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文档简介

公 司 程 序 文 件 版 号: A 修改号: 0EJ -QP4.15 信件收发管理 页 码: 1/21. 目的: 为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中，特制定本程序。2.适用范围: 适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。3.引用文件:3.1 质量手册第4.9、4.13章3.2 ISO9002标准第4.9、4.13章4. 职责： 收发员负责每日信件、报刊的收发，确保不丢失。5. 工作程序5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写报刊、信件缺损登记表,让邮递员签字证明。5. 2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写报刊、信件缺损登记表让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。5.3快件、专递件及重要的邮件要填写住户信件、报刊发放登记表亲自送到住户手中,由住户签收。5. 4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。公 司 程 序 文 件 版 号: A 修改号: 0EJ -QP4.15 信件收发管理 页 码: 2/25.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。5.6住户订阅报刊时,由住户填写代住户订阅单,并交纳费用,收发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。5. 7收发员订阅报刊后,要及时填写代住户订阅登记表对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在代住户订阅单存根上签收。5. 8在收发服务过程中执行物业管理服务规范用语和物业管理服务规范行为。6. 支持性文件与质量记录:6.1代住户订阅登记表 EJ-QR-QP4.15-016.2代住户订阅单二联 EJ-QR-QP4.15-026.3住户信件、报刊发放登记表 EJ-QR-QP4.15-036.4报刊信件缺损登记表 EJ-QR-QP4.15-04
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