档案抢救及数字化加工外包情况调研报告

档案抢救及数字化加工外包情况调研报告近年，档案抢救及数字化工作正在大力开展，加工外包是其主要方式。为了落实国家档案局规定，结合“大学习、大讨论、大调研”活动的要求，xx省档案局（馆）组成调研组，于2018年6月至7月对档案抢救及数字化外包工作进行了调研，情况如下。一、内容和方法围绕主题，对本次调研的具体内容做了以下设计：一是委托方式和程序；二是外包公司资质、人员配备、管理水平状况；三是外包公司从事档案服务业务的经验等。为此，调研组先后调研了多年来承接档案抢救及数字化加工工作的外包公司。在调研工作中，调研组采用了书面和实地调研相结合的方式，历时近两个月，取得较好效果。二、基本情况目前国内主要采取两种方式对纸质档案进行保护，一种是对破损档案进行抢救修复，使其尽可能恢复原貌，呈现信息；另一种是对档案进行数字化，将纸质档案转换为数字信号，便于快捷地查询及利用。以上两种手段均对科学保护重点档案具有重要意义,因此，档案部门大力推进纸质档案抢救及数字化工作势在必行。当然，外包工作是有前提的。对不涉及国家秘密或敏感信息的档案加工工作才能采用此种方式。调研发现，近年来档案抢救及数字化外包工作呈现以下特点。（一）组织实施有力。2018年，国家档案局相继下发了纸质档案数字化规范纸质档案抢救与修复规范档案数字化服务外包工作规范等，促进了档案抢救及数字化外包工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。各地档案部门重视加工外包工作，加强了组织领导，加强了监管检查。外包公司在学习规范、接受督查、项目组织实施、培训教育、风险防控等方面也积极行动，主动进取。（二）主要业务突出。通过对外包公司业务范围的调研发现，他们的业务量主要在档案抢救及数字化加工方面，其中，有的公司从事这方面业务达十年以上，经验较为丰富。比如，省档案馆重点档案抢救及其数字化工作中的大部分工作是通过外包手段完成，外包公司通过参与公开投标的方式，竞标取得加工项目。（三）优势各具特色。市场上档案抢救及数字化外包公司较多，但在公司规模、技术水平及业务侧重点方面均有不同。档案修复工作专业性极强，只有经过正规专业培训的人员才有能力完成纸质档案抢救与修复规范要求的工作，质量要求高、培训耗时长、操作工序杂，因此只有部分公司培养及拥有档案抢救与修复熟练技工。而档案数字化工作准入范围广，人员培养相对较快，对设备及软件系统有较高要求，原本从事软件开发及信息化服务的公司在该工作领域具有先天优势。因此，外包公司根据自身特点选择不同的发展方向，做大做强。也有外包公司相互合作，取长补短，合作共赢。在之前参观学习中国第一历史档案馆、第二历史档案馆的过程中，见到这种实例。同时，每个单位职能职责情况不同，档案抢救及数字化业务需求就不同。有对保存状况较差、尚未进行抢救的纸质档案进行档案抢救及修复的外包，例如建国前历史较为久远的档案；有只选取数字化扫描、电子档案著录及挂接服务、整理编目等的外包，有安全运输、第三方评估的外包等。三、存在的问题目前，全省档案抢救及数字化外包工作过程中未发生重大事故。但是，在调研中我们也发现外包公司存在的一些隐患，主要有以下几方面：（一）安全存有隐患。外包公司对安全认识不全面，不能把实体安全与信息安全等同重视。调研中发现，外包公司均采用了一定的维护档案信息安全的保护措施，例如配备了相应的档案保管保护设备，制定了档案保密管理制度，进行了从业人员档案保密安全培训等。但是有些公司在加工工作结束时，对数据移交方式、储存载体、设备处置等，没有按照登记、删除、销毁、归档一系列严格流程来处理，而是随意处置，也不告之另一方。如：有些外包合同忽略了信息安全的相关要求，没有档案信息安全协议；有些外包项目档案数字化信息移交过程不严谨，备份处置失当；项目完工后没有主动拆除自带加工设备中的硬盘等存储介质；把档案信息的调取权限设置较低，给档案信息安全带来风险。外包加工工作中也存在一定的档案实体安全隐患。档案抢救及数字化工作的本意是通过不同的手段完成对档案的保护，然而实际过程中对实体档案安全构成潜在威胁。如：临时存放档案的库房管理松懈，人员出入自由；选择档案修复的方式不当等。（二）质量存有隐忧。外包公司在准确和完整理解档案加工规范、要求上出入较大，实施方案的专业性、针对性不强，从而导致质量出现问题。如：档案修复工作中的区分，扫描工作中的张幅。甚或有个别外包公司对外包项目，只清楚项目的档案卷数，对档案的目录、页数、破损情况、装具更换、数据挂接要求等状况不甚了解，草率签订合同，导致后期经费不足，质量难以保证。四、建议意见档案抢救及数字化工作是现在及将来很长一段时间内全省档案系统的重要业务之一。上述问题的存在，突显档案抢救及数字化工作外包市场还不够成熟。为进一步消除安全隐患，确保档案安全，做好加工外包工作，提出如下建议。（一）加强监管，规范外包程序。档案抢救及数字化外包工作，尽管是通过购买服务来完成工作内容，但档案行政管理部门有责任与义务依法加强监督和管理，完善标准，规范要求，有针对性地监督和指导外包公司完成工作。外包公司也应树立“程序规范化”的观念，合理调整工作方式和程序，促使档案抢救及数字化外包工作进一步实现规范化。（二）改善培训，确保要求落地。目前，对于档案抢救及其数字化外包工作，国家档案局出台了相关的规定，包括纸质档案数字化规范纸质档案抢救与修复规范档案数字化服务外包工作规范。在具体工作操作层面上，xx省档