物品采购申请程序

高星级酒店制度与标准作业程序 编号：FD/PRO/001内容：采购申请 部门：财务部生效日期：200x年1月1日 批准：目的： 明确制定各种物品的采购申请程序，使各部门得以遵行程序： 1. 采购项目分类1.1 固定资产项目固定资产项目指酒店列为固定资产类别之物品，不包括瓷器、玻璃器皿、银器、厨具、布草与制服。1.2 经营用具包括瓷器、玻璃器皿、银器、厨具、宴会器材、布草与制服。1.3 餐饮用料包括所有食品和饮品之原料与成品。1.4 工程维修品包括所有用于工程维修及保养之物品。1.5 普通物品包括以上1.1至1.4以外之常用物品，例如文具、印刷品、客用物品等。1.6 服务合同根据酒店需要，需向外取得的服务如某些维修保养项目或专业物品等。 2. 各种物品/服务之采购申请程序 2.1 新品种之采购 新品种之采购如在本年度财务预算内,可由使用部门填妥请购单（表格ACF001）， 经部门经理核准并附批准的本年预算购置清单，报财务总监审批后方可交采购部执行，否则需提交报告解释请购原因报财务总监及总经理审批后方可执行。2.2 库存物品之补充 仓库的存货为常用之耐用存物品，包括某些食品及饮品、客人用品、清洁用品、维修用品、文具及印刷品等。存货按各种物品的耗用量、物品有效期、仓库容量等因素，由成本控制经理、使用部门与采购部拟订最高存量、最低存量及定货量，提交财务总监核准后在存货卡（ACF004）上记录。库存物品的补充允许采用红线法、经验法及月计划补货法(详细说明参阅第7点)，三种方法可以结合使用。仓库领班须经常检查各存货，及时填制请购单交采购部执行。2.3 餐饮物料各种鲜活食品如肉类、蔬菜、水果、奶制品等，根据各厨房一天所需，由各厨房于 页数：1/3 编号：FD/PRO/001每天下午3时前填具每日购货表（表格ACF003），由行政总厨审批后交采购部执行。各种饮品均存于饮品库中，由使用部门按照用量向仓库申领，存货之补充按2.2库存物品之补充程序请购。2.4 固定资产项目与经营用具如请购额在当期预算内者,由部门经理填具请购单报财务总监批准后，交采购部执行，如请购项目为更新现有已损坏设备者，须同时提提交已获核准之固定资产处理申请表（表格ACF032）方予办理。3. 请购形式3.1 厨房每天所需的鲜活食品以每日购货表形式申请； 中餐厅零点海鲜采用供应商现场养殖，应中餐厅客人零点要求即时供应的办法，海鲜的验收由厨房主管人员负责，经帐台收款员审核，一同在海鲜领用单（表格ACF016）上签字认同。3.2 除3.1以外的其他采购申请均以请购单形式进行。3.3 为了准确执行采购工作，请购单必须清楚填写下列各项：a) 物品之名称、规格及品牌等b) 计量单位与数量c) 急用物品须盖上“急件”印章并注明要求到货日期3.4 使用部门注意由提交请购单至实际到货日，期间还需通过挑选供应商、议价、审批与运输等过程，故应提早计划申请，以免造成断货。4.请购单之复核采购部收到使用部门之请购单后，按以下程序复核：4.1 检查请购单是否已具备该使用部门经理之有效签名认可；4.2 检查请购量是否符合该物品之存量要求，过高或过低之请购量均应予以调整。 5. 选择供应商与价格比较除已核准的定点供应商外，采购部应选择三家符合采购规格、质量及服务要求之供应商进行比价，填在请购单上，由采购经理选定推介之供应商，提交财务总监及总经理审批。6. 财务总监与总经理审批完成以上程序之请购单均由采购部提交财务总监及总经理审批后方可执行采购程序。审批后之请购单一式四份：采购部自留（白色）一份；交收货部（黄色）连同合同（如有的话），一份；交应付帐会计（兰色）一份；退还申请部门（粉色）一份。 页数：2/3 编号：FD/PRO/001 7. 常用之补货方法操作 补货方法，可根据以下3种方法之优缺点及适用性，注意酒店需要，选择合适的操作程序：红线补货法：对每个物品设定最低库存量，当存货量接近最低库存量时，开出请购单，此方法适用所有物品请购。最低存货量 = 采购周期天数每天平均消耗量保险系数优点：直观、易操作缺点：易出现总体存量偏高。 月计划补货法：适用于固定供应商、固定品牌、包装，价格相对稳定，消耗量大且稳定的物品请购，按月计划一次申请，批准后，仓库根据库存情况通知采购部让供应商到货。优点：计划性强、方便采购、降低采购成本；缺点：为了供应安全而易发生计划偏大。 经验法：适用于存量较小或单价较高，受变动因素