某电子公司费用管理制度

鑫荣电子有限公司费用管理制度第一章：总则第一条. 为充分贯彻分公司的费用管理精神，结合实际情况，特制定本费用管理制度。第二条. 分公司的费用是指分公司为销售“经营范围内产品”和售后服务过程中发生的各项支出。与此无关的其他一切费用均不在此费用管理制度之列。第三条. 费用报销程序：经办人填单部门经理签字管理部专员审核财务专员审核财务会计主办审核分公司经理审核财务制单出纳付款。只有财务经理和分公司经理签字审核后，出纳才能付款，如有违反规定，出纳承担赔偿责任。第四条. 为提高工作效率，原则上费用报销时间定在每月10日之前，其他时间报销，财务人员有权拒绝。按月报销的费用，每月只能报销一次，不得分次报销。第五条. 费用报销应本着实事求是的原则，任何人不得弄虚作假，若有发现，处以虚报金额5倍以上罚款。第六条. 分公司对费用进行归口管理，归口管理部门负责人应对归口管理费用的合法性和合理性负责。归口管理部门明细如下：费用项目管理部门办公费用、员工福利费、仓租费、车辆的各项费用管理部广告费、促销费管理部财务费用财务部固定资产及低值易耗品经办人所在部门其他费用经办人所在部门第七条. 房租费、仓租费、广告费及其它大宗交易，必须签订合同或协议。第二章：办公用品费用管理制度第一条. 办公用品的定义：办公用品指日常办公所需的各类办公文具和办公表笺等，个人使用的物品不得纳入办公用品的范围。办公用品主要分为三类，根据不同类别进行相应的管理：1、个人消耗性办公用品：例如书写用水笔、圆珠笔、笔芯、铅笔、笔记本、订书钉、胶水、涂改液、大头针、回形针、夹子等；2、低值易耗办公用品：例如计算器、订书机、起钉器、打孔机、裁纸刀、文件夹、文件袋等；3、部门办公用品：例如各类报表、信封、复印纸、打印纸、传真纸、封箱胶带、以及临时工作需要的办公用品。第二条. 办公用品的采购： 1、办公用品由管理部集中管理，统一对外采购，未经书面申请并许可，各部门及个人均不得自行采购，否则不予报销。管理部对办公用品开支的合理性负责。 2、各部门应於每月25日前将需求计划书面报管理部，经管理部核查其合理性后统计应购买办公用品的数量，经分公司总经理签字批准后于次月凭单购买并下发。 3、管理部向各部门公开办公用品采购价，以便各部门清楚本部门办公成本，同时鼓励各部门积极提供更优惠的采购信息。第三条. 办公用品的领用： 1、个人消耗性办公用品，按人均每月3元标准计，不予超标，节余累计至下月。 2、低值易耗办公用品的领用：管理部对公司低值易耗办公用品进行登记造册，每件物品上贴专用标签，注明部门、启用日期、保管人、保管日期。员工辞职时必须退回所持有之部品，遗失照价折旧赔偿。已损坏低值易耗办公用品由保管人凭已损坏物品向管理部申请置换，管理部根据使用年限予以核发。低值易耗品专用标签：部门启用日期保管人保管日期低值易耗品清单：部门低值易耗品名称启用日期保管人保管日期 3、部门办公用品的领用：因部门业务或者临时工作等原因需要领用办公用品时，由部门出具专项申请，报公司管理部后予以核发。第四条办公用品费用的报销：管理部按月度凭总经理批准的采购单和发票报销，其他任何部门及人员均不得报销办公用品费用。第三章 差旅费管理制度根据总部有关制度和结合分公司的具体情况，现对办事处差旅费用规定如下： 第一条. 部门经理与职能人员出差必须填写出差任务书，部门经理出差应由分公司总经理签字同意；其他职能人员出差应由部门经理签字同意（格式附后）。出差人员须将批准后的出差任务书交由管理部HR专员保管后方可出差。办事处业务员出差需由办事处主任同意。第二条. 特殊情况来不及填写出差任务书的必须在出发前以手机短信方式报告分公司总经理，总经理同意后短信通知出差人与HR专员，由人事专员代为填写审批签章。出差中途若有变动，需在当日以手机短信方式报告分公司总经理，总经理同意后转发HR专员更改出差任务书。如无此通知，报销时以原任务书为依据，其后产生的费用不予报销。短信要求格式出差报批：出差人姓名/出差日期/出差地点/交通工具/出差事由出差任务书出差人姓名出差地点出差日期交通工具出差事由总经理部门经理经办人备注：1、财务报销差旅费须附本单；2、因出差未能签到考勤者须凭本单证明，否则按缺勤处理；第三条. 员工出差可报长途交通费和住宿费用。长途交通费实报实销，但乘座交通工具只限于汽车和火车硬座硬卧。出差时住宿费用按公司规定标准报销，单人出差时标准如下表，同性别员工两人共同出差时，个人住宿费标准按第三条中单人标准的150%计。单位：元/天职务或岗位住宿费标准（漳、龙、泉、南、三、宁、莆、福）住宿费标准（县城及以下地区）补助费（含伙食和当地交通）部门经理15012050办事处主任-100-业务片区在办事处所在市以外而需经常出差之业务员-60-其他职能人员12010050第四条. 员工出差交通工具仅限于乘坐正规客运汽车和火车硬座卧，自行驾车出差人员，其驾车途中所有事故责任与费用由出差者本人负责，公司不予承担任何责任与费用。自行驾车出差人员的交通费按正常乘坐汽车或火车票价标准执行。第五条办事处主任和业务片区在办事处所在市以外而需经常出差的业务员，需于每日下午将当日行踪按如下表格内容报备本办事处的信息员，由信息员为每个业务员填写业务人员出差日记，并于次日上午10：00前发邮件给管理部信息管理员（ ），业务员月度报销差旅费用时，凭按时间顺序粘贴的发票和HR专员处的出差日记报销。非在出差日记行程内发生的交通和住宿费，不予核销。业务人员出差日记姓名日期起点终点业务对象长途交通费住宿费业务评价（此栏为业务人员对自己工作的记录，无需上报）例1：9.8甲地乙地*电讯*人12乙地丙地*电讯*人8丙地甲地回20例2：9.9甲地乙地*电讯*人2560 9.10乙地甲地回25总计￥ 90￥ 60备注：1、车票须为电子客票，无电子客票地方，允许普通客票报销（按各办事处主任提供之当地常规票价报销）；2、出差日记中的车费每行须为点到点的单次车费，不允许合并计费，当日有到两个或以上地方出差，；3、出差日记中的住宿费须在限额内，超出标准按标准报销；第六条办事处人员因公事至厦门、统一由管理部安排住宿，员工如擅自安排住宿者分公司不予报销。 第七条所有差旅费报销时，粘贴填写后单据交本部门经理或办事处主任审核签字后，均由信息管理员按本规定初审，初审合格单据由信息管理员统一保管，管理部于每月10日交财务部经理与分公司总经理签字审核，财务部做帐后统一付款。第八条其它注意事项1：办事处的差旅费用是指从办事处到各管辖区域出差车票、住宿。2：各办事处到各管辖区域出差，来回的车票必须是电脑打印车票（非电子客票的数量应控制在30%以内），否则不给予报销，贴车票必须按阶梯式日期不能掩盖，否则无效。3：办事处各月的费用必须按时报销，不允许跨月报帐。 第四章 通讯费用管理制度第一条. 公司员工不得用公司电话打私人电话，上班时间不得用公司电话聊天，使用公司电话应长话短说，节约话费。第二条. 使用移动电话的员工其费用在下面限定额度内按月一次性报销，超支部分由自己负责。单位：元/月职务或岗位手机或固定电话额度办事处主任400部门经理（财务部会计主办、管理部）300业务员、市场督导200HR专员、送货员、司机、出纳、会计、物流管理员、信息员、仓管员80促销员15 (每日报销售量费用)其他人员原则上不报销通讯费漳州、龙岩、南平、三明办事处固定电话100宁德、莆田办事处固定电话100福州、泉州办事处固定电话200第三条. 在公司报销手机费的员工，在上班时间不得关机，如一个月发现两次以上在上班时间关机或不接电话（其他员工即时举报，分公司总经理或管理部经理拨号实时认定），则取消其当月通讯费用的报销资格。第四条. 在分公司报销通讯费的员工，应把号码报给管理部，管理部制定一份通讯录，分发给各个部门经理或信息员，再分发给本部职员，以便联系，若有更换号码，须由本人及时通知管理部更改通讯录，更换号码而未通知管理部更换通讯录造成的联系不上按关机处理。第五条. 漳州、龙岩、莆田、宁德、三明、南平、泉州、福州办事处固定话费需提供电信部门打印之发票及清单按月报销，超出标准按标准报销，否则实报实销。第五章 应酬费管理制度第一条. 应酬费是指公司为了开展工作、扩大产品的销售而发生的请客、送礼费用，又称业务招待费。第二条. 应酬费从分公司的经营费用中列支。第三条. 严禁个人消费的费用冒充应酬费报销，一经查出，处于虚报金额5倍的罚款。第四条. 分公司应严格控制应酬费用支出，所有应酬费支出必须事前向公司领导提出书面申请。并于费用发生后当日填写实际发生情况，报分公司总经理审批（附应酬费申请格式）。第五条. 特殊情况不及填写应酬费申请单或因总经理出差在外无法签字的，须以手机短信方式按应酬费申请单内容报告分公司总经理，总经理同意后短信回复并通知管理部信息管理员，由信息管理员代为填写申请单并盖总经理授权章。无此批准的应酬费一律不予报销。短信要求格式应酬费申请：申请人姓名/招待客户名称/预定时间/预定方式或地点/预定人数/申请理由。应酬费申请单招待客户名称预定时间实际发生时间预定方式或地点实际发生地点预定人数实际人数申请理由预计费用:实际发生费用申请人： 申请时间：预算费用的审批： 实际费用的审批： 注：此申请单需事前领导批准，事后填写实际发生内容再报领导签字批准。第五条应酬费应在发生后两天内（遇节假日顺延）凭正规发票和批准的应酬费申请单报销，过期不予核销。审核完成的单据由管理部统一保管，管理部于每月10日交财务部经理与分公司总经理签字审核，财务部做帐后统一付款。第六章 交通费管理制度第一条. 交通费为分公司员工在本地外出办事而发生的车费。第二条. 员工因工作性质的特殊性而对其市内交通费实行定额制，定额费用含公交车与出租车费用，具体明细如下：单位：元/月职务或岗位交通费用额度部门经理（财务部、管理部）、区域经理300（空调费期间另加100）业务员、市场督导150（空调费期间另加100）HR专员、出纳80其他人员60第三条. 员工的市内交通费按月一次性报销，除此之外，不得以其他任何理由和借口再次报销交通费。第七章 其他费用管理制度第一条办事处房租：需提供租房合同、出租方的身份证复印件和银行帐号，由分公司管理部统一保管，房租由财务部从银行直接汇款给出租方，办事处贴票核销。第二条办事处水电费：水电费实行限额制，其额度如下表，水电费报销时，必须提供供水供电部门收受水电费之凭据发票，额度内实报实销，超出额度按额度报销。单位：元/月办事处名称水电费额度（5月、6月、7月、8月、9月）水电费额度（1月、2月、3月、4月、10月、11月、12月）漳州、龙岩300150南平、三明300150宁德、莆田300150泉州、福州500300第三条办事处物业管理费：报销时必须提供物业收受费用之凭据发票。第四条分公司所有人员应尽可能减少各项费用支出，各办事处与厦门分部往来之文件资料小件物品、办事处与下面各相关各业务商家往来之资料物件等，应尽可能在业务人员往来中协带，非紧急性事件，不能使用邮寄或托运方式。确实有此需要的，需报办事处主任批准，各办事处每月此类费用标准：办事处名称运杂费额度（01、04、05、09、10共五个月）运杂费额度（02、03、06、07、08、11、12共七个月）漳州、龙岩200100南平、三明200100宁德、莆田200100泉州、福州400200报销此类运输费用时，需在粘贴单上详细注明时间、往来地、收件人寄件人、何种方式寄何物、理由。（例如：2008.07.07/寄件人龙岩办事处张三/收件人客户服务