不同意按钮选择选中其中之一，提交后，该处理信息将会显示所选内容。点击修改正文按钮，弹出修改正文窗口，如下图。修改后立即生效，协同流程处理人都将收到提示信息，该协同内容底部有修改信息提示。点击关联事项按钮，弹出关联事项窗口，点击添加附件按钮，弹出添加附件窗口，此窗口与新增协同时弹出窗口一致。跟踪：勾选后，该用户可跟踪此协同，保存在跟踪事项中，协同有处理操作时，该用户都会收到信息提示。隐藏意见：勾选后，该用户的意见隐藏，除了该用户与协同发起人可以查看，其余人只能看到隐藏意见字样。提交：点击提交后，该协同转到已办事项，跟踪该协同的用户将收到已办消息。暂存暂办：该协同仍保持待办状态，输入的意见也将保存，其余用户无法看到该暂存的意见。 退回：退回给上一环节，本环节之后的流程将取消。上一环节处理人将收到消息提示，该协同页面也有提示信息。取消：该协同取消处理操作，保存待办状态。加签：选择人员，处理提交后，加签人员才收到该协同，同时收到提示信息。2.1.3协同查看选中一条协同信息，点击查看按钮，进入查看协同页面，还可以对此协同进行转发、补充正文、查看流程和打印等操作流程查看 当协同是显示正文时，点击查看流程按钮，可以查看此协同的流程。再次点击查看正文按钮变为查看流程，出现协同的流程可以通过光标移到人员的图标上，查看此环节的办理情况，如图当协同显示流程时，点击查看正文按钮，可以查看此协同的正文内容。2.2公文管理 行政公文作为行政事业单位内部一种非常重要的知识资源，单位需要对它进行行之有效的规范化管理，其内容主要有发文管理、收文管理、公文查询、发文登记薄、收文登记薄和公文交换等。2.2.1 发文管理发文管理是一套可自定义流程、可监控的智能型流转系统；它能对单位或科室的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、套红头、盖章、分发、归档等一系列操作。单位还可以根据自身的发文处理方式，自制特定的审批流程。发文管理主界面通过功能菜单公文管理- 发文管理， 进入发文管理主界面，如图发文拟稿拟稿：点击发文管理主界面右上角的起草按钮，进入发文拟稿页面，如下图发文拟稿一般分为三个处理步骤：填写发文稿纸-填写正文-送审操作步骤：1、填写发文稿纸根据发文拟稿表单进行填写。填写文件标题（必填）、发文机关（必填；默认为建瓯市林业局）；选择公文种类（必选）、公文字号（此内容待公文套红环节为套红人员）、选择紧急程度、密级；填写主送单位与抄送单位；拟稿科室与拟稿人默认为当前登录用户所在科室与当前用户名称不需修改；2、正文键盘按TAB键或鼠标选择正文 按钮，可以直接编辑内容，或者点击文件按钮，采用引入正文功能。如图注：内容不需包含红头、文号、函号，以及公文尾部落款等内容（即只需输入正文即可）这些内容在套红环节由套红人员处理。可以在此正文处选择打印文档，拿着该纸质文档去让领导修改、审核、签发。注意：使用正文前，必须安装 1）iweboffice 插件（首次使用系统弹出）2）office推荐使用Microsoft office2003 sp1（完整版）以上office版本3、编辑或引入附件点击发文稿纸中附件栏原文中的新建，选择模板，进行公文附件的编写；或者直接引入已经写好的文件。4、送办各输入项填写好后，点击送办按钮，页面显示送办窗口，如图注：系统在林业局使用时，审批还继续沿用纸质材料送领导审批修改，故将科领导、办公室领导、局领导审批跳过，但是送办时，下一环节依旧显示为科室领导，但实际已经是选择送给拟稿人核对环节了，需要在选择办理对象中选择你搞人自己的名字点击确定用以实现跳过系统固有的审批环节，具体操作如下图。上述位置选择自己后，即回到原页面，如下点击图中的确认按钮，即完成送办。送办后，待办事项中会收到一条新事项，可以点击待办事项中进入或者从下方审批消息中进入进行后续操作（将定稿内容在原稿中进行修改），如图：进入后，页面左上方会有标记提醒当前已到拟稿人核对环节点击【正文】或按键盘的【TAB】按键，切换到正文，将修改后的内容在原稿上修改完成。此处若想查看修改痕迹，可以点击文件中的显示痕迹选项，即可查看修改痕迹，同理已打开显示痕迹后可以点击隐藏痕迹将痕迹隐藏，效果如图认真核对完成后，点击【送办】，弹出窗口中点击【确认】至此，发文拟稿、改稿核对即完成，送办后等待后续人员对公文进行操作。2.2.2发文修改在发文管理主界面的待发页面，选中要修改的待发的发文信息，点击修改按钮，进入修改发文页面，修改相关信息，点击送办按钮，送办处理修改后的发文信息；点击暂存按钮，暂存修改的发文信息；点击返回按钮，将取消修改操作，回到发文管理主界面的待发页面。2.2.3发文删除在发文管理主界面的待发页面，选中一条或几条发文记录，点击右上角的删除按钮，弹出是否确定删除对话框的警示信息。点击确定按钮，将删除选中的发文；点击取消按钮，将取消删除操作。2.2.4发文送办在发文管理主界面的待发页面，选中一条待发的发文信息，点击送办按钮，送办此发文。2.2.5发文查看在发文管理主界面的已发页面，选中一条发文信息，点击查看按钮，可以查看此发文的相关信息。我的事项-已办事项或者已发事项也可做为查看入口。2.2.6发文处理公文分发公文在套完红头后成为正式有效的文件，再此流转至拟稿人处，进入分发环节，如果公文是需要在系统中流转的公文（平、下行文）需将文件分发给“主送单位” “抄送单位”栏中指定的单位，如公文是上行文则继续沿用到打字室打印并分发或邮寄。一下就需在系统中流转的公文类型的分发进行说明。具体操作如下：由待办事项或审批消息中进入分发环节界面，如下图点击传阅按钮进入传阅界面，选择办理对象中选择主送单位（人），如有需抄送，勾选高级，在出现的高级选项中选择抄送单位（人）。如下图填写好以上内容后，点击确定将公文分发给主送单位及各抄送单位。 如公文是上行文，则在请选择下一环节中选择结办环节主送单位处理主送单位在接受到公文后，点击送办按钮，并选择确定将发文流程结办2.3我的事项审批流转的文件，与我相关的待处理、已处理、已发和我需要跟踪的流程，都在我的事项中。2.3.1待办事项审批流转的文件中有需要本人处理而未处理的流程，均在待办事项中。1、通过功能菜单我的事项-待办事项，进入待办事项 主界面，如图办理：处理待办事项，选择一条待办的记录，点击办理按钮，进入办理待办事项页面，根据实际的情况，进行办理。办理完成后，此流程将从待办事项转到已办事项中。全部：显示全部待办事项记录。急件：显示急件待办事项记录。平件：显示平件待办事项记录。阅件：显示阅件待办事项记录。刷新：点击刷新，刷新当前页面。2.3.2已办事项审批流转的文件中所有我处理过流程（不包含我发起的流程），均在已办事项中。1、通过功能菜单我的事项-已办事项，进入已办事项 主界面，如图2、查看原文：选择一条已办非协同的记录，点击查看原文按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理的状况，打印此流程，还可以进行正文补充；选择一条已办协同的记录，点击查看原文按钮，进入查看原文页面，可以进行转发等操作。3、办理详情：选择一条已办的记录，点击办理详情按钮， 进入办理详情页面；点击列表信息按钮，可以了解此流程办理的具体信息，如下图 1；点击图形信息按钮，可以了解整个流程，当前审批环节所在哪一个流程环节等，如下图2。图1图24、加入跟踪：选择一条记录，点击加入跟踪按钮，系统弹出成功加入跟踪提示。2.3.3已发事项审批流转的文件中所有我发送出去的流程，均在已发事项中。1、通过功能菜单我的事项-已发事项，进入已发事项主界面，如图2、查看原文：选择一条在办协同的记录，点击查看原文按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理的状况，还可以进行正文补充；选择一条已办协同的记录，点击查看原文按钮，进入查看原文页面，可以进行转发等操作。3、办理详情：选择一条已办的记录，点击办理详情按钮，进入文件办理详细情况页面；点击列表信息按钮，可以了解此流程办理的具体信息，如图1；点击图形信息按钮，可以了解整个流程，当前审批环节所在哪一个流程环节等，如图24、加入跟踪：选择一条记录，点击加入跟踪按钮，系统弹出成功加入跟踪提示。5、终止流程：选择一条当前用户发送的未结束的记录，点击终止流程按钮，弹出填写终止意见 ；填写好意见栏，点击确定按钮，此流程被终止，所有与此流程关联的人员，均会收到此流程被终止的消息。6、撤销流程：选择一条记录点击撤销流程按钮，系统会有提示；点击确定撤销流程，点击取消放弃撤销流程动作。2.3.4跟踪事项用户发送的审批流程或者审批过的流程时，当登录用户对他人发送的审批文进行审批，并想对此流程进行继续跟踪查看，在审批发送时，勾选是否跟踪项，则此流程均出现在跟踪事项中 。1、通过功能菜单我的事项-跟踪事项，进入跟踪事项主界面，如图2、查看原文：选择一条跟踪事项的记录，点击查看原文按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理的状况和打印审批文件，还可以进行正文补充。3、办理详情：选择一条跟踪事项的记录，点击办理详情按钮，进入办理详情页面；点击列表信息按钮，可以了解此流程办理的具体信息；点击图形信息按钮，可以了解整个流程，目前所在哪一个流程环节等。4、取消跟踪：选择一条跟踪事项的记录，点击取消跟踪按钮，此流程从跟踪事项列表中消失，用户将不会收到所有关于此流程的处理消息。2.4公共信息2.4.1员工通讯录通讯录为整个单位提供了一个便捷的联系人共享方案。用户可以方便的查看单位同事的信息。可以通过【公共信息】-【通讯录】和主页面左下角的通讯录进入该页面。如图用户可点击单位或科室下拉菜单进行需求信息的筛选，也在“查找栏”处输入关键字，点击查找按钮，含有关键字信息出现在下方。2.5会议管理会议管理是实现政府科室高效管理会议，方便工作人员申请会议，对会议的全过程实现管理。用户可以根据自己的需要申请会议室，查看与自己相关的会议信息，并回复是否进行参加会议等。2.5.1会议室申请会议室申请是用户根据自己的需要对会议室进行申请，送到相关领导处进行审批办理。点击会议管理菜单下会议室申请，进入会议室申请页面，如图操作步骤:申请会议室申请在会议室申请页面，点击申请按钮，系统显示申请会议室页面，如图选择并输入相关信息，点击暂存按钮即可保存；点击送办按钮即可送审。 送办时若需要提醒，可在送办页面的下面勾“是否跟踪”“编辑意见”。选中页面右上方的在办或办结，可以查看在会议室申请的在办或办结的会议申请的信息。2.5.2会议室看板会议室看板是可查看每周内会议室占用的情况，也可点击申请会议室发起会议室申请。点击会议管理菜单下的会议室看板，进入会议室看板页面，如图操作步骤：1.查看会议室占用情况在会议室看板页面，把鼠标放在要查看被占用的时间会议室的空格，系统会显示该时间被占用会议室的情况，如图2.点击申请会议室在会议室看板页面，选中要发送会议室申请时间的空格，光标变手型且会显示“点击申请会议室”字样，如图点击之后系统会进入会议室申请页面,输入会议室申请信息，点击送办按钮即可发起会议室申请。2.5.3会议管理会议管理是管理登录用户召集的会议。通过会议管理功能， 可以将会议进行管理， 同时发出与会通知，查询会议纪要情况等。点击会议管理菜单下的会议管理，进入会议管理页面，包括待发和已发的会议信息，如图操作步骤:1、发起会议在会议管理页面，点击发起会议按钮，系统弹出发起会议页面，如图单击会议室关联，可关联用户申请的会议室；单击发布按钮即可发送会议给会议参与者；单击暂存按钮即可保存发起会议信息；单击关闭按钮取消本次操作。2、录入会议纪要会议结束后，可以进行会议纪要的录入。在会议管理页面， 选中已结束的会议， 单击录入会议纪要按钮，系统弹出会议纪要对话框，录入保存即可，也可上传附件。如图3、参照会议在会议管理页面，选中要参照的会议管理信息，单击参照会议按钮，进入参照会议页面，会议主题，会议类型，主持人，记录员，参会人和会议地点与被参照会议相同。填写相关信息，点击发布按钮发布会议，点击暂存按钮将该会议保存在会议管理页面。4、发布会议在会议管理页面，选中要发布的会议信息，单击发布按钮即可，该会议信息发布成功之后会议状态变为“已发”。5、会议查看在会议管理页面，选中要查看的会议信息，单击查看按钮，进入查看会议页面，如果该会议信息是“待发”状态的，如图如果该会议信息是“已发”状态的， 如图2.5.4会议查看会议查看是查看与自己相关的会议信息，可处理自己未处理的会议信息。点击会议管理菜单下的会议查看，进入会议查看页面，如图操作步骤：1.会议查看在会议查看页面，选中要查看的会议信息，点击查看按钮，如图2.处理会议在会议查看页面，选中要查看的会议信息（该会议信息是未处理的），点击查看按钮，页面右上方显示处理编辑框，如图在处理编辑框，对是否参加会议进行选择，与会人员如不能参加会议或者找人替代自己参加此次会议，可在文本框里面填写说明，点击确定按钮即可。若不作任何处理，关闭按钮即可。2.5车辆管理2.5.1用车申请点击车辆管理菜单下用车申请，进入用车申请页面，如图操作步骤：1.新增用车申请在用车申请页面，点击申请按钮，显示用车申请表页面，如图选择申请人、用车科室、申请日期、起止地点、驾驶员，输入随车人员、起止地点等信息，点击暂存按钮即可保存,点击送办按钮即可送审。温馨提示: 1、“安排车辆”字段在新增或修改时不允许录入，只有流程走 到“后勤调度”环节时才可以安排。 2、“还车登记”是驾驶员还车时填写的信息，只有流程走到驾 驶员流程时才可以填写。3、送办后的用车申请信息，会显示在已发页面。2.5.2用车看板用车看板可以查看车辆用车的情况。点击车辆管理菜单下的用车看板，进入用车看板页面，如图操作步骤：1.查看车辆占用情况在用车看板页面，可查看到车辆的状态，包括启用与停用，空闲与使用中等。把鼠标放在要查看被占用的时间车辆的空格，系统会显示该时间被占用车辆的情况，如图2.点击申请车辆在用车看板页面，选中要申请车辆的时间空格，此时光标变手型。点击之后系统会进入用车申请页面，输入用车申请信息，点击送办按钮即可，如图2.6审批中心2.6.1请休假申请请休假申请是实现科室高效管理请休假管理，方便人员进行请休假申请，对申请过程进行管理，用户可以根据自己的需要进行请休假申请，查看自己的已休假情况等等。可以通过审批中心-请休假申请进入功能，如图操作步骤：1、申请 点击申请按钮进入申请表单页面，在该页面中可以看到，如图填写好表单内容后可以【送审】，或者【保存】将申请暂存，后续可修改后送审或者删除。2、送审在申请或者待发申请修改页面中点击送审，即出现下一环节人员选择框体，在框体选择人员完毕点击【确认】即把此申请送审，点击取消关闭人员选择框，继续停留在表达编辑页面，如图3、请休假申请修改选择待发申请中的某一条记录，点击【修改】再次进入表单编辑页面，修改完成后送审或者再此保存。 4、请休假申请查看选择【待发】或者【已发】（系统默认进入即在待发申请列表中）中某条记录，点击查看按钮，可对申请进行查看。2.7个人设置2.7.1外部系统接入