公司行政管理制度

长春华御实业集团有限公司长春华御实业集团有限公司行政管理制度目 录印章管理制度2档案管理制度9员工着装管理制度19会议管理制度22接待管理制度28采购管理制度31食堂管理制度37公司商业保密管理规定41车辆管理制度44印章管理制度第一条 总则目的：为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度 。 第二条 印章的种类一 公司公章：按一定程序经上级主管机构批准，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。二 公司业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、合同专用章、财务专用章等。三 法人章：刻有公司法定代表人名字具有法人效应的专用章。四 其它各部门章：刻有部门名称，只对内部使用的章。五 戳记：带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“绝密”、“受控”等字样。第三条 管理公司印章由公司行政部管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印；监督、检查印章管理制度的执行情况。第四条 印章的申请、刻制、建档与废止。一 申请：公司印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到相关机构办理刻制手续。二 刻制：印章的形体和规格，按国家有关规定执行。三 印鉴档案：申请刻制好的印章应在行政部进行登记。行政部应将每个印章登入“印章备案表”内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。四 废止：废止使用的印章应由行政部收回，并建立相应档案。五 丢失、损毁、被盗 。 公司印章在受到丢失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部递交原因说明报告书，报告书需由部门领导与上级主管确认并报总经理。经批准后，行政部根据情况依本制度规定手续办理变更备案，印章遗失或被窃，要声明作废。第五条 印章的保管、使用和登记一 各类印章的保管法人章、财务专用章由财务部门指定专人保管；人事章由人力资源部指定专人保管；各部门章由各部门指定专人保管；公司公章及合同专用章由行政部指定专人保管。所有印章必须由专人加锁保管。二 各类印章使用范围及管理部门1 公司公章主要用于以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等使用，由行政部管理；2 法人章主要用于公司法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书。法人章的用印由财务部负责管理，用印时须与公司公章同时使用。3 人事章用于人事相关业务，由人力资源部负责管理。4 财务专用章用于财务会计业务，由财务部按公司财务管理制度规定使用。5 合同专用章用于各类合同，由行政部管理。6 部门章用于各部门业务范围内，原则上只能对内使用，不具备对外效力。由使用部门负责管理。三 印章的使用1 公司公章及合同专用章在用印时需填写“用印审批表”，根据授权范围（依据资料为授权书及合同管理制度），经授权领导签字后方可用章。公司公章在常规大批量使用（如人事部门的劳动合同用印）时，可视情况由用印申请单位经办人直接填写“公司公章用印登记表”即可用印。2 财务专用章在财务部财务会计业务方面使用，需遵守“财务管理制度”；在其它业务方面使用，需填写“用印审批表”，由董事长批准。3 法人章与公司公章同时使用时，公司公章已进行用印审批后，不需单独审批；与财务专用章同时使用时，财务专用章经过用印审批后，也不需单独审批；在单独使用法人章时，需经法人代表审批。4 其它部门印章使用时，需经部门主管审批四 印章使用注意事项1 用印申请部门对所选印种负责，相关印章管理部门有权对用印申请单位所选印种提出质询。2 印章管理人施印时必须认真核对“用印审批表”上相关领导签字是否符合审批权限，“审批表”上的内容与需施印材料内容是否一致，严格把关。3 印章管理人须建立印章使用登记表，详细登记用印时间、编号、内容摘要、批准人、用印部门、承办人等内容。4 公司业务合同的用印，无特殊情况不允许使用公司公章，由相关部门按规定程序使用合同专用章。5 需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同办公室进行管理，如：公司投标书的用印。6 原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续、不合法以及不正当的用印有权拒绝。7 行政部经理对公司各部的用印有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。8 公司印章的使用要在公司办公室内，不能将印章携带外出使用。如确因工作需要需将印章携带外出使用，在无授权的情况下，需经董事长批准，由申请人写出借据并标明借用时间五 印章的移交印章移交须办理手续，签署移交审批，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。第六条公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司总经理书面批准，办公室做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。第七条 罚则 公司有关部门对所分管的法人章、公司业务专用章负管理的责任，承担用印的后果。违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。第八条 附则本制度由行政部解释并修改，自发布之日起开始实行。 附表：附表一：印章刻制申请表附表二：印章备案表附表三：印章使用审批表附表四：印章使用登记表附表五：印章外带记录表附表六：印章注销申请表附表一：印章刻制申请表编号： 日期： 年 月 日申请单位经办人申请日期旧章名称印章名称申请缘由印章内容及样式申请单位负责人行政部经理审核总经理审批印章刻制记录印章刻制经办人印章刻制完成日期 年 月 日印章编号印章领用人签字印章领用日期 年 月 日附表二：印章备案表用印单位： 制表日期： 年 月 日印章类别印章样式备案明细行政公章印迹：印迹：保管人保管人合同专用章印迹：印迹：保管人保管人财务专用章印迹：印迹：保管人保管人印迹：印迹：保管人保管人备注附表三：印章使用审批表编号用章部门盖章日期 年 月 日公章类别盖章次数文件发文号文件名称用章人（签章）批准人（签章）备注附表四：印章使用登记表序号盖章时间印章名称使用单位用印事由/文件名称盖章次数使用人批准人备注12345附表五：印章外带记录表外出日期及时间使用部门印章名称用印事由用印文件名称返回日期及时间盖章次数使用部门经办人签字外出携带人员签字备注附表六：印章注销申请表编号： 日期： 年 月 日印章种类报备机关事由审批机关印章信息印章文字销毁日期 年 月 日制发日期 年 月 日印章模式申请人主管人员档案管理制度第一条 为进一步规范文件管理，完善档案管理体系，维护档案的完整与安全，特制定此制度。第二条 文件的格式及制作用纸规格：制作文件的用纸，除特殊情况外，原则上采用A4规格，并通常制作竖版文件。文体：文件应以简单明了的文体记述，标题采用二号宋体，正文采用四号宋体。案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。署名：在文件发送与转交时按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。1 代表公司名义缔结的合同、文件、公司公告、及向政府递交的报告，采用公司署名。2 对外广告及宣传，采用公司署名。3 除此之外的文件署相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第三条 档案密级划分一 绝密类涉及到公司整体利益的文件，未经董事长批准，任何人不得借阅。范围：项目类、土地类、设备安装说明书、房屋所有权、重要交接清单二 机密类公司内部文件和外部文件具有一定利用价值的档案，未经总经理同意，任何人不得借阅。范围：图纸类、土建工程类、引进设备合同类、质量检验类、各类可研报告、审计报告、其他政府文件三 秘密类相对专门性的业务工作活动中形成的档案，未经主管副总经理同意，任何人不得借阅。范围：一般订货合同、一般合同协议类、公司内部有关文件、关于车辆、关于绿色食品、一般交接清单四 普通类在日常工作活动中普遍产生的一般文件。范围：证书类、红头文件、规章制度、一般使用说明书、各类通知、公告等。第四条 档案管理一 文书档案立卷归档1 归档时间：各职能部门将需要归档的、处理完毕的文件于第二年2月前向档案室移交，由档案室集中进行归档。2 整理形式：归档文件采取不立卷形式，将归档文件以件为单位，利用计算机录入组成有序体系，包括分类、排序、编目等步骤。3 整理要求：（1） 归档文件应齐全完整，在归档的文件材料中，排列系统有序。即：正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；正本在前、定稿在后；案件的结论、决定判决性文件在前，依据性材料在后。（2） 不同年度的一般不得放在一起，但跨年度的请求与批复，放在复文年。没有复文的，放在请示年。（3） 跨年度的规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年。（4） 跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度。（5） 归档文件保持原状，并按件装订，一份文件单独算为一件。如：文件正本与定稿为一件；正件与附件、报表、名册、图册，各一册（本）为一件。（6） 对永久、长期保存的文件要用不锈钢的金属钉，短期保存的文件可以保持原状。（7） 编写文件页号的要求：凡有字迹、图表等内容的页面都要编号，页号填写在正文的右下角，反页在文件的左下角。（8） 填写备考表的要求：本盒内文件情况说明：主要填写文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷人：由立卷者签名。检查人：由行政办公室签字。立卷时间：填写完成日期。（9） 在归档文件首页上端右边空白处加盖档号章，内容要填写完整。（10） 本单位/部门同一年度的归档文件号要从“1”开始顺延编排，并做到不重、不空、不漏。归档文件按件号顺序装入档案盒内。（11） 归档文件逐渐录入计算机，利用计算机编制归档文件目录4 归档文件质量要求：（1） 文件的字迹材料应符合存档要求，不符合的要退回重写。（2） 文件有残缺要进行修补、裱贴。二 基建档案立卷归档1 凡本公司大小基建项目及维修、改建上下管道、安装等项目都必须建立档案。2 为了充分发挥资料在使用、维修管理工作中的作用，保证档案资料完整、准确、系统、安全、任何部门或个人不得据为己有。3 归档的文件材料字迹要清楚、图面整洁、不得用易褪色的书写材料书写、绘制。4 凡属立档基建项目，竣工后都应有兼职档案员和公司档案室工作人员参加验收，接收全部资料。5 工程项目验收后二个月内，基建负责人将全部档案资料统一整理、归档，然后上交公司档案室保管，并办理移交手续。三 设备档案立卷归档1 凡公司新购置的设备价值在2000元以上的各种进口和国产的精密、贵重仪器设备都必须建立设备档案。2 已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得随意乱放，以免丢失。3 新添置的设备，开箱验收时要由档案管理员、总务部兼职档案员及使用科室人员参加，详细填写验收报告。4 各项设备应归档的材料、除随设备带来的产品合格证、技术材料，说明书等外，还应对设备置来源、时间、必要的性能型号、颜色等登记存档。5 仪器设备的使用部门，负责仪器设备档案的收集、整理、统计工作，于第二年2月上交公司档案室。四 照片档案立卷归档1 本公司形成的照片档案，均有档案室统一保管，任何部门和个人都不得据为己有。2 公司或各职能部门组织的各种会议、文体活动、学术活动、表彰大会、重大纪念意义的活动等形成的照片、底片资料均由摄影者将事件、人物、内容、背景、摄影者等文字说明整理好后，在本事项结束后半个月内交档案室，并办理移交手续。3 各部门送交的照片、底片，由档案室进行分类、编号、填写目录、辅助文字说明进行保存。4 应归档的照片档案，要图像清晰、内容连续完整。五 实物档案立卷归档1 公司行政办公室的实物档案主要是公司及各职能科室在各项工作及业务活动中获得的奖状、锦旗、奖杯、奖品、证书、牌匾、名人字画、印模等。2 公司的实物档案均由档案室统一管理，任何部门或个人不得据为己有。3 第二年2月底，各职能部门将上年获得的实物档案移交档案室，并办理移交手续，由档案室负责造册归档。4 凡因机构变更需要更换印模的部门，要统一到公司办公室备案，旧的印模上交公司行政办公室，由办公室登记造册归档六 会计档案立卷归档1 我公司的会计档案应包括会计凭证、会计账簿和会计报表及其他会议核算专业材料。2 归档时间及要求：（1） 每年形成的会计档案，要有财务部兼职档案人员进行收集、整理、装订成册。（2） 会计档案在会计年度终了一年后，于第二年2月底前将整理好的会计档案封存保管。（3） 借阅会计档案，必须履行登记手续。会计档案原则上不能借出，如有特殊需要，须经常务副总批准。要按限期归还。（4） 会计档案归档后，不可随意拆卷。（5） 会计档案保管期满，需要销毁时，由会计部门提出销毁意见，会同分管副总共同审核，填写会计档案销毁清册，经公司鉴定领导小组审批后，上报总经理或董事长，经批准后方可销毁。七 科技档案立卷归档1 根据科技工作管理有关规定，完整的保存和科学的管理科技档案。2 科技档案的收集，严格按科技档案归档范围，达到系统、完整、准确的要求。3 科技档案的整理，必须遵循科技档案的自然形成规律，保持科技材料间的密切联系，便于查找和利用。4 科技档案的归档应在项目完成后2个月内完成，要认真审查，收集齐全第五条 原始记录管理一 原始记录包括：总公司及各分公司职能部门原始记录；向上级部门报送的定期与临时性报表、票据、帐簿、台帐等。二 原始记录管理与分工1 总公司行政部及分公司行政部为原始记录的综合管理部门，负责对各部门原始记录的建立、健全、修订、执行与归档工作进行检查。2 各部门负责建立本系统管理的原始记录。3 总公司行政部负责对分公司原始记录的检查监督。三 各分公司可视具体情况制定相关管理细则。第六条 档案借阅一 公司绝密、机密文件，需经董事长/总经理批准后，在“机要员”同时在场时进行，摘录或复印由“机要员”亲自进行。（注：总公司行政部档案管理员为机要员）二 公司一般合同、内部文件需经主管副总经理批准后，方可借阅。三 公司一般档案文件、资料的，经行政经理批准查阅。四 借阅公司任何文件、证书、图纸等，要认真详细填写文件借出登记表，登记借出日期、文件名称、借出人、返还日期等。同时填写欠据，注明时间、事由等，经主管副总经理批准后，方可借出。五 借出文件必须在规定时间内返还，否则档案管理员有权利追缴，文件返还时，要保证完好无损，并在借出登记表内注明返还日期，抽回欠据。对不按期返还或对文件损坏严重者，档案管理员有权向主管领导汇报。第七条 各部门专(兼)职文书的职责：1. 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2. 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3. 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第八条 档案分类编号规则1 党群工作类包括：党务、组织、宣传、纪检、工会、共青团、协会工作等。编号：1、 年度代号保管期限 01永久 02长期（16-50年） 03短期（15年以下）案卷号2 行政管理类包括：行政事务、人事劳资、职工教育、医疗卫生、后勤福利编号：2、 年度代号 保管期限 01永久 02长期（16-50年） 03短期（15年以下）案卷号3 经营管理类包括：经营决策、计划总结、审计、统计、财务管理编号：3、 年度代号 保管期限 01永久 02长期（16-50年） 03短期（15年以下）案卷号4 基本建设类（按项目分类）编号：4、 项目性质 01基建项目 02技改项目 03零星项目 04综合项目 工程项目代号（按时间顺序编号） 案卷号5 设备仪器类（按设备台号分类）编号：5、 设备使用性质 01在用设备 02备用设备 03设备样本 设备类型/专业 01办公设备 02空调制冷 03电梯设备 04厨房设备 05洗衣设备 06弱电设备 07强电设备 08锅炉设备 09健身美容 10水泵水工 11综合设备 台号数 案卷号6 案件台号数（按案件类型分类）编号：6、 案件类型 01经济民事 02刑事 03消防 04交通事故 05其他 年度代号 案卷号7 会计档案类（按报表、账簿、凭证等分类）编号：7、 会计档案类型 01报表 02账簿 03凭证 04其他 年度代号 案卷号8 人事档案类 根据人事部门有关规定整理归档9 声像机读类 按载体分类（按事件时间顺序归档）编号：9、 载体类型 01录音、录像 02照片、底片 03电脑磁盘、光盘 04其他 年度代号 案卷号10 综合实物类按实物类型分类（按实物时间顺序归档）编号：10、 实物类型 01外界赠送字画、礼品 02各类奖状、奖杯、锦旗 03营业执照、税务登记证、法人代码证、房屋产权证、土地使用证等案卷号第九条 本制度由行政部解释和修改，经董事长批准后执行。附表：附表一：案卷类目附表二：文件借阅审批表附表三：文件借阅登记表附表一：案卷类目序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理12345附表二：文件借阅审批表编号： 填写日期： 年 月 日文件名称借阅部门借阅人文件内容摘要及借阅用途主管部门经理及副总审批借阅期限原收文编号借出日期 年 月 日档案号归还日期 年 月 日保管人员签章备注附表三：文件借阅登记表编号：序号文件编号文件名称借阅单位/部门借阅人借阅时间返还时间备注12345员工着装管理制度 第一条 为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，公司员工应按本规定要求着装。第二条 员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求：得体、大方、整洁。第三条 工作时间员工必须佩戴胸卡，胸卡应佩戴在左前胸。第四条 男员工的着装要求：夏天穿衬衫、打领带；穿衬衫时，不得挽起袖子或不系袖口；穿西装时，要佩带公司胸卡；不得穿皮鞋以外的其他鞋类。第五条 女员工上班不得穿牛仔裤、运动服、超短裙、低胸衫，并一律穿肉色丝袜。第六条 员工外出商务活动或重要业务洽谈时应穿着正装。第七条 各部门负责人应认真配合管理，如员工一月累计违反本规定人次超过三人次或其属下员工总数的，负责人也应罚款50元。工装发放管理第八条 员工工装由总公司行政部统一购买和制作。第九条 员工工装分为：行政工作服装、生产工作服装。第十条 保安员根据其工作性质制作特制服装。第十一条 工装应保持清洁，并熨烫平整，有损坏时，应及时做好修补；如有遗失，自费补做。第十二条 公司员工不得以任何理由改动工作服装的样式和穿着方法。第十三条 员工服装费用先由公司垫付，然后以在公司服务的实际工作时间折旧报销。工作时间满一年以上（含一年）费用由公司全额承担。未满一年，按实际工作时间按月折旧扣除费用。折旧方法：每月摊销费=服装价格/12个月。附表附表一：服装领用登记表附表二：服装回收登记表附表一：服装领用登记表编号： 填表日期： 年 月 日领取人姓 名工作证号所属部门职别入司日期领取原因 新员工 职位调动 原工服破损 原工服丢失工服明细品名/类别规格型号编号领取数量备注审批记录主管副总经理行政经理部门负责人工服库管员申领人附表二：员工工服回收单姓名工号工服编号工服型号实交数量是否成套清洁状况修补状况有无污损磨损程度与管理表记载是否一致（差四个）会议管理制度第一条 会议类别一 公司级会议公司员工大会、总经理办公会以及公司集团例会等。二 专业技术会议经营活动分析、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等。三 系统和部门的工作会议四 其他会议股东大会、董事会会议、监事会会议、计划调度会、投资决策会等。第二条 会议管理一 公司行政部统一管理，所有会议均须在行政部审批或登记备案。二 各部门须在年度计划中提出全年相关会议工作和费用预算以及压缩会议开支的指标、经董事长批准后执行。三 公司严格控制未预见的特殊性临时会议，相关部门须按一会一报的原则审批。四 会务工作主要由行政部承办，其他部门主办的会议、办公室应予协助。五 财务部应加强对会议开支预算的审核、减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。六 公司的各种会议资料都须交办公室立卷、存档。七 各分支、部、公司可根据具体情况制定会议管理细节。第三条 会议安排为避免会议过多或重复，除特殊性质会议以外，一般正常性的会议一律入例会制、具体安排如下：1 集团公司会议（异地远程电话会议）出席人员：董事长，董事长助理及各分支、部、公司总经理或负责人。周期：每月一次或每季度一次或临时安排。会议内容：集团各分支部、公司工作总结及工作安排；集团重大问题的决策讨论；集团公司的远景规划。会议组织：行政部。2 总经理办公会议出席人员：总经理、副总经理及公司各部门经理或负责人。周期：每月一次或临时安排。会议内容：本期工作总结及下期工作安排；公司重大问题的决策讨论，各部门的工作协调。会议组织：行政部组织会议。3 全体员工会议出席人员：公司全体人员。周期：每半年或一年。会议内容：公司生产、经营、管理情况通报及半年或全年的员工奖惩情况通报。公司发展的远景规划及工作安排。会议组织：行政部协同董事长秘书。4 系统或部门工作会议：出席人员：本系统或部门的全体人员。周期：每周一次，周一上午举行，或不定期。会议内容：本部门上阶段工作总结，下阶段的工作安排；公司情况的传达。组织：系统或部门的经理或负责人。5 生产经营、调度会议出席人员：销售部、采购部、质检部、仓储部、生产部等部门经理及负责人周期：每月9日、19日、29日下午二点召开（特殊情况不能召开时，临时通知）组织：行政部协同常务副总经理。6 专业技术会议出席人员：与会议主题相关的生产、技术人员周期：（待定）组织：（待定）7 其它会议均包含在以上会议类别中，如有特殊，行政部会另行通知决定。第四条 会议准备一 会前准备工作（1）预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示，起草会议预算，发出会议通知和向来宾发送请柬等。（2）会场布置，主席台座次要事先标明，或印出名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、场地划分等。（3）议程安排。秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好住宿、车辆、医疗、保卫、保密、文娱活动等事宜。（4）文件准备工作(包括开、闭幕词、工作报告、决议等)，会议须知、作息时间表等。（5）其它如准备入场券、代表证、工作证、投票箱、选票以及发奖仪式、集体合影等活动的组织工作。（6）会前检查工作。应重点检查文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。二 会议的接待工作公司的接待工作统一由行政部负责（各分公司由行政部负责）：（1）安排好会议用车、行车路线、停车地点、时间；（2）安排来宾住房、接待报到、登记、返程机（车）票的预计工作；（3）安排来宾就餐；（4）安排文娱活动；（5）协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是会后报告各组的反映；（6）整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究处理。（7）协助主持人组织确定大会发言；（8）作好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作。三 会议要求及会议纪律参加会议人员要按时到会，集中精力认真听取、记录和研讨；会议期间一律把手机调至震动；不会客、不办与会议无关的事情；严格执行保密纪律，不泄漏会议内容、会议决定等机密事项。四 会议的记录工作每次会议都应由行政部负责认真做好记录，并妥善保管好。对一些重大会议一定要形成会议纪要，下发各部门签约或传阅、贯彻执行。对需要有反馈意见的任务，必须有跟踪记录和及时反馈。第五条 会议精神落实一 会后尽快对记录进行整理，对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。二 各类文件该归档应及时归档，该收回的一定要收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是会议的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。三 公司例会会议纪要、决议由办公室整理成文。同时，根据讨论决策内容完成情况予以督促、跟踪和上报董事长。并把跟踪落实情况及时上报董事长。第六条 本制度由行政部解释和修改，经董事长批准后执行。附表：附表一：会议通知单附表二：会议登记表附表三：会议室使用登记表附表一：会议通知单会议名称会议类别会议主办部门会议召开负责人会议时间会议地点会议议题与会人员名单自行准备资料备注附表二：会议登记表编号： 日期： 年 月 日会议名称会议议题会议召开时间会议地点会议主持与会人员会议议程安排预期效果会议费用预算主持部门主持人相关配合部门及配合人备注本表适用于不定期会议附表三：会议室使用登记表会议名称会议主办部门预借会议地点会议负责人会议时间预计参会人数参会人员部门姓名职务备注接待管理制度第一条 检查指导工作接待1 凡来公司检查指导工作的领导和客人，其工作日程、食宿、用车、购买返程车票等接待工作，均有对口部门具体负责安排，行政部协助。所需经费按财务规定办理。2 来客尽量安排住宿。需公司承担费用的，需报总经理批准，并严格执行相关规定，不得超标准接待。3 来客就餐采用工作餐和招待餐两途中形式。上级领导或受邀来指导工作的客人，经副总经理批准，可安排执行餐。其余人员均由行政部安排工作餐。4 严格接待审批手续，缩小接待范围，不得擅自提高接待标准。5 接待审批手续：凡来客食宿接待，对口接待部门事先确定人数、费用限额，填写接待申请单，报副总经理批准，不履行批准手续，费用不予报销。6 接待来客用车，由行政部批准，并具体安排。第二条 媒体采访接待1 各部门及员工，对媒体发布信息或接受采访，在公司内的摄影、摄像，必须执行请示报告，明确接待部门及参加人员，经副总经理签字同意后，由行政部统一安排采访场所。2 未经同意的采访一律不予接待。第三条 业务及群众来访1 来访、参观公司者，事先要与行政部联系，申请。经副总经理批准，由对口部门具体负责安排，行政部协助。接待业务所需经费，按财务规定办理。2 未经核准的参观人员，一律拒绝参观，不得擅自率领参观人员参观。参观人员除特准者外，一律谢绝拍照。第四条 各子公司可根据实际情况制定相关细则。第五条 本制度由行政部解释和修改，经董事长批准后实行。附表：附件一：来访人员登记表附件二：商务接待安排表附表一：来访人员登记表 值班人员：序号姓名所在企业来访人数联系方式是否预约来访部门/人来访事由时间访客离开进入签名123附表二：商务接待安排表来客所在单位来客负责人姓名来客负责人职务来客人员名单接待部门接待负责人到达时间离开时间人数到访原因接待计划安排车辆使用计划相关事项摄影礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪导游题词水果其它接待部门意见 签字：主管领导意见 签字：采购管理制度第一条 目的本公司为加强对采购工作的管理，保证各项工作的正常运行，特制定本制度。第二条 采购原则以统一采购为原则，坚持秉公办事，维护公司利益，利求保证供应、方便工作、节省开支。第三条 统一采购的业务范围一 办公用品、文具用品；二 表单印刷三 员工工装四 办公耗材等第四条 采购程序一 采购申请1 总公司及分公司物品保管员根据库存情况，提出采购计划，报各部门主管，填写“采购申请单”，注明物品品名、规格、数量、需求日期，经部门主管核准后报送公司行政部。2 紧急采购时，需在采购申请单上注明紧急字样，以便及时采购。3 如撤销采购，应及时通知总公司行政部采购人员，以免造成不必要的损失。二 采购流程（附采购流程图）1 行政部结合库存情况复核各部门采购申请单增添该项物品之适用性及必要性。2 行政部采购人员收到采购申请单后，经总经理批准进行采购。3 物品验收入库，保管员详细填写入库单，注明物品名称、规格、单位、数量、单价、金额。4 采购人员持采购申请单、发票及入库单经总经理签字后到财务室结帐。三 采购经办人职责1 建立供应商资料与价格记录。2 做好采购市场的经常性调查，并记录好各种物品的性价比。3 询价、比价、议价与订购作业。4 所购物品的品质、数量与交付期进度的控制。5 严格遵守财务制度日常采购记录与付款工作。四 采购方式1 集中计划采购：日常办公用品集中计划进行采购。（1） 办公用品的月度采购。各部门主管根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物品分类填写清楚，并于每月25日报至行政部，行政部审查是否在预算之内。如在预算外，行政部要求各部门重新填单，如在预算内，根据物品管理员提供的库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划”，报本部门经理审核和副总审批后（500元以上总经理审批），由采购员实施采购资金的准备。（2） 办公用品的临时采购。各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部门主管签准，然后视采购所需金额报相应批准人批准。行政部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。2 长期报价采购：经常性使用且耗量大的办公物品，要选定供应商议定长期供货计划。3 订购：各部门申请的用品中，如果包含着需要订购的用品，申请部门还需填一份订购报告，经总公司行政部确认后，向有关商店订购。 五 申请采购的审批权限。1 预算内单项资金使用审批权限：1000元（含）以内由各部门经理批准，1000元以上2000元以内（含2000元）由各分公司总经理批准；2000元以上由董事长批准。2 预算外单项资金使用审批权限：2000元（含）以内由总经理批准；2000元以上由董事长批准。3 动用1000元（含）以下资金由财务部经理核准；1000元以上由财务副总核准。第五条 采购工作细则。一 采购物资单价在100元（含）以下的，由采购员直接采买。采购物资单价超过100元的，采购员须事先进行市场询价，填写“询价单”。单价在200元以下的询价结果由行政部经理确认；单价在200元（含）以上询价结果由副总确认。采购员根据确认的询价结果，办理具体的采购业务。二 采购员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐（去掉）。第六条 采购注意事项一 在确保品质的前提下，尽量降低采购成本；二 尽可能向制造商采购，不要向经销商购买；三 须考虑市场变化及库存成本等因素；四 采购与验收部门须分开；五 尽可能参考过去使用需求量，做计划性采购；六 采购注意售方的售后服务和信誉；七 订购单内应注明检验质量的基准、抽验方式及不良率拒收标准；八 订购单内应注明误期或因品质不良退货产生误期时的责任及处罚办法。第七条 本制度由行政部解释和修改，经总经理批准后执行。附表：附表一：物资采购计划表附表二：供应商调查表附表三：采购申请单？附表一：物资采购计划表部门名称： 编制日期： 年 月 日序号物资名称规格需求数量现有库存单位需求日期标准用量12345附表二：供应商调