数字档案管理系统技术白皮书

密级：秘密密级：秘密 PDEPDE 数字档案管理系统数字档案管理系统 V7.2V7.2 技术白皮书技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 Beijing PDE Information Technology Co.,Ltd. 北京市海淀区北四环西路 68 号左岸工社 10 层 邮编:100080 电话 010-6267 9888 传真 010-6267 9777 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第 2 页/共 44 页 版权声明 本文档著作权属于北京量子伟业时代信息技术有限公司所有， 在未经本公司 许可的情况下， 任何单位和个人不得以任何方式对本文档的部分或全部内容擅自 进行增删，改编，节录，翻译，翻印，改写。 北京量子伟业时代信息技术有限公司 2010 年 10 月 产品技术白皮书 前言前言 感谢您使用PDE 数字档案管理系统技术白皮书 本文档为数字档案管理系统技术白皮书， 主要介绍由北京量子伟业公司自主研发的适 用于各种行业。本文主要包含的内容如下： 产品研发背景 产品简介 产品功能说明 产品技术先进性说明 产品安装部署说明 读者对象读者对象 本文档详细的描述了 PDE 数字档案管理系统的技术和功能，能够为对本公司产品感兴 趣的广大用户和相关人士提供有利的参考和借鉴作用。 关于量子伟业关于量子伟业 量子伟业成立于 1999 年 4 月，是北京科委认定的高新技术企业。公司成立十余年时 间里，一直致力于档案信息化建设，是目前国内领先的档案信息化系统集成商、档案软件 产品提供商、数字化加工服务商以及档案信息咨询商。量子伟业在为客户提供优良的档案 管理软件的同时还能够为客户提供专业、全面的企业信息化建设整体解决方案，提升企业 信息化应用效率；助力企业管理的创新、超越！ 量子伟业目前拥有员工 400 余人， 其中研发中心技术人员有 181 人。 除了北京总公司 以外，在上海、南京、成都、郑州、福建、长沙、武汉、山东、广东、杭州等地拥有分公 司和办事处，这些分支机构的广泛分布使我公司项目服务本地化的理念得到贯彻实施。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第 4 页/共 44 页 在提供档案软件产品， 致力于档案信息化集成的同时， 量子伟业还和中国人民大学信 息资源管理学院、IBM 等知名的学术机构和企业建立合作关系，为多家企业提供档案信 息化的整体解决方案。同时，量子伟业还和萧山市档案馆、绍兴市档案局、辽宁省辽宁移 动以及江苏省江苏移动等多家单位合作承担了多项国家科研课题， 并多次获得省市级和国 家级奖项。 更多产品服务更多产品服务 1. 在线信息 如果您需要及时了解量子伟业最新产品动态， 交流产品应用解决方案， 可以登录本公 司网站（/） 。 2. 售前咨询服务 根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业做出快速、准确的 决策。 3. 产品培训 量子公司秉承科技创新 服务为本的经营理念， 不断提供给客户完整的行业解决方案。 在提供优秀产品的同时， 不断推出配套的培训服务， 帮助用户在应用软件时达到事半功倍 的效果。 4. 呼叫中心 通过客户呼叫中心(400-6011707)服务，提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问 题。 5. 个性化服务 针对企业个性化的需求，我们提供“量身定制”服务，使用一切资源，包括和合作伙伴 一道为您提供全面的应用解决方案。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第 5 页/共 44 页 目目 录录 1 产品背景 . 7 2 产品简介 . 7 3 产品特点 . 8 4 产品优势 . 9 5 总体架构 . 10 5.1 产品技术架构 . 10 5.2 产品业务架构 . 11 6 产品标准模块功能描述 . 11 6.1 业务管理子系统 . 12 6.1.1 系统首页 . 12 6.1.2 文件管理 . 13 6.1.3 整理编目 . 15 6.1.4 档案管理 . 17 6.1.5 档案保管 . 18 6.1.6 档案统计 . 19 6.1.7 档案编研 . 20 6.2 档案利用子系统 . 20 6.2.1 档案检索 . 20 6.2.2 档案利用 . 21 6.3 系统管理子系统 . 22 6.3.1 业务数据管理 . 22 6.3.2 系统数据管理 . 23 6.3.3 日志管理 . 24 6.3.4 权限管理 . 24 6.3.5 模板管理 . 25 6.3.6 工作流设置 . 25 6.3.7 元数据管理 . 26 7 产品扩展模块功能描述 . 26 7.1 企业档案门户集成 . 26 7.1.1 档案门户简介 . 26 7.1.2 企业年鉴展示 . 27 7.1.3 流媒体档案管理 . 27 7.1.4 照片档案展示 . 28 7.2 数据安全控制 . 28 7.3 数据一体化接口 . 28 7.4 信息提醒接口 . 28 7.5 库房图形化系统 . 29 8 技术创新点 . 29 8.1 文档防扩散技术 . 29 8.2 全文检索技术 . 29 8.3 流媒体采集技术 . 31 8.4 光盘打包技术 . 31 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第 6 页/共 44 页 8.5 图像处理技术 . 32 8.6 工作流技术 . 33 8.7 自动摘要录入技术 . 34 8.8 OCR 汉字识别技术 . 34 8.9 海量存储技术 . 34 8.10 异构数据接口 . 35 8.11 双层 PDF 文件 35 8.12 电子文件传输加密技术 . 35 8.13 系统的可扩展性 . 35 8.14 档案管理平台综合业务管理 . 35 9 运行环境 . 36 9.1.1 系统软硬件部署策略 . 36 9.1.2 数据的备份和容灾 . 42 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第 7 页/共 44 页 1 产品背景产品背景 档案是企业的无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识。它作为一种信息资源，作 为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步 发展的无形资产， 在企业管理等各方面正积极地发挥应有的作用。 建立一套适应本公司业务 特点、体现本公司规范化、科学管理水平的档案体系，是企业必须做好的一项基础性工作。 面对与日俱增的、动态的电子文件和对档案信息的大量、及时的需求，传统的实体档案 的管理和维护的方式已经不能满足需求， 在信息化高度发达的今天， 将传统档案管理融入现 代化的信息管理技术已经成为档案行业的新目标；借助信息化来管理企事业单位的档案文 件， 借助信息化来提供档案信息给广大利用者， 提高电子档案管理的力度以及提高档案的利 用率，从而加深和加强档案管理在企业管理中的作用也已经成为档案管理者的最新目标。 而采用信息化的档案管理必需要有一个统一的信息发布和管理的平台，建立一套应用、 管理系统，以解决区域内电子档案在收、管、用过程中的核心技术和纸质档案数字化方法的 优化问题。 PDE 数字档案馆里系统正是这样一个平台，整个系统可按档案管理的三个流程分为收 集、管理和利用三个方面。 2 产品产品简介简介 PDE 数字档案管理系统 V7.2（以下简称 PDE7.2）的开发研制与功能设计是严格在档 案管理软件功能要求暂行规定档发2001六号文件、 档案著录规则 （DA/T18-1999） 、 档 案工作业务建设规范 等国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规的指导下， 并 以开放档案信息系统（OAIS）参考模型为依据，遵循“规范、先进、实用”的原则，针对（集 团） 企业的档案业务管理工作， 结合当今计算机技术与网络技术开发的一套 C/S 和 B/S 相结 合的档案综合管理系统。 产品采用两种架构将结合的方式，在数据的收集、管理方面采用了 CS 架构和技术，能 够保障大数据量操作时的稳定性，而档案信息利用时又恰到好处的采用了基于 J2EE 平台的 BS 架构技术，档案利用者不需要安装客户端，直接通过网页浏览的方式提供档案的借阅和 查询。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第 8 页/共 44 页 产品提供了基本覆盖档案业务工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、 开放档案鉴定、全宗管理、特种载体档案管理、查阅利用等功能模块，并完美的结合档案所 有的业务流程：档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研八个业务环节，采 用系统操作“导航”式设计模式，将各个环节彼此衔接，形成有机整体。实现对纸张、照片、 录音、录像、磁带、电子文件等原文资料的管理、发布和检索利用等功能。 3 产品产品特点特点 产品适应不同需求重点的用户使用产品适应不同需求重点的用户使用 产品适应多种行业的需求，并可根据行业要求定制，因此我们所开发的 PDE7.2 包含了 丰富的功能模块，通过不同的组合来适应不同类型用户的需求。 功能集成化，业务流程一体化功能集成化，业务流程一体化 PDE7.2 系列软件提供了档案业务中所需的关键性业务功能，涵盖了档案收集、管理、 利用方方面面的管理内容。各种业务数据高度集成，信息能够安全共享；基于流程的业务操 作模式，有利于实现业务过程的规范化，便于跟踪和管理。 实现跨全宗的数据集中管理实现跨全宗的数据集中管理 中等以上规模的企业都会面临部门间的协作问题， 多全宗档案管理问题， 处理不好会造 成资源严重的浪费和效率的低下。 PDE7.2 可以根据企业的特点灵活的定义组织结构，并可对人员按照组织结构进行权限 的分配；在管理策略上，可以为每个全宗定义个性化的管理策略和行业特性，降低了业务管 理模式统一之后，档案信息不统一的情况；数据集中化，并可以根据需要实现跨部门跨全宗 的共享，提高整个组织的档案利用效率。 开放的接口开放的接口 PDE7.2 提供了开放性、可扩展的开发接口，可以方便的对该方案进行扩展并与客户已 经使用的其他 IT 系统集成。 友好的用户界面友好的用户界面 充分考虑人性化，支持方便快捷操作，采用所见即所得的模板编辑，鼠标拖放式操作支 持，快速学会，轻松上手。 部室移交部室移交 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第 9 页/共 44 页 支持部室档案录入移交，并审批，减少档案员的工作量。 强大的报表分析工具强大的报表分析工具 PDE7.2 提供多方位、多角度的数据分析工具，为用户提供全面的业务信息分析能力。 强大的多全宗年报管理，使得报告更完全。 4 产品产品优势优势 技术领先，方案成熟技术领先，方案成熟 量子伟业始终坚持技术创新的发展思路，PDE7.2 基于领先的软件构件技术，系统架构 具有高可靠性和拓展性， 加上量子伟业丰富的档案实践案例和专业化服务团队的支持， 可以 满足企业持续性的服务要求。 行业插件及定制服务，满足个性化需求行业插件及定制服务，满足个性化需求 PDE7.2 除了为不同规模的企业提供通用型软件包的同时，还为不同企业的个性化需求 提供与之配套的业务插件和定制服务， 为用户提供软件的定制服务， 以配合企业的个性化管 理要求。 系统具有良好的伸缩性系统具有良好的伸缩性 系统具有良好的伸缩性，档案模板，档案库与分类拆分灵活，通过裁减和组合档案库分 类的功能，可以涵盖从一般级的低端应用一直到高端应用，给予用户最大程度的灵活性。 系统设计先进，符合技术发展趋势系统设计先进，符合技术发展趋势 PDE7.2 系统采用成熟的实现技术和开发手段，系统运行稳定可靠，并有定期的软件集 群和数据备份能力，确保了系统的可靠性和数据完整性，通过 PDE7.2 标准的数据接口、 OA 接口，实现不同数据库间的数据转换与共享。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第10页/共44页 5 总体架构总体架构 5.1 产品技术产品技术架构架构 资资 源源 获获 取取 安全防护安全防护 安安 全全 防防 护护 安安 全全 防防 护护 安全防护安全防护 外外 部部 系系 统统 PDM MIS XML LDAP OA 。 纸质纸质 光盘光盘 磁带磁带 。 收集收集 归档文件接收中心归档文件接收中心流媒体中心流媒体中心 影像扫描中心影像扫描中心 异构数据接口异构数据接口 管理管理 分级管理分级管理过程管理过程管理实时管理实时管理 全宗级管理全宗级管理项目级管理项目级管理专题级管理专题级管理 盒卷级管理盒卷级管理文件级管理文件级管理网络管理网络管理 元数据元数据预归档预归档电子借阅电子借阅档案编研档案编研 档案年报档案年报档案统计档案统计申请审批申请审批移交接收移交接收 利用利用 全文检索全文检索目录检索目录检索 跨全宗协查跨全宗协查工作流机制工作流机制 数据打包数据打包信息发布信息发布 系统软件系统软件基础设备基础设备 规范体系规范体系人才队伍人才队伍 SIP包 AIP包 DIP包 流媒体的发布与利用流媒体的发布与利用 5-1 产品技术架构 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第11页/共44页 5-2 产品业务架构 6 产品标准模块产品标准模块功能功能描述描述 PDE7.2 的功能模块主要分为业务管理子系统、档案利用子系统、系统管理子系统三个 大的部分， 这三个部分从档案生命周期的角度出发， 基本涵盖了档案从产生到销毁的全部内 容，系统从数据收集、档案鉴定、档案整理、档案保管、档案编研、档案统计、档案检索、 档案利用八个业务环节出发，降低了档案管理的复杂度，提高了档案员的工作效率。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第12页/共44页 6-1 产品功能模块图 6.1 业务管理子系统业务管理子系统 业务管理子系统主要提供给档案馆（室）的管理人员使用，该子系统的功能包括：数据 的收集、档案整理、档案保管、档案编研、档案鉴定等。 6.1.1 系统首页系统首页 档案管理人员登录系统以后就可以进入到如下图所示的系统首页面， 页面按照文件生命 周期的理论来将整个业务管理系统划分成三个部分，即文件管理、整理编目和档案管理。文 件管理主要负责数据的收集和鉴定工作，系统可以通过多种数据交换方式来进行数据的收 集；整理编目环节主要负责档案数据的整理、文件的立卷归档等；档案管理主要负责档案的 整理、库房的管理、档案的保管、档案的鉴定等。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第13页/共44页 6-2系统首页 6.1.2 文件管理文件管理 文件管理是指将企业各部门生产活动中产生的需要保存下来的零散文件收集到档案室 统一保管。 各部门实体档案的收集一般都是由本部门人员自行负责的， 最后移交到档案室归 档。而部门实体文件的收集则是由相关的办公系统协助完成。 PDE7.2 在文件收集状态下能够实现电子文件的登记、修改、删除、文件分类鉴定等功 能。 用户在此状态下完成文件的收集工作后， 可以通过移交的方式将电子文件移交到整理编 目状态，为后面的立卷归档做准备。 数据交换数据交换 数据交换是文件管理环节的核心功能， 随着企事业单位内部信息系统的不断发展， 各个 信息系统（信息生产者） ，如 OA、ERP 等系统中产生的大量电子文件归档、电子文件与纸 质档案一致性、档案的前端控制等问题是迫切需要解决的问题。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第14页/共44页 6-3 数据收集流程图 为了充分发挥档案资料在企事业单位内部管理中的作用， 解决电子文件和纸质文件的前 端收集问题，PDE7.2 提供了以下数据交换的方式： （1）档案室收集本公司内部各个部门的文件 在部室立卷的前提下，PDE7.2 的客户端可以安装在各个部门，由各部门兼职档案员进 行数据的扫描和录入，并对录入的数据进行整理立卷，再移交到档案室，档案室档案员接收 以后便可以收集成功； 在非部室立卷的前提下， 各部门兼职档案员可以直接登录利用端， 在网页上进行数据的 直接录入，并将录入完毕的数据进行移交，由档案室档案员进行审批，审批同意后系统将接 收这部分数据到档案库中。 （2）纸质档案数字化扫描加工，收集条目及电子文件 对历史存量的纸质档案通过专业的数字化扫描加工团队， 采用量子伟业公司自主研发的 数字化扫描加工管理系统，进行拆卷、扫描、纠正、装订、著录、挂接等一系列标准规范的 作业流程，完成图像扫描、校对、条目著录，实现纸质档案数字化，完成存量档案的收集工 作。 （3）其他业务系统中数据的导入 提供与 OA、ERP、PDM、LDAP 等系统的接口程序，使得其它系统使用人员只要经档案管 理人员授权后，即可直接把需要归档的资料按照一定格式提交，PDE7.2 将自动接收，形成 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第15页/共44页 档案信息条目， 档案管理人员只需要对这些条目进行简单整理、 编档号等操作即可装盒归档， 减轻档案管理人员的工作。 （4）历史档案系统中电子数据的迁入 PDE7.2 提供 xls、mdb、dbf 三种类型数据直接导入功能，各企事业单位原有档案管理 系统升级到现有的档案管理系统中， 或普通格式的数据需要导入到现有的系统中， 可通过各 种手段将数据转换为 xls、mdb、dbf 格式，再实现导入。 批量修改批量修改 数据的修改是数据管理的一个重要方面之一，只要存在数据的录入就必然会存在修改。 PDE7.2 提供了灵活的数据修改方式，档案员可以针对单条条目进行档案目录和原文信息的 修改，也可以针对大批量的数据一次性进行更改。系统提供了多种批量修改的方式，可以根 据已有的数据信息进行批量替换原数据的方式， 也可以根据已有数据的位置针对数据位置来 进行批量修改， 更加可以根据用户自定义的格式进行流水号的生成、 档案著录项的合并等操 作。 批量挂接批量挂接 挂接原文是指为档案库中已经存在的电子目录挂接上相应的原文件， 而批量挂接是档案 员针对多条条目上传文件或者原文的一种方式，是基于 FTP 文件传输协议的。档案员将扫 描后生成的原文文件批量的进行挂接上传， 上传到文件服务器上的原文能够和相应的电子目 录一一对应。对于不存在的电子目录，还可以采用批量上传原文目录的方式，系统会根据档 案员上传上去的原文内容自动生成电子文件目录。 批量挂接到服务上的原文支持 SSL 原文加密传输，因此上传到服务器上的文件都是以 密文的形式存在， 任何人通过不法途径登录以后都不能查看原文件的信息， 从而保障了用户 数据的安全。 6.1.3 整理编目整理编目 在完成了档案电子目录的收集工作以后， 通常会把收集好的电子文件目录移交到整理编 目状态下。此时，档案员一般会根据收集来的实体文件对电子目录进行二次文件鉴定，鉴定 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第16页/共44页 无误后执行组卷、归档等操作。 国家对归档文件整理办法有着一系列明确的相关规定， 但是为了更好的适应企业的客观 性， 我公司在一些整理办法的处理上要更加灵活和人性化。 用户可以根据企业自身的规定再 结合国家标准来自由定义。例如档号生成规则、盒号生成规则、档案归档分组等信息，都可 以由用户来自由定义。 针对企业各个阶段产生的档案， 本系统既支持原始的一事一卷的整理方式也支持最新规 定的一事一件的档案整理方式。 整理编目状态下， 一个最重要的工作内容就是审核归档， 档案员根据移交的实体文件对 电子目录、电子原文以及条目的归档方式进行仔细的检查审核，在确认审核无误后，即可以 将这部分数据归档，使之最终成为档案。成功归档以后的档案文件，系统会自动将其放置到 档案管理状态中，用户可以在系统中对该文件的目录和原文进行检索利用。 数据数据整理整理 整理编目状态俗称预归档状态， 凡是进入到整理编目状态的文件一般都被默认为预备归 档的档案。 档案员可以在整理编目状态对这些预备归档的项目进行二次鉴定， 鉴定内容一般 包括对本单位的公文（收发文） 、科技文件及在立卷归档之前的其他文件数据根据本单位电 子文件管理的规则进行数据规范性的检查， 整理人员可以根据本单位内的规定对这些数据进 行增加、修改、删除、批量修改、批量删除、批量挂接电子文件以及报表编目打印等操作。 档号调整档号调整 针对整理编目状态中的这些预备归档的电子条目和文件， 系统可以根据用户单位自定义 的归档规则给其生成档号。在档号生成完毕后，用户还可以对档号进行合理的调整。 立卷归档立卷归档 在立卷归档过程中，用户可以按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库，在 临时库中可以进行人工干预，将不需要归档的信息移除，并可进行手工的调整，如案卷号、 卷内顺序号、盒号、件号等信息。经用户调整后可以将临时库正式移到档案正式库里，在正 式库里也可对归档信息进行再调整。经过立卷归档，档案的绝大部分信息都已自动生成，包 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第17页/共44页 括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。 6.1.4 档案管理档案管理 进入档案管理状态下的文件已经正式成为档案。 在该状态下， 档案的目录信息和原文信 息将不能被修改和删除， 但作为档案管理人员， 可以将某些存在问题的档案退回到整理编目 状态下重新审核。 在档案管理状态需要完成的工作一般包括：档案鉴定、档案整理、报表打印以及档案装 盒等。 档案完成装盒归档操作后， 需要将实体目录放入对应的档案密集架上。 在实体文件放入 密集架的同时， 档案的电子文件也需要增加相应的存放位置的定位， 使用户能够通过计算机 图形界面的方式快速、 准确地定位到需要借阅的文件存在在库房中什么位置。 这就是档案上 架的功能，它是为后面的库房图形化做铺垫的。 档案整理档案整理 经过文件收集和整理编目两个环节以后， 数据将正式进入档案管理的环节， 进入档案管 理环节以后的数据将正式成为档案，为了方式用户还需要对这些档案数据进行管理和调整， PDE7.2 在档案管理环节中同样设置了批量修改等功能，以供用户对档案作简单的整理。 报表管理报表管理 报表打印是档案工作人员日常工作之一， 本系统中为用户提供各种符合国家标准的档案 报表如：文件目录、档案盒脊背、案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等，打印方法简 便快捷。 档案鉴定档案鉴定 档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定。针对档案保存价值的鉴定 PDE7.2 提供多种档案鉴定方式，如：到期鉴定、濒危鉴定、遗失鉴定，经鉴定的档案可形成销毁清 册，便于整理、保管，实现档案鉴定工作的三重意义： （1）便于查找利用有价值的档案。保存档案的目的是为了便于利用，如果把有价值和 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第18页/共44页 无价值的档案混在一起，就会淹没真正有价值的档案，不利查找。通过鉴定，可保存有用的 档案，方便查找利用。 （2）便于档案的整理和保管。在档案整理和保管时，不能平均使用人力、物力，价值 大的档案可以首先整理，保证质量，以便长远利用；价值小的档案整理时可相对粗糙一些； 无价值的档案可以剔除不整。对价值大的档案，给予较好的保管条件，尽可能延长档案的寿 命，维护它的安全。 （3）便于应付突然事变。所谓“突然事变” ，主要是指战争、水灾、火灾、地震等天灾 人祸。如不进行鉴定，档案主次不分，数量庞大，遇到突然事变，因心中无数，就会束手无 策，不易及时抢救和转移，其结果将是“玉石俱焚” 。 档案装盒档案装盒 档案实体文件经过整理归档以后，最终需要装盒上架，档案电子文件也不例外。当利用 者在网站上查询到自己需要借阅的档案条目以后， 提交实体借阅申请到档案管理员处， 为了 能让档案管理员根据电子文件的信息就能够一目了然的知道实体文件的位置， 系统给每份电 子文件生成相应的盒号， 并给每个盒号定义一个位置编码， 档案员通过位置编码就能够准确 定位到档案实体文件，大大减低了档案实体出入库的难度。 6.1.5 档案保管档案保管 档案保管， 主要是指档案实体上架以后对实体文件的保管。 它主要包括档案室库房温湿 度的监控，档案库库房安全检查、以及库房图形化的管理。 温湿度登记温湿度登记 库房温湿度登记主要是指实时的对库房的温度和湿度进行监控， 并根据科学的保管档案 的方法来对温湿度进行调节。 本系统支持温湿度监控设备接口，不需要人工统计温度，而 是通过接口实时的读取数据，既准确又迅速。 库房安全检查库房安全检查 库房安全检查是指档案工作人员定期的对已经归入库房的实体文件以防尘、 防火、 防盗、 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第19页/共44页 防潮、防高温、防光、防蛀、防腐这档案管理活动中的“八防”为基础进行检查。 档案库房图形化管理档案库房图形化管理 档案库房图形化是 PDE7.2 针对档案室（馆）的库房进行管理的一种方式，档案员可以 根据本单位库房的信息， 对电子密集架以及密集架上存放的文件信息进行设置， 实现电子文 件的上架、下架等功能。同时档案员还可以在库房图形化中对档案条目进行检索和定位，更 快地获取实体位置。 6.1.6 档案统计档案统计 档案统计功能可以对各种档案类型下的各种归档方式的档案库中电子文件目录的所有 著录项进行统计。可以打印所有档案管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、备考表 等。该功能由确定统计项、新建报表、定义报表、报表打印输出等步骤组成。 考虑到各家企事业单位在每种类型的档案库报表格式的制定时有所不同， 本系统支持灵 活自由的定义任意形式的报表。本系统支持的报表类型包括：普通报表、SQL 报表、分组 打印报表和全引目录报表。以下是档案统计的全部步骤： 确定统计项确定统计项： 根据企业用户自身的需求， 确定各个类型的档案库需要统计的著录项以及 报表的格式。 新建报表新建报表：根据确定好的格式建立报表。报表的建立可以选择在具体的档案库中进行， 也可以选择在档案模板中进行。在模板中定义的报表，可以被应用到全部的档案库中，避免 重复定义。 设计报表设计报表： 根据用户提供的报表格式， 为各个类型的档案库量身定做适合自身的报表格 式。 报表打印报表打印：最后，当报表定义完毕以后，用户只需要进入档案库，选择需要打印的电子 文件目录，就可以打印报表。 总之， 通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计， 满足各种用户对报表的 不同要求。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第20页/共44页 6.1.7 档案编研档案编研 档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写 参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。 PDE7.2 中档案编研的实现方式主要包括：一是将档案库中的电子目录信息和原文信息 提取出来， 保存到本地计算机中以供参考之用； 二是将各个档案库中涉及到需要编研操作的 文件保存到档案编研库，形成专题库、大事记等，并将这些编研库发布到企业档案门户网站 中。 6.2 档案利用子系统档案利用子系统 6.2.1 档案检索档案检索 档案检索功能是档案利用的一个先决条件， 检索功能在任何系统中都格外重要。 PDE7.2 能够提供的检索操作包括： 目录检索和全文检索， 而目录检索又分为简单检索和高级检索两 种检索方式。 目录检索目录检索：它是指针对档案的电子文件目录来进行检索，用户只需输入关键字，系统就 可以针对全部或者指定的著录项进行检索， 并将检索结果展示出来。 它的实现方式主要包括 以下两种： 简单检索：它是目录检索的一种简单的实现方式，用户在输入框中输入关键字后， 系统会根据关键字对档案库中全部文件进行检索， 并列出所有符合要求的数据， 这 种检索方式实现的方式简单，但是检索的结果针对性不够强。 高级检索： 它是目录检索的另一种实现方式， 用户可以选择指定的著录项进行检索， 系统会根据用户的检索范围列出符合要求的数据； 在一次检索后， 如果范围还不够 精确，用户还可以在此基础上进行多次检索，直到检索出符合需求的数据。这种方 式针对性较强，多次精确检索的功能方便快捷。 全文检索全文检索： 全文检索的实现是指以挂接到电子目录下的电子原文为目标检索。 用户在输 入框中输入关键字， 系统会以电子原文的内容为检索对象， 并把符合要求的原文的片段摘要 显示在页面中。暂时没有查看权限的用户，系统会列出条目信息，并提示用户进行电子申请 或实体申请。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第21页/共44页 6.2.2 档案利用档案利用 档案管理是企业管理的重要组成部分，而档案的开发利用则是档案管理重中之重的工 作。利用就是效率，利用就有效益，利用就有成果，利用是档案管理中一项经常性的必不可 少的工作。量子公司 PDE7.2 的档案利用主要是指指档案查询、档案借阅、档案归还管理和 借阅统计四大部分。其中档案借阅主要包括电子档案借阅和实体档案借阅两种。 档案查询 档案查询是档案利用的一个重要组成部分， 用户可以通过计算机直接访问档案系统， 并 在系统中查询自己需要的档案内容。 这个方式彻底取代了传统的需要去档案室翻阅实体文件 的利用方式，方便用户的同时也提高了档案利用率。PDE7.2 提供了目录和全文两种查询方 式，为用户的查阅提供便利、高效的工具。 档案借阅 档案借阅是档案利用的表现形式， 主要是指用户对不具有查看权限的电子文件或实体文 件提交借阅申请，由相关人员审批通过以后，系统自动在一段时间内（具体时间由审批人员 根据申请人的意愿来进行控制） 对该用户开放权限。 档案借阅管理需要管理的内容包括借阅 人信息、借阅天数、借阅目的、借阅明细信息、是否领取、是否归还、审批人意见等（其中 领取和归还是特指实体借阅） 。而在审批人定义的环节上，PDE7.2 处理的也是比较灵活的， 用户可以根据本部门具体情况定义各种适用的审批流程。 归还管理 归还管理是专门针对档案实体文件借阅这种方式的， 实体档案被借出以后， 系统会进行 记录， 并会根据审批时审批人同意的借出天数来判断该实体借出是否已经到期， 对已经到期 的档案，系统可以集成邮件或短信提醒，来提示借阅人应该及时归还档案。 借阅统计 档案借阅的统计功能是体现档案利用率的一个重要凭证， 系统提供了电子借阅统计和实 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第22页/共44页 体借阅统计两种模式。用户可以分别根据借阅人、申请日期、借阅人部门、借阅目的等进行 统计，并将统计借阅打印成报表留存。 6.3 系统管理子系统系统管理子系统 系统管理是支撑整个系统正常运行的系统基础数据， 是所有模块当中最先需要初始化的。 主 要包括业务数据管理、系统数据管理、日志管理、权限管理、模板管理、工作流管理、元数 据管理等。 6.3.1 业务业务数据数据管理管理 业务数据管理是指系统使用之初定义系统业务数据， 以保证系统能够正常运行。 本系统 的业务数据主要分为：全宗管理、组织机构管理、档案类别管理、档案库管理、分类管理、 主题词管理以及数据字典管理。 全宗管理全宗管理 PDE7.2 支持对多个全宗进行管理，适合规模较大的企事业单位同时管理本公司和分公 司的档案资料。全宗主要由全宗号和全宗名称构成，各个全宗之间的权限独立，并且可以根 据用户单位的需要对权限进行设置。 组织组织机构管理机构管理 用来设置企业中的各个部门和机构的， 它是用来维护用户信息的一个组成部分， 也可以 为档案信息的归属提供基础。 档案档案类别类别管理管理 档案的种类非常广泛， 它包括各种门类的原始历史记录。 随着社会生活和科学技术的进 度， 档案的门类还将涉及到越来越多的范畴。 档案库类别是量子伟业数字档案管理系统根据 这一现象引入的一个全新的概念， 它主要用于将各种分类的档案库进行分组管理， 档案库类 别的划分使档案系统看起来更加直观， 用户可以在综合业务管理中心子系统中直接对室藏和 馆藏的档案库类别进行维护。 档案库管理档案库管理 档案库，是文件管理的基础。作为文件收集的容器，它将同一类别的档案存放在一起， 以便于对这些档案信息进行管理和维护。 PDE7.2 在原有的档案库的基础上增加了流媒体档案库和编研档案库。流媒体档案库主 要提供给用户来管理视频档案， 并且可以将收集好的视频档案发布到门户网站上并提供帧检 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第23页/共44页 索的功能。 编研档案库则是可以将各个档案库中相同专题的内容收集到一起， 形成专题档案 库，并将这些专题发布到门户网站上。 分类管理分类管理 将国家标准的档案分类维护到系统中， 用户在添加档案数据时不需要记住复杂繁琐的档 案分类信息，只需要点击选择相应的分类，即可完成对档案分类信息的鉴定。并且还可以根 据用户的需要在系统中管理分类信息。 主题词管理主题词管理 主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语 义关系的词和词组。同时主题词在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。 主题词库主要是用来存储和管理系统中所有主题词信息的。 数据字典管理数据字典管理 数据字典的维护类似于分类管理，系统将用户常用到的一些约定俗成的著录项值（如： 保管期限、密级等）维护到数据字典中，便于用户录入数据。 6.3.2 系统系统数据数据管理管理 全局变量和局部变量全局变量和局部变量 PDE7.2 针对规模较大的企业进行集中部署的管理模式提供了全局变量和局部变量两种 变量定义方式。 用户可以定义适用于所有全宗的全局变量， 与此同时还可以为某个全宗单独 定义只适用于本全宗的变量。这种定义方式灵活简便，减轻用户对系统维护时的复杂程度。 存储管理存储管理 存储管理主要是指对原文存储路径的管理， 系统支持全局和本全宗两种路径格式， 其中 本全宗的路径优先级较高。存储管理主要由服务器名称、服务器地址、FTP 用户名、FTP 端 口号和 FTP 密码组成。 调度管理调度管理 PDE7.2 中存在邮件管理、全文检索索引建立等进程，这些进程的运行周期的维护是在 调度管理中进行，用户可以根据企业自身的需求设置周期。 系统参数管理系统参数管理 系统参数管理主要分为系统表字段管理和系统参数设置两个部分。 系统表字段管理功能 提供了用户调整系统中表的显示字段以及字段的显示长度和名称等信息。 而系统参数的定义 主要是通过定义一些参数来控制系统中相应操作是否生效。 此功能的设置使系统能够灵活地 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第24页/共44页 定义功能的可用性，满足更多用户的不同需求。 全文检索管理全文检索管理 全文检索管理功能主要实现用户手动建立全文检索索引的功能。 由于系统支持索引进程 的功能，系统会根据用户设置的执行周期定期的建立全文索引，因此该功能只是备选功能。 6.3.3 日志管理日志管理 日志管理主要维护、管理系统运行产生的日志，包括用户访问功能、访问文件、数据管 理操作（增加、删除、修改数据） ，系统访问量等日志。日志管理中的数据均有系统自动产 生。 6.3.4 权限管理权限管理 权限管理是指系统给用户定义使用权限的行为，PDE7.2 采用角色定义的方式为用户赋 予系统权限，在具体权限定义时采用矩阵式的定义方法，将功能权限和数据权限分立，是整 个权限管理严谨、高效。 角色管理角色管理 角色管理主要是指定义出各种用户角色， 并将企业用户维护进入相应的角色来给用户赋 权，因此是用户信息维护的一部分，这部分主要用来定义用户对系统数据的访问权限。角色 管理主要分为全局权限和本全宗权限。 全局权限是用来定义用户对系统中所有全宗具有怎样 的数据权限，而本全宗权限只是定义用户对所属全宗具有怎样的访问权限。 用户管理用户管理 用户管理部分是用来管理企业用户信息的，可以对用户的登录名、姓名、年龄、职位等 基本信息进行维护，同时还可以通过权限设置来定制用户登录系统的权限和访问数据的权 限。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第25页/共44页 功能权限管理功能权限管理 功能权限是针对用户角色中定义出来的一个分支， 主要是定义某个角色在系统中拥有哪 些菜单的使用权限。 数据权限管理数据权限管理 数据权限是相对于功能权限的， 是用户角色权限的另一个组成部分， 数据权限负责为角 色授予系统档案库的数据操作的权限， 可以设定角色对一个档案库操作条件， 设定档案查询 角色的查看电子文件、下载电子文件的权限。可以进行数据授权的业务包括：文件管理、整 理编目、 档案管理、 档案利用等， 只要是继承档案信息包模型的档案业务均可进行数据授权。 条目权限：条目权限： 对于在树结构上直接显示的数据， 档案管理员可以通过选择直接授权。 所有档案库以树 形结构的形式展现在系统界面上， 档案员可以通过打勾选择的简单方法给不同的角色设置不 同的条目操作权限。 电子文件权限电子文件权限： 对于电子文件的访问权限，可以分为浏览权限、下载权限、打印权限等。 6.3.5 模板管理模板管理 将常见的档案归档方式维护成模板的样式，在模板中对著录项属性、档号生成情况、档 案库报表等进行统一的维护。 这样的设计即节省了系统初始化时建立档案库的时间， 也便于 后期对档案库的维护。 6.3.6 工作流设置工作流设置 PDE7.2 的职能除了需要对档案进行管理以外，最大一部分功能还是为企业人员提供合 理的档案利用方式。 此处工作流的管理就是档案利用的前提和基础， 用户可以根据企业本身 对档案利用的具体情况定义好档案利用流程， 使所有普通用户按照这个流程进行档案借阅等 操作。该系统支持的流程主要包括：档案电子原文借阅流程、档案实体文件借阅流程、档案 移交流程、档案销毁流程。 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第26页/共44页 6.3.7 元数据管理元数据管理 系统须提供元数据管理，对档案业务元数据进行管理，其目标是为了提升共享、重新获 取和理解企业信息资产的水平。 各个公司可以依据本公司档案业务元数据的具体特征， 利用 它作为指导，管理公司的各种门类的档案。 PDE7.2 中设置的元数据信息包括数据的属性、长度、中英文描述、取值、缺省值、参 照项、默认设置等。元数据管理提供档案模板建立的基础项，是整个系统能够完整运行的前 提。 元数据的推出使系统档案库模板建立更加方便， 可以适当的减少工作量。 它的使用类似 于数据字典，其功能具体如下： （1）描述哪些数据在数据仓库中； （2）定义要进入数据仓库 中的数据和从数据仓库中产生的数据； （3） 记录根据业务事件发生而随之进行的数据抽取工 作； （4）记录并检测系统数据一致性的要求和执行情况； （5）衡量数据质量。 7 产品产品扩展扩展模块模块功能功能描述描述 7.1 企业企业档案档案门户集成门户集成 PDE7.2 集成了专门的企业档案门户展示功能，主要用于展示企业内部的一些最新通知 公告，企业行业内部的一些最新信息和最新规章制度等。 该门户的展示内容包括文字、图片、视频等，样式多变、页面陈列繁而不杂，能够较好 的体现企业的精神风貌。 7.1.1 档案档案门户简介门户简介 企业档案门户是用于展示企业的精神面貌的平台。 档案门户网站的组成模块有：通知公告、专题目录、 工作动态、 政务动态、 每月大事记、 照片档案展示、 流媒体档案展示等。 其中流媒体档案主要实现视频档案的采集和在线播放功 能；照片档案以 flash 的形式，展示企业存档的一些有深远意义的照片。 档案门户网站还提供了统一的身份认证与管理机制。 通过与门户网站集成， 借助于门户 网站提供的统一用户认证功能实现用户身份认证， 档案系统从门户网站读取用户信息， 并对 合法用户进行赋权。用户登陆时，由门户网站进行用户的合法性判断、由档案管理系统进行 产品技术白皮书 北京量子伟业时代信息技术有限公司 第27页/共44页 档案权限判断。 这样用户只需在门户网站上登陆一次， 就可按各个信息系统的授权访问多个 系统，毋需重复验证用户信息。 7.1.2 企业年鉴展示企业年鉴展示 企业年鉴展示是档案门户网站的一个组成模块， 它主要将企业每年的大事记以文章的形 式编排成册，在前台展示出来。 用户登录企业档案门户网站，点击选择“年鉴”一栏，就可以查看年鉴。年鉴页面首先 展示的是所有年份的封面图片， 这些图片以悬浮的状态展示小图片在页面上， 当鼠标指针指 向某一个图片时，该图片就会自动被放大。画面流畅唯美。点击选择封面图片以后，就可以 进入年鉴目录，用户可以选择相应的目录并查看目录下的文件。 7.1.3 流媒体档案管流媒体档案管理理 流媒体档案也是档案门户网站的一个组成部分， 它主要指收集企业的视频档案并将其展 示在门户网站上。下面是流媒体档案管理的过程： 首先， 在档案管理系统中将需要管理的视频档案挂接到相应的电子条目中， 再对视频图 像进行帧截取，截取方式如下： 1、自动截取视频图像帧，在扫描时间间隔栏输入扫描时间间隔，点击功能按钮区中的 “扫描”按钮，将自动截取视频图像帧多张，并显示在内容帧信息区内 2、 手动截取视频图像帧， 移动播放位置指示针在想要的位置， 点击功能按钮区中的 “截 取”按钮，将截取视频图像帧一张，并显示在内容帧信息区内 3、截取操作执行完毕，已截取的视频图像帧就出现在在内容帧信息区内 4、通过勾选截取的图像帧左下角复选框，确认实否需要此图像帧。双击“关键字” ，进 入关键字编辑状态，输入关键字。 5、关键字编