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WPS 文字操作指引书 WPS 文字操作指引书 第 1 页 共 42 页 1. WPS 2016 新体验.4 1.1. 一键登录办公更轻松.4 1.2. 方便的文档漫游.4 1.3. 在云文档中找到历史版本.5 1.4. 建立圈子.6 1.5. 丰富的在线图片.8 1.6. 安全的保障：备份管理.9 2. 不得不掌握的技巧.11 2.1. 新旧界面切换.11 2.2. 即点即输.11 2.3. 快速调整段落布局.12 2.4. 数字转中文大写.12 3. 文档内容排版技巧.14 3.1. 商务文档规范.14 3.2. 分栏使用方法.14 3.3. 制表位对齐方式.15 3.4. 利用文字工具快速整理文字.17 4. 文字中的表格应用.18 4.1. 创建表格.18 4.2. 绘制斜线表头.18 4.3. 添加行和列.19 WPS 文字操作指引书 第 2 页 共 42 页 4.4. 表格与文本转换.19 4.5. 表格跨页自动重复标题.20 4.6. 表格计算.20 4.7. 利用表格实现图文混排.21 5. 长文档正规编号排版.23 5.1. 日常编号与项目符号应用.23 5.2. 应用正规的多级编号（样式）.23 5.3. 统一修改编号格式.25 6. 页眉页脚.27 6.1. 快速插入页眉页脚、页码.27 6.2. 如何设置首页不同.27 6.3. 自由控制页码起始页.28 7. 目录.30 7.1. 快速生成目录.30 7.2. 目录更新.31 8. 修订应用.32 8.1. 应用修订.32 8.2. 接受或拒绝修订.32 8.3. 显示修订状态.33 8.4. 保护修订只能进行修改.33 WPS 文字操作指引书 第 3 页 共 42 页 9. 邮件合并批量处理文档.35 9.1. 建立邮件合并主文档.35 9.2. 指定邮件合并数据源.35 9.3. 插入对应合并域.36 9.4. 合并到新文档.36 10. 页面布局及其他功能介绍.38 10.1. 文档结构图.38 10.2. 利用章节导航为文档分节.38 10.3. 不同页面方向自由切换.39 10.4. 添加文档水印.40 WPS 文字操作指引书 第 4 页 共 42 页 1. WPS 2016 新体验 1.1. 一键登录办公更轻松 功能描述：WPS Office2016 同时也是 WPS+云服务的一个入口，通过 WPS+帐号可以访问线 上服务，便于日常文件管理。 操作步骤：单击 WPS 左上方“登陆”按钮，选择任意登陆方式。 1.2. 方便的文档漫游 功能描述：WPS 2016 能够实现云文档漫游功能，文件可直接保存或上传到云端，通过电脑、 手机可以随时随地打开、编辑、保存在云中的文档，并且可以实现多种云文档功能。 操作步骤：参照下方图片了解云文档功能区 WPS 文字操作指引书 第 5 页 共 42 页 1.3. 在云文档中找到历史版本 功能描述：在云文档编辑过程中，如需要找回之前保存过的版本，WPS 给了用户一颗“后 悔药” ，可通过“历史版本”功能找回来。 操作步骤：在文档漫游的操作界面中选择需要查看的文档单击【历史】按钮弹出所有 历史版本列表，选择自己需要的内容进行下载 WPS 文字操作指引书 第 6 页 共 42 页 1.4. 建立圈子 功能描述：创建轻办公圈子，可以很方便的将一群人、一个项目集中到一个圈子中来。利 用圈子，也可以保存分享文件，并发起对文件的讨论和修改，文件组织更有条理。将文件上 传到圈子之后， 圈子内的人员都可以对文档进行查看和编辑， 不需要再通过邮件和聊天工具 来分享，团队协作更高效。同时，圈内人员对文件的修改都可以从该文档的历史版本找回。 操作步骤： 1.建立圈子：在界面左侧点击【漫游文档管理】【新建圈子】 WPS 文字操作指引书 第 7 页 共 42 页 输入圈子名称： 2.添加成员：点击已建立圈子【培训项目】【成员】【添加成员】 复制链接发给需要协助人员即可： WPS 文字操作指引书 第 8 页 共 42 页 1.5. 丰富的在线图片 功能描述：WPS 2016 中的三大组件，均为用户提供大量在线图片，在联网状态下，用户可 直接搜索图片并使用。 操作步骤：单击“插入”选项卡“在线图片” 。 WPS 文字操作指引书 第 9 页 共 42 页 1.6. 安全的保障：备份管理 功能描述：在日常进行文件编辑时，如遇到断电、忘记保存等情况，WPS 提供智能的备份 管理，帮助用户找回丢失的文件。 操作步骤：单击左上角“WPS 文字”按钮“备份与恢复”“备份管理”文档右侧将 出现“备份”任务窗格单击“查看其他备份”打开备份文件夹找到所需文件即可。 WPS 文字操作指引书 第 10 页 共 42 页 WPS 文字操作指引书 第 11 页 共 42 页 2. 不得不掌握的技巧 2.1. 新旧界面切换 功能描述：WPS Office 支持“在线皮肤” 、 “2016 风格” 、 “2013 风格”和“经典风格”自由 切换，对于习惯在“经典风格”界面使用的用户，可以通过“切换界面”功能自由选择。 操作步骤： 单击工具栏右上角“更改界面”按钮单击“我的皮肤”选择所需界面风格单击“更 改”将在下次启动 WPS Office 时启用经典风格。 说明： 推荐皮肤：含 2016 皮肤以及大量精美在线皮肤，在线皮肤可在联网状态下直接套用。 我的皮肤：包含 2013 皮肤、经典皮肤以及最近使用的在线皮肤。 2.2. 即点即输 功能描述：在日常编辑文档过程中，有时候需要在其他任意位置输入内容，很多用户都是采 WPS 文字操作指引书 第 12 页 共 42 页 用打空格或者打回车的方式进行切换，此功能有效帮助大家解决了问题。 操作步骤：任意位置双击即可 2.3. 快速调整段落布局 功能描述： WPS 文字的特色功能 “调整段落布局” ， 可以帮助用户更加快速地调整各个间距。 操作步骤：通过拖动段落调整框上的上下左右小箭头，即可轻松调整段前间距、段后间距、 左缩进以及右缩进；还可通过移动段落前两行行首的小竖线来调整首行缩进、悬挂缩进。 2.4. 数字转中文大写 功能描述：WPS 文字提供了数字转换功能，更加方便于用户使用，例如：将文档中的金额 转换为大写模式。 操作步骤：选定数字“插入”选项卡“插入数字”选定所需数字类型确定。 WPS 文字操作指引书 第 13 页 共 42 页 WPS 文字操作指引书 第 14 页 共 42 页 3. 文档内容排版技巧 3.1. 商务文档规范 功能描述：一份正规的文档，正文排版需要特定的规范，通过这些规范标准，能够使整个版 面更加专业。 操作步骤：选定文字“开始”选项卡“段落”设置：首行缩进 2 个字符/段前 0.5 行/ 段后 0.5 行/行距 1.5 倍数“确定” 3.2. 分栏使用方法 功能描述：使用分栏可以将页面纵向划分为若干区域，为文档进行特殊的排版。 操作步骤：选定文字“页面布局”选项卡“分栏”可直接选择需要的栏数，也可以 选择“更多分栏”进行选定设置。 WPS 文字操作指引书 第 15 页 共 42 页 3.3. 制表位对齐方式 功能描述：在文档中设置制表位是一种快速对齐文本的手段，它能够快速创建简单列表，允 许在同一行内的文字采用不同的对齐方式。例如，创建一个带有三列的清单，两边的内容分 别左对齐和右对齐，中间的内容居中对齐，则可使用制表位来完成。 根据对齐的方式，制表位有以下四类，其类型图标以及功能如以下列表所速： 制表位对齐方式 按钮说明 左对齐：在左对齐制表位上输入的文字将以该位置为左边界进行对齐。 居中对齐：在居中制表位上输入的字符将以该位置为中心而排列 右对齐：在右对齐制表位上输入的字符将以该位置为右边界进行对齐 小数点对齐：小数点对齐制表位能够把数字在小数点的位置上对齐 WPS 文字操作指引书 第 16 页 共 42 页 示例：利用制表符制作虚线对齐排版效果 操作步骤： 点击标尺左侧制表符选择所需对齐方式在对齐的标尺位置点击鼠标插入一个制 表位符号； 在文档中输入内容按“Tab”键进行光标切换，注意：不是打空格； 选定已经输入文本双击标尺上的制表符“前导符”中选择一种符号“确定”. WPS 文字操作指引书 第 17 页 共 42 页 3.4. 利用文字工具快速整理文字 功能描述：文字工具是 WPS Office 的特色功能，可以为用户将版面杂乱的文档快速地排版 整齐，真正做到“一键排版” 。 示例：利用文字工具快速排版文档（面对有很多空格、空行的文档，如何快速处理？） 操作步骤： “开始”选项卡“文字工具”选择“删除空格”以及“删除空段”即可。 WPS 文字操作指引书 第 18 页 共 42 页 4. 文字中的表格应用 4.1. 创建表格 功能描述： 表格不仅能够直观鲜明的表达主题思想， 而且它还是对文本等对象进行对齐等格 式操作中一个便捷的手段。 操作步骤：把输入点光标置于制表格的位置选择“插入”选项卡“表格”可直接选 择行数列数插入或使用“插入表格”按钮。 4.2. 绘制斜线表头 功能描述：在 WPS 文字中的“绘制斜线表头”功能，可以帮助你很轻松的绘制出一个标准 的斜线表头。 操作步骤：插入表格后“表格样式”“绘制斜线表头”选择所需表头样式“确定” 。 WPS 文字操作指引书 第 19 页 共 42 页 4.3. 添加行和列 功能描述：WPS 文字在表格的功能有很大的改进，增添了很多使用户的操作、应用更为方 便的功能，使用户对表格的使用更为得心应手。 操作步骤：将光标放在表格上回出现加号，可以通过单击或拖动添加行列 4.4. 表格与文本转换 功能描述： 在文档中使用表格， 如需要将其转换为文本格式， 只需要通过简单按钮便可实现。 WPS 文字操作指引书 第 20 页 共 42 页 操作步骤：选定表格“表格工具”“转换成文本”根据需求选定“确定” 。 4.5. 表格跨页自动重复标题 功能描述：在文档中使用表格，如果表格数据较多，经常会造成表格过页，这样第二页就无 法看到标题行，对数据展现、查看数据造成一定的影响，以下可通过“重复标题行”功能解 决。 操作步骤：选定表格标题行“表格工具”“标题行重复” 。 4.6. 表格计算 功能描述：在文字中体现数据，可使用表格工具完成简单计算。 操作步骤：选定表格标题行“表格工具”“快速计算”下拉框选择所需计算方式。 WPS 文字操作指引书 第 21 页 共 42 页 4.7. 利用表格实现图文混排 功能描述：在文字与图片搭配排版的时候，经常不能很好去控制图片的摆放位置，不能按照 自己的意愿来编排，表格协助排版，让图片不再“乱跑” ！ 操作步骤： 插入相应行数列数表格可根据实际使用合并单元格将文字复制至单元格内“表 格样式”取消表格所有边框； WPS 文字操作指引书 第 22 页 共 42 页 点击“表格样式”选择相应框线格式为表格突出模块绘制边框。 排版效果： WPS 文字操作指引书 第 23 页 共 42 页 5. 长文档正规编号排版 5.1. 日常编号与项目符号应用 功能描述：文档中经常需要应用项目符号以及编号，在使用过程中，可以通过快捷键在进行 快速升级降级。 操作步骤： 点击 “开始” 选项卡 “项目符号” 或 “编号” 按 “Tab” 键可降级/按 “Shift+Tab” 键可升级。 5.2. 应用正规的多级编号（样式） 功能描述： 用计算机编辑文档的一个好处就是能够很方便地进行格式设定， 你可以按照自己 的需要，对字符和段落设置不同的格式。然而如果你希望修改某些相同级别文档的格式，而 文档很又长，则将会是一件非常麻烦的事情。WPS 文字提供了一种称作样式的方法，来解 决相同级别文档的自动格式化特性。 操作步骤： 单击“开始选项卡”“编号”下拉框“其他编号”“多级编号”选择带“标 题”字样的多级编号样式“确定” ； WPS 文字操作指引书 第 24 页 共 42 页 选定了多级编号后，可通过直接单击“样式”框中的“标题 1” 、 “标题 2”设定文 档标题级别。 WPS 文字操作指引书 第 25 页 共 42 页 5.3. 统一修改编号格式 功能描述：使用样式编号的标题，可以直接统一修改格式，对用户格式设置上提高了效率。 示例：统一将级别“标题 1”的大标题格式修改为红色字体，并加粗 操作步骤： 光标定位于任意“标题 1”位置“开始”选项卡在样式框中右键点击“标题 1”字 样选择“修改标题” ； 弹出对话框“格式”下拉框“字体”进行修改后“确定”“确定” 。 WPS 文字操作指引书 第 26 页 共 42 页 WPS 文字操作指引书 第 27 页 共 42 页 6. 页眉页脚 6.1. 快速插入页眉页脚、页码 功能描述：长文档编排必定离不开页码，页码可以让用户快速地找得到内容所在的页码，在 WPS 中，优化了页码的插入方式，让用户有更好的体验。 操作步骤： “插入”选项卡“页眉页脚”进入页眉页脚编辑状态可在页眉页脚处看到 快速插入页码按钮； 6.2. 如何设置首页不同 功能描述：正规长文档编排，是需要有封面的展现，但是，封面是不需要有页码，且封面是 可以有自己独有的页眉页脚格式，因此，我们可以将首页的排版独立出来，就不影响后期的 排版工作了。 操作步骤：进入页眉页脚编辑状态“页眉和页脚”“页眉页脚选项”勾选“首页不 WPS 文字操作指引书 第 28 页 共 42 页 同”“确定” 。 6.3. 自由控制页码起始页 功能描述：当文档使用了封面，就不能将封面的页码设置为“1” ，而是从第二页开始才显示 为“1” ，可通过插入页码自由更改。 操作步骤：进入页眉页脚状态“修改页码”下拉框勾选“重新开始编号”起始值“0” “确定” 。 WPS 文字操作指引书 第 29 页 共 42 页 WPS 文字操作指引书 第 30 页 共 42 页 7. 目录 7.1. 快速生成目录 功能描述：应用样式的一个好处就是便于管理长文档，其中，使用自动生成目录，将是大家 在实际应用中很有用的一个工具。 下面我们就来介绍如何使用 WPS 文字自动生成目录功能。 操作步骤：单击“视图”选显卡勾选“导航窗口”选择“目录”如后图所示，在“格 式”内可以选择插入目录的类型单击“确定” ，即可在插入点生成文档目录。 WPS 文字操作指引书 第 31 页 共 42 页 7.2. 目录更新 功能描述：当自动生成目录以后，如果你在文档中做了修改，例如标题的增减，页面的更换 等等操作后，目录信息会不会随着你的操作而更改呢？答案是会，但不是“全自动的” 。下 面我们就来讲解如何更改目录信息。 操作步骤：右键单击已经插入的目录选择“更新域”选定“更新整个目录” 。 WPS 文字操作指引书 第 32 页 共 42 页 8. 修订应用 8.1. 应用修订 功能描述：将做好的文档发给其他同事，如果其他同事在上面做了修改，想知道人家改了什 么地方？可以直接使用该功能。 操作步骤： “审阅”选项卡选择“修订” 8.2. 接受或拒绝修订 功能描述：当同事针对文档内容进行修改，通过修订功能可以显示修改了哪些内容，同意或 不同修改，均可以“接受”或“拒绝” 。 操作步骤： “审阅”选项卡选择“接受”/“拒绝”也可以通过下拉框“接受”/“拒绝” 所有的修订。 WPS 文字操作指引书 第 33 页 共 42 页 8.3. 显示修订状态 功能描述：由于使用修订功能，界面上会有修改后所遗留的突出标志，用户客户通过“显示 修订状态”下的各种情况进行自由切换。 操作步骤： “审阅”选项卡“显示标记的最终状态”下拉框。 8.4. 保护修订只能进行修改 功能描述：修订的目的是为了保留用户的修改痕迹，但是，如果其他用户在使用的过程中， 将“修订”功能取消，那么，就算对方做了修改，也不能体现效果。因此，为了防止其他人 取消修订，可使用保护修订的方法，设置密码，让文档只能处于修订状态，想要取消修订， 除非知道密码。 操作步骤： “审阅”选项卡“限制编辑”在右方弹出“限制编辑”任务窗格勾选“设 置文档的保护方式”选定“修订”“启动保护”设定密码“确定” 。 WPS 文字操作指引书 第 34 页 共 42 页 WPS 文字操作指引书 第 35 页 共 42 页 9. 邮件合并批量处理文档 9.1. 建立邮件合并主文档 功能描述： 我们在工作中经常会遇到这样的一种情况， 就是需要创建大量相同或相似的信函。 利用邮件合并功能，可以直接从数据库中拿出一批数据，合并到信函内容中，这样就不需要 人工组合，节省大量的时间。主文档就是信函的主体部分，包括套用信函的正文和格式等。 操作步骤：在文档中将统一的文字信息输入并完成排版，在表格中将数据内容整理完毕。 9.2. 指定邮件合并数据源 功能描述： 邮件合并的第二步是指定在合并中使用的数据源。 数据源所包含的是合并文档中 所需的信息。 操作步骤： “引用”选项卡“邮件”“邮件合并”选项卡“打开数据源”选定数据 源表格打开。 WPS 文字操作指引书 第 36 页 共 42 页 9.3. 插入对应合并域 功能描述： 创建了主文档， 打开了数据源之后， 需要将数据源以合并的形式