文书的处理教学课件PPT.ppt

第二章 文书处理,广州市轻工技师学院 旅游服务产业系 杨 兰,1.掌握行文制度,2.掌握发文、收文等文书处理的基本知识,3.能够正确进行发文、收文处理,学习目标：,教学方法 讲授、讨论、实训 教学用具 多媒体 教学时数 6课时,教学重点 1、发文处理 2、收文处理,教学难点 1、发文处理流程 2、收文处理流程,第一节 发文处理（2课时）,一、行文制度,二、发文处理,案例导入： 广州某职业学院2013届文秘专业学生面临毕业实习，学院希望与广州丽华贸易公司接洽，安排10名学生到该公司实习，为期2个月（2013年4月7日6月7日）。学院就业指导中心主任要求秘书张敏拟写文件与丽华贸易公司进行接洽。 思考： 张敏拟写文件时应该选择哪种文种？ 发文时应该注意哪些事项？,一、行文制度 （一）行文关系,非隶属关系,（二）行文方向,思考： 请谈谈公文有哪几种行文方向？,行文方向,（1）上行文 如请示、报告等。,（3）平行文 如函、平行性通知、方案等。,（4）泛行文 如公告、公示、声明等告知性文件。,（三）行文方式,（1）按行文的层级分类。 逐级行文 越级行文 多级行文,（2）按发文机关的个数分类。 单独行文 联合行文,（3）按行文对象的主次分类。 主送 抄送,（三）行文规则,思考： 行文应该注意哪些规则？,（4）联合行文规则,（5）其他行文规则,行文规则,草拟,审核,签发,编号,缮印,用印,登记,分发,以本单位名义制发公文的过程,包括,二、 发文处理 发文办理的含义,发文办理,复核,4.修改 文稿,3.会稿与 会商,1.领受 任务与准备,2.起草,引用公文应当先引标题， 后引发文字号。,日期应当写明具体的年、月、日,结构层次序数， 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 第三层为“1” 第四层为“(1)”,公文中的数字，除成文日期、 部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有 修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字,形成文稿,1、草拟,核稿的范围与内容,1）是否确需行文,2）行文名义是否妥当 凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的， 应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由 有关业务部门行文。,3）报批程序是否符合规定,2、审核,4）内容是否符合党的路线、方针 政策和国家的法律、法规,5）涉及多个部门的事项是否协商一致,6）所提措施和办法是否切实可行,审核,3、签发 签发的类型,4、编号,5、复 核,审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,是否有缺页,格式是否统一、规范,是否有错别字、漏字,6、缮印,7、用印,核对内容,检查手续,正确用印,8、发文登记,9.分发,任务情景,王俐：（对刚招聘进来的秘书）小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。 胡：好的，我马上就写。,第二天： 王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。 王俐：放李总那去了？这么快？ 小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。,风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。 办公室 二五年六月二日,情景思考,、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。 、这份通知有问题吗？若有，请作修改。,参考答案,、小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。下面具体介绍发文程序： 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过程为： 领导交拟领会领导意图收集、组织材料构思讨论修改送领导审阅,会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同意后方可发文。 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审阅前，由秘书部门负责。 小胡错在哪里知道了吧？ 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日期。 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷就是批量“复制”文字、图形等。 用印：在正式文本上加盖印章。,发文登记簿,风光公司关于发放加班费的通知,各位同仁： 鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班费。现将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有加班的员工。 二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工作皆按加班处理。 三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三倍发放。 四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。 特此通知 ！ 办公室 二五年六月二日,案例分析,宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。 任务： 评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）注意思维逻辑与语言表述。,案例总结,文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程序进行。 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。 首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，应该启用公司的专用文件纸； 其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖章； 第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。,实务训练,经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见”并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢？ 请各小组在讨论的基础上： 1、写出本小组具体的发文处理流程； 2、进行简单的模拟演练。,总结：高洁的发文处理流程,1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。 2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。 3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。 4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白a4纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查。 签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。 6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。 7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。,模拟,各小组快速模拟高洁与经理进行发文处理的过程。请两个小组进行过程演练pk。其它小组进行点评与打分。,温故而知新,学完上一次课最大的收获是什么?,这个规范的程序知道了吗？,第二节 收文处理（2课时）,案例导入： 3月2日，谭红像平时一样很早就来到公司上班，刚坐下不久，邮递员送来了两封信件，其中有一封写着“王大卫总经理亲启”字样，另一封收件人是公司名称。 谭红开始了今天的工作。 问题思考： 对于刚刚收到的两封信件，谭红应该怎么处理？,签收,登记,分送,拟办,批办,承办,注办,催办,审核,传阅,办结处置,一、收文处理的程序,（一）签 收,清点,检查,签字,（二）登 记,（三）审 核,练一练,总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了,火热的人才招聘会 王俐与赵总收了一堆简历，经过认真筛选后，挑了几份，由王俐对其中之一张三进行面试下面是她们的对话：（请认真看过之后，经过小组讨论，写出你组所认为的不当之处。准备发言）,王俐：你好，请坐！ 张三：你好，谢谢！ 王俐：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？ 张三：好的。 王俐：收文处理的一般流程是怎样的？,张三： 签收拆封登记分发传阅拟办批办承办催办注办。 王俐：请你说说前三项的具体操作要领。,张三： 签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。 拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。 登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。,评析,张三： 签收时，要清点份数；要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表示已收。 看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。,拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。 正确。 拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。 拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。 信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对。,登记,收文登记簿,（四）分送,收文经登记后即进入办理阶段。,对“领导亲启”件的分办， 直接送达领导者本人。,分送给领导人和单位内各承办 部门或人员的文件必须履行签 收手续，以免文件丢失。,（五）传阅,（六）拟 办,（七）批 办,（八）承 办,思考：秘书如何做好承办工作？,（九）催 办,催 办,主要是送负责人批示或者交有关部门办理的文件。,即对内催办和对外催办。,一般文件定期催办，对紧急文件跟踪催办，对重要文件重点催办。,重点,对象,方法,收文催办记录单 年 月 日 收文号_密级_,（十）注 办,注办内容： 对需办复的文件，由承办人注明是否已经办复、复文字号、日期。,情景任务回放,舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒 文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理呢？,情景任务,情景后续,12月7号，张秘书向总经理汇报：钱总，明天下午2：30你有个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。 钱总：我明天有个重要的客户要见，你让赵副总去一下。 张秘书：好的，我去通知赵副总。 赵副总一听是冬季防火会议，随口问了句：“要汇报吗？” 张秘书一听愣住了，“汇报，这个，我想想，哎呀，好象是有说要汇报什么的，我没太在意，以为是常规例会呢。” “赶紧核实一下”赵副总果断地说。张秘书飞快地冲进办公室，一阵翻箱倒柜后，终于找到那份文件，一边阅读一边想：“坏了，坏了，把这么重要的内容忽略了，影响公司声誉可怎么好？”他能上能下上把这份文件复印了几份，给钱总和越副总人手一份，并主动承认自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和越副总虽然很震惊，但想想现在也不是发脾气的时候，应付难题才是上策，便马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材料的内容，经过大家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作。,情景任务,任务小结,张秘书收文处理的规范动作： 1、登记收文登记簿 2、审核是否应由本单位办理、办理方向（如何办理） 3、拟办/转批 拟交由行政部牵头办理。g:文件处理单.doc 拟请行政部12月6日前完成汇报材料，交由总经理审核。 请行政部完成汇报材料，于12月7日提交审核。 4、承办 5、催办 6、（注办）,公文处理单？,公文监控人？,温故而知新小结,如何提高收文办事能力?,收文办理这个规范的程序知道了吗？,文书处理,模拟实训 （2课时）,收发文处理实训,实训目的,通过对案例的情景模拟使学生切实增强收发文办理的实践操作能力。,实训