移民工程项目档案整理.ppt

,移民工程项目 档案工作,移民项目档案是指在移民工程项目工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是反映移民工作全过程的重要凭证，是移民工作的重要组成部分，是留史存证、规范管理、支撑监管、维护各方合法权益、保障移民工作顺利进行和社会长治久安的一项基础性工作，为移民工程项目管理与后期维护提供重要依据。,一、移民项目档案的作用,一、移民项目档案的作用,一般来说，移民项目档案具有时间跨度长、形成数量大、涉及面广、类别繁多的特点，因而做好移民项目档案管理责任重大。,二、移民项目档案的性质和特点,性质： 移民工程档案工作是一项以项目管理为主要内容的专业性服务性工作。 2、移民工程档案工作是实现工程建设科学管理的技术基础工作。,特点：,1、专业技术性 2、成套性 3、动态性 4、多样性 5、保密性,三、移民项目档案工作要求,根据国家档案局、水利部、国家能源局联合出台档发【2012】4号文件关于印发水利水电工程移民档案管理办法的通知，移民后扶工程应按照档案管理办法的要求，建立健全项目管理档案资料，移民后扶项目档案资料以单个项目为单位按年度整理，实行一个项目一个档案，即“一项一档，分项归档”。,四、移民项目档案的整理,移民项目档案收集 1、收集工作意义： 移民项目档案作为反映移民后扶项目建设全过程的记录载体，是衡量移民项目立项、实施、验收及资金使用、管理、效益的重要依据，是移民后期扶持项目管理工作的重要组成部分，也是后扶工作的重点内容。所以收集工作的好坏，不仅直接关系到移民项目档案整理水平，还将影响到移民后期项目扶持工作的整体效果。,四、移民项目档案的整理,移民项目档案收集 1、收集工作意义： 资料收集是项目整理归档的基础工作，按照项目档案内容，将项目立项、审批、实施、监理、验收、拨付等环节所有资料全部收集到位，才能真正体现每一个项目资料的完整性，才能为下一步工作开展奠定基础。,四、移民项目档案的整理,（一） 移民项目档案收集 2、收集范围： 移民项目档案：包括项目项目立项、审批、实施、监理、验收、拨付等全过程中产生的具有保存价值的文件材料。 可行性研究、任务书：项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书等。,设计基础材料：工程地质、水文、勘察设计报告、试验报告、土岩样说明、地形、地貌、地震、气象等。 工程设计文件：初步、技术、施工图设计，技术秘密材料，专利文件，设计计算书，总体规划、施工图设计，设计评价、鉴定及审批等。,四、移民项目档案的整理,工程管理文件：征用土地批准文件及红线图，拆迁补偿协议，承包合同、协议，招、投标、租赁文件，施工执照，环保、消防、卫生等文件，水、暖、气、电供应协议书。 工程施工文件：土建施工文件，设备及管线安装施工文件，电气、仪表安装施工文件。 工程监理文件：监理规划、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理工作总结。,四、移民项目档案的整理,竣工文件：项目竣工验收报告、竣工图、质量评审、工程现场声像材料、竣工验收会议文件。 财务、器材管理文件：财务计划、工程概算、预决算、材料消耗、器材管理、交付固定资产等。 维修、改扩建等文件材料。,四、移民项目档案的整理,3、移民项目档案收集的方法和措施 方法：由移民项目文件材料形成部门或项目负责部门负责文件材料的积累、整理。当一个移民项目结束或告一段落后，应按照相关程序和归档制度的有关规定，对移民项目文件进行科学筛选和系统整理，并向移民项目的档案管理部门移交、归档。,四、移民项目档案的整理,4、“三合一”制度编制： “三合一”制度（分类方案、归档范围和保管期限表）：将移民项目档案与本单位文书、会计、科技、声像、电子、实物等门类档案，统一编制形成“三合一”制度，经同级档案行政管理部门审批（审核备案）后，下发机关各科室、内设机构、本系统，明确职责，做好移民项目文件材料的形成、积累和归档整理工作。 注： “三合一”制度编制很关键，是移民项目档案收集、分类、整理的基础业务制度。,四、移民项目档案的整理,样式：,四、移民项目档案的整理,（二）移民项目档案鉴定 在收集好项目所有档案资料后，首先，要对归档资料进行严格审核和鉴别完善，如归档资料内容是否完整规范、签字盖章是否齐全、附件内容有无遗漏等。其次，根据项目建设与管理相应流程环节，按照资料形成的先后顺序进行排列。整理审核是项目归档的中心工作，是体现项目档案资料准确性的关键所在。,（三）移民项目档案的归档整理 1、归档工作由相关的项目部门承担。 2 、归档的移民项目文件必须达到完整、准确并经系统整理、编目，由项目负责人审查后移交档案部门。 3、档案人员有责任监督、指导项目人员做好移民项目文件的归档工作。,四、移民项目档案的整理,（三）移民项目档案的归档整理 4、案卷形成质量的要求： （1）一般性的要求：案卷内移民项目文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏（传真）纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹；不能有金属物、塑料制品；破损的要修裱；字迹扩散的要复制，与原件一起归档。,四、移民项目档案的整理,（2）设计图、竣工图的特殊要求：涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%以上的施工图需重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。,四、移民项目档案的整理,2 、分类 档案分类：首先将单位全部专业档案划分为移民和扶贫2个大类，然后按内容和特征对移民类再划分移民项目、移民培训、移民登记3个小类，再区分对应的项目。即按分大类-分小类-分项目来进行分类。,四、移民项目档案的整理,编制项目有： 门类：Z 专业档案 类别：Zyx 移民项目 Zyp 移民培训 Zyz 移民资金发放 归档范围：专业文件材料收集范围 保管期限：永久、30年、10年、5年,四、移民项目档案的整理,样式：,3、档号设置： 基建档案：全宗号-分类号-项目号-案卷号-序号 （示例：013-Zyx-1-001-002 ） 全宗号：同级国家综合档案馆统一编制 分类号：实体分类号（专业档案的移民项目类） 项目（型）号：同一类别下，所有项目排列的流水顺序号，用阿拉伯数字从“1”开始编制。 案卷号：同一类别下，同一项目内所有案卷排列的流水顺序号。 序号：同一类别下，同一项目内，同一案卷内每件文件材料的流水序（件）号。 注：档号在计算机和软件管理时将起到关键作用。,四、移民项目档案的整理,4、组卷 组卷是对移民项目文件材料进行分类（含分项目）后，在各类中（按项目）继续进行分卷组合的过程。要树立以“卷”为整理单位的档案整理思路，组卷时，要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，有利于档案的保管利用。 移民项目档案：在同一项目内，按照工程阶段组卷 组卷时注意事项：要考虑到卷与卷之间的有机联系，组卷不宜过薄或过厚；卷内文件的保存价值应大致相同，若不同，保管期限一律从长；直接针对具体项目的管理性科技文件材料，放入所针对的项目里组卷，不能归入文书档案；成套科技文件材料可不拆散组卷；同型号的多台设备的随机文件，只需归档一套；底图应以张为单位单独（摊开或卷筒）保存和管理。,四、移民项目档案的整理,5、排列 （1）案卷排列:同一项目（设备）内，按工程阶段（型号）排列。 移民项目案卷：依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列 （2）卷内文件排列：按照时间顺序，文字、管理性文件材料在前，证件、图样在后。 立项批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；结论、决定在前，依据性材料在后。,四、移民项目档案的整理,文字材料的排列： 按重要程度排列； 按时间顺序排列； 按逻辑关系排列； 按地区排列； 如有译文的外文资料，一般译文在前，原文在后。 图样文件(复制图、蓝图）的排列: 有图样目录的图纸按图样目录的顺序排列； 无图样目录的图纸按隶属关系、总体与局部的关系顺序或专业等排列。,四、移民项目档案的整理,移民项目档案组卷、卷内排列举例： 依据性文件（立项批复计划、请示、可行性研究、项目评估）基础文件材料（地质、水文、勘察、试验报告、土岩样说明、地形、地貌）设计文件（初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书、总体规划设计、设计评价鉴定审批） 工程管理文件（征地文件及红线图、土地证、许可证、拆迁协议、承包合同、招投标租赁文件、环保、消防等文件） 工程施工文件（土建施工文件含总体图、建施图、结施图、水施图、电施图)工程监理文件（监理规划、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理工作总结）竣工文件（竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、验收会议材料）维修、改扩建文件材料,四、移民项目档案的整理,6、编写档号、序（件）号、页号 移民项目档案整理基本原则是在每一案卷内，按“件”进行整理。每一“件”有书写内容的页面编一个断开的小流水页号。空白页不编，卷内目录、备考表不编。,四、移民项目档案的整理,6、编写档号、序（件）号、页号 编档号、件号：先在每件文件的右上角加盖档号章（文字材料盖在右上角，图纸在右下角标题栏外），然后在档号章上填写档号、序号（件号）。 档号章尺寸：档号栏长35mm,宽10mm2;序号长15mm,宽10mm2，单位为毫米。 档号章填写示例： 档号:013-Zyx-1-2(案卷级档号) 序号（件号）：填案卷内每件文件的流水件号，如“1”。一卷一个流水的件号。,四、移民项目档案的整理,档号章填写示例：,四、移民项目档案的整理,每件编页号：正面在右下角，背面在左下角，图纸则在右下角标题栏外，以件为单位，用铅笔每一件编一个小流水的页号。已有页号的，可不再重新编写页号。一件一个流水的页号。,四、移民项目档案的整理,7、填写卷内目录 填写方法： 序号：按每件文件排列顺序，每卷从“1”开始编小流水序号 文件编号：填文件文号、图纸号，如“建施01” 责任者：文件材料的编制部门全称、规范简称 文件材料题名：填文件材料标题的全称或自拟标题，自拟标题外加方括号 日期：形成时间，如“20080520” 页数：每件文件的总页数。 备注：需说明事项（文件残缺等）,四、移民项目档案的整理,卷内目录 档号： 013-Zyx-1-1,四、移民项目档案的整理,卷内目录 档号： 013-Zyx-1-3,四、移民项目档案的整理,8、填写卷内备考表 排在每卷案卷的最后。 填写内容： 卷内文件材料的总件数、页数及载体形式； 文件材料的齐全完整程度，缺损、修改、补充、装裱情况； 卷内文件材料的移交、送转情况； 立卷人签名，立卷时间； 检查人签名（分管负责人）。 注：检查人签名容易漏签。,四、移民项目档案的整理,9、填写案卷题名 案卷题名亦称案卷标题，应准确、简明的反映卷内科技文件材料的内容。 拟写基本格式： 项目（对象）名称内容特征文件名称 XX水库整体搬迁工程立项计划、批复、预决算及竣工图 注：案卷题名拟写字数不宜超过50字，要精炼且符合规范。,四、移民项目档案的整理,10、案卷装封 （1）装订的案卷：左侧未留装订线或装订线上有字的，应贴纸加边；要求左、下边整齐；三孔一线装订。 （2）不装订的案卷：在每件文件材料左侧装订处用缝纫机、手工缝线，或用无虫害白胶粘贴。可参照文书档案缝线方法:左侧三孔一线、左上角单孔直角缝线、左上角双孔缝线等等。,四、移民项目档案的整理,（3）不装订案卷内散装图纸（复制图、蓝图）的折叠： 规格：210297mm、A4幅面，允许有5mm误差。 推荐一种折叠方法：首先沿标题栏的长边方向折叠，然后再沿标题栏的短边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。成手风琴形状。 （4）装盒（装订）： 按卷内目录、卷内文件材料、备考表排列顺序，进行装盒（案卷装订）。,四、移民项目档案的整理,11、填写案卷封面 （1）档案盒封面需填的主要项目：档号、案卷题名、立挡单位、起止日期、保管期限（档案馆号、缩微号、密级可不填） 档号：此卷的案卷级档号013-Zyx-1-3 案卷题名：填写已拟写好的案卷题名 立挡单位：组卷部门或项目负责单位 起止日期: 卷内文件材料的起止日期（如：2007年5月6日-2008年5月19日），不是归档日期 保管期限：就长不就短，一般填“永久”,四、移民项目档案的整理,（2）档案盒背脊填写主要项目：保管期限、档号、案卷题名 保管期限：填写每卷按照“三合一”制度划分的期限：永久、30年等。 档号：此卷的案卷级档号013-Kj-1-3，同档案盒封面，从左至右居中填写 案卷题名：竖式（从右往左）、横式（从左往右)，可以无酸牛皮纸打印粘贴，一般机关单位建议用竖式。,四、移民项目档案的整理,五、移民项目档案的编目 （一）编制移民项目档案分类(案卷)目录 移民项目档案分类案卷目录，是按专业档案实体分类、排列的次序，以案卷为对象进行登记著录的一种目录。主要有：档号、题名、保管期限、件数、页数、备注 档号：填此卷的案卷级档号 （013-Kj-1-3) 题名：案卷标题，同前 保管期限：填“永久、30年等” 件数：案卷内文件材料的总“件”数 页数：案卷内文件材料的总“页”数 备注：需说明事项,四、移民项目档案的整理,（二）编制综合目录 也叫移民项目档案案卷卷内目录，将分类（案卷）目录与卷内目录依次排列，装订成册，形成综合目录，做为检索工具。加上封面，在案卷卷内目录封面、背脊上注明“专业档案（移民项目类）案卷卷内目录（年）” 移民项目档案案卷卷内目录存放目录检索柜。 六、上架排列 案卷整理完毕，检索目录建立后，按分类方案，不同类别分开上架排列，预留足够空间。,四、移民项目