JHB-16体系文件控制程序.doc

重庆市江汇机械有限责任公司质量管理程序文件文件编号：jhb-16版 本： 文件控制程序页 码： 65目 录 1 目的2 适用范围3 职责4 定义5 工作程序6 相关文件7 质量记录编制/日期审核/日期批准/日期受控状态4321更改编号更改单号更 改 页更改条款更改人1 目的规范公司“文件”的管控，确保公司各相关场使用的文件均为有效，防止误用作废文件。2 适用范围适用于公司“文件”的编制、审批、发放、更改及管理。3 职责3.1 质量部为公司质量手册、质量程序文件的归口管理部门，负责组织编写、审查、会签、分发、和更改质量手册、质量程序文件，并按计划实施检查与考核；3.2 技术部负责技术文件的编写、审查、会签、分发、和更改。3.3 各相关部门负责本部门管理文件的编写、审查和更改，质量部统一编号管理。3.4 各相关部门对发至本部门的质量手册、质量程序文件进行管理。4 定义4.1 受控文件：指现行有效的文件，其发放、更改、换版均按规定程序控制，并加盖“受控”印章。4.2 非受控文件：指在规定范围内发放，可不作更改、更换、换版等，未加盖“受控”章或标识的为“非控”的文件。5 工作程序5.1 文件的分类和编号5.1.1 文件的分类5.1.1.1 文件按层次可分为以下三层：a. 第一层文件：质量手册；b. 第二层文件：质量管理程序文件；c. 第三层文件：支持性管理文件、技术文件；“质量手册、质量管理程序文件”又统称为体系文件。5.1.1.2 文件按受控状态分为：“受控”文件和“非受控”文件。5.1.2 文件的编号5.1.2.1 质量手册编号规定： jha-xx-x “jh a”代表江汇公司质量手册，“xx”代表文件顺序号（01-99）。“x”代表版本号，依此用、表示。5.1.2.2 质量管理程序文件编号规定： jhb-xx-x “jhb”代表江汇公司程序文件，“xx”代表文件顺序号（01-99），“x”代表版本号，依此用、表示。5.1.2.3 支持性管理文件编号规定：jhg-xx-x “jhg”代表江汇公司支持性管理文件， “xx”代表文件顺序号（01-99），“x”代表版本号，依此用、表示。5.1.2.4 质量手册、质量管理程序文件、支持性管理文件的版本号用“、”表示,分别代表“第一版、第二版、第三版、”依此类推；同时在文件的页眉“版 本”栏中体现。5.1.2.5 技术类文件的编号规定按技术文件控制程序执行。5.2 文件的编制、审核和批准5.2.1 质量手册按以下流程编制和审批。编制 管理者代表审核 总经理批准5.2.2 质量管理程序文件按以下流程编制和审批编制 顾客代表审核 管理者代表批准5.2.3 支持性管理文件按以下流程编制和审批编制 部门主管审核 相关部门会签 管理者代表批准5.3 文件的登记、归档和发放5.3.1 文件的归档5.3.1.1 质量手册、质量管理程序文件、支持性管理文件经由签署完整后交资料管理员归档保管，并由资料管理员登记在文件归档登记表中。5.3.2 体系文件的复制和发放5.3.2.1 质量部编制体系文件发放范围一览表并经管理者代表批准。如需在体系文件发放范围一览表范围外发放或增加发放份数，均应由相关部门填写文件领用申请单经管理者代表批准。5.3.2.2 质量部负责体系文件的复制。5.3.2.2 质量手册、质量管理程序文件、支持性管理文件发放前由质量部在其首页上加盖红色“受控”章，并负责按发放范围进行分发，在文件发放回收登记表上做好记录。需向公司外部提供的质量手册，由相关部门填写文件发放申请单经管理者代表批准后，由质量部（不加盖 “受控”章或标识为“非控”）做好分发记录。 5.3.2.3 质量部负责对公司的所有受控文件进行分类登记，形成公司受控文件一览表。一览表上应注明文件保管地点/保管人、保存时间等。5.4 体系文件的更改 5.4.1 质量手册、质量管理程序文件需要更改时，由质量部填写体系文件更改通知单；支持性管理文件需要更改时，由文件编制部门填写体系文件更改通知单；并经审核、批准后交质量部。5.4.2 质量部对受控发放范围的文件更改内容统一实施更改，并在文件更改页作好更改记录。5.4.3 文件更改分为划改和换页两种形式，划改适用于更改处数或更改文字较少的情况；换页适用于更改处数较多或更改文字较多，不进行换页可能影响使用的情况。5.4.4 当文件不能进行更改时应对其换版，换版后发放新文件时应收回作废文件并加上“作废”标识，同时由经办人填写文件发放回收登记表。换版文件的编制、审核、归档、复制和发放按5.2、5.3 条执行。5.5 体系文件的回收5.5.1 文件的作废或失效5.5.1.1 质量手册的作废或失效，由质量部填写文件作废申请表，经管理者代表审核，总经理批准后执行。5.5.1.2 质量管理程序文件的作废或失效，由质量部填写文件作废申请表，顾客代表审核，管理者代表批准后执行。5.5.1.3 其它质量文件的作废或失效由原编制部门填写文件作废申请表，部门主管审核，管理者代表批准后执行。5.5.2 作废或失效的文件，由质量部依据文件发放记录从持有者处全部收回，加上“作废”或“作废保留”标识，并在文件发放回收登记表上做好记录。5.5.3 对作废或失效但须保留的文件由质量部加上 “作废保留”标识,并填写作废文件保留登记表后进行妥善保管；对无须保留的作废或失效的文件和资料由质量部负责销毁。5.6 体系文件的保管5.6.1 文件的持有者应妥善保管相应文件，不得丢失、涂改。调离工作岗位时，须移交全部文件。5.6.2 若发生文件遗失，文件持有者必须立即报告该文件的发布部门，文件保管单位应对文件遗失负责，填写文件领用申请单并重新办理手续补发。6 相关文件6.1