Excel在会计中的应用总结.ppt

Excel在会计中的应用,韶关学院韶州师范分院数学系 陈冰,目录,第一章：Excel概述 第二章：Excel进阶 第三章：Excel高级应用 第四章：Excel在会计凭证中的应用 第五章：Excel在会计账簿中的应用 第六章：Excel在会计报表中的应用 第七章：Excel在会计核算流程中的应用 第八章：Excel在应收账款管理中的应用 第九章：Excel在工资核算中的应用 第十章：Excel在固定资产管理中的应用 第十一章：Excel财务分析中的应用,第一章 Excel概述,1.Excel工作界面 2.自定义工作环境,1.1 Excel工作界面,工作表标签,列标,活动单元格,行号,工具栏,标题栏,任务窗格,菜单栏,绘图工具栏,名称框,公式编辑框,Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。,1.1 Excel的工作界面,任务窗格 标题栏 菜单栏 工具栏 名称框和编辑栏 工作表区域 工作表标签 状态栏 水平、垂直滚动条,1.1任务窗格,1.2标题栏,1.3菜单栏,1.4工具栏,1.5名称与编辑栏,1.6工作表区域,1.7工作表标签,1.2自定义工作环境,设置屏幕显示 设置默认值 自定义工具栏 定制菜单,1、设置屏幕显示,“选择工具”打开选项对话框。 、显示 、批注 、对象 、窗口选项,2、设置默认值,、显示和隐藏关于工具栏的屏幕显示 、显示和隐藏使用过的工作簿 、设置默认文件位置 、设置工作表中的字体和大小,Excel的版面专为表格设计，从屏幕上看每个单元格都带有浅灰色的边框线，但是实际打印时不会出现任何线条，根据需要可以取消网格线 。,网格线、自动分页符的隐藏与显示,设置默认工作目录,选择“工具”“选项”菜单，在打开的对话框中选择“常规”选项卡 。,设置表格内容使用的默认字体与字号,在“选项”对话框中的“常规”选项卡中，可设置表格内容使用的默认字体与字号 。,3、自定义工具栏,选择“工具”-“自定义”,4、定制菜单,、向菜单中添加命令 、设置菜单的显示及打开方式,第二章 Excel进阶,1、基本操作 2、公式 3、函数,2.1 基本操作,2.1.1 Excel的操作对象 1. 单元格 2. 工作表 3. 工作簿 4. 工作范围,单元格,Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。,列标和行号：,Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。,名称框和公式编辑框,名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。,工作薄,工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。 每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。,工作表,工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。,2.1.2 创建新工作簿,在Excel中可以新建空白工作簿，也可以利用已有工作簿创建，还可以使用系统带的模板新建工作簿。,1. 新建空白工作簿,启动Excel 2003时，系统自动创建一个新的默认的工作簿文件，其名称为“Book1”。要新建工作簿，可使用下面两种方法。,使用工具按钮 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，即可建立一个新的空白工作簿。,使用菜单 选择“文件”“新建”菜单，打开“新建工作簿”任务窗格，单击其中的“空白工作簿”超链接 。,2. 根据现有工作簿新建,若要新建的工作簿与以前创建的工作簿很相似，可以单击“新建工作簿”任务窗格中的“根据现有工作簿”超链接，打开“根据现有工作簿新建”对话框，在其中选择用于创建新工作簿的原有工作簿文件，单击“创建”按钮即可 。,3. 根据模板创建,在“新建工作簿”任务窗格中单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，然后在“电子方案表格”选项卡中选择一个模板样式，单击“确定”按钮即可。,2.1.3 编辑工作表,表间切换,单击表标签，可以进行表格间的切换。,Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。,若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现； 若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。,多表的选择,选择相邻的多张工作表,选择不相邻的多张工作表,2.1.3 编辑工作表,标签的重命名,在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。,2.1.3 编辑工作表,更改标签的颜色,在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图,在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。如图,2.1.3 编辑工作表,添加工作表,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可,2.1.3 编辑工作表,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令,删除工作表,2.1.3 编辑工作表,移动、复制工作表,在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框,单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。,如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。,2.1.3 编辑工作表,在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。,调整工作表显示顺序,拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。,2.1.3 编辑工作表,输入表格内容,数据是工作表中重要的组成部分。常用的数据输入类型包括数字、文字、日期以及时间等常量数据 。,输入表格基本数据,在工作表中输入的基本数据一般包括数值型数据和字符型数据。 数值型数据由数字09、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。,1数值型数据的输入,输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。例如，输入“5”或“（5）”都可在单元格中得到5。,如果要输入分数，如1/3，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/3”。,如果要输入日期和时间，日期的格式为月/日/年；时间的格式为小时：分：秒，也可通过单元格格式对话框设置日期和时间的格式。,如果要输入百分数，可以直接在数值后输入百分号。 如果要输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。,2字符型数据的输入,字符型数据是指字母、汉字或其他字符开头的数据。默认情况下，字符型数据沿单元格左边对齐。 如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、学号等，输入时应在数据前输入单引号“” 。,在已建立的工作表中输入基本数据，其操作步骤见视频2-1。,以自动填充方式输入学号,在输入“姓名”与各科分数时，我们是直接在单元格中输入的。下面以输入学生学号，向大家介绍快速、高效的数据输入方法自动填充。,利用公式求出学生总分,公式就是对工作表中的数值进行计算的等式。根据前面输入的信息，此处我们利用一个函数公式来求各学生的总分成绩。关于公式和函数后面有详细介绍。,利用拖动方法复制公式,在Excel中，结构相同只是运算数有所变化的公式，是可以复制的。我们已经算出了第一个学生的总分，对于其他学生的总分就可以用复制公式的方法得到，这样可以大大地提高效率。,格式化工作表,以上我们完成了所有数据的输入，接下来将使用Excel提供的丰富的格式化命令对表格进行格式化。,单元格、行与列的选择,在合并单元格、调整行高与列宽等一些格式设置之前，先介绍一下单元格、行与列等的选择方法。,1单元格及单元格区域的选择 选择单元格 用鼠标指向单元格，单击鼠标左键选定该单元格。 用键盘的上、下、左、右方向键移动到指定的单元格。,使用功能键选定单元格,选定单元格区域,单击所要选择单元格区域的第一个单元格，如A2。 按住鼠标左键，拖动鼠标到最后一个单元格G5，释放鼠标左键，活动单元格随着鼠标的拖动而不断变化，选定的区域反相显示 。,行与列的选择,在对工作表进行格式化时，经常需要选择整行（列），有时需要选定多行（列）或不连续的行（列）。选择行的方法如下。 将鼠标指针移到所要选择行的行号处，此时指针变为向右的箭头，单击鼠标左键，整行被选中 。,2.1.4 修饰工作表,1、设置单元格格式 2、格式化行和列 3、自动套用格式 4、使用样式,通过合并单元格制作表头,当输入文本较长，文本周围有多余的空白单元格时，可以通过合并单元格来解决。例如，一般情况下，我们都是将标题设置在表格的中间。,调整工作表的行高与列宽,在Excel中，可以使用两种方法来改变行高和列宽。 第一种：直接使用鼠标拖动来快速调整； 第二种：通过执行Excel菜单中的命令或快捷菜单中的命令，可以对行高和列宽精确设定。下面使用第二种方法精确调整工作表的行高与列宽，其操作步骤见视频2-5。,为单元格设置字体,调整好表格的行高和列宽后，在Excel中可以对表格中文字的字体、字形、字号等进行修饰美化,调整单元格的对齐方式,单元格中数据的各种对齐方式都是相对于单元格上下左右的位置而言的。默认情况下，单元格的文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值居中对齐。在日常工作中，可根据实际需要重新设置单元格中数据的对齐方式，另外，用户还可以随意地旋转字符的角度。,为表格添加边框,在Excel工作表中，虽然从屏幕上看每个单元格都带有浅灰色的边框线，但是实际打印时不会出现任何线条。为了使表格中的内容显示得更为清晰明了，增加表格的视觉效果，我们可以为表格添加边框。,为表格增加底纹,为了进一步加强表格的表现力，还可以为选定的单元格或整个表格添加底纹图案。,保存工作簿,保存与打开工作簿,在建立文件并输入数据后必须将其保存，以确保文件在日后还可以使用。,打开工作簿,若要打开一个已建立的工作簿，可按如下的操作步骤进行。,2.1.5 打印工作表,制作好工作表后，若要打印工作表，只需单击工具栏上的“打印”按钮，即可按照Excel默认设置开始打印。但是，不同行业的用户需要的打印报告样式是不同的，每个用户都可能会有自己的特殊要求。 Excel为了满足用户的需求，提供了许多用来设置或调整打印效果的实用功能，如设置打印区域、进行打印预览、设置打印方向、打印时的缩放、页眉和页脚等，操作步骤见视频2-11。,在用户选定了打印区域并设置好打印页面后，即可正式打印工作表了。打印时，根据需要还可对打印范围、打印份数等进行设置。,2.2 公式,1、公式的概述 2、公式的基本操作 3、公式的引用 4、公式的错误与审核 5、数组计算,2.2 公式,公式是指使用运算符和函数对工作表中的数值进行计算的等式。公式必须以等号（=）开始，用于表明其后的字符为公式，紧随等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间用运算符分隔。,公式“=PI()*A22”,2.2.1 公式中的运算符,运算符是指表示运算关系的符号。Microsoft Excel包含4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,算术运算符可以完成基本的数学运算,算术运算符,比较运算符可以比较两个数值的大小，其结果是一个逻辑值，即TRUE 或 FALSE,比较运算符,文本运算符可以将一个或多个文本字符串连 接为一个组合文本，文本运算符只有一个：&（和号），其含义是将两个文本值连接或串联起来产生一个连续的文本值，如“North”&“wind”的 结果是“North wind”。,引用运算符可以将单元格区域合并计算，它包括冒号、逗号和空格,文本运算符,2.2.2 公式中的运算顺序,Excel根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。如果公式中同时用到多个运算符，对于同一级的运算，则按照从等号开始从左到右进行运算；对于不同级的运算符，则按照运算符的优先级进行运算。,若要更改求值的顺序，需将公式中要先计算的部分用括号括起来,2.2.2 创建公式,公式内容可以直接在单元格中输入，也可以在编辑栏中输入。,在单元格中输入,2.2.2 移动和复制公式,移动后的单元格引用不变,移动前的单元格,当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化,2.2.3 公式中的引用设置,引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值，还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接。 当创建包含引用的公式时，公式和单元格中的数据就联系到一起，公式的计算值取决于引用单元格中的值，当单元格中的值发生变化时，公式的计算值也随之发生变化。,2.2.3 选择公式中引用的单元格,在使用引用单元格前，需要先选择单元格。,选择要输入公式的单元格并输入“=”号,用鼠标单击单元格C3,输入“+”，再单击要引用的单元格，然后依此类推,完成公式的输入 后按【Enter】键或单击编辑栏上的“输入”按钮，计算出结果,2.2.3 认识引用类型,直接用列标和行号表示单元格。 默认情况下，新公式使用相对引用。在相对引用中，如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变，如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。,相对引用,在表示单元格的列标或行号前加$符号的单元格引用被称为绝对引用。绝对引用的最大特点是在操作（例如复制或移动）过程中，公式中的单元格地址始终保持不变。,相对引用,混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。 绝对引用列采用$A1、$B1等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。,如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不做调整。如果将一个混合引用“=A$1”从A2复制到B2，它将从“=A$1”调整到“=B$1”。,混合引用,2.2.3 同一工作簿中的单元格引用,在同一工作簿中，不同工作表中的单元格或单元格区域可以相互引用，这种引用称为三维引用。 三维引用单元格的一般表示方法为“工作表标签！单元格”。,2.2.3 不同工作簿间单元格的引用,在当前工作表中还可以引用其他工作簿中的单元格或区域的数据或公式。首先打开要引用单元格所在的工作簿以及目标工作簿 。,工作簿,工作表,单元格,按【Enter】键，自动输入了“D部”的销售数量值,2.2.4 公式中的错误和审核,1. 公式返回的错误值,当输入的公式不符合格式或其他要求，就无法显示运算的结果，此时该单元格中会显示错误值信息，如“#！”、“#DIV/0！”和“#N/A”等,2. 公式审核,Excel提供了公式审核功能，使用户可以跟踪公式的引用或从属单元格，也可以检查公式中的错误。,如果一个或多个工作表的不同单元格设置了公式，要想查看其内容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel 2003增加了一个名为监视窗口的工具，它能将另一工作表内与编辑内容相关联的数据，开启成一个可移动的小窗口，若更改现有的工作表内容，监视窗口中的关联的内容也会跟着改正。,选择单元格然后单击”添加监视“按钮,Excel 2003会自动对输入的公式进行检查，若发生错误，在单元格的左上角会出现一个绿色的小三角,检查公式错误,选中含有错误的单元格，还会出现按钮，单击该按钮，会打开一个快捷菜单，其中提供了解决此错误的方法,此时若要检查公式里的错误，可单击“公式审核”工具栏上的“错误检查”按钮,单击显示计算步骤按钮，打开“公式求值”对话框，显示公式的计算步骤,单击”选项“按钮，打开“选项”对话框，对检查规则进行设置,2.2.5 数组公式,数组公式用于对两组或多组被称为数组参数的数值进行运算，然后返回一种或多种结果，使用它能完成对数据的复杂排序。 每个数组参数必须有相同数量的行和列。数组区域共用一个公式；数组常量是用作参数的一组常量。,一. 数组公式的建立方法,数组公式的创建方法很简单：在单元格中输入公式后按【Ctrl+Shift+Enter】组合键即可生成数组公式。,1用数组公式计算两个数据区域的乘积,选择放置结果的单元格区域,输入公式,按下【Ctrl+Shift+Enter】组合键,2用数组公式计算多列数据之和,选择单元格区域,输入公式,按【Ctrl+Shift+Enter】组合键,3输入数组常量,选择单元格区域并输入数组公式=10;20;30;40,按【Ctrl+Shift+Enter】组合键,二. 使用数组公式的规则,输入数组公式时，首先选择用来保存计算结果的单元格区域，如果计算公式将产生多个计算结果，必须选择一个与计算结果所需大小和形状都相同的单元格区域。 数组公式输入完成后，按下【Ctrl+Shift+Enter】组合键，这时在公式编辑栏中可以看见公式的两边加上了花括号，表示该公式是一个数组公式。 在数组公式所涉及的区域中，不能编辑、清除或移动单个单元格，也不能插入或删除其中