电子公文传输系统.doc

电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 I 电子公文传输系统电子公文传输系统 白白 皮皮 书书 湖南科创信息技术股份有限公司湖南科创信息技术股份有限公司 二零一四年五月二零一四年五月 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 II 目目 录录 第第 1 1 章章 方案简述方案简述5 项目背景 .5 项目内容 .5 建设意义 .6 第第 2 2 章章 整体方案设计整体方案设计7 设计思想 .7 引用规范 .7 技术体系 .8 技术路线 .9 .12.4.1 基于 J2EE 三层次技术路线 9 .22.4.2 XML 技术.10 .32.4.3 DRM 技术.10 .42.4.4 CEB 格式.11 系统构架 .12 第第 3 3 章章 电子公文传输系统设计电子公文传输系统设计13 电子公文传输系统设计 .13 .13.1.1 电子公文传输系统总体框图.13 .23.1.2 电子公文传输系统的业务流程.14 .33.1.3 应用流程详细介绍.15 二维条码系统设计 .23 .13.2.1 设计思路.23 .23.2.2 引用规范.23 .33.2.3 应用支持.24 .43.2.4 基于公文二维条码技术的应用集成.24 电子公章系统设计 .25 .13.3.1 电子公章系统功能设计.26 .23.3.2 电子公章制作与发放设计.27 .33.3.3 电子公章系统用户管理.28 短信收发系统设计 .28 .13.4.1 功能设计.28 .23.4.2 工作模式.29 .33.4.3 接入方式.29 第第 4 4 章章 系统安全设计系统安全设计31 电子公章系统安全 .32 电子公文版式文件安全 .33 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 III 安全、节约的打印控制 .33 安全认证及权限管理 .33 信息完全性与安全性保障 .34 .14.5.1 数据加密.34 .24.5.2 日志管理.34 .34.5.3 网页安全通道传输.35 系统运行管理 .35 第第 5 5 章章 实施方案实施方案37 项目实施原则 .37 项目风险及管理 .37 质量控制方案 .39 项目配置管理 .39 .15.4.1 项目类型.40 .25.4.2 用于配置管理的软硬件资源.40 .35.4.3 配置库结构.40 .45.4.4 人员权限.41 .55.4.5 配置项及基线计划.45 .65.4.6 变更管理.45 .75.4.7 配置审计.45 .85.4.8 项目沟通管理.46 .95.4.9 项目例会制度.46 .105.4.10 工作周报制度.46 系统项目组织图 .47 项目实施计划 .47 第第 6 6 章章 技术支持及售后服务技术支持及售后服务48 技术服务支持 .48 .16.1.1 科创服务理念.48 .26.1.2 服务的内容.48 .36.1.3 服务的方式.48 科创公司售后服务承诺 .52 具体的服务内容 .53 保证服务质量的相关措施 .54 第第 7 7 章章 科创信息简介科创信息简介56 第第 8 8 章章 成功案例成功案例59 电子公文传输系统案例 .59 第第 9 9 章章 项目概算项目概算60 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 IV 公文传输软件部分概算 .60 系统软件部分概算 .61 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 5 第第 1 1 章章 整体架构设计整体架构设计 设计思想设计思想 设计思想遵从以下几点： 设计既要突出重点，又要细致周到。要贴切业务实际，确实解决业务问 题，达到业务要求。 采用 B/S 系统结构，其优点是操作不受时空限制、安装维护方便等。 充分考虑系统的易用性，客户端采用 windows 操作系统，做到界面友好、 操作方便。 采用面向对象的开发与设计理念。运用面向对象技术的前提是对整体系 统的高度和准确抽象，通过它可以保证系统良好的框架，进而带来产品 较强的稳定性和运行效率。 采用模块化设计。模块化设计要求将整个系统划分成基于小的模块，而 模块间通过既定的接口进行数据的交换。模块化的优点在于其灵活性较 好，也便于业务系统的扩展。 采用集中分布式架构，能够兼顾集中式和分布式的优点，做到分布部署， 集中与分散管理相结合。 遵循国际、国家标准和规范，提高系统的利用价值，如： XML、COM、Unicode、国家公文版式标准等。 关键系统模块支持多种安全保护机制，避免因特定原因造成系统的崩溃。 提供数据安全备份方案，实现数据的安全存储。 引用规范引用规范 计算机标准 计算机软件工程规范国家标准 计算机开放系统互连国家标准 软件产品测评标准 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 6 计算机软件开发规范 信息系统安全技术国家标准 计算机图形国家标准 微型计算机通用规范 计算机信息系统安全保护等级划分准则 国家行政机关公文格式 中华人民共和国电子签名法 工业标准 投标人提供的软件必须符合下列标准和规范的最新版本，但不限于此。 ISO国际标准组织 IEEE电子电气工业协会 IEC国际电气委员会 GB中国国家标准 MSS制造商标准化协会 技术路线技术路线 .11.3.1 基于基于 J2EE 三层次技术路线三层次技术路线 J2EE 是目前业界公认的企业级信息系统的支撑体系结构，是各个系统和系 统内部各个组成部分之间的粘合剂。J2EE 提供了跨平台的解决方案，提供了通 用的 JDBC 数据库访问接口，无缝支持通过 XML 进行系统间和系统内部的数据 传递。在 J2EE 体系结构中，所有的技术都是开放的，得到业界主流支持的，所 以统一使用 J2EE 体系架构，有利于系统之间的整合，避免重复投资，降低 IT 的管理和建设成本。 .21.3.2 XMLXML 技术技术 XML（eXtensible Markup Language，可扩展符号化语言）的出现，实现了信 息以最便捷、最可靠、最有效的方式获取，解决了数据格式的不统一的问题。 XML 以一种开放的、自我描述方式定义了数据结构。在描述数据内容的同时 能突出对结构的描述，从而体现出数据之间的关系。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 7 .31.3.3 DRMDRM 技术技术 DRM 技术介绍： DRM 是 Digital Rights Management 的缩写。 防止数字内容在非授权情况下的拷贝。 保证数字内容的合法使用（只有有权限的人能阅读） 。 保证数字内容的完整性（不可篡改） 。 保证数字作品的可记数性。 提供数字内容的权利描述与控制（如打印等） 。 .41.3.4 CEBCEB 格式格式 为适应互联网时代电子出版趋势，解决环境多样化，传播网络化要求推出 的新的数据格式 CEB，同时也是未来发展的电子公文版式的最佳选择。 CEBCEB 介绍：介绍： CEB 是 Chinese E-paper Basic 的缩写。 CEB 是一种版式文件，在不同的环境下保持显示不发生变化。 CEB 文件生成后不可修改。 融合了当前主要字型表示技术：包括各种编码体系 (unicode，GB18030，BIG5 )，各种字库技术（包括 TrueType，CID，PS)。 支持少数民族文（蒙文、维文、藏文、韩文等）的转换。 转换时可自动下载补字，保证 CEB 文件不发生“开天窗”的情况。 提供全面图形处理技术（包括各种线形的完整描述） 。 提供了全面的图象和颜色处理支持及压缩（如多种色彩空间、包括 ICC 在内的色彩还原、RLE，G3，G4，Wavelet 等数据压缩） 。 支持电子签名，数据加密等安全机制。 转换方便，几乎所有格式都可以转换成 CEB 格式，包括 XML，S2, PS, PDF, TIFF, DOC, WPS 等。 CEB 文件占用空间小，在排版比较复杂情况下，只有原来 DOC 文件的十分 之一。 CEB 与 XML 结合，支持版面自动生成，支持信息提取，使用灵活。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 8 可以在 CEB 上制作目录、链接跳转，添加音频文件和视频文件的链接。 CEB 有三种画线方式，还可以添加批注，方便阅读。 系统构架系统构架 电子公章服务器实现对公章的制作与发放，使用高强度加密算法或国家认 可单位提供的加密设备对公章进行加密，并对公章标记本身进行密码保护，生 成公章对（产生公私钥） ，提供对公章的查询、作废、备份等管理。 公文服务器实现公文制作、共享、流转管理，包括公文权限设置、数据加 密处理、公文管理库、公文查询文件检索模块、公文阅读管理等。 系统设计系统设计 .11.5.1 电子公文传输系统总体框图电子公文传输系统总体框图 电子公文传输的整体框图如下图所示，电子公文传输系统是架构在是区县 市委内网平台上，公文传输系统的建立依托在政府内网的安全支撑平台以及数 据交换平台。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 9 发文客户端 （转换，盖章） 收文客户端 （打印） 客户端（浏览） 电子公章服务器 党政公文传输系统 2.公章盖章验证过程 1、转换在OA系统中 定稿的公文，并加盖 公章，由公文传输系 统进行分发 3.对公文进行浏览阅读 4.接受分发给本单位的公文 6.含章公文打印 5、公章打印验证过程 内网平台 .21.5.2 电子公文传输系统的业务流程电子公文传输系统的业务流程 电子公文文件最终定稿后，进入电子公章系统和电子公文传输系统之后， 可根据客户的发文流程实现以下功能： 1、 发文方通过客户端的版式文件转换器将公文转换为版式格式的电子公文， 并将公文的要素以 XML 的方式传入到电子公文传输子系统中。并且这个转 换的功能也可以在后台实现，支持批量转换。 2、 专门负责盖章的人员通过事先服务器发放的有效公章，在阅读器 Reader 的 环境下对版式格式的电子公文进行可视化盖章。 3、 盖章的人员除了需要拥有存放着公章信息的公章 Uk，在盖章过程时还需要 向公章服务器进行验证，验证通过后加盖公章；含章版式文件形成后再公 文传输系统进行公文流转或分发； 4、 盖完章的电子公文就可以进行发送了，发送时可以根据需要设定收文单位， 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 10 并且设定收文单位可打印的份数，从而实现发文单位对公文的控制。 5、 收文单位公文传输系统接收电子公文，收到之后，需要接收单位通过系统 向发送单位发送回执，确认已经收到公文，防止抵赖，收文单位可以采用 列表框的方式选择特定的公文进行回执，也可以通过公文预览的方式自动 发送回执，这种公文回执的功能相当于公文的自动签收，用户还可以选择 多条公文，批量发送回执。 6、 收文单位接收到电子公文之后，还可以通过两种方式转发，第一种是某单 位接收到公文 A 之后，以本单位的名义重新起草一份公文 B 再下发，把公 文 A 中的内容摘取出来，作为公文 B 的部分内容，同时根据需要，选择性 地把公文 A 作为附件一起下发；另一种是接收到公文之后直接在公文传输 系统里转发，相当于公文转办。 7、 系统中的合法客户端通过阅读器 Reader 可以对含章版式文件进行浏览、阅 读，但是看到的含章版式文件中的公章是经过虚化和添加水印处理的，可 以防止被屏幕拷贝。 8、 公文接收后，可以通过接口转入 OA 系统，也可以打印出来继续纸制流程。 收文方可以通过阅读器 Reader 进行可视化打印，打印过程需要向公章服务 器进行验证；如果打印请求的次数超过了发文单位设定的打印次数、非法 或者没有联网的情况下，打印不出来有效的红色公章。从电子公文打印出 来的纸质公文完全符合国标要求，保持原版原式。 9、 可以根据需要，设定脱密下载的权限。有此权限的人员可以对电子公文脱 密下载到本地，脱密下载到本地计算机后，正式公文文件中的红色公章转 变为黑色公章。脱密后电子公文可根据需要在内部办公应用系统中再进行 使用。 10、收文方如果没有反馈，发文方还可以通过公文催办的方式跟踪收文情况。 实现公文催办有两种方式，来文提醒和电话催办。还可以用多种方式来实 现，比如电子邮件、手机短信等方式。 所有发文和收文过程都可以通过公文传输系统的发文监控、回执监控和文档管 理功能进行收发文的监控和查询。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 11 第第 2 2 章章 电子公文传输电子公文传输功能功能 1.用户登录用户登录 请双击桌面的 Internet Explorer 图标或选择“开始-程序-Internet Explorer”打开浏览器。 在地址栏中输入 :800/gwcs 然后回车，会出现电子公文传输系统登陆页面， 如下图所示，输入管理员分配给您的用户名和密码，单击“登陆”按钮或者直接按回车键 进入系统。 登录页面 注意！以上地址以正式发布的文件为准，可能因技术原因修改或者自己建立服务器的 地州以公布的地址为准。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 12 系统首页 首先进入的是系统首页，如上图所示，在首页中用户可以查看到公文发送统计信息和 公文接收统计信息，如果您所在单位有待收的文件或者未处理完成的公文，单击上面的数 字就可以直接查看到具体的信息。在页面右上方提供软件下载的功能。 1.1 软件下载软件下载 软件下载模块提供了公文传输系统中所有会用到的软件的下载，同时也提供了用户的 使用手册、说明等文档，用户可以根据自己的需要选择性的进行下载。同时管理员也可以 在模块中添加需要给大家提供的资料供用户下载。 点击软件下载页面，可以进入该模块。如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 13 点击列表的 下载。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 14 2 2发文库发文库 发文库主要提供了新增发文、公文发送、公文发送情况查询等功能， 。 2.12.1 发文流程发文流程 操作流程及对应菜单项： 1.盖章发文流程(有章发文)：初始化公文参数（即“机关代字管理” ） 新增发文 （即“公文登记”菜单项） 导入 CEB 公文及盖章（即“盖章加密”菜单项） 发送公文（即“待发送公文”菜单项） 2.无章发文流程：初始化公文参数 新增发文（即“公文登记”菜单项） 发送公文（即“待送公文”菜单项） 注意：注意：1、详细操作步骤请见下面的章节、详细操作步骤请见下面的章节 2、如果机构公文要素已经初始化，则初始化公文参数步骤可以省略、如果机构公文要素已经初始化，则初始化公文参数步骤可以省略 2.22.2 盖章发文流程盖章发文流程(有章发文有章发文) ) 有章发文主要提供盖章公文的新增、修改、删除及新增公文信息查看的功能。 点击“发文库”“公文登记”菜单项，进入如下页面： 该页面列表默认显示所有已经添加好公文要素，待修改的公文。 点击此处新 增公文 点出公文标题 查看详细内容 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 15 各功能的操作如下： 查看新增发文的详细信息 在上图中，点击“发文标题”栏的标题，即可查看新增公文的详细信息。 新增发文 点击“起草”按钮，进入如下新增公文页面： 选择或输入各公文要素（注：公文要素的设置请参见注：公文要素的设置请参见 8.1 参数配置参数配置） ，选择主送或抄送 单位地址如下： 勾选中主送或抄送单位地址，并输入打印份数及编号，再点击“确定”按钮即可完成 单击头像进入 选择机构页面 输入打印份数 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 16 地址的选择。另选择地址时的详细操作如下： 展开：点击展开选择框，显示或者隐藏机构地址 全选：勾上对应层次的全选选择框，选择该层的所有地址 反选：反选当前层次的地址 默认份数：输入默认份数后，选择对应的地址后份数自动填充 选择发送公文类型：有章公文 选择待发公文：一般情况下是选择 word 文件（选择 ceb 文件跟据实际情况确定） 。 选择需抄送的附件，输入完成之后点击“保存”按钮进入公文正文填写页面，如下图。 若公文正文选择的 word 文档，则会进入公文格式转换页页，可进行插入二维条码操作， 用户可进行对待发送公文的编辑、修改、保存等操作 填写完后点击 保存按钮 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 17 在修改完成后，单击页面的下方的插入条码按钮，系统就可以自动将之前在填写公文 要素时生成的二维条码，插入到公文中的大概位置如下图所示： 注：此条码可根据相关的条码规范和要求适当调整条码的位置注：此条码可根据相关的条码规范和要求适当调整条码的位置 在所有的信息确认无误后，就可以单击下一步，在正确安装好 Apabi Maker 和插入了 加密狗的情况下，系统自动将 word 文档转换成 CEB 文件，并进行下一步的盖章操作。 修改刚新增的发文 新增好发文后，如果需要修改，点击最右边“修改”按钮，进入如下页面： 单击些处可打 开其它公文 点击此处系统 自动插入条码 插入后的效果 图 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 18 单击“修改”铵钮进入公文信息修改页，如下图： 修改各公文要素，点击“保存”完成修改。 注意：带红注意：带红*的信息项为必填项。的信息项为必填项。 2.32.3 公文盖章公文盖章 公文盖章加密主要提供有章发文公文的盖章功能。 在新建发文成功保存后，系统会自动跳转到盖章加密页面，同样点击“发文库” “公文盖章”菜单项也可以，具体页面如下图： 点击修改进入 修改页面 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 19 在列表中找到需要盖章的公文，点击公文后面的“盖章” ，进入盖章页面，如下图所示： 点击盖章，将弹出可视化盖章页面。 点击工具栏公章图标，弹出“可选公章列表”对话框，如图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 20 在“可选公章列表”提示框中，选择公章，点击“确认”按钮，把红章盖在文件上.移动到 准确的位置,再点击工具栏最右边的五角星图标，弹出对话框，如图： 输入密码进行公章校验，点击“确定”按钮，稍等几秒钟将弹出“盖章成功”的提示，如 选取公章 点击此图标 进行盖章 点击此处可拖 动公章图片位 置 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 21 下图： 点击“确定” ，再等几秒钟将弹出“已完成盖章”提示，再点击“确定”按钮，将完成 公文盖章，如下图： 在完成盖章操作后，系统会自动跳转到待发送公文列表，用户可以选择要发送的公文进行 操作（详细步骤见“2.5 待发送公文”小节） 。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 22 2.42.4 无公章发文无公章发文 无公章发文主要提供无章公文的新增、修改、删除及新增公文信息查看的功能。 点击“发文库”“公文登记”菜单项，进入如下页面： 该页面默认显示所有待修改的公文。 各功能的操作如下： 查看新增发文的详细信息 在上图中，点击“发文标题”栏的标题，即可查看新增公文的详细信息。 新增发文 点击“起草”按钮，进入如下页面：与有章发文一样，填写好各公文要素，公文类 型选择无章发文。 点击此处新 增公文 点出公文标题 查看详细内容 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 23 选择或输入各公文要素，并选择主送或抄送单位地址，选择地址如下图所示： 勾选中主送或抄送单位地址，并输入打印份数及编号，最后点击“确定”按钮即可完成地 址的选择。 无章公文新增成功之后将进入公文发送页面，公文发送的详细操作请参见 2.5 待发送公文。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 24 新增发文后的修改 新增好发文后，如果需要修改，点击最右边“修改”按钮，进入如下页面： 单击“修改”进入公文修改页面 修改各公文要素，点击“保存”按钮即可完成修改操作。 注意：带红注意：带红*的信息项为必填项。的信息项为必填项。 点击修改进入 修改页面 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 25 2.52.5 待发公文待发公文 待发公文主要提供待发送的公文的发送、查看功能。 有章发文和无章公文在成功保存之后（有章发文在盖章之后） ，系统都会自动跳转到 本功能页面，用户在这里可以根据自己的需要选择要发送的公文，进行发送。 点击“发文库”“待发公文”菜单项，进入如下页面： 勾选要发送的公文，若有发送短信权限的用户,单击发送短信,填写发送短信的内容如下 图: 点出公文标题 查看详细内容 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 26 单击发送公文按钮.完成公文的发送。 2.62.6 已发公文已发公文 已发送公文主要提供已发送的公文的查看功能。 点击“发文库”“已发公文”菜单项，进入如下页面： 根据公文标题，文号，发文时段，可以查看需要查看的公文详细，也可以查看本月内发文， 近三月内发文，近半年内发文，本年度发文等。 并可做导出，删除，补发操作，还可以点发往单位细表进行单位详细查看。 2.7 公文监控公文监控 公文监控提供本单位查看接收单位收到发文与否的情况。 点击“发文库”“公文监控”菜单项，进入如下页面： 点击“公文标题”列的公文标题可以查看公文的详细信息，点击对应公文后面的操作 点出公文标题 查看详细内容 点击此处进入 详细页面查看 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 27 链接“细表”栏，可以查看本次发文下所有接受单位的收文情况。如下图： 在“状态”栏，可以查看到对应发文的具体状态，同时收文方在确认收文后，我们也 可以通过接收人一栏的信息查看到具体是那个用户进行了收文操作。 在列表上有关于此次发文的统计信息， 发文的状态信息共有 6 种： 正在发送：表示该公文正在发送中； 待接收：表示该公文已经由收文方列表等待用户确认接收； 已接收：表示该公文已经由收文方用户确认并且成功接收； 拒绝接收：表示该公文在对方确认后拒绝收取该公文； 发送失败：表示该公文没有成功发送给次单位； 已预览：表示公文已被收文单位预览查看。 在此页面还可进行公文撤消，重发，代签，办结，催办等操作。当在拒绝接收的时候 公文还可以做重登记操作。还可做导出操作 2.8 请求重发管理请求重发管理 【功能】收文单位因打印份数不够而向发文方申请重发，发文单位可对打印份数进行 设置。 【操作步骤】单击“发文库”下的“请求重发管理”菜单项，进入如下页面： 此处可以查看 详细信息 若状态为发送 失败则能重发 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 28 单击“公文标题”列下的一个标题，进入如下页面：对每个单位的请求重发进行处理 点击“请求单位” ，对此文进行处理，如下图： 对打印份数进行设置，点击“重新发文” ，重发公文。发文提供撤消发给某单位公文,而重 发公文提供由于对方原因导致发文失败的情况下重发此份公文的功能 2.9 办结公文办结公文 办结公文提供对已经办结公文的查询功能，可按公文标题查询。 单击“发文库”下的“办结公文”进入如下页面 点击此处进入 重发处理页面 点击此处重新 设置打印份数 敏 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 29 可进行查询和导出等操作。 2.10 转发记录转发记录 转发记录模块实现对此单位转发出去的公文进行查看,查询功能,包括转发单位及转发份数 等. 请点击“发文库”“转发记录” ，进入如下页面： 点击“具本查看”进入详细信息查看列表，如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 30 2.11 超时公文超时公文 超时公文模块显示的是超时的公文信息，并可用文号和公文标题进行查询等 请点击“发文库”“超时公文” ，进入如下页面： 2.12 公文代签记录公文代签记录 公文代签记录模块显示的是代签公文信息，并可用文号和公文标题进行查询等 请点击“发文库”“公文代签记录” ，进入如下页面： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 31 点公文标题可查看公文详细信息。 点代签数量中的具体查看可进入代签详细信息页面，如下图： 2.13 公文催办记录公文催办记录 公文催班记录模块显示的是催办公文的记录信息，并可用发文时段查询 请点击“发文库”“公文催办记录” ，进入如下页面： 点公文标题可查看公文详细信息。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 32 3 3收文库收文库 收文库主要提供了对收文的处理，如收文、退文、脱密、打印等功能，同时还提供了 收文的查询及统计功能。 3.13.1 收文流程收文流程 操作流程及对应菜单项： 收文流程：收文（即“待收文件”菜单项） 公文打印（即“最近收文”菜单 项） 公文脱密（即“最近收文”菜单项） 详细操作下面的章节。详细操作下面的章节。 3.23.2 待收公文待收公文 点击“收文库”“待收文件”菜单项，进入如下页面： 鼠标左键单击要接受公文的文件名称，进入接收页面。如下图所示： 点击公文标题 进行公文签收 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 33 1） 点击预览公文，查看公文内容，确认信息正确性。 2） 点签收按钮，提示接收成功后，接收完成。 3） 公文接收后，用户可以继续执行打印公文，请求重发，转发和脱密操作。见 3.3 已收公文 退收公文 1） 查看公文内容，确认信息正确性。 2） 如果公文内容不正确，或者有其他原因不能接收此公文，点击“退文”按钮。 3） 输入退文原因后，点击发送，提示退文成功后，操作完成。在拒收公文模块 中形成记录，详细见 3.4 拒收公文。 注意：公文退收后相应的发文单位在注意：公文退收后相应的发文单位在“发文库发文库”中中“发文监控发文监控”中可以查看退收中可以查看退收 原因等信息。原因等信息。 3.33.3 已收公文已收公文 点击“收文库”“已收文件”菜单项，进入如下页面： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 34 该页面提供了五个标签页，按“本月内收文” 、 “近三月内收文” 、 “近半年内收文” 、 “本 年度收文” 、 “自定义时段”分别进行查询；上方提供了“公文标题”及“文号” ， “来文单 位”等查询条件；页面下方提供查询结果显示，因此也包括了收文查询的功能。 注意：注意：“关键字关键字”输入栏均支持模糊匹配查询输入栏均支持模糊匹配查询 双击公文标题进入基本信息查看页面,如下图: 在些页面可以进行相关的导出，打印,请求重发,转发,脱密,返回等操作。 点击“收文回复” ，可输入回复内容，发文单位可以公文监控详细页面查看（详见 2.7 发文监控） 。 注意：公文脱密后，原有红章会变成黑色。注意：公文脱密后，原有红章会变成黑色。 已签收公文可输入内 容回复给发文单位 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 35 3.43.4 退文查询退文查询 拒收文件模块详细记录拒收人，拒收理由，拒收时间等。可按公文标题进行对拒收文件的 查询。 单击“收文库”下的“拒收公文”进入如下页面：包括发文单位，拒收人，拒收理由，拒 收时间。 3.53.5 代签记录代签记录 代签记录提供本用户的待收公文，被代签用户代替签收的所有公文的查询。 单击“收文库”下面“代签记录”如下图所示： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 36 此页面记录了代签公文的文号，标题，代签单位，代签用户及代签时间，代签原因等。 3.63.6 请求重发请求重发 请求重发提供本用户的请求重发公文份数的反馈信息，并有“文号”和“公文标题”的查 询。 单击“收文库”下面“请求重发”如下图所示： 此页面可点击公文标题查看详细信息等。 点击此处查看公文 详细信息 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 37 4 4联合行文联合行文 联合行文是由主办机关拟制盖章顺序,发起联合行文的过程,基本流程如下: 主办机关起草公文拟制盖章顺序主办机关盖章完成之后发送至协办机关协办机 关盖章完成之后返回至主办机关主办机关再发送至收文单位. 4.14.1 公文登记公文登记 主要提供联合发文的公文新增,删除,修改等功能. 单击“联合行文库”下的“公文登记” ，进入如下页面： 单击公文标题可查看此公文的公文要素信息，单击修改可对此公文进行公文信息的修改操 作。单击“新增公文”进行公文起草。进入如下页面： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 38 填写好公文要素信息然后选择主送单位，操作同 2.2 节有章发文操作.不同的只是需要 选择“联合行文单位。 ”单击人头图像进入如下页面： 选择联合行文单位时，只要勾选其单位就行，默认主办机关的盖章顺序为 1，然后依 次类推。 所有公文要素信息填写完成之后单击“保存”进入“公文盖章”操作。 点此选择联合发 文单位 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 39 4.24.2 公文盖章公文盖章 主要提供主办或协办方盖章或中止行文功能。 1主办方盖章主办方盖章 单击“联合行文库”下的“公文盖章”进入如下页面： 注意此时公文起草完之后，主办方不能终止行文，公文只有流转到了协办方时才能终 止行文。 单击“盖章操作”下的“盖章”进入可视化盖章页面，操作同 2.3 节盖章加密. 主办方盖章成功之后页面自动跳转至待发送联合行文: 如下图 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 40 勾选该公文单击“发送公文”按钮，此时系统将公文默认发送至协办方。 2协办方盖章协办方盖章 单击“联合发文库”下的“公文盖章”进入如下页面。 单击“中止盖章”就将终止联合发文，单击“盖章操作”下面的“盖章”进行盖章进入可 视化盖章页面，操作同 2.3 节盖章加密。 协办方盖章成功之后页面自动跳转至待发送联合行文: 如下图 勾选该公文单击“发送公文” ，系统默认将公文发送回主办方。这就完成联合盖章的整个过 程。 4.34.3 待发公文待发公文 主要提供主办方或协办方对已发送已盖章行文的查询功能。 单击“联合行文库”下的“待发公文”进入如下页面： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 41 按公文标题等条件进行查询，可以快速查找待发送已盖章的公文。单击公文标题可以查看 该公文的基本信息。 4.44.4 流程监控流程监控 主要提供联合行文的状态详细查看功能。 单击“联合行文”下“流程监控”进入如下页面：可以监控所有公文的联合行文状态。 单击“详细信息”可查看该公文发送状态的详细信息，如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 42 在联合行文监控细表中，可以查看公文的盖章状态，分为“已发送” ， “未盖章” ， “已被 XX 终止行文” ，三种状态， “已发送”表示本单位已盖章已发送给其它的联合单位，单击 “消息状态”可以查看发送是否成功。如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 43 5 5厅局联合行文厅局联合行文 5.15.1 公文登记公文登记 主要提供厅局联合发文的公文新增,删除,修改等功能. 单击“厅局联合行文库”下的“公文登记” ，进入如下页面： 单击公文标题可查看此公文的公文要素信息，单击修改可对此公文进行公文信息的修改操 作。单击“新增公文”进行公文起草。进入如下页面： 填写好公文要素信息然后选择主送单位，操作同 2.2 节有章发文操作.不同的只是需要 选择“联合行文单位。 ”单击人头图像进入如下页面： 点此此处新增公 文 点此选择联合发 文单位 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 44 选择联合行文单位时，只要勾选其单位就行，默认主办机关的盖章顺序为 1，然后依 次类推。 所有公文要素信息填写完成之后单击“保存”进入“公文盖章”操作。 5.25.2 公文盖章公文盖章 主要提供主办或协办方盖章或中止行文功能。 1主办方盖章主办方盖章 单击“厅局联合行文库”下的“公文盖章”进入如下页面： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 45 注意此时公文起草完之后，主办方不能终止行文，只能在公文登记页面进行删除公文， 公文只有流转到了协办方时才能终止行文。 单击“盖章操作”下的“盖章”进入可视化盖章页面，操作同 2.3 节盖章加密. 主办方盖章成功之后页面自动跳转至流程监控页面: 如下图 2协办方盖章协办方盖章 单击“联合发文库”下的“公文盖章”进入如下页面。 单击“中止流程”就将终止联合发文，单击“盖章操作”下面的“盖章”进行盖章进入可 视化盖章页面，操作同 2.3 节盖章加密。 协办方盖章成功之后页面自动跳转至流程监控页面: 如下图 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 46 5.35.3 待发公文待发公文 主要提供主办方或协办方对已发送已盖章行文的查询功能。 单击“厅局联合行文库”下的“待发公文”进入如下页面： 按公文标题等条件进行查询，可以快速查找待发送已盖章的公文。单击公文标题可以查看 该公文的基本信息。 勾选该公文单击“发送” ，即完成发文操作，收文单位在待收公文菜单进行接收。 5.45.4 流程监控流程监控 主要提供联合行文的状态详细查看功能。 单击“厅局联合行文”下“流程监控”进入如下页面：可以监控所有公文的联合行文状态。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 47 单击“详细信息”可查看该公文发送状态的详细信息，如下图： 在联合行文监控细表中，可以查看公文的盖章状态，分为“已盖章” ， “未盖章” ， “已终止” ， 三种状态，未盖章的可点击“催办” ，进行短信催办，如图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 48 6 6非正式发文非正式发文 6.16.1 待发文件待发文件 主要提供非正式公文的起草，删除，发送功能。 点击“非正式发文”下的“待发公文” ，出现如下页面： 单击修改可对此公文进行公文信息的修改操作。单击“新增公文”进行公文起草。进入如 下页面： 保存之后跳转至“待发文件”页面，勾选该公文单击“发送” ，系统默认将公文发送给接收 单位。 点此新增非正式 公文 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 49 6.26.2 已发文件已发文件 主要提供已发送的非正式发文查看详细功能。 点击“非正式公文”下的“已发文件” ，出现如下页面： 单击“查看”可查看该公文接收单位的回复信息，如下图： 6.36.3 待签文件待签文件 主要提供待签的非正式发文查看功能。 点击“非正式公文”下的“待签文件” ，进入如下页面： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 50 点击公文标题进入如下签收界面： 输入回复信息，点击“签收”即完成签收操作。 6.46.4 已签文件已签文件 主要提供已签收的非正式发文查询功能。 点击“非正式公文”下的“已签文件” ，出现如下页面： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 51 点击文件标题，查看详细信息。如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 52 7 7地址本管理地址本管理 地址本管理主要提供省、市、县各单位地址的新增、删除、查询功能，同时还提供了 常用地址本以及特殊地址授权的维护功能。 7.17.1 常用地址本常用地址本 常用地址本主要提供了常用址址的新增、修改、删除等功能。建立常用地址本后， 在新增发文中利用常用地址本功能，可迅速完成主抄单位的地址选择操作，以增加新增发 文的方便性。 点击“地址本管理”“常用地址本”菜单项，进入如下页面： 各功能的操作如下： 添加常用地址本 在上图页面中点击“新增”按钮，进入如下所示页面： 点击此处新增 地址本 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 53 输入地址本名称，并选择主抄单位地址，选择地址如下图所示： 选择地址的详细操作请参见 2.2 节的地址选择。 地址选择完成后返回到前一页面，点击“保存”即可完成常用地址的新增操作。 删除常用地址本：当某些常用地址本不再使用时，可选择它并进行删除。 点击此处选择 单位地址 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 54 7.27.2 地址本申请地址本申请 地址本申请主要提供申请跨系统单位的地址本功能。 单击“地址本管理”模块下面的“地址本申请” ，如下图：地址本申请列表中列出所有申 请的地址本名称，状态，建立时间，提交时间等。 单击“新增”按钮，进入申请新的地址本页面，如下图： 填写好申请单名称，单击选择申请的发文单位名称。如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 55 其中单位名称前的复选框为灰色表示为此单位为系统内部单位不需要授权就能显示，单位 名称前的复选框为可选状态的表示为可申请的。 7.37.3 地址本授权地址本授权 地址本授权主要给具有管理员权限用户提供主动授权地址本的功能。 单击“地址本管理”下面的“地址本授权” ，如下图进入地址本授权列表。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 56 单击“主动授权”选择被授权单位及授与单位。 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 57 8 8短信授权管理短信授权管理 短信授权管理主要提供了短信通知的权限控制功能,发文单位若要发送短信通知收文单 位必须先向上级单位申请开通发送短信的权限.包括短信主动授权,待批权限申请,已授权机 构,审批记录查看,短信权限申请,短信发送记录等模块. 8.1 短信主动授权短信主动授权 单击短信授权管理下的短信主动授权页面如下:单击选择授权的机构,然后填写授权 意见,再确定完成此操作. 单击弹出授权表页面如下图:勾选需要授权的机构,再单击确定完成对授权机构的选 择 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 58 8.2 待批权限申请待批权限申请 待批权限申请模块提供将所有待审批的短信权限申请记录进行授权操作的功能. 单击短信授权管理下的待批权限申请,如下图: 勾选对应的申请机构,然后单击授权.需要填写审批意见,再确定 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 59 8.3 已授权机构已授权机构 已授权机构主要提供对所有的已经授权机构的查询功能,包括授权时间,授权意见,同进也可 以取消授权,和发起授权. 单击短信授权管理下的已授权机构,如下图: 勾选机构名称前面的复选框单击取消授权按键就可以取消该授权. 单击发起授权按钮进行主动授权.操作和 8.1 节相同. 8.4 授权历史记录授权历史记录 授权历史记录主要提供该单位的所有授权历史记录查看功能. 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 60 单击短信授权管理下的授权历史记录查看,如下图: 8.5 权限历史记录权限历史记录 8.6 短信权限申请短信权限申请 短信权限申请模块主要提供申请功能,填写好申请理由再提交就行. 单击短信授权管理下面的短信权限申请,如下图: 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 61 8.7 短信发送记录短信发送记录 短信发送记录模块主要提供所有短信发送机构的名称,发送文件,发送时间,短信内容等的查 看功能. 单击短信授权管理下的短信发送记录,如下图: 点击查看按钮,可以查看详细信息,如下图: 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 62 8.8 短信重发短信重发 短信重发模块主要提供短信的重新发送功能，可有机构名称，发送时间等条件查询 单击短信授权管理下的短信重发，如下图： 选择一短信息点重发按钮即可。 点详情查看按钮后可进入信息详细显示页面，查看到详细信息。如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 63 8.9 短信统计短信统计 短信统计模块主要是对短信发送进行统计整合，可有发送单位，发送时间等条件查询 单击短信授权管理下的短信统计，如下图： 可按照月份进行导出操作 点详细进入信息详细显示页面，可查看到详细信息，如下图： 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 64 电子公文传输系统 湖南科创信息技术股份有限公司 65 9.9. 审计信息管理审计信息管理 审计信息管理模块主要记录用户登录服务器以后，详细记录用户对公文的操作以及每 个用户登录的基本信息。 9.1 登录审计登录审计 记录所有登录系统用户的基本信息。包括用户名称，操作时间，操作 IP，及操作的 mac 地址。 9.2 公文操作审计公文操作审计 公文操作