商务会议双语实训.ppt

FOR: 2006 BUISINESS ENGLISH BY: GAO YAMEI,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,International Business Secretary Simulate Course,International Business Simulating Practice,Contents,Week 1,Preliminary Arrangements II Task practice1-3,Week 2,Task practice 4-10,Week 3,Practice performance,Week 4,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,General Knowledge about preparing a meeting Preliminary Arrangements making schedule,Week One,Part One General theory about business meeting Part Two The process for the preparing activities,一.What-什么是商务会议?,会议的一种 凡是旨在进行经济，教育，科学，文化，体育等领域的传播交流，采取商业活动运作模式，向社会公开，具有一定规模，跨组织进行的会议，都属于商务会议的范畴。 三资企业和涉外单位中,会议是一种重要的管理手段,上司和管理者通过会议研究问题,决定对策,交流信息,协调关系,传达指示,布置工作,表彰先进,激励士气等等. 分享信息功能 探讨问题功能 交流经验功能 联络感情功能,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,会合,商议,二. 构成会议的基本要素,Basic Factors,会议名称,会议的形式,会议时间,会议主持者,会议议题,会议参与者,会议的文书,会议的结果,会议的费用,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间,会议的具体地点，如“开发楼6层603小会议室,主办部门、主持会议的领导人,会议的主要议题和其它要上会讨论的问题,会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商,书面会议通知在内的一切会议书面材料,会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤等等,主要是指用于会议的必要支出,确定会议名称一是明确会议主题，二是便于必要时制作会标,会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员,会议地点,三. Classification 会议分类,根据性质：formal正式 informal 非正式 根据与会者所代表的地域范围：International 国际性 civil 全国性 regional 地域性 根据会议手段：Traditional 传统 Electrolyzed 现代电子会议 根据会议职权和供能: 法定代表性会议 信息发布会议 专题工作性会议 谈判商洽性会议,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,三资企业和涉外单位中,常见的会议化分为,经理例会录像B,员工例会task 1录像C,特别会议,商务和社团会议,会见与会谈,业务谈判,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,FOR SECRETARIES,Am important part of the duties of a secretary is to prepare well for meetings. Each meeting would be divided into three major phases: the preliminary arrangements the service during meeting some following ups after meeting,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,The preliminary arrangement is the most important one of the three phases. It would affect the result of a meeting.,The Process for the Preparing Activities 会议准备工作的程序,（1）Model situation 规范案例 张副总经理告诉秘书夏萌：“公司即将召开一次客户洽谈会，参加会议的主要是全国范围内的一些老客户和一些新增的优质客户，人数约80人，时间初定在10月中旬，会期两天。你负责具体策划这个事，先拟一个会议方案。”夏萌三天后提交了一份会议方案给张副总经理。 张副总经理批示同意夏萌的方案。按照分工，夏萌所在的行政部门开始筹备工作。一方面着手准备各种资料，文件，如会议议程表，日程表，开幕词，公司选传单，会议须知，签到表，邀请信等；另一方面和度假村联系，商讨租用会场及预订客房等事宜。同时选定几种会议纪念品准备领导选择。 一星期后，夏萌按照张副总经理审阅过的名单，给各客户发出了邀请信。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,（2）Main Points 注意事项,a. 会议方案必须经领导修改审核签批后，才能作为筹备会议的计划方案。审批后的会议方案是筹备会议的计划书和行动指南。 b. 筹备会议时产生的各种文件，如会议方案，议程表，日程表，开幕词，公司选传单，邀请信等必须经过领导审阅后才能印制。 c. 在筹备会议的过程中遇到问题或困难时要随时请示领导，切忌擅自主张。 d. 会议纪念品准备时多提供几个品种，以供领导选择。 e. 行政办公会议，现场办公会议，职工代表大会，记者招待会为会议的常见形式，但筹备过程中侧重点略有不同。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,（3）会议准备程序参考表,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,明确会议目的,明确与会者,明确议事日程,通知与会者,开 会,确定议题，时间，地点 选择会址 确定会议方式,与管理层的工作日程进行协调 准备会议资料,确定与会者名单 确定会议组织者与主持者 确定会场,编辑与会者名单 预订会场,确定会议材料 确定议程 确定会场布置格局 确定会议服务项目,编辑会议资料 编辑议程计划 制定会场布置方案 制定会议服务计划,确定会议指南 确定会议通知 会前审核,印制与分发会议指南与会议通知 核实参加会议者 编辑出席者名单 布置会场 准备会议记录薄 准备会议签到簿,(4) 说明 会议筹备方案的内容,确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程和日程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具 确定会议与会代表的组成 确定会议文件的范围,做好文件的印制和发放工作 确定会议经费预算 确定会议住宿和餐饮安排 确定会议的筹备机构,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,可信公司2008第一次技术训练专题研讨会预案（筹备方案） 一.会议主题 为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会，会议的重点是讨论 研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。 二.会议的时间地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00在公司1号会议厅召开，3月5日上午8：30报到。 三.参加会议人员 公司总经理，副总经理，公司人力资源部总监，生产部总监，培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总共50人。 四.会议议程 会议由主管副总经理主持。 上午：1. 总经理做关于技术训练问题的工作报告 2. 培训部总监专题发言 3生产部总监专题发言 下午：1. 分组讨论 2人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案 3. 主管副总经理做总结报告 五会议议题 1技术训练与提高企业综合竞争力 2技术训练与技术创新 3如何提高技术训练的质量 4有关技术训练方法的再讨论 六会场设备和用品的准备 准备会议所需的投影仪，电子白板和音像设备，由公司前台秘书负责。 七会议材料准备 1总经理的工作报告 2培训部，生产部总监的专题发言稿 3公司开展技术竞赛评比的计划（草案） 4副总经理的总结报告由总经理办公室牵头准备 八会议服务工作 由行政部综合协调 九. 会议经费预算: 总体上不超过*元. 附：1. 会议通知 2会议日程表,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,Component一个完整的会议名称由四部分组成：,“大同贸易公司2003年电子商品销售工作研讨会”,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,会议主办单位或会议范围,会议的时间或届别,会议的主题,会议的类型,在实际工作中有的是可以被省略的,会议议程拟定的合理与否直接关系到会议能否实现预定的目标、取得预期的效果，也关系到能否高效率地召开会议，因此十分重要。 凡属重要的大会，议程通常由领导机关提出，交大会领导班子(如主席团)讨论后确定下来。 秘书人员在确定议程时应充分考虑议题的重要程度以及议题与议题之间的关联性安排，或先易后难、先重要后次要，或先难后易，先次要后重要 但总的原则是易于问题的解决，能实现会议的最终目标。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,SamplesAgenda(议程表),远东时装公司销售团队会议议程表 宣读议程 宣读并通过上次会议纪要 公布地区销售活动的总结 销售一部关于内部沟通问题发言 公司的销售人员的招聘和重组 销售二部经理的人选 下季度销售目标,Bay Realty Investment on Information Technology and Broadcasting Meeting on Friday, 2 December 2008, at 11:30 A. M. In the Chamber of the International Trade Building Agenda Election of Chairman and Deputy Chairman Schedule of meetings for the 2008-2009 session Discussion items for nest meeting list of issues to be considered list of following-up actions Any other business Administration secretariat 28 November 2007,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,确定会议日程,日程的确定是结合已确定的议程将会议议题的讨论以及会议期间的其它活动按日排列，以便会议中的所有活动能够有条不紊进行。会议的议程和日程是会议进行的蓝图，一旦确定，就要照此进行，故日程的安排、议程的拟定一定要做得细致周密，可以制成会议日程表发给与会者,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,SAMPLES 日程表Meeting Schedule,远东时装公司销售团队会议日程表,（5）实训练习 Practice One,Exercises 1 远东时装公司2008年度总代理商会议定于10月10日12日在广州举行。出席本次会议的主要有：副总经理张晓鹏，商务部门经理孙亚洲，人事部门经理李晓芹，技术执行经理周昌，秘书夏萌，四位总代理商分别为郑，王，冯唐及各自的助理。 请替夏萌拟定本次会议的筹备方案,Practice One,Exercises 2 张副总经理给夏萌留下备忘录，主要内容如下：下周三（10月22日）公司准备召开全体员工大会，大会上无9点开始，下午4点结束。上午总经理将宣讲公司新的战略和规划，下午张副总经理要介绍新的市场发展策略，郑副总经理对新产品性能进行培训并作演示 请替夏萌设计本次大会的议程表和日程表。,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,确定会议时间 1.领导主持人实践的适宜 2.邀请嘉宾能否到会 3.避免在生产旺季和忙时召开时间长人多的 会议 4.议题应集中 5.考虑人生理规律: 9:00 a.m.11:00 a.m. 2:30p.m.4:30p.m.,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,Week Two Part One. Simulated Writing for Pre-Meeting arrangement Part Two. Task Practice 1-3,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,Part One. Simulated Writing for Pre-meeting Arrangement,1. Notice,2. Invitation Letter,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,3 布置会场,1. NOTICE,State the matter in the first line of the letter body or in the first paragraph of the letter.,2. Specify the time, date, place and the requirements,3. There is no strict format of writing a notice,1.1 A notice usually includes:,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,1.2 English Samples:,NOTICE Topic: Economic Recession in the USA Speaker: Professor Larry Mac from University of North Carolina Date: Friday, 17 Oct Time: 9 a.m. Place: Room 602. Administration Building Sponsor: Center of American Studies All Welcome,SAMPLE 1. NOTICE OF A LECTURE,SAMPLE 2. NOTICE OF A LETTER,Dear Examinee: As you know, due to unfortunate circumstances, ETS was forced to cancel the scores of the October 1992 TOEFL administration in the Peoples Republic of China. At that time, you were notified that you would be able to take another TOEFL without charge up through the October 1993 administration. You should be aware that the TOEFL program has a long standing policy of not refunding test fees when administrations are cancelled. We apologize for any inconvenience that this may cause to you. Russell Webster Executive Director TOEFL Program Educational Testing Service,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,To: All Staff From: Human resources Department Date: June 6th, 2008 Subject: Appointment of a New Vice President B&W is pleased to let you know that, effective(生效的) June 10th, Mr. Bowel will be our new Vice President. He will replace Mr. Deng Haiyu, who is retiring next month after 30 years of invaluable contribution to our company.,Enclosure: The card,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,SAMPLE 3. Inner office notice (Mail),Please mail this card to our Secretary no later than May 28. Yes, I intend to attend the annual meeting. I regret that I am not able to attend the annual meeting. Signature: Position:,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,邮件式,致：各部门经理 发自：行政部门秘书夏萌 日期：2008年7月15日 主题：部门经理圆桌会议 2008年7月25日上午10：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议。中午12：15备有午餐供应。如您不能参加，请于七月23日之前致电告知。 附：议事日程,关于召开会议的通知 _先生女士： 兹定于2008年5月中旬在省市召开会议，特邀请您出席会议。 一。会议内容 二，会期与时间： 三。会议地点： 四。报到时间地点： 五。费用： 六：接站： 七：接到本通知后请填妥回执，与4月15日前寄会务秘书处。 会务秘书处地址： 联系人： 邮编 电话： 企业协会秘书处 年月日（印）,会议通知 为做好人事制度改革，公司决定召开为期3天的会议。现将有关事项通知如下： 一。与会人员：总部各部门负责人 二。会议时间：9月12日14日。 三：会议地点：东区A座 请与会人员安排好本部门工作。会议期间不得离会。9月11日下午5：006；00在101房报到。 总公司 2008年9月2日印,1.3 中文会议通知范例,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,1.4 Notice Main Points,（1） 重要的会议，各项准备工作就绪后就要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。邀请性会议为准确统计人数，须提前一周以上发出会议通知，如有议程可随信寄发，并附上回执，可附上一张明信片，上面注明会议举办方的地址，邮编，电话，发信人姓名，以便对方有时间考虑并回复 （2） 在发送会议通知时应认真确定与会人员的范围，保证给确定的每一位与会者发送。书面通知的地址邮编一定要填写正确。不要错装漏装或漏寄。通知的封面应醒目标出”会议通知“字样。 （3） 无论何种方式发出通知，都应抓住回复环节，以确保会议信息能够按时完整传达到与会者。可以通过电话口头询问以及回复电子邮件 等方式检查通知发送是否落实 （4）非正式会议可用多种方式进行，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函；也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。,提前发出,按规定范围发送,落实到人,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,2. Invitation Letter,2.1 Invitations are written in the deductive pattern and are relatively short. Either kind of invitations, however, must includes three factors: invite the reader to the gathering offer a reason for the gathering give the date, time, and place of the gathering. A general invitation should be cordial and sincere, while a formal invitation should be less personal, written in the third person. Often formal invitations includes “RSVP”-Please let us know if you plan to attend. and a telephone number.,2.2 English Samples:,Dear Mr. Grant: We would like to invite you to attend our award ceremony, which is to be held at Johnson Hall, Duke university on 18 January this year. The proceedings will begin at 2 p.m. and end around 5 p.m., after which a dinner will be given at 6:30 p.m. for our prominent visitors. As one of our distinguished ex-students, you are expected to address the parents and students with a short speech of your choice before handing out the awards. Although we realize you are busy, we hope you can find time to attend the ceremony. You presence and speech will make the occasion more delightful. Yours sincerely, -,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,2.3 中文会议邀请信范例,邀请信 *公司_先生/女士: 为了庆祝我公司成立20周年,定于11月15日(周三)上午9时,假借*路*号红番大酒店宴会厅举行庆祝大会. 敬请拨冗光临. 远东时装公司 2008年10月8日(印),回 执 请于10月5日之前将回执寄至:广州市环市东路425号国际大厦 12楼远东时装公司夏萌收. 邮编510050 电话:020-* 我公司能参加此次庆祝大会 我公司不能参加此次庆祝大会 姓名: 职务: 公司:,PLANNING & ORGANIZING A MEETING,实训练习 Practice,Exercises 1 Now it is the end of a year, and you are about to hold a year-end sales meeting. The notice should include the following issues: Time: 9 a.m.3 p.m. on December 28th Place: the head office Lunch provided You, the secretary, are asked to write the notice. Think about other matters that should be stated in the announcement.,Practice Two,Exercises 2 Write an invitation l