看守所在押犯人财务管理系统概要设计.doc

1 看守所在押犯人财务管理看守所在押犯人财务管理 系统概要设计系统概要设计 编写：编写：XX 公司：公司：XXX 公司公司 2 1 引言引言.4 1.1 编写目的4 1.2 背景4 1.3 定义4 1.4 参考资料5 2 总体设计总体设计.5 2.1 需求规定5 2.2 运行环境5 2.3 基本设计概念和处理流程5 3.详细设计详细设计.7 3.1 在押人员管理系统7 3.1.1 筒，号管理.7 3.1.2 在押人员基本信息管理.7 3.1.3 家属存款登记.8 3.1.4 财务存款审核.8 3.1.5 在押人员财务结算.8 3.2 终端售货管理8 3.2.1 终端售货机维护.8 3.2.2 终端售货处理.9 3.2.3 终端售货查询.9 3.3.4 终端销售统计.9 3.2.5 终端存货统计.9 3.3.6 在押人员帐户余额查询.9 3.3 库存管理系统9 3.3.3 物品类别管理.9 3.3.4 物品基本信息管理.10 3.3.5 计量单位管理.10 3.3.6 仓库维护.10 3.3.7 仓库存货维护.10 3.3.8 供应商管理.10 3.3.9 计量单位换算维护.11 3.3.10 入库管理.11 3.3.11 出库管理.11 3.3.12 物品损耗登记.12 3.3.13 库存盘点.12 3.3.14 库存结帐.12 3.3.15 仓库收发存统计.12 3.3.16 入库统计.12 3.3.17 出库统计.12 3.3.18 物品损耗统计.13 3.4 统计分析13 3.4.1 在押人员家属存款统计.13 3 3.4.2 销售商品统计.13 3.5 系统管理13 3.5.1 用户及权限维护.13 3.5.2 密码更改.13 3.5.3 数据库备份.13 3.5.4 数据库恢复.13 3.5.5 数据导入.13 3.5.6 数据导出.13 3.5.7 用户操作日志.13 3.5.8 应用初试化.13 4.尚未解决的问题尚未解决的问题.14 4.1 对包含 BOM 结构的物品处理 14 4.2 对现有的核算方法是否能解决采购的物品出现价格波动的情况14 4.3 入库以对方单据或者发票为准还是以实物为准14 4.4 对物品的编码管理15 4 1 引言引言 1.1 编写目的编写目的 看守所现有在押人员财务系统是四年前开发的一套单机版系统，独立于现有的在押人员 信息系统，由于财务系统需要共享在押人员的信息，只能通过每天手工导入的方式完成； 对于在押人员购物，售货员推着装满商品的小车到每个监室去售货，根据每个在押人员手 持的小票来消费商品，售货员手工记录并计算在押人员需要购买的商品，对于大中型看守 所，这种作业方式费时、费力，结算不透明，且容易出错。 通过对现有系统的分析，总结目前看守所在押人员财务及消费管理存在的问题： 现有财务系统早以无法满足目前基于网络作业模式的需要，必须依照看守所应用 系统建设总体规划的要求，同现有应用系统有机的整合在一起。 对于在押人员的消费购物，目前还是属于纯手工方式，不仅费时、费力、容易出 错，而且由于结算的不透明容易导致工作人员违规行为。 以在押人员手头的小票作为消费依据，缺乏有效的身份认证机制，不能杜绝牢头 狱霸的行为。 在押人员消费物品的进、出货以及库存的管理属纯手工作业，对于大中型所，迫 切需要上信息系统来管理，以实现信息共享，提高工作效率。 鉴于目前看守所在押人员财务管理及消费作业模式所存在的问题，分局主管领导及看守 所领导高度重视在押人员财务管理的信息化建设，希望制定有效的技术方案解决目前所存 在的问题，增强在押人员财务管理的透明度。 1.2 背景背景 系统名称：看守所财务管理系统技术方案 项目提出者：看守所 项目开发者：XXX 公司 1. 3 定义定义 计划成本法：企业对存货平时按计划价格计算收入和发出的成本，月末再将计划成本调整 为实际成本的方法。 入库单：指合格物料办理入库的单据 出库单：指销售出库的单句。 5 1.4 参考资料参考资料 存货会计 单秀林 中国审计出版 2 总体设计总体设计 2.1 需求规定需求规定 系统主要要解决以下几个问题： 1 在押人员的信息（包括指纹，筒号调换） 2 在押人员资金的流入，流出，结算 3 看守所超市的进货，出货，以及仓库存货 4 对终端售货的控制（包括指纹识别身份，终端售货机的压货统计） 5 对整个看守所的存款情况，销售情况进行控制 2.2 运行环境运行环境 前台：windows98,dows2000 服务器端：WindowsNT，Sql Server2000 微机配置必须能运行以上系统。 2.3 基本设计概念和处理流程基本设计概念和处理流程 本系统主要为一个资金和物流的管理系统，资金流以指纹来控制在押犯人的存款金额， 购买情况，物流则控制购买物品的采购，库存和销售。整个应用系统应该很好的解决这两 个流程的接口问题。 大体流程如图 1： 6 前台出纳仓库终端售货财务 上报 金额 审核 加上犯人存 余金额 犯人 可用 金额 家属存款 接收 金额 购买物品 减少犯人存 余金额 在押人员 犯人离所在押人员 离所结算 入库登记 增加库存 出库登记 减少库存 传递 出库 信息 接收 出库 信息 增加终端存 货数量 减少终端存 货数量 库存存 货 终端存 货数量 上报 数量 上报 数量 存货核算 离所人员 确认签字 7 图 1 3.详细设计详细设计 3.1 在押人员管理系统在押人员管理系统 3.1.1 筒，号管理筒，号管理 对筒和房间号进行系统管理，选中一个筒可以查看其下所包含的房间信息和总在押人 数，选中一个房间，可以查看本房间的在押人数和在押人员详细情况,但为了保证数据的完 整性，不能在次对在押人员的基本信息做修改。 大体界面如下： 筒信息编辑 增加筒：增加一个新的筒号，包括编码，描述，备注 删除筒：删除一个已存在的筒，注意：如筒下还包含有房间号则不能删除。 编辑筒：编辑筒的描述，备注，以及其下所包含的房间信息，筒号不能修改 号信息编辑： 增加房号：在所选筒下新增一个房间号，内容包括房间编码，房间描述，备注， 在押人员缺省为 0 编辑房间号：修改房间的描述，备注等，房间号和在押人员不能修改 删除房间号：删除已存在的房间号，如房间内的在押人数不为 0 则不能删除 3.1.2 在押人员基本信息管理在押人员基本信息管理 在押人员基本信息为对在押人员的一个基本管理，我们可以通过本功能录入修改在押 人员的基本信息 增加在押人员 增加一个在押人员的信息，包括在押人员所在的筒，房间，编码，指纹，姓名， 身高，年龄，体重，性别，特征，身份证号，入所日期等。用二进制保存在押人 员的照片，以便将来用于辨认。编码为在押人员在看守所内的唯一标识，不能重 复。用 指纹仪活体采集指纹并用二进制保存起来，以便将来能够正确识别在押人员身份， 在押人员帐户金额缺省为 0 修改在押人员信息 修改在押人员除编码，筒，号，指纹之外，帐户金额的其它所有信息 在押人员房间调换 8 更换在押人员所在的筒和房间号 在押人员查询 提供姓名，筒号，房间号，性别，编号，年龄等查询条件，并允许自定义查询条 件，自定义出来的查询条件可以进行保存，以便将来可以方便的调用。查询条件 包括模糊查询，同音查询等。查询出来的在押人员以列表的形式显示，双击可以 查看详细的在押人员信息,包括在押人员帐户剩余金额 此处不能删除在押人员 3.1.3 家属存款登记家属存款登记 家属通过前台出纳采用现金支付的方式将钱存入在押人员的帐户，因为家属可能记不 住在押人员的编码，所以在此可以调用在押人员基本信息管理中的在押人员查询系统进行 查询,让家属通过照片进行确认。 在押人员查询 参看在押人员基本信息管理中的查询功能 存款登记 家属确认后对存入现金，前台出纳按照存款凭证格式录入存款金额并打印凭证 （一式两份） ，计算机自动生成存款凭证号（状态为未确认） 3.1.4 财务存款审核财务存款审核 财务上通过网络调出状态为位确认的存款凭证，以列表的形式显示，列表显示的内容 为，在押人员编号，姓名，性别，存款金额，双击可显示详细信息。对每一条信息进行确 认，确认后的存款凭证状态为已确认。确认之后计算机自动增加在押人员的帐户金额 3.1.5 在押人员财务结算在押人员财务结算 财务上调用在押人员基本信息管理中的在押人员查询系统，确定需要结算的在押人员，根 据其所剩余的帐户余额打印结算单，家属确认后进行在押人员结算处理，并将在押人员状 态改为已离所，录入结算时间和离所时间。 3.2 终端售货管理终端售货管理 3.2.1 终端售货机维护终端售货机维护 将终端售货机当作一个小型的周转仓库进行处理，对每一个终端售货机都定义编码 增加终端售货机 新增加一个终端售货机，录入其编号，描述，所属仓库，备注 编辑终端售货机 9 修改一个终端售货机的描述和备注，编号不能修改 删除终端售货机 删除一个已存在的终端售货机的信息，还有存货的不能删除 3.2.2 终端售货处理终端售货处理 通过在押人员的指纹确定身份后，查找出该在押人员的帐户可用余额，由条码机扫描 或者手工录入在押人员所购入的物品，并算出金额，打印销售凭据，自动生成凭据号。 录入数据包括物品信息（可用条码机扫描获得） ，数量，金额（单价乘数量） ，应收款 额，实收款额，找零（实收款 - 应收款） 在售货完成后按照售出物品数量和金额自动减少终端存货数量，存货金额，和购买物 品的在押人员的帐户余额 3.2.3 终端售货查询终端售货查询 提供日期范围，筒，号，在押人员，物品，销售凭据号等查询条件，并允许自定义查 询条件，可保存自定义的查询条件，以便日后可以方便的调出。查找出符合条件的销售记 录。 3.3.4 终端销售统计终端销售统计 提供日期范围，筒，号，在押人员，物品，销售凭据号等查询条件，对同一种物品的 销售情况给予汇总。可对筒，号，在押犯人进行分组汇总 3.2.5 终端存货统计终端存货统计 对每一种物品根据上月存数量+本月入数量 本月销售数量得出本月囤积数量（可能需要 增加盘点功能）并得出金额 3.3.6 在押人员帐户余额查询在押人员帐户余额查询 调用在押人员基本信息管理中的查询系统，查找出在押人员的详细信息和帐户余额， 支持指纹辨认 10 3.3 库存管理系统库存管理系统 3.3.3 物品类别管理物品类别管理 增加物品类 增加一个物品类别，包括编码，类别名称，备注等信息 编辑物品类 修改物品类别的类别名称，备注等信息 删除物品类 删除所选的物品类别，如物品类别下还有物品则不能删除 3.3.4 物品基本信息管理物品基本信息管理 增加物品 增加一个物品，包括编码，所属类别，规格型号，保质期，主计量单位，备注等 信息 编辑物品 修改物品的除了编码，计量单位之外的信息 物品停用 物品一旦产生业务则不能删除，只能采用逻辑删除方法，使其作废 3.3.5 计量单位管理计量单位管理 3.3.6 仓库维护仓库维护 增加物品类 增加一个仓库，包括编码，名称，备注等信息 编辑仓库 修改仓库的名称，备注等信息 删除物品类 删除所选的仓库，如仓库还有存货则不能删除 3.3.7 仓库存货维护仓库存货维护 确定每一个仓库所管理的物品，包括物品在这个仓库的最大存货量，最小存货量 确定物品在大于最大存货量，小于最小存货量的时候给予什么样的处理方式 1 警告，但可以继续业务 2 警告，拒绝一切发生业务 11 3 无警告，继续业务 如不输入最大存货量和最小存货量则表示无存货限制 3.3.8 供应商管理供应商管理 供应物品的超市信息，并加上供应商可供物品清单，既某供应商供应什么物品，这种 物品在他那里的进货价格为多少 增加供应商 增加一个供应商，包括编码，名称，电话，备注等基本信息 编辑供应商 修改供应商的名称，电话，备注等信息，编码不能改变 供应商停用 供应商一旦产生业务则不能删除，只能采用逻辑删除方法，使其作废 供应商可供物品清单 编辑供应商的可供应物品，包含其供应价格 3.3.9 计量单位换算维护计量单位换算维护 某一物品的单位换算比例，如方便面 1X20 为一箱兑换 20 袋，以后在进行出入库处理的时 候可以自动根据此进行单位数量换算 3.3.10 入库管理入库管理 登记入库信息，包括供应商，物品，数量等（单价由供应商可供物品清单中的数量自 动带出）并修改库存数量。当物品在入库仓库中的数量超过最大存货量的时候要给予提示。 并按照仓库存货维护中的设置进行下一步操作 入库：当供应商供应物品入库时需要填写入库单，入库单的基本信息包括入库仓 库，物品编码，供应商、物品名称、数量、批号，入库日期、送货人，库管员， 备注等。 入库单查询：查询条件包括供应商、物品、入库日期、送货人等，为明细查询， 查询出后以列表的形式显示，双击可以查看所选行所在的入库单的详细信息。 入库单修改：对查找出来的入库单进行修改（盘点期间和已结帐月份不能修改） 盘点期间和已结帐月份不能录入入库单 3.3.11 出库管理出库管理 登记出库信息，包括领货的终端售货机，物品，数量等，并修改库存数量，增加对应 的终端售货机上的暂存数量。当物品在出库仓库中的数量低于最小存货量的时候要给予提 示。并按照仓库存货维护中的设置进行下一步操作。可以查询领货终端机上的存货数量， 判断是否给予出货 12 出库登记：出库登记是把物品出库到终端售货机上，内容主要包括仓库，终端售 货机，物品、数量、批号，出库日期、经手人、库管员，备注等。 出库单查询：查询条件包括终端售货机、物品、出库日期等，为明细查询，查询 出后以列表的形式显示，双击可以查看所选行所在的出库单的详细信息。 出库单修改：对查找出来的出库单进行修改（盘点期间和已结帐月份不能修改） 盘点期间和已结帐月份不能录入出库单 3.3.12 物品损耗登记物品损耗登记 对在存物品的损耗进行统计，包括过期，破损等原因，减少对应的库存数量 损耗登记：内容主要包括仓库，物品、数量、批号，损耗日期、损耗原因，经手 人、库管员，备注等。 损耗查询：查询条件包括物品、损耗日期，损耗原因等，为明细查询，查询出后 以列表的形式显示，双击可以查看所选行所在的损耗单的详细信息。 损耗修改：对查找出来的损耗单进行修改（盘点期间和已结帐月份不能修改） 盘点期间和已结帐月份不能录入损耗单 3.3.13 库存盘点库存盘点 结帐后对仓库数量进行手工盘点，和计算机所存储数量进行核对，产生盘赢，盘亏并 生成盘点单。盘点结果可以保存，当盘点结束并确认时根据盘赢盘亏数量修改库存。盘点 为冻结盘点，盘点期间不能发生任何业务。 注意：盘点是对仓库和所属此仓库的终端售货机的统一盘点 3.3.14 库存结帐库存结帐 每月底盘点前对当月仓库所发生的业务进行结帐，结帐月份不能在进行任何业务，包括出 入库和损耗录入，在已结帐的月份中所产生的单据则一律不能进行修改 3.3.15 仓库收发存统计仓库收发存统计 上月存+本月入 本月出=本月存 3.3.16 入库统计入库统计 以时间间隔，供应商、仓库等为查询条件对查询入库，并将相同的物品汇总到一起，包括 数量和金额 13 3.3.17 出库统计出库统计 以时间间隔，终端售货机、仓库等为查询条件对查询出库，并将相同的物品汇总到一起， 包括数量和金额 3.3.18 物品损耗统计物品损耗统计 以时间间隔，损耗原因、仓库等为查询条件对查询损耗记录，并将相同的物品汇总到一起， 包括数量和金额 14 3.4 统计分析统计分析 3.4.1 在押人员家属存款统计在押人员家属存款统计 3.4.2 销售商品统计销售商品统计 14 3.5 系统管理系统管理 3.5.1 用户及权限维护用户及权限维护 3.5.2 密码更改密码更改 3.5.3 数据库备份数据库备份 3.5.4 数据库恢复数据库恢复 3.5.5 数据导入数据导入 3.5.6 数据导出数据导出 3.5.7 用户操作日志用户操作日志 3.5.8 应用初试化应用初试化 4.尚未解决的问题尚未解决的问题 4.1 对包含对包含 BOM 结构的物品处理结构的物品处理 在对需要加工的物品的处理时，如何解决？如盒饭。 盒饭在进货时为原材料，米，肉，菜等，但在销售时以盒饭成品售出，在企业中一般是一 15 BOM 结构来计算差异，但由于盒饭的原材料不固定，在次建议采用定额，则通过平均计价 得出一盒盒饭的大体价格，由次来计算差异 4.2 对现有的核算方法是否能解决采购的物品出现价格波动对现有的核算方法是否能解决采购的物品出现价格波动 的情况的情况 在物品有价格波动的时候，特别是跨月的时候，如第一个月进货 200 箱，单价 2 元，卖了 150 箱，库存存货为 100 元，但是第二个月进货价格变动为 2.2 又进了 100 箱，那第二个月 的存货金额如何核算，现有的如何解决。 建议解决方法建议解决方法：在核算系统中可以采用平均价的方式出库， ，