浅谈工程建设监理过程中的组织协调管理-论文

1 / 11 浅谈工程建设监理过程中的组织协调管理（龙振华 丁伟 陈义宏 纵岗 刘勇波） 摘要：本文从组织协调含义入手，介绍了协调的作用、协调的原因与原则、协调的内容和方法。 关键词：工程建设监理组织协调管理 任何建设工程都有投资、质量、进度三大控制目标，工程建设监理要实现这个目标，需要监理工程师们有较强的专业知识和对监理程序的充分了解，除此之外，具有较强的组织协调能力也是十分重要的。在整个工程的建设过程中，只有通过组织协调才能使影响项目监理目标实现的各个方面处于统一体中，使项目系统结构均衡，使监理工作实施和运行过程顺 利，确保工程建设三大目标实现。 一、协调的含义与作用 1.协调的含义 协调就是联结、联合、调合所有的活动及力量。协调的目的是力求得到各方面协助，促使各方协同一致、齐心协力，以实现自己的预定目标。协调是管理的核心职能，它作为一种管理方法贯穿于整个项目和项目管理过程中。 协调或称协调管理，在美国项目管理中称为“界面管理”，指主动协调相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换，以实现系统目标的活动。 工程项目协调管理就是在“人员 /人员界面 ” 、 “ 系统 /2 / 11 系统界面 ” 、 “ 系统 /环境界面 ” 之间，对所有的活动及力量进行联结、 联合、调合的工作。系统方法强调，要把系统作为一个整体来研究和处理，因为总体的作用规模要比各子系统的作用规模之和大。为了顺利实现工程项目建设系统目标，必须重视协调管理，发挥系统整体功能。 在工程项目建设监理中，要保证项目的参与各方面围绕项目开展工作，使项目目标顺利实现，组织协调最为重要、最为困难，也是监理工作是否成功的关键，只有通过积极的组织协调才能实现整个系统全面协调的目的。一个成功的总监理工程师，就是一个善于通过别人的工作把事情做好的管理者。 .协调的作用 按照现代组织论的观点，为了保持组织的内部整体平衡 ，使各层次各体系之间步调一致，协同活动，共同实现所确定的目标，整个组织结构系统需要进行纵向协调和横向协调。协调是管理的本质，各项管理职能都需要进行协调。由于项目的不同部门、不同层次、不同阶段往往存在大量的结合部，因此结合部之间的沟通、协调是项目管理的一项重要工作。 纠偏和预控错位 施工中经常出现作业为偏离合同和规范的标准，如工期的超前和滞后、后续工序的脱节，由于设计修改、工程变更3 / 11 和材料代用给下阶段施工带来的影响变更，以及地质水文条件的突然变化造成的影响，或人为干扰因素对工期质量造成的障碍等，都会造成计划序列 脱节，这种情况在作业面越广、人员越多时发生的机率就大。监理协调的重要作用之一就是及时纠偏，或采用预控措施事前调整错位。 控制进度的关键是协调 在建设施工中，有许多单位工程是由不同专业的工程组成的。比如在煤矿矿井建设工程分为矿建、土建和机电安装三大工程，通常又都是分别由专业化施工处、队进行施工，这必然就存在着三类工程的相互衔接和队伍间相互协作的问题，而进度控制的关键是搞好协调。 协调是平衡的手段 多头施工队伍必然存在着一定协调问题，在一些工程施工过程中，一项工程往往有许多队伍同时上阵，形成会战局面，既有总包又 有分包，既有纵向串接又有横向联合，各自又均制定有作业计划、质量目标，而集中这些计划后，必然存在一个协调问题。做为监理工程师，从工程内部分析，既有各子系统之间的平衡协调，又有投资、质量、进度三类工程的平衡协调，还有队伍之间的协调。此外，还有上下之间、内外之间的一些协调。总之，由于监理工程师在工程项目中的特殊地位和现场项目管理中的核心作用，必须突出其“协调”功能。 4 / 11 二、协调的原因与原则 1.协调的原因 在建设工程项目施工过程中，有来自人为干扰、材料干扰、机械设备、工艺及技术干扰、资金方面干扰、环境方面干扰等诸多 方面的影响，只有通过认真分析研究，采取有针对性的措施，才能排除这些不断变化的干扰带来的影响，才能保证工程项目顺利实施。 众所周知，我们常把建设工程的实施监理归纳为“三控制二管理一协调”，“三控制二管理”有明确的工作内容、具体的工作要求、无论是参与工程建设的哪一方都会按照标准实施，而协调贯穿于“三控制二管理”工作之中，融会在控制的工作过程之中。可以说，协调是控制的润滑剂，协调是控制的推进器。协调工作的好坏直接影响工程建设质量、进度、投资三大目标的实现。因此，掌握来自各方的干扰因素，采取相应对策是非常重要的。 .协调的原则 守法原则 守法是组织与协调工作的第一原则。协调必须以事实为依据，以有关的法律法规规章和标准规范、工程建设文件、有关的建设工程合同为准绳。只有这样，才能做好组织与协调工作，才能确保工程建设实现自己的目标。 公正原则 5 / 11 组织协调要维护公正原则，这既是对监理企业的一个基本要求，也是监理单位从事监理工作必须遵循的原则。监理人要站在项目的立场上，公平的处理每一个纠纷，一切以最大的项目利益为原则，维护合同双方的利益，做到不偏不斜，只有这样，才能确保工程建设实现自己的目标。 一致原则 所谓一致是指协调与控制目 标一致。在工程建设中，应该注意质量、工期、投资、环境、安全的统一，不能有所偏废。只有协调与控制的目标一致，才能保证协调不脱离建设目标。与此同时，要把工程的质量、工期、投资、环境、安全统一考虑，决不允许强调某一目标而忽视其他目标。 动态原则 在工程建设中，随着运行阶段的不同，所存在的关系和问题都有所不同，因此，协调工作应根据不同的发展阶段，及时、有效地沟通关系、化解矛盾，提高项目运行的效率和效益。 三、监理协调的内容 1.与业主之间的协调 监理单位接受业主的委托对工程项目进行监理，因此要维护业主的法定权益，尽 一切努力促使工程按期、保质、尽可能低的造价建成，尽早使业主受益。因此，监理工程师应充分尊重业主，加强与业主及其驻工地授权代理的联系与协6 / 11 商，听取他们对监理工作的意见。在召开监理工作会议、延长工期、费用索赔、处理工程质量事故、支付工程款、设计变更与工程洽商的签认等监理活动之前，应征求业主的同意。当业主不能听取正确的意见，或坚持不正当的行为时，监理工程师应采取沟通、说服与劝阻的方式，不可采取硬顶和对抗的态度，必要时可发出备忘录，以记录在案并明确责任。但应坚持原则，业主对工程的一切意见和决策必须通过监理工程师后再实 施。否则监理工程师将失去监理协调工作的主动权。监理工程师要以自己的工作及成果赢得业主的支持和信任，这是沟通的基础条件。 .与承包单位之间的协调工作 监理机构与承包单位之间是监理与被监理的关系。监理机构按照有关法令、法规及施工合同中规定的权利，监督承包单位认真履行施工合同中规定的责任和义务，促使施工合同中规定目标实现。在涉及承包单位的权益时，应站在公正的立场上，不应损害承包单位正当权益。在施工过程中监理工程师应了解和协调工程进度、工程质量、工程造价的有关情况，理解承包单位的困难，使承包单位能顺利地完成施工任务 。对工程质量必须严格要求、一丝不苟，凡不符合设计文件及施工技术规范要求时，监理工程师一定要拒绝验收、拒绝支付工程款。专业监视器理工程师与承包单位各专业施工技术人员之间、总监与项目经理之间，都应加强联系、加7 / 11 强理解、互通信息、互相支持，但应注意限度，保持正常工作关系。 .与设计单位的协调工作 监理单位与设计单位之间虽只是业务联系关系，但围绕在建工程项目，双方在技术上、业务上有着密切的关系，因此设计工程师与监理工程师之间、总监与工程项目设计主持人之间，应互相理解与密切配合。监理工程师应主动向设计单位介绍工程进展情 况，充分理解业主、设计单位对本工程的设计意图，并促其圆满地实现。如监理工程师认为设计中存在不足之处，而必须通过业主和设计单位。同时监理工程师应配合设计单位作好设计变更、工程洽商工作。 .与建设工程质量监督部门之间的协调工作 建设工程质量监督部门与监理单位之间是监督与配合的关系。工程质量监督部门作为受政府委托的机构，对工程质量进行宏观控制，并对监理单位工程质量行为进行监督。监理机构应在总监的领导下认真执行工程质量监督发布的对工程质量监督的意见，监理应及时、如实地向工程质量监督部门反映情况，接受其监督。总监应与 本工程项目的质量监督负责人加强联系，尊重其职权，双方密切配合。总监应充分利用工程质量监督部门对承包单位的监督强制作用，完成工程质量的控制工作。 .与供货单位之间的协调工作 8 / 11 在现有体制下很多工程建设项目的大宗材料设备均由建设单位采购，两者间有合同关系。这就要求监理工程师与供货单位发生关系，首先要以监理合同为依据，分清是否是委托监理范围之内的验货，若是则应由业主在签订采购合同时，明确监理责权，监理机构按正常监理工作执行，特殊情况明确驻厂 场 监理，进行过程监督检查。对非委托监理的范围应协调供货单位与承包单位的各 种关系，如进场时间、场地、垂直运输、保管、防护等。应要求双方签订配合协议，并依此进行协调。 .项目监理机构内部的协调工作 内部协调工作包括三个方面的内容：一是项目监理机构内部人际关系的协调。在人员安排上要量才录用，在工作委托上要职责分明，在成绩考评上要实事求是，在矛盾调解上要恰到好处。二是监理机构内部组织关系的协调。在职能划分的基础上设置组织机构，根据工程对象及委托监理合同所规定的工作内容，确定职能划分，并相应设置配套的组织机构。明确规定每个部门的目标、职责和权限，最好以规章制度的形式作出明文规定。事先约定 各个部门在工作中的相互关系，建立信息沟通制度，及时消除工作中的矛盾或冲突。三是项目监理机构内部需求关系的协调。监理设备、材料的平衡要在建设工程监理开始时，提出合理的监理资源配置，要注意抓住期限上的及时性、规格上的明确性、数量上的准9 / 11 确性、质量上的规定性。对监理人员的平衡要抓住调度环节，注意各专业监理工程师的配合。一个工程包括多个分部分项工程，复杂性和技术要求各不相同，这就存在监理人员配备、衔接和调度问题，监理力量的安排必须考虑到工程进展情况，作出合理的安排，以保证工程监理目标的实现。 四、监理协调的方法 1.会议协调法 会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括：第一次工地会议、监理例会、专业性监理会议等。 .交谈协调法 在实践中，并不是所有问题都需要开会来解决，有时可采用“交谈”这一方法。交谈包括面对面交谈和电话交谈两种形式。其作用在于：保持信息畅通、寻求协作和帮助、及时发布工程指令等。 .书面协调法 当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表达自己的意见时，就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用于以下几个方面：不需双方直接交流的书面报告、报表 、指令和通知等。需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的情况、信函和备忘录等。事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。 10 / 11 .访问协调法 访问协调法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。走访是指监理工程师在建设工程施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各政府部门、分共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。邀访是指监理工程师邀请上述各单位代表到施工现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程，不清楚现场的实际情况，如果 进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响。这个时候，采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。 .情况介绍法 情况介绍法通常是与其他协调方法紧密结合在一起的，它可能是在一次会议前，或是一次交谈前，或是一次走访或邀访前，向对方进行的情况介绍。形式上主要是口头的，有时也伴有书面的。介绍往往作为其他协调的引导，目的是使别人首先了解情况。因此，监理工程师应重视任何场合下的每一次介绍，要使别人能够理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等。 总之，组织协调是一种管理艺术和技巧，监理工程师尤其是总监要掌握领导科学、 心理学、行为科学方面的