零配件管理制度.doc

文件名称零配件管理办法版次1.0发行日期2013.09.01文件编号行政-XZ-P-001机密等级一般页次8/8制定单位行政后勤中心文件名称：零配件管理办法文件编号：行政-XZ-P-001文件版本：1.0制定单位：行政后勤中心机密等级：一般发行日期： 年 月 日目录1. 目的 . 4 2. 适用范围 . 4 3. 权责单位 . 4 4. 定义 . 4 5. 作业内容 . 4 5.1 请购、审查、核准 .4 5.2 零配件入库. 4 5.3 零配件入库储存保养管理. 4 5.4 零配件出库. . . 5 5.5 零配件送外维修加工作业流程. 5 5.6 零配件盘点及月报流程. 5 5.7 零配件安全库存. 5 5.8 呆滞零配件处理. . 6 6. 相关文件 . 9 7. 表单 . . . 10 8. 附件 . 14 版本历史文件增修撰写过程版本发布日期主要更改内容文件作者1.02013.09.01零配件管理办法审核记录本文件已经由下列人员审核单位姓名日期 1. 目的为完善公司零配件之管理，统筹公司备品、配件使用，提高公司备品、零配件利用率和周转率，合理设定安全库存，特定零配件作业管理办法。 2. 适用范围 本流程使用于公司各工厂主设备、附属设备、消防、叉车、品保等零配件请购、审查、核准、采购、领用、外修加工及仓储等之管理。 3. 权责单位 行政后勤中心（部）：负责零配件进库、出库和仓库日常管理，月报统计。 设备工程中心（部）：负责确认零配件请购的合理性。 采购中心（部）：依照公司请购流程进行请购，并负责零配件退货处理。 使用单位：零配件请购部门提出需求，对零配件的库存负主要责任。4. 定义4.1.零配件仓库 4.1.1.主要存放在公司所需零配件仓库，零配件仓库应明确划分零配件待验收区、不合格待退货区、合格区、待报废区，零配件验收合格区再划分为新品区、旧品区；4.1.2.零配件待验收区：厂商送来之零配件未能及时验收的区域；4.1.3.零配件验收不合格待退货区：经相关需求部门、技术部门验收后不合格的零配件需采购中心（部）进行退货处理的，于验收之日起三日内处理完成； 4.1.4.零配件验收合格区：通过需求部门及技术部门验收合格之区域；4.1.5.新品区：厂商送来之零配件并通过验收合格的新配件；4.1.6.旧品区：使用单位以旧换新、用料后的余料、旧品修复等的可用之配件区域；4.1.7.待报废区：使用单位以旧换新等不可用之配件区域。4.2.安全库存4.2.1.容许在可能的预测误差下，不至缺料的库存量。4.2.2.此存量其设置目的是在多种情况下提供紧急之用。4.2.3.安全库存量=紧急订货到入货所需时间（天数）平均每天的消耗量平均月耗用量30，不足1个或1组的以1个或1组计。4.3.呆滞配件4.3.1.一年未领用之五金备品不包含安全库存。4.3.2.因设备整改整理确认不再使用之配件。5. 作业内容5.1 请购、审查、核准 5.1.1. 零配件请购 零配件请购由使用部门填写请购单，使用部门主管签核后，会签零配件仓管确认库存量及请购量，仓管员将盖章确认数量（章的样式以行政后勤中心（部）要求），送设备工程中心，由设备工程中心主管确认签字后， 工厂最高主管核准购买，由采购中心与厂商议价并购买。 零配件请购流程见附图7.1。5.1.2.紧急抢修零配件请购 当场发生故障需要紧急抢修时，设备工程中心（部）确认零配件需求，开具紧急抢修单。 领料人凭紧急抢修单到零配件仓库领取配件，如有配件，先领用，紧急抢修单仓库联留零配件仓库，并在抢修后3个工作日补齐领料单。 如无相关零配件或数量不足，领料人报采购中心（部）作紧急采购处理。（如遇假日联系不到采购中心（部），经厂长同意并确认并报备当地最高主管后，现场或设备工程中心（部）可作紧急采购处理。假日结束后第一个工作日中午12：00前，经办人员应及时通知采购中心（部）并补写注明已采购的紧急采购单，给零配件库补请购手续，请购单上面注明已经紧急采购） 零配件仓库根据补开的领料单、退料单，核对紧急抢修单后补办请购手续，并开具验收单请设备工程中心（部）验收。设备工程中心（部）需在3天内回签验收单给零配件仓库。 超过工厂核决权限的零配件紧急请购，工厂必须第一时间报备生产运营总经理、采购中心（部）、设备工程中心（部）及其它相关部门，对应相关单位回应后方可执行操作。 紧急抢修配件请购流程见附图7.2。5.1.3.零配件请购权限 零配件的请购权限按工厂体系核决权限执行。5.2 零配件入库 5.2.1. 零配件入库流程见附图7.3。 5.2.2. 零配件仓库根据请购单中的仓库联，核对厂商来料的货物名称、规格、数量、单价等，没有问题的予以收下物品，待使用部门验收后收料；有不符合要求的予以退货，仓管在送货单上注明退货原因。 5.2.3. 零配件的验收：主生产线设备使用的零配件由生产部门主任级（含）以上人员和厂长进行验收；生产线配置周边设备之零配件（如：空压机、冰水机、冷却塔等等）由生产部门主管和设备工程中心（部）主管共同进行验收；公共周边设备之零配件（如：锅炉等）由设备工程中心（部）主管进行验收，以上验收均应通过部门主管签字确认。 5.2.4. 电器设备等含特殊专业技术性物料，需设备工程中心（部）配合验收，仓管员通知设备工程中心（部）专业人员进行配合，未通知设备工程中心（部）验收，使用单位负责自行验收。 5.2.5. 仓库管理员填写验收单时，要把进仓库日期、供货单位、物料名称规格、数量和单价、请购单号填写清楚，验收合格，验收单位需于“验收单”的签收栏上签名，经主管签核后，验收单位联留验收单位。支出凭证联交采购中心（部）报账。5.2.6. 如因无法确认零配件之质量或验收后零配件有质量问题等，及时通知采购中心（部），由采购中心（部）负责处理，验收不合格之已收物料，需退回厂商。退货手续须于验收日起三天内办理完毕，出现问题采购中心（部）应第一时间处理，保证生产顺畅。5.2.7.采购中心（部）人员办理退货前必须先查清楚来人的身份证明是否与原来报备的有出入，以防止他人冒认。然后开一式四联的退料单，经仓库主管确认，退料厂商必须在退料单上签字（仓管需核对其签字与委托书上的签字是否一致），并写明单位名称，然后凭退料单客户联出厂。5.2.8.零配件仓库每月月底需用报表将各厂商验退情况汇报采购中心（部），以便采购中心（部）对厂商之评估，采购中心（部）需在月底将当月采购的零配件与厂商对账，并与零配件仓库对账，零配件仓库应将对账结果回报上级主管，并在月底对当月应退未退之未退料做报表报行政后勤中心（部）主管。5.3 零配件入库储存保养管理5.3.1. 零配件仓库按存货性质，将备件仓库划分为进料待验区、合格零配件区、检验退货区，及修复旧品摆放区。5.3.2. 零配件仓库设计时应注意流动性、相似性，物品大小及安全性，以便于物品的接收和发放工作。5.3.3. 每一种物料要有一个固定的储位，并按照储位来放置物料；物、卡、账数量保持一致，零配件进出库卡应注明（材料名称、材料编号、使用设备名称、安全库存量、出入库及结果记录）。 5.3.4. 备件库保持整齐、干净，零组件及精密件注意防潮、防污。5.4 零配件出库5.4.1. 非以旧换新零配件出库 零配件出库要凭领料单，领料单必须填写清楚，由领料部门主管签字后有效，使用部门凭领料单在零配件仓库进行领料，零配件仓管根据领料单查实是否属于以旧换新，如果不属于，则可以发料。5.4.2. 以旧换新零配件出库 l属于旧换新备品，则领料人需拿旧件和领料单至零配件仓库领取备品，仓库管理员对旧品进行记录，标注对应更换新品的出库单号，旧品放置于待报废区，由零配件仓库按照报废流程统一报废处理。l 若出库时领料人未拿旧品，则按借用流程办理，待备品更换后旧品还回零配件仓库，销去欠账，单据必须连号管理，仓管员凭零配件借用单办理出库手续，借用人须于三个工作日内将旧零配件归还，仓库员注销借用手续，并办理旧零配件入库，纳入月底盘点内容。 l 零配件仓库管理员每日制作借用零配件追踪表，遇有超过三个工作日未销账的情况，应追踪其主观尽速归还，如一周未注销借用的，则提报当地最高主管予以处理。l 归还旧品同时，借用人填写零配件领用单办理领用手续；。 l 旧品每月盘点后，由仓库管理员填具旧零配件堪用程度确认单，请使用部门再次确认所有旧品之堪用程度。确认为不堪用之零配件，统一办理报废手续，分类入工厂废品库。 l 由零配件仓库管理员提出报废需求（备品库中的），填写报废申请单，内联单。两份单据分别由设备工程中心（部），财务中心（部），采购中心（部），会签后交工厂最高主管（按照签核权限）。核准后，由零配件仓库留存，以内联单上的报废日期为准，由设备工程中心（部）、财务中心（部）一同去报废现场报废，报废后由零配件库、财务记账（财务做库销账）。 5.4.3.发料时，需检查领料单上是否注明清楚物料的名称、规格、应领数量及用途等。 5.4.4.领料时，须按实际要求领料，严禁整批领料， 严禁设立小仓库。5.4.5.当使用部门领取的零配件，在使用过程中发现不良品，要退回零配件库时，由使用部门填写退料单，经使用部门主管确认后，退回仓库，由采购中心（部）负责通知供应商办理退料。5.4.6工厂各部门工程余料必须退还零配件备品库，整料由仓库按退料流程办理退料，工厂退料流程见附图7.4。5.5 零配件送外维修加工作业流程 5.5.1 零配件（含车间专用备品配件）损坏需要维修，由填写维修单设备工程中心（部）接维修单后到现场鉴定问题点，提出请购同时通知采购中心（部）议价，设备工程中心（部）协助送修，并与厂家协定完成日期。 5.5.2 修复后请采购中心（部）到现场鉴别，需求部门确认加工品质及会勘验收日期。 5.5.3 外修工程须于限期内完成，完成10天内，验收合格的，由申请部门凭维修商的送货单开具验收单给维修商。5.5.4. 零配件委外维修作业流程见附图7.6。5.6 零配件盘点及月报流程 5.6.1.每月25号截止结束，零配件仓库及工厂备品都要进行实物盘点，做到料、账、卡一致，并由财务中心（部）进行复盘。 5.6.2.零配件仓库每月底根据收发料明细做账做出月报表，并对照月底盘点清单，反映出盈亏，每月1日前送财务中心（部）。5.6.3.零配件仓库将每月的验收单、退料单、验退单送采购中心（部）。由采购中心（部）签字确认后对照对方送货清单，检查是否有差异，并统计出各供应商的应付货款。5.6.4.月末盘点流程见附图7.7。5.6.5.零配件仓库在月末盘点后于次月7日之前将本月零配件月报（电子档、签字档、库存明细）传设备工程中心（部）。5.6.6.采购中心（部）核对每月的验收有差异之处及时提出，报各部门主管予以解决。如本月月结正常，以后不再办理任何补单手续。5.6.7.零配件在抽查及盘库存时，停止办理零配件收发（如工厂正在生产，急需配件更换，要生产主管至零配件库进行领料，以保证生产、抽查、盘存结束后进行补单作业），零配件仓库管理员在零配件进行抽查或盘库存时，不得擅自离开工作岗位，必须妥为准备，协助盘点。5.7 零配件安全库存 5.7.1 安全库存设定原则： l 考虑生产淡旺季需求；。 l 内购、外购及购买周期所需时间长短；。l 仓库库位空间大小；l 交运过程存在的风险；。 l 零配件的使用寿命；5.7.2 最高库存设定基准，最高库存量=订购周期每天消耗量安全库存量5.7.3 最高库存检核标准： l 针对国内采购配件：最高库存量=每月消耗量1安全库存量。 l 针对国外采购配件：最高库存量=每月消耗量3安全库存量。（以上二项不足1个或1组，以1个或1组计，对于单价高于1万，使用寿命大于1年的备件只备安全库存）。 l 订购原则上为最高库存量-安全库存量，对于专案工程保养计划所列五金件数不受订购量所限，以实际所需为准。 5.7.4.能在一小时内买到的零配件，备品配件库不设库存。5.8 针对呆滞零配件处理 5.8.1 针对专案工程，设计时要尽量使用标准化通用材料，材料预算准