关于文书档案管理制度的规定范围.doc

精选资料文书档案管理制度根据“中共中央关于统一管理党、政档案工作的通知”和“国务院关于加强国家档案工作的决定”，并参照国家档案局颁发的机关档案工作条例的要求，为了加强对文书档案的科学管理，充分发挥档案的作用，特制定本制度。一、文书档案管理职能（一）文书档案工作是公司工作的重要组成部分，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。（二）公司党、政、工、团及人事、财务、计划、保卫等工作活动中形成的全部档案均由档案室集中统一管理。二、管理的内容与要求（一）宣传、贯彻党和国家的方针、政策和上级的有关规定、办法，落实本单位档案管理的各项规定制度。（二）负责管理本公司全部文书档案，积极提供利用，为各项工作服务。（三）对本公司各业务部门文件材料的归档工作，进行指导、检查和监督。（四）及时完成领导交办的其他工作任务。（五）贯彻执行档案法和档案法实施办法及保密、安全制度，确保档案和档案机密的安全。三、档案的接收（一）公司要建立健全文件材料的归档制度。凡公司生产、经营、政治工作（包括党、政、工、团、保卫）等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由有关部门进行整理、立卷后，定期向档案室移交。（二）公司领导和职能部门承办人员办理完毕的文件材料，应由部门兼职档案员及时按归档要求进行整理后，定期向档案室移交。（三）文书档案的归档应符合下列要求： 1.应归档的文件材料必须齐全、完整，能系统反映公司全年主要工作活动状况。2.归档的文件材料，应保持其间的历史联系，认真区分保存价值，划分保管期限（永久、长期、短期）。3.分类准确、分级适当、科学系统。以问题特征为主，综合其他特征整理归档。4.盒（卷）内文件排列条理要按照事物的来龙去脉有秩序地排列、有条理地反映问题。5.文件材料装订整齐、结实、美观，无金属物。6.文件材料排列有序、编页正确、编目符合要求。7.科技文件材料的起草，签署处理意见，都必须用蓝黑墨水笔、碳素笔书写或在公司OA系统进行公文运转（文件材料用激光打印机打印）。文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水或复写纸书写的字迹，以利文件材料长期保存。（四）公司全部归档文件材料应在第二年六月底前向档案室移交，要编制档案移交目录一式二份。一份留部门备查，一份随档案交档案室。四、文书档案的整理、保管和统计（一）遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的整理的原则，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（二）档案室每年对档案的安全保密情况进行一次检查，发现问题及时向领导报告，对破损和变质的档案及时修补、复制或作其他技术处理。（三） 档案工作人员调动工作时，必须在离职前将所保管的档案数量和状况交待清楚，并办理交接手续。（四）建立登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用情况进行登记和统计，并按照规定向档案业务管理机关和部门报送档案工作基本情况统计报表。五、档案的鉴定和销毁 （一） 档案应根据国家的有关规定，编制本公司档案保管期限表，经公司领导批准后执行，并报上级业务管理机关备案。（二）档案的鉴定和销毁是档案管理的一项十分重要的工作，应根据公司文书管理保管期限表的规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案要在公司办公室主任的主持下，由档案室和业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册。经公司主管领导批准后销毁。（三）在销毁档案时，要指定两人进行监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签字。六、档案的提供利用（一）档案管理人员要熟悉本公司的历史和所保管的档案，了解本公司业务，并根据工作需要，编制必要的目录卡片、索引等检索工具，积极主动地开展档案利用工作，为我公司各项工作服务，并注意收集整理利用效果。（二）建立健全档案的借阅、审批制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。（三）文书档案保管的案卷及文件材料，是现行档案,主要供本公司使用。对兄弟单位提供利用需持单位介绍信，并经公司有关领导批准。（四）公司应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。七、档案的借阅（一）办理借阅手续1.公司各部门因工作需要借阅一般业务性档案时，借阅单位事先联系，借阅者可根据案卷、归档文件目录，提出借阅档案名称，进行借阅登记，在阅览室查阅。需要将档案拿出档案室外查阅时，必须经办公室主任同意办理借阅手续，方可将档案借出。2.借阅党、政重要会议记录和有关机密性档案时，需经办公室主任及有关领导批准，进行登记，由档案管理人员按领导批示意见，先找出要查阅的有关部门或事项，然后交查阅者查阅这一部分，其他部分查阅者不得随意翻阅查找，且只限在档案室内查阅，不准借出室外。3.兄弟单位借阅档案时，必须持单位介绍信，并经公司有关领导批准方可借阅，档案室要办理借阅手续。（二）查阅时必须爱护档案，不得在档案上写字、涂改，更不许拆装、撕页、折叠、损坏、丢失，归还时档案管理人员应认真清查，核对无误后，方可注销。（三）凡因工作需要摘抄档案内容者，抄前须经档案室同意或有关领导批准，抄后须经档案管理人员，加盖公章方为有效，但不准抄写全文。（四）凡是借机密的档案必须做到随借随还，最长时间不超过一周。（五）要严格保守党和国家机密，有关档案内容，查阅人员不得随意外传和遗失。八、档案的保密安全（一）档案管理人员须严守党和国家制定的保密法及公司保密规定，不准向无关人员议论自己所保管的档案内容。（二）档案管理人员不得私自携带档案材料外出，档案出入均需登记，严格执行借阅手续。（三）档案库房门窗必须坚固，室内整洁，空气流通，温湿度适当，并配备防火、防潮、防水、防日光及紫外线照射