物资采购管理程序

目 录 青岛大炼油工程 项目管理手册 文件编号：MA-PM0-PM-PM-0001 第十部分 物资采购管理程序 项目经理部 2005 年 1 月 版本日期说 明编制审核批准 1 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 目 录 1 目的.3 2 适用范围.3 3 工作内容.3 4 采购管理及机构职责.3 4.1 采购管理模式 .4 4.2 采购管理原则 .4 4.3 采购管理机构及职责 .7 4.4 采购策略及要求 11 5 EC+P 服务项目物资采购工作程序 .18 5.1 EC+P 服务方的采购组织机构18 5.2 采购进度网络控制计划 18 5.3 供应商名录的确定 18 5.4 国内外物资分交 18 5.5 物资需求计划 18 5.6 物资采购 19 5.7 物资的验收、保管及发放 20 5.8 资金支付 23 5.9 完工总结及资料归档 24 6 E+P+C 项目物资采购工作程序 25 6.1 采购进度网络控制计划的编制 25 6.2 供应商名录的确定 25 6.3 国内外物资分交和长周期设备材料分交 25 6.4 物资需求计划的编制和审批 25 6.5 物资采购 26 6.6 物资的验收、保管及发放 26 6.7 资金支付 29 6.8 完工总结及资料归档 30 附表 1：引进主要设备材料分交清册 31 附表 2：物资集中分交清册 32 附表 3：设备需求月度计划 33 附表 4：材料需求月度计划 34 附表 5：设备需求追加计划 35 附表 6：材料需求追加计划 36 附表 7：物资采购超概请示表 37 2 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 附表 8：物资需用计划材料代用单 38 附表 9：工程项目设备合同台帐 39 附表 10：工程项目材料合同台帐 .40 附表 11：长周期及进口物资合同执行情况周报 .41 附表 12：物资到货验收发放单 .42 附表 13：开箱检验记录 .43 附表 14：物资报验单 .44 附表 15：物资结算月报表 .45 附表 16：项目采购情况周（月）报表 .46 3 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 青岛大炼油工程 物资采购管理程序物资采购管理程序 1 目的 根据青岛大炼油工程的特点及其全新的项目管理模式，为了能在计划的时间、 地点获得满足工程质量及进度要求、且价格合理的设备材料，特制定本管理程序。 按照 ERP 管理原则规范采购行为，针对 EC+P 服务和 E+P+C 工程管理的不同特 点划分采购管理权限、设计采购工作程序，建立健全物资供应物料及供应商主数据 的基础资料，实现采购管理从工程建设到生产经营的无缝衔接。 2 适用范围 本程序适用于青岛大炼油工程项目所有设备、材料的采购活动，包括 EC+P 服 务和 E+P+C 各类子项目。 3 工作内容 采购管理的主要内容如下： 对采购程序的管理； 对供应商的管理； 对合同的管理； 对质量的管理； 对进度的管理； 对采购成本的控制； 对资金预算的管理； 对包装运输的管理； 对采购和施工界面的管理。 4 采购管理及机构职责 青岛大炼油工程采用 IPMT施工监理EC+P 服务的管理模式，工程项目建设 实行 EC+P 服务和 E+P+C 两种方式。 青岛炼化与中国石化股份公司物资装备部联合对 EC+P 服务和 E+P+C 项目工程 物资采购进行管理。 4 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 4.1 采购管理模式采购管理模式 中石化物资装备部组织成立青岛大炼油项目采购工作协调小组，对青岛大炼油 工程项目的物资采购工作进行全面的指导、协调、监督和管理，定期组织召开采购 工作协调会，对采购工作进行总体部署、安排，协调处理采购过程出现的问题。 青岛炼化和各 EC+P 服务方成立工程项目物质采购管理部门，执行相应的采购 实施和管理工作。 4.1.1 EC+P 服务项目 青岛炼化采购管理部按照 EC+P 服务合同对供应商名录组织审批，签订采购合 同，向供应商直接付款，对 EC+P 服务方执行采购的全过程进行管理和监督；EC+P 服务方严格按照业主要求提供采购服务，作为买方代表参与合同全过程并对物资采 购工作（付款除外）负全部责任。 4.1.2 E+P+C 项目 由青岛炼化采购管理部负责采购工作。 4.1.3 总部集中采购和进口物资 （1）属于总部直接集中采购的物资，委托中石化物资装备部实施采购； （2）属于总部组织集中采购的物资，供应商的选择、产品价格等执行关于总 部组织集中采购的有关规定； （3）需要进口的物资，委托中国石化国际事业公司（以下简称国际事业公司） 进行采购。国际事业公司、青岛炼化、EC+P 服务方三方签订委托代理协议。 4.2 采购管理原则采购管理原则 依据中国石化股份公司物资装备部关于加强工程项目物资采购管理、发挥集中 采购优势、严格控制采购物资的质量和价格等文件的精神和要求，青岛大炼油工程 项目的物资采购要严格按照总部的有关规定和要求执行，以降低成本，保证装置在 开车期间稳定运行。 4.2.1 严格遴选的原则 供应商名录原则上从中石化资源市场范围内产生，青岛炼化采购管理部严格执 行供应商名单的准入和淘汰制度，控制供应商的范围和资质，选择技术先进、产品 质量可靠的供应商，加强供应商的动态管理，以保证供货质量和使用性能。 4.2.2 集中采购的原则 5 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 为了加强对供应商售后产品的追踪管理，防止生产装置的设备材料出现“万国 博物馆”的现象，以便于生产装置运行维护的集中管理，降低备品备件的储备规模 和采购成本，同类同型物资的采购，要按照供应商的规模、实力、产能水平等，将 工程项目按装置划分成若干采购单元，每个单元的同类同型物资原则上由一家供货 商供货。 4.2.3 分级管理的原则 根据工程所需物资的性质、对装置运行的影响程度、批量大小等，进行分级管 理，主要分为：关键重要性设备材料（含引进设备材料） 、大宗通用性设备材料、 一般性物资。 （1）关键重要设备材料（含引进设备材料） 影响到装置安全运行的物资作为关键重要性设备材料进行管理， 按照总部有关规定程序进行分交、采购。 石化专用设备（特别是高压加氢设备） 、压缩机组、电站设备 及特殊材质的金属材料等订货周期在 12 个月以上的设备材料 采购工作难度大、制造周期长，要严格按照总部的规定进行分 交，提前启动订货程序。 按总部要求，物资装备部、国际事业公司分别负责长周期设备 材料的国内、国外招标采购工作，商务谈判以物资装备部、国 际事业公司为主，青岛炼化、EC+P 服务方参加；技术谈判以各 EC+P 服务方为主，青岛炼化参加。 关键重要设备材料签订采购合同时，根据需要附带签订一揽子 备品备件储备协议，以保证生产运行期备品备件的储备和供应。 （2）大宗通用性设备材料 工程建设需求量大，批次多，采购金额大的设备和材料（主要 包括通用设备、标准化设备，常用的管材、板材、型钢、管道 配件、阀门、紧固件、建筑材料、砼混凝土、钢筋、电缆、电 缆桥架、表箱、电工材料、保温保冷材料等）作为大宗通用设 备材料管理，按照总部物资装备部有关规定实施采购。 根据中石化物资装备部关于发挥集中采购优势、降低采购成本 的精神和要求，为确保全厂各装置大宗通用设备材料质量和规 6 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 格的统一，由青岛炼化统一确定技术标准，统一确定配置标准， 发挥集中采购的优势，扩大框架协议采购物资的品种和范围， 以缩短采购流程，加快采购进度。 （3）一般性设备材料的采购 工程项目需求批量小、价格随市场波动较大、规格型号杂，对 装置运行影响小的物资品种作为一般性设备材料管理。 由于价格随市场波动较大、规格型号杂、批量小，一般性设备 材料的采购要严格控制供货商的资质和范围，保证采购物资的 价格、性能和质量。 4.2.4 与进度匹配的原则 采购合同的履行应与工程建设的进度相匹配，EC+P 服务方要根据工程总体统 筹计划和长周期设备的到货时间，制订切实可行的项目采购进度控制计划，采购管 理部对采购进度进行动态监控，控制影响采购进度的各项因素，通过提前启动订货 程序、催交催运等各种手段和措施，合理安排工程需用物资的到货，确保工程进度 的需要，为工程施工进度计划的实施创造良好的条件。 采购物资原则上不得超前或滞后工程建设的需用期到货，以保证施工现场有序 整齐和施工进度按计划进行。 4.2.5 控制价格的原则 充分发挥总部集中采购、集中供货的总体优势，努力优化采购方案降低采购成 本，对物资采购全过程实现成本的有效控制。 4.2.6 确保质量的原则 认真执行项目质量计划，按照主合同和项目质量计划的有关要求和规定，坚持 质量保证原则，对设备、材料供货商进行优选，严把监造、检验和验收等质量控制 环节，确保供货质量。 4.2.7 资料齐全、规范的原则 为了及时掌握工程需用物资需求状况，了解物资采购情况，加强采购档案和信 息资料档案管理，EC+P 服务方应根据采购管理部要求对青岛炼化所需留存的采购 资料归档管理，并按时提交齐全规范资料。 同时，为便于实施网上采购和适应 ERP 管理需要，EC+P 服务方按青岛炼化采 购管理部要求提交的书面资料，须一并提供能够实现网络接入的可编辑电子版资料。 7 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 4.3 采购管理机构及职责采购管理机构及职责 4.3.1 IPMT 职责 审批工程项目物资采购管理程序、供应商名单，以及重大采购问题的决策等。 4.3.2 青岛炼化采购管理部职责 （1）全面负责工程项目国内外物资供应的组织、管理、监督工作，制定工程 项目物资采购管理程序； （2）负责组织 EC+P 服务项目物资采购的管理、监督工作，对 EC+P 服务方物 资采购 P 服务的全过程进行管理和监督； （3）负责 E+P+C 项目物资采购的实施和管理； （4）负责审核 EC+P 服务方编制的工程项目物资采购网络计划以及相应建立 的采购物资质量控制体系和采购管理程序； （5）负责供应商资质、业绩的考察、评审和管理，组织确定供应商名录，报 IMPT 批准； （6）参加总体设计、基础设计、详细设计审查会，协助中石化物装部组织物 资集中分交会； （7）负责物资需求计划接收、确认、下发，参加技术谈判和商务谈判； （8）签订采购合同，办理货款支付手续； （9）市场行情的分析及价格的管理； （10） 对工程项目物资采购的质量、进度和费用进行监督和控制； （11） 负责建立健全物资管理基础数据； （12） 负责组织工程项目物资供应工作会议，对工程物资供应过程出现的问题 进行协调和决策； （13） 负责组织工程项目采购文件资料及随机物品的验收移交和归档管理； （14） 负责督促、协调办理引进物资海关备案、免税手续和报关、运输、保险、 检疫、检验、保管与交付等工作，负责许可证办理； （15） 负责监督检查和管理到货物资的接收、存放、领用过程、物资检验、保 管、防护、搬运的程序和措施； （16） 负责完工资料的审核，组织物资采购档案、资料移交验收； （17） 负责工程物资采购完工总结报告的审核。 8 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 4.3.3 EC+P 服务方职责 （1）负责完成 EC+P 服务合同范围内的采购服务工作，作为买方代表参与采购 合同全过程并对物资采购工作（付款除外）负全部责任； （2）按照工程总体统筹计划编制工程物资采购进度网络控制计划，建立物资采 购质量控制体系和采购管理体系，报青岛炼化采购管理部审核后组织实 施； （3）编写引进主要设备材料分交清册和物资集中分交清册 ，经采购管 理部审核后，并配合好物资分交工作； （4）负责推荐工程物资采购供应商名单，报采购管理部； （5）负责询价书、采购说明书等采购文件的编制和报审； （6）负责发询价、接收报价管理，组织评审； （7）负责组织物资采购的技术谈判和商务谈判； （8）负责合同文本及条款的拟订，作为买方代表参与合同的签订； （9）负责依据合同条款的规定执行采购合同，对采购质量、制造进度进行监督、 检查和控制； （10） 负责监造、催交催运、质量的检查和验收； （11） 负责组织采购物资的到货验收和开箱检验、接收、保管、存储、发放 工作及质量问题的处理，使用过程的协调等； （12） 负责物资采购过程文件资料（包括可编辑电子版）归档管理及移交， 按规定要求定期向协调小组和青岛炼化采购管理部汇报采购工作的进展 情况； （13） 负责资金支付计划的编制； （14） 负责工程项目物资采购完工总结报告的编制。 4.3.4 青岛炼化采购管理部岗位及职责 采购管理部设综合管理组、采买组。具体分工如下： 9 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 进 口 业 务 采买（含 E+P+C） 合同、供应商管理 采购管理部 项目部 2 采 买 与 控 制 物 流 管 理 仓 储 计 划 统 计 项 目 采 购 代 表 项目部 4 项目部 3 项目部 5 项目部 1 E C + P 服 务 承 包 商 E + P + C 承 包 商 综合管理 10 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 （1）综合管理组 综合管理组全面负责采购程序的管理，监督检查采购程序的实施，对工程物资 采购全过程进行追踪、管理。 1) 计划统计人员职责： 负责各类工作（采购）计划（监造、质量检验、资金支付等） 、 需求计划、报表、完工资料等的接收汇总整理，按照装置、专 业进行分类后移交项目部协调代表、采买与控制各专业岗位； 组织工程物资供应工作会议，对工程物资供应过程出现的问题 进行协调和处理，物资供应工作总结； 计划执行情况的统计分析和上报； 项目的创建、编码和维护； 物料主数据的创建和维护； 2) 合同、供应商管理人员职责： 组织确定合格的供应商，办理 IPMT 报批手续； 合同文件的整理、归档工作； 供应商名录的管理，供应商主数据的创建和维护； 3) 进口业务人员职责： 参加进口物资的相关工作； 协助进口物资招标、机电审、减免税等申请手续办理，督促、 协调办理引进物资海关备案、报关、运输、保险、检疫、检验、 保管与交付等工作； 负责许可证办理； （2）采买组岗位职责 1) 项目采购代表职责： 代表采购管理部参加各项目部会议，负责项目部物资供应过程 全部事务的信息反馈和协调； E+P+C 项目，组织（到现场后）物资质量、技术问题的评定、 处理方案的制定等； 计划核销； 2) 采买与控制人员职责： 参加项目部采购物资总体设计、基础设计、详细设计审查会； 11 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 参加工程项目物资分交； 参加供应商的考察、考核、评审； 参加工程项目物资供应工作会议； 参加技术谈判、商务谈判、合同签约等工作； 根据工程项目施工进展情况，做出各专业物资采购情况报表和 物资供应总结； 负责 EC+P 服务项目物资采购全过程的管理和监督； 负责 E+P+C 项目物资采购过程的实施和管理； 负责资金支付计划的编制和报批，以及资金支付申请手续的办 理； 项目资料、物资采购过程文件的收集整理、录入及移交； 3) 物流管理人员职责： 对 EC+P 服务项目物流进行监督管理； 负责组织 E+P+C 项目物流管理工作； 4) 仓储人员职责： 对 EC+P 服务项目仓储进行监督管理； 负责组织 E+P+C 项目仓储管理工作。 4.4 采购策略及要求采购策略及要求 4.4.1 供应商名录管理 EC+P 服务方推荐工程项目物资采购供应商名单报采购管理部，采购管理部根 据总部及青岛炼化公司有关供应商管理的规定，组织有关部门对供应商资质、业绩 等进行考察、评审，确定的供应商名录必须报 IPMT 批准后方可执行。 供应商名录原则上在中石化资源市场、青岛炼化资源市场范围内产生。 4.4.2 分交 按照中石化固定资产投资项目物资采购管理办法的规定，由中石化物资装 备部牵头组织国内外分交和国内采购物资集中分交工作。 （1）分交清册的编制审核 EC+P 服务方按照 IPMT 批准的供应商名录编制引进主要设备材料分交清册 （见附 1） 、 物资集中分交清册 （见附 2）和物资采购进度网络控制计划，报青岛 炼化采购管理部审核确认后，报中国石化股份公司物资装备部。 12 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 （2）分交会议 中国石化股份公司物资装备部牵头组织国内外设备材料分交会和国内采购物资 集中分交会议，青岛炼化采购管理部、EC+P 服务方参加，确定拟选供应商、采购 模式、订货资料的交付时间、订货时间、交货时间和监造等内容，由中国石化股份 公司物资装备部下发会议纪要执行。 4.4.3 提前采购 在基础设计批复前需要提前采购的关键重要性设备材料，由设计单位提供设备 材料图纸和技术规格书并盖设计单位公章报青岛炼化规划设计部，青岛炼化规划设 计部负责编制提前采购申请报告报中石化发展计划部审批。 4.4.4 物资需求计划的编制、审批及接收、下达 （1）EC+P 服务项目 需求计划由 EC+P 服务方编制，报青岛炼化控制部审批； 采购管理部对控制部审批的物资需求计划进行接收、登记、确 认后，国内物资采购下达 EC+P 服务方采购部门实施采购，进 口物资采购下达国际事业公司实施采购； （2）E+P+C 项目 需求计划由控制部组织设计等单位编制并进行审批； 采购管理部对控制部审批的物资需求计划进行接收、登记、确 认后，国内物资采购下达采购管理部采买组实施采购，进口物 资采购下达国际事业公司实施采购。 4.4.5 关键重要性设备材料采购 （1）采购计划 1) EC+P 服务项目，由 EC+P 服务方依据分交会议纪要制定关键重要性设 备材料的采购计划，报送青岛炼化采购管理部审核； E+P+C 项目，由采购管理部依据分交会议纪要制定关键重要性设备材 料的采购计划； 2) 关键重要性设备材料采购计划每月更新一次； 3) 关键重要性设备材料采购计划内容至少应包括：物资名称、规格型号、 数量，拟选供应商，采购方式，需求计划（含请购文件、询价书）提 交审核及发出时间，供应商响应文件收到时间，订货时间，交货时间 等。 13 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 （2）发询价及接收报价 1) EC+P 服务项目 EC+P 服务方采购部门编制询价书、询价方案等文件，报采购管 理部备案； EC+P 服务方按照中国石化股份公司物资装备部组织的分交会议 纪要和 IPMT 审批的供应商名录，向确定的供应商发询价书及 接收报价； EC+P 服务方须将供应商对询价书的回应文件即报价文件（包括 书面和电子版）提交青岛炼化采购管理部； 2) E+P+C 项目 采购管理部采买组组织设计部门编制询价书、询价方案等文件； 采购管理部采买组按照中国石化股份公司物资装备部组织的分 交会议纪要和 IPMT 审批的供应商名录，向确定的供应商发询 价书及接收报价。 （3）技术谈判 1) EC+P 服务项目 技术交流日程安排：需要进行技术交流、技术谈判的由青岛炼 化采购管理部和 EC+P 服务方共同确定； EC+P 服务方组织技术谈判、技术澄清及签技术协议； 采购管理部组织青岛炼化有关部门参加技术谈判、技术澄清并 在技术协议上签字； 2) E+P+C 项目 采购管理部组织技术谈判、技术澄清； 设计单位、青岛炼化有关部门参加技术谈判、技术澄清并签订 技术协议。 （4）商务谈判及签订合同 1) 关键重要性设备材料中的长周期设备材料 由中石化物装部与青岛炼化及 EC+P 服务方共同商定商务谈判计划， 中石化物装部下发国内长周期设备材料商务谈判计划并组织商务谈 判，青岛炼化及 EC+P 服务方全程参加。 14 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 属于总部物资装备部直接集中采购的物资，由中石化物资装备 部分别与供应商、青岛炼化签订供货合同。中石化物装部与青 岛炼化的供货合同由 EC+P 服务方起草并对商务谈判过程记录 （参加会议人员、报价、谈判意见及结果等） ，EC+P 服务方作 为买方代表在中石化物装部与青岛炼化的供货合同上签字，青 岛炼化负责供货合同审查、确认，作为买方在合同上签字。 属于总部物资装备部组织集中采购的物资，按照总部物资装备 部组织集中采购的规定实施采购。青岛炼化与供应商的供货合 同由 EC+P 服务方起草并对商务谈判过程记录（参加会议人员、 报价、谈判意见及结果等） ，EC+P 服务方作为买方代表在青岛 炼化与供应商的供货合同上签字，青岛炼化负责供货合同审查、 确认，作为买方在合同上签字。 合同签订后，采购合同及有关资料由 EC+P 服务方负责整理齐 全移交青岛炼化采购部。 2) 其他关键重要性设备材料 按照总部物资装备部相关会议要求和有关规定，青岛炼化及 EC+P 服务方共同商定谈判计划并组织实施； 青岛炼化及 EC+P 服务方共同组织商务谈判，EC+P 服务方负责 订货合同的起草及商务谈判过程记录（参加会议人员、报价、 谈判意见及结果） ，作为买方代表在合同上签字；青岛炼化负 责合同审查、确认，作为买方在合同上签字； 合同签订后，采购合同及有关资料由 EC+P 服务方负责整理齐 全移交青岛炼化采购部。 （5）合同执行 1) EC+P 服务方负责合同执行，要求供应商按照约定全面履行合同，对 设备材料的制造进度、监造、催交催运、到货验收、保管、发放、资 金计划提报等工作进行管理和控制； 2) 采购管理部对合同执行全过程进行监督管理。 4.4.6 大宗通用性设备材料采购 （1）总部物资装备部直接集中采购的大宗通用物资，由总部物资装备部统一 集中采购、集中供货； 15 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 （2）其他大宗设备材料，由青岛炼化与供应商签订框架协议进行采购，EC+P 服务方作为买方代表在框架协议上签字。 1) 框架协议按青岛炼化合同管理规定办理审签，采购实施以采购订单方 式执行，采购订单以框架协议为依据。 2) EC+P 服务方负责按市场管理部下达的需求计划编制采购订单，采购 订单报青岛炼化采购管理部批准后，由 EC+P 服务方负责采购订单的 执行； 3) EC+P 服务方对订单采购物资的制造进度、监造、催交催运、到货验 收、保管、发放、提报资金计划等工作进行管理和控制； 4) 采购管理部对合同执行全过程进行监督管理。 4.4.7 一般性设备材料采购 （1）青岛炼化采购管理部作为买方、EC+P 服务方作为买方代表与供应商签订 采购合同： （2）EC+P 服务方负责合同执行，要求供应商按照约定全面履行合同，对设备 材料的制造进度、监造、催交催运、到货验收、保管、发放、资金计划提报等工作 进行管理和控制； （3）采购管理部对合同执行全过程进行监督管理。 4.4.8 引进设备材料采购 （1）进口委托 青岛炼化委托国际事业公司进行引进设备材料的采购工作，EC+P 服务方提供 采购服务，青岛炼化、国际事业公司、EC+P 服务方共同签订进口委托代理协议 。 （2）进口采购方式 1) 按照中华人民共和国招投标法和国家有关部门的规定，青岛大炼 油工程项目的引进物资采购采取国际公开招标的方式进行。青岛炼化 出具国际招标委托书，并督促、协调国际事业公司和 EC+P 服务方的 引进物资采购工作。 2) 不满足公开招标条件的采购物资，须由 EC+P 服务方提供详细技术说 明并行文，详细说明不招标理由，报青岛炼化确认，青岛炼化上报中 国石化股份公司发展计划部，同时抄送国际事业公司和中国石化股份 公司物资装备部，由中国石化股份公司发展计划部行文上报国家发改 16 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 委。在办理完上述批复手续后，国际事业公司方可采用询比价的方式 进行采购。 （3）招投标及发询价 EC+P 服务方负责编写中/英文技术标书或技术询价文件（包括电子版） ，国际 事业公司负责编写中/英文商务标书或商务询价文件（包括电子版） ，编写单位负责 根据专家意见 2 天内完成标书或询价文件的更改后，由国际事业公司按时上网招标 或对外发询价。 （4）技术谈判 1) 需要进行技术交流及签订技术协议的进口物资，由国际事业公司组织 技术交流、技术谈判； 2) EC+P 服务方作为设计代表参加并主谈，EC+P 服务方对引进物资的全 部技术内容负责，提供技术及相关文件的支持； 3) EC+P 服务方和青岛炼化在技术协议上签字。 （5）商务谈判及签订合同 1) 在有关各方取得一致意见确定供货方，并得到有关领导的批准后，方 可签约。 2) 国际事业公司负责订货合同的起草及商务谈判过程记录（参加会议人 员、报价、谈判意见及结果） ，青岛炼化、EC+P 服务方负责合同审查、 确认； 3) 国际事业公司作为买方在商务合同上签约，青岛炼化作为最终用户在 技术协议、商务合同上签约，EC+P 服务方作为最终用户代表在技术 协议、商务合同上签约； 4) 国外长周期设备材料采购合同及有关资料由国际事业公司负责整理齐 全移交青岛炼化采购部。 （6）相关进口手续办理 1) 青岛炼化公司规划设计部配合中石化发展计划部办理国家鼓励的内 外资项目确认书 ，EC+P 服务方协助； 2) 青岛炼化采购管理部依据引进委托代理协议 ，组织、督促、协调 办理引进物资海关备案、进口许可证、免税手续和报关、运输、保险、 检疫、检验、保管与交付等工作； 3) EC+P 服务方依据引进委托代理协议提供采购服务，编制办理许 17 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 可证及各种报关手续的相关技术文件，协助青岛炼化采购管理部办理 进口许可证、检验交付、接收、保管、发放等工作； 4) 国际事业公司办理引进物资在目的港口岸的海关备案、减免、报关、 报验和运输、提报资金支付计划等使进口物资到达施工现场的一切事 宜； 5) 青岛炼化、国际事业公司、EC+P 服务方和代理商共同到现场开箱验 收； 6) 青岛炼化、EC+P 服务方与国际事业公司之间的权利义务及其他未尽 事宜详见引进委托代理协议 。 4.4.9 国产可退税设备材料 EC+P 服务方应在国产设备分交的同时向发包人提交所有国产可退税设备材料 和不可退税设备、材料的清册，区别分开。 4.4.10 备品备件 （1）EC+P 服务方编制 3 年生产期间的备品备件清单； （2）EC+P 服务方对所有的转动设备、重要设备、重要电气、仪表设备询价时 要求报价方带三年备件，并分项报价，事故件由 EC+P 服务方在询价前提供方案， 根据青岛炼化采购管理部意见发出询价； （3）买卖合同签订时设备价格、联动试车备件、事故件和三年备件价格分列。 1) EC+P 服务方协助青岛炼化采购管理部与供货方签订附加备品备件的 服务协议。 2) 中间交接及试车期间的备品备件按如下原则执行： EC+P 服务方负责中间交接之前的易损件、单机试车（按照中国 石化集团公司工程建设管理的相关规定）的备品备件、专用工 具的供应，并保管专用工具： 中间交接时，专用工具按质（满足使用需要为准）按量移交， 若损坏丢失 EC+P 服务方应再次按质按量提供： 随机备品备件要按质并按使用后的剩余量（即除去在安装、调 试、单机试车过程中使用了的部分）移交。 4.4.11 货款的支付 （1）EC+P 服务方负责编制年度、月度采购资金使用计划表（附件） ，按要求 18 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 提交青岛炼化采购管理部； （2）物资采购合同付款遵照QRC 项目管理手册 “第 6 部分物资采购付款程 序”执行； （3）EC+P 服务方按青岛炼化采购管理部要求填列合同付款进度明细表 （附件） 。 5 EC+P 服务项目物资采购工作程序 5.1 EC+PEC+P 服务方的采购组织机构 5.1.1 各 EC+P 服务方成立专门的采购部门承担 EC+P 服务项目物资采购全过程的 P 服务工作； 5.1.2 EC+P 服务方采购部门设置及专业人员的配备报青岛炼化采购管理部备案。 5.2 采购进度网络控制计划 EC+P 服务方根据工程总体统筹计划编制工程项目物资采购网络计划，报青岛 炼化审批后，作为整个工程 EC+P 服务项目物资采购指导文件。 5.3 供应商名录的确定 EC+P 服务方按照中国石化股份公司物资装备部规定和要求推荐合格供应商名 单，青岛炼化采购管理部负责组织确定供应商名录，集中报 IPMT 批准后执行。 5.4 国内外物资分交 5.4.1 分交清册的编制和上报 EC+P 服务方采购部门按照 IPMT 批准的供应商名录编制引进主要设备材料分 交清册和物资集中分交清册 ，经青岛炼化采购管理部审核确认后，报中国石 化股份公司物资装备部。 5.4.2 分交会议 中石化物资装备部负责组织国内外物资及长周期设备材料分交会，青岛炼化、 EC+P 服务方参加，确定拟选供应商、采购模式、订货资料的交付时间、订货时间、 交货时间和监造等内容，由中石化物资装备部下发会议纪要执行。 19 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 5.5 物资需求计划 5.5.1 EC+P 服务方按照青岛炼化建设期物资需求计划管理办法的要求，根据设计文 件编制工程项目设备、材料的月度或追加需求计划（附件 3、4、5、6） 。 （1）设备需求计划主要内容包括：项目名称（分解到装置单元） 、项目编号、 计划编号、制表日期、设备位号、物资编码（ERP 编码模式） 、设备名称、规格型 号材质、单位、数量、需用日期、概算等。 （2）材料需求计划主要内容包括：项目名称（分解到装置单元） 、项目编号、 计划编号、制表日期、物资编码（ERP 编码模式） 、物资名称、规格型号材质、单 位、数量、质量标准、需用日期、价格等。 5.5.2 EC+P 服务方将物资需求计划报控制部审批，控制部（装置项目部）组织对 EC+P 服务方采购部门提报的需求计划进行审批，并纳入工程项目资金预算。 5.5.3 采购管理部对控制部审批的物资需求计划进行接收确认，并下达 EC+P 服务 方采购部门组织实施采购。 5.6 物资采购物资采购 EC+P 服务方采购部门在青岛炼化采购管理部的监督、管理下根据采购管理部 下达的物资需求计划提供采购服务。 5.6.1 EC+P 服务方采购关键重要性设备材料的工作程序（包括计划编制、发询价及 接收报价、技术谈判、商务谈判和合同签订等）执行本采购管理程序“4.4 采购策采购策 略及要求略及要求” 中有关关键重要性设备材料采购的内容要求； 5.6.2 EC+P 服务方采购大宗通用性设备材料的工作程序（包括计划编制、发询价及 接收报价、技术谈判、商务谈判和合同签订等）执行本采购管理程序“4.4 采购策采购策 略及要求略及要求” 中有关大宗通用性设备材料采购的内容要求； 5.6.3 EC+P 服务方采购一般性设备材料的工作程序（包括计划编制、发询价及接收 报价、技术谈判、商务谈判和合同签订等）执行本采购管理程序“4.4 采购策略及采购策略及 要求要求” 中有关一般性设备材料采购的内容要求； 5.6.4 超过概算金额的物资采买，EC+P 服务方采购部门填写物资采购超概请示表 （附件 7）报控制部，控制部审批后方能实施采购； 5.6.5 材料代用，工程项目材料需用计划的物资，需要变更规格型号或材质，由 EC+P 服务方采购部门填写物资需求计划材料代用单 （附件 8）报控制部，控制 20 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 部审批后实施； 5.6.6 采购物资的监造、检验及催交催运 EC+P 服务方根据物资采购合同，对采购物资的制造进度、质量和催交催运负责： （1）制造厂提交质量计划、制造计划（含进度计划） 、检验计划报 EC+P 服务 方，EC+P 服务方审核后编制监造管理大纲、监造计划一并提交采购管理部组织审 批后，EC+P 服务方按已批准的监造计划、质量计划开展制造的检验活动； （2）检验工作应从原材料进货开始，包括材料检验、制造加工、工序检验、 组装、中间产品试验、强度试验、致密性试验、整机试验、表面处理检验、包装检 验等直至运输包装检验； （3）EC+P 服务方按计划定期提供进度报告和检验报告，对于控制部希望参加 的检验，EC+P 服务方在检验前及时通知控制部参加； （4）对于重要设备，EC+P 服务方必须进行全程驻厂监造； （5）对 EC+P 服务方提供的重要检验点，控制部组织派员参加； （6）控制部根据计划参加阶段性检验，也可以根据计划安排随时进入制造厂 检查质量和进度，并对制造厂及 EC+P 服务方的工作进行评估； （7）EC+P 服务方根据采购订单条款进行催交催运。 5.7 物资的验收、保管及发放 EC+P 服务方对设备、材料的验收、运输、保管、发放负全面责任，青岛炼化 采购管理部予以监督，并进行不定期检查，对存在问题青岛炼化采购管理部将以整 改通知单形式反馈，EC+P 服务方进行整改后书面回复青岛炼化采购管理部。 5.7.1 到货验收 （1）物资到货后，由 EC+P 服务方负责接收并办理物资交接手续，到货物资 要及时录入到货物资台帐，每天以电子版和书面两种形式报青岛炼化采购管理部专 业人员。 （2）EC+P 服务方组织相关人员对到货物资进行验收，认真核对物资名称、规 格、材质（型号） 、数量、随机资料、随机备件等，确认无误后，放入规定的存放 区； （3）需要检验、试验的物资，要存放在待验区，并进行标识，EC+P 服务方负 责办理检验、试验的委托手续，及时将检验 、试验的结果通知青岛炼化采购管理 21 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 部专业采购员。 5.7.2 设备、材料的现场检验 直接进入施工现场的物资，EC+P 服务方及时组织验收并做好标识。 5.7.3 不合格品的处置 当设备、材料出现不合格品时，EC+P 服务方应将不合格品另行存放，并做好 不合格品标识,并及时通知青岛炼化采购管理部专业采购员，按不合格品的控制程 序的规定进行处理。 （1）当设备、材料出现不合格品时，应按合同有关条款处理，严格执行不合 格品的控制程序。当需要青岛炼化采购管理部确认的处置方案时，应填写不合格 品的处置报审表，经 EC+P 服务方项目经理与采购管理部经理签字认可后报青岛 大炼油工程项目经理部审批； （2）对采购材料不合格品一律采用退货、更换处理的方式，不允许返工、修 复、降级使用； （3）经过评定的不合格产品不能验收入库，应另行存放，并做好不合格品标 识； （4）直接进入施工现场的物资出现不合格品时，应及时清出现场，以免误用。 5.7.4 仓储保管 （1）库存物资应根据不同物资的材质（型号） 、属性和要求，按规定存放； （2）设立待验区，悬挂或张贴明显标识； （3）摆放物资的货架要在相应的位置设置料签等标识，库区露天货场设立固 定标牌等标识，存放的物资要做到标识醒目、名称统一、计量规范、规格不串、材 质（型号）不混、数量准确； （4）物资的质量状态按待检、已检待判断、合格、不合格四种状态进行标识， 发放时要确认物资质量状态； （5）EC+P 服务方要按照物资存放要求，进行经常性的维护保养，监控存放环 境，保证存放的物资完好无损。 5.7.5 保管现场的要求 （1）保管场所应设置防火、防盗、防水、防晒等措施； （2）物品摆放整齐、界区明显、标识清楚； （3）危险品、有毒有害品、易燃易爆品的分类分区隔离摆放，及安全防护、 22 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 保卫措施齐备； （4）露天料场堆放设备及材料应作到上盖下垫，应有防雨、防风、和防水淹 措施； （5）库区内道路布局合理，便于收发材料作业，并保证在发生火情时，消防 通道畅通无阻； （6）贵重物品的加强保管措施； （7）库用起吊机具、车辆、消防器具应完好可用； （8）根据物品的特性，配制适量的防护用具，保证人员的安全； 青岛炼化采购管理部不定期的对 EC+P 服务方的物资保管现场进行检查， 当 发现存在问题时，青岛炼化采购管理部向 EC+P 服务方发出整改通知单，由 EC+P 服务方进行整改，并将整改结果报青岛炼化采购管理部，青岛炼化采购管理部跟踪 整改过程。 5.7.6 设备、材料的标识管理规定 EC+P服务方应制定设备、材料的标识管理规定，其包含范围有： （1）设备、材料的出厂标识 1) 容器设备出厂标识、名牌标识、预制件交货现场组装的压力容器标识、 备品备件标识； 2) 机械设备出厂标识、名牌标识、表面色及标志色、备品备件的标识； 3) 电气、仪表、设备表面色和标志色； 4) 阀门类产品的表面色及标识； 5) 原材料标识：各种管材、配件、紧固件、密封件均应有唯一性永久标 识； 6) 其它标识； （2）验收标识 包括待验收品、合格品、不合格品、修复品、降级品、退货品、更换品等标识； （3）包装标识 1) 不同运输要求的包装标识； 2) 超大、超重设备包装应准确标出中心位置和起吊点； 5.7.7 设备、材料的现场运输和防护措施 为了确保设备、材料能安全无损运抵指定地点，EC+P服务方做好以下工作： 23 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 （1）制定装卸方案：根据设备、材料外形、包装尺寸和重量，选择合适的车 型及装卸机械。确定摆放方位及合理的支承位置，尽量降低超限等级。 （2）制定加固封车方案：根据设备、材料装载的实际情况，应采取有效的加 固措施，为了调整重心，可以配重或加长。 （3）设备在装卸运输中，必须小心谨慎作业，不能碰撞，伸出体外的设备管 口法兰等附属部件，必须有防损坏措施。 （4）确定安全可靠的行车路线，减少行车风险。 （5）对于超大、超重设备的吊装、搬运工作，应做出具体方案报控制部、监 理公司，由控制部、监理公司组织专家评审确认。 5.7.8 物资的发放 （1）EC+P 服务方负责物资的发放管理，办理发料手续； （2）EC+P 服务方负责将完成发货的发货单返青岛炼化采购管理部，并将发货 清单以电子版（EXCEL 表格）形式报炼化采购管理部。 5.7.9 工程物资管理日报、月报 EC+P 服务方按时将工程物资管理日报、月报上报青岛炼化采购管理部及工程 监理。 （1）日报表于每日 16：00 前上报，包括： 1) 计划执行情况表； 2) 到货台帐； （2）月报于每月 25 日前上报，包括： 1) 项目材料的控制计划； 2) 材料采购计划与实施情况； 3) 设备、材料的检验情况； 4) 设备、材料的现场交接情况； 5) 库存情况报告； 6) 剩余材料的处理情况； 7) 目前材料管理的问题及处理办法； 8) 填写材料控制月报表 、 月份材料进料计划表 、 月份材料进场统 计表 、 采购计划与实施情况表 。 5.7.10 每单项工程完成后，EC+P 服务方应对整个工程的材料采购工作做出全面 24 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 总结，报青岛炼化采购管理部。 5.7.11 每年 12 月 20 日 EC+P 服务方应对全年的材料采购工作做出全面总结，报 青岛炼化采购管理部。 5.8 资金支付 物资采购款项的支付按QRC 项目管理手册第 6 部分投资控制管理程序 “6.3 物资采购款项的支付”工作流程及要求执行。 （1）EC+P 服务方根据物资采购情况每月 25 日前编制设备材料款资金支付计 划上报采购管理部； （2）EC+P 服务方根据合同付款（预付款、进度款、结算款、质量保证金）和 “物资采购款项的支付”工作流程及要求，将发票、合同、设备或材料验收发放单 （包括开箱检验验收单、物资报验单、出入库单等） 、质量保证金支付确认单等相 关有效文件整理齐全后，提交采购管理部办理有关款项支付。 5.9 完工总结及资料归档 5.9.1 完工总结 （1）EC+P 服务方负责编写青岛大炼油工程项目物资供应总结和竣工资料的整 理、归档、移交； （2）工程监理负责审核完工总结报告，组织竣工资料的审查和移交工作； （3）青岛炼化采购管理部负责接收竣工资料，进行归档管理； 5.9.2 资料管理 （1）需保存资料（包括书面材料和电子版） 1) 可研报告及批复； 2) 引进主要设备材料、国内物资集中分交清册及批复； 3) 集中分交会议纪要（包括长周期设备材料集中分交会议纪要） ； 4) 基础设计文件及批复； 5) 设计资料（包括图纸、询价书、规格书、变更单等） ； 6) 物资需用计划； 7) 合同管理资料（包括买卖合同、监造合同、运输合同、服务合同、技 术协议、规格书、招标的有关资料、商务谈判记录、报价单、框架协 25 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 议书、委托采购批复、渠道外审批表、批复的超概算采购报告和合同 台帐等资料） ； 8) 会议纪要及记录（包括项目部调度会、设计协调会、技术交流会、设 计审查会和现场办公会等） ； 9) 物资监造资料、控制点检查报告和出场验收报告； 10)随物资到货的原始资料（包括随机文件、材质证书、合格证、说明书 等） ； 11)复验单、收料验收单； 12)重要活动的图片，录像； 13)其他资料。 （2）EC+P 服务方应将上述物资采购资料按装置单元分类归档后移交。 6 E+P+C 项目物资采购工作程序 6.1 采购进度网络控制计划的编制 青岛炼化采购管理部根据工程总体统筹计划组织编制 E+P+C 项目物资采购进度 网络控制计划，作为 E+P+C 项目物资采购指导文件。 6.2 供应商名录的确定 供应商名单原则上从中石化资源市场范围内产生。采购管理部根据工程项目需 用物资的种类、数量，组织有关部门对供应商的资质、业绩进行考察评审，确定供 应商名录报 IPMT 批准。 6.3 国内外物资分交和长周期设备材料分交 6.3.1 分交设备材料清册的编制审批和上报 由设计单位编制引进主要设备材料分交清册和项目物资集中分交清册 报采购管理部，采购管理部组织各有关部门进行确认后，报中石化物资装备部。 6.3.2 分交会 中石化物资装备部组织国内外物资及长周期设备材料分交会，青岛炼化参加， 确定拟选供应商、采购模式、订货资料的交付时间、订货时间、交货时间和监造等 内容，由中石化物资装备部下发会议纪要执行。 26 项目管理手册 第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程 6.4 物资需求计划的编制和审批 6.4.1 设计单位按照青岛炼化建设期物资需求计划管理办法的要求，根据设计文件 编制 E+P+C 项目设备、材料的月度或追加需求计划（附件 3、4、5、6） 。 （1）设备需求计划主要内容包括：项目名称（分解到装置单元） 、项目编号、 计划编号、制表日期、设备位号、物资编码（ERP 编码模式） 、设备名称、规格型 号材质、单位、数量、需用日期、概算等。 （2