采购员的详细工作介绍

采购员工程师 一、尽量大可能选择和保持丰富的商品品种，为顾客提供超值商品的最大价值和最好的服务。培训供应商按照公司的程序来做事。二、熟悉市场了解商品：1、 参加各类商品展示会，了解新商品的动态。2、 去其他零售企业，了解别人的商品，寻找适合自己的商品。3、 了解商品的销售走势，清除滞销商品，为新商品让出空间。4、 制订季节商品销售计划，提供行业商品种类报告。一、 商品陈列：1、 与促销商品配合，进行特别展示。2、 新商的陈列，月商品和季商品的陈列展示。3、 对滞销的商品采取适当的调整，如改变陈列等。4、 提供季节商品的陈列指南。5、 从竞争对手那里学习新的商品展示构想。6、 分析商品的包装，确保为顾客提供最佳展示。7、 与店铺和市场部门配合，作好商品的招牌标志。二、订货和补货：1、 作好销售预算，计划好首单订货数量。2、 安排再订货频率，以保证商品平稳流动及销售。3、 为商场再订季节性商品提供适当指导。4、 与Vendor协商确保不会断货。三、库存控制：1、 坚持采购金额预算2、 对滞销商品采取措施，如：改变陈列，调价或清货等方法来降低库存。3、 定期跟踪未送货订单，并采取措施。4、 经常寻店，确定销售结果，换季和节日应特别注意。四、毛利控制：1、 调查最低的商品成本。2、 确保达到最低的成本。3、 查询每一个价格上涨的原因，了解上调是否合理，及时做出调整。4、 每一期促销展示，尽量选择好的，毛利高的商品。5、 回顾商品销售，改进滞销商品陈列或进行促销。6、 调查竞争对手是如何推销高毛利商品。五、促进销售增长：1、 特别的陈列2、 确定促销的主题3、 提前做好每一期的促销计划4、 特价5、 展示：试吃，试饮，演示功能6、 赠品7、 赠送装8、 抽奖9、 广告10、返利和优惠券六、 广告宣传：1、 选择应节商品做广告2、 选择保证能收效的商品做广告3、 平衡商品在广告上的品种类型及价格水平4、 了解竞争对手广告的水平和品种5、 检查广告商品的销售情况6、 严格控制广告商品的成本和促销费用7、 检查广告商品和广告收益8、 更进广告商品的运输情况七、纠正错误：1、 面对现实，首先承认错误并采取必要的行动改正。2、 回顾每一时期的差错，并记录存档，以便将来不出现同样的错误。超市如何对采购人员绩效考核办法 考核不但是调动员工积极性的主要手段，而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段，在采购管理中也是如此。可以说，绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果：采购人员主观上必须为公司的利益着想，客观上必须为公司的利益服务，没有为个人谋利的空间。如何对采购人员进行绩效考核?跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴，其中的精髓是量化业务目标和等级评价。每半年，跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员，就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中，交替运用两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。业务指标体系主要包括： (1)采购成本是否降低?卖方市场的条件下是事维持了原有 的成本水平?(2)采购质量是否提高?质量事故造成的损失是否得到有效控制?(3)供应商的服务是否增值?(4)采购是否有效地支持了其他部门，尤其是营运部门?(5)采购管理水平和技能是否得到提高?当然，这些指标还可以进一步细化。如采购成本可以细分为：购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务绩效。应该说，这些指标都是硬的，很难加以伪饰，所以这种评价有时显得很“残酷”，那些只会搞人际关系而没有业绩的采购入员这时就会“原形毕露”。在评估完成之后，将员工划分成若干个等级，或给与晋升、奖励，或维持现状，或给与警告或辞退。可以说，这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。对个人素质的评价相对就会灵活一些，因为它不仅包括现有的能力评价，还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的，主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面，如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进，那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。在绩效评估结束后，安排的是职业规划设计。职业规划设计包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标需要的行动计划。这其中又有两个原则：第一是量化原则，这些业务指标能够量化的尽量予以量化，如果质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则，大多数情况下，仅仅维持现状是不行的，必须在上一次的绩效基础上，有所提高，但提高的幅度要依具体情况而定。在下一次的绩效考核中，如不出现不可抗力。必须以职业规划设计中的业务指标为基础。国内超市也进行绩效考核，但是，这些考核有些流于形式。其缺陷就是没有量化的指标和能力评价，考核时也不够严肃，同时缺乏培训安排。那些供应商们为什么要给采购员“好处费”?为什么带采购员出入高级娱乐场所?无非是想提高价格或在质量、效率方面打折扣，如果采购员参与这些腐败行为，也许具体情节不为人知，但必然体现在其业务绩效上，如果没有绩效考核这个“紧箍咒”，采购腐败的机会就会大得多。所以，绩效考核是减少采购腐败主观因素的法宝。当然，绩效考核更多的作用是提高员工的工作积极性，但对于防止采购腐败仍不失为有效的措施。如何降低超市采购成本 控制采购成本对于一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在商品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。 要降低采购成本应从以下几个方面着手：一、建立、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作。 采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购工作要注意以下几点： 建立严格的采购制度 建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动，提高效率，杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定商品采购的申请、授权人的批准权限、商品采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种商品采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在申请表上，以供财务部门或内部审计部门核查。 建立供应商档案和准入制度 对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质平级、银行帐号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物流、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，达到标准者才能成为归档供应商。 建立价格档案和价格评价体系 企业采购部门要对所有采购商品建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细地说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评审组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。 建立商品的标准采购价格并对采购人员根据工作业绩进行奖罚 财务部对重点监控的材料根据市场的变化和产品标准成本定期制定标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格，标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其奖惩的措施。 通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，对对完善采购管理，提高效率，控制采购成本，确实有较大的成效。 二、降低商品成本的方法和手段1、通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。2、把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。3、选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时交货，还可得到其付款方式及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。4、充分进行市场调查和信息收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理；对供应商的产品成本或服务状况要有所来了解，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，才能在价格谈判中使自己处于有利地位。总之，要与供应商建立长期合作伙伴关系，达到双赢的局面，才能保证企业在激烈的市场竞争中不断发展壮大。采购技巧与策略 （1）质量：质量的传统解释是好，或优良，对采购人员而言，质量的定义应是：符合买卖约定的要求或规格就是好的质量。故采购人员应设法了解供应商对本身商品质量的认训或了解的程度，管理制度较完善的供应商应有下列有关质量的文件： 质量合格证 商检合格证采购人员应向供应商取得以上的资料，以利未来的交易。在我国商品的产品执行标准有国家标准、专业（部）标准及企业标准，其中又分为强制性标准和推荐性标准。但通常在买卖的合同或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的： 市场上商品的等级 品牌 商业上常用的标准 物理或化学的规格 性能的规格 工程图 样品（卖方或买方） 以上的组合采购人员在采购时应首先与供应商对商品的质量达成互相同意的质量标准，在可能的情况下，对一引起产品，如大米、衣服、家访用品、鞋类等商品，应要求供应商提供样品封存，以避免后的纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或在仓储运输过程损坏的商品，采购人员在采购时应要求退货或退款。（2） 包装：包装可分为两种内包装（PACKAGING），及外包装（PACKING）。内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。在自选式量贩的营业方式中，包装通常扮演非常重要的角色。外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。外包装若太坚固，则供应商成本增加，采购价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿，加速商品的回转，采购人员应说服供应商在这方面向好的企业学习，并加以改进，以利彼此的销售此外，采购人员在采购包装的项目时，应先了解超市的政策，进而与供应商协商对彼此双方都最有利的包装，否则不应草率订货。（3） 价格：除了质量与包装之外，价格是所有采购事项中最重要的项目。我们在客户心目中的形象就？quot；高质量低价格，若采购人员对任何所拟采购的商品，以进价加上合理的毛利后，连自已都判断该价格无法吸引客户的购买时，就不应向该供应商采购。在采购之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供应商片面之词，误入圈套。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。在采购价格时，最重要的就是要能列举供应商产品经超市销售的好处。此外，公平而合理的价格，还可通过单独与供应商进行采购或由数家供应商竞标的方式来取得。单独与供应商进行采购进，采购人员最好先分析成本或价格；数家供应商进行竞标时，采购人员应选择两、三家较低标的供应商，再分别与他们采购，求得公平而合理的价格。但在使用竞标方式时，采购人员切勿认为，能提供最低价格的供应商即为最好的供应商。我们必须综合徇一个供应商其送货、售后服务、钏销支持、其他赞助等方方面面的支持。所以有时候我们会放弃与提供极低价格给我们的大批发商的全作，而选择不愿意提供极低价格给我们的制造商或生产厂商与我们合作，因为通常制造商通常在产品质量、货源保证、售后服务、促销活动及其他赞助上会有更多的营销费用支持。总而言之，价格采购是所有商业采购中最第三的，也是最困难的项目，但愈是困难的项目，令人愈觉得有挑战性，这也是采购工作特别吸引人之处，超市采购人员应体会认识这一点，并运用各种采购技巧去达成这项艰巨的任务。（4） 订购量：在超市分店数仍少的时候，订购量往往很难令供应商满意，所以在采购时，应尽量笼统，不必透露明确的订购数量，如果 因此而导致采购陷入僵局时，应转到其他项目上。在没有把握决定订购数量时，采购人员不应订购供应商希望的数量，否则一旦造成存货滞销时，必须降价出清库存，因而影响利润的达成，以及造成资金的积压及空间的浪费。但采购人员应与供应商协商一个合理的最小订货金额或数量，最好以金额表示。否则，如果没有最小订货金额或数量限制，日后由楼面人员下单订货或运用OPL订单订货时，每次下单的订货量太小，要求供应商频繁送货，会增加供应商的成本。进而导致超市的价格无优势。相反，如果最小订货数量或金额太高，则会造成超市库存过高，导致压仓、滞销、削价求售等风险。（5） 折扣（让利）：折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、会款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供应商可能会由全无折扣做为采购的起点，有经验的采购人员会引述各种形态折扣，要求供应商让步。采购人员应向供应商说明超市的部份顾客？quot；专业客户，换名话说专业客户都是很会精打细算的，若供应商的折扣数无法大到让超市的商品售价能吸引他们上门，就算我们向供应商订货，这一关系也不可能持久，这种交易反而不利于超市的价格形象，故最好不要向该供应商采购。（6） 付款天数（帐期）：超市的付款方式与商品的采购方式紧密相关，通常经销的商品采取货到的XX到的方式结款，代销、联营的商品采取月结XX天的方式付款（详细请参考供应商手册超市的采购方式一节）。付款天数（帐期）与采购价格息息相关，在国内一般供应商的付款天数（帐期）是月结3090天左右，视不同的商品周转率和产品的市场占有率而定。对于超市而言，我们通常要求一般的食品干货类商品帐期在货到45天以上，百货类商品的帐期在货到60天以上。而且由于超市衽每月统一付款，供应商实际收到货款的时间要比合同平均延长15天（0天+30天）/2。精明的供应商业务人员会对此进行计算，故身为采购人员不可不知。总而言之，采购人员应计算对超市最有利的付款天数（帐期），对于惯于外销或市场占有率大的供应商，一般要求的付款期限都比较短，有的甚至要求现金或预付款，但这全凭采购人员的经验与说服力。在正常情况下，超市的付款作业是在交易所齐全时，按买卖双方约定的付款天数（帐期），由银行直接划款至供应商的帐户，这是超市的一大优势，因为一般国内的零售商在付款时，总是推三托四，找一大堆藉口，延迟付款，造成供应商财务调节器度的困难。对于新进供应商来说，采购人员对此还有一个很重要的工作就是必须请供应商详细新闻记者超市供应商手册有关付款部分的内容，并对超市的付款流程详细予以说明。在以往的经验中，由于超市采用了国际上先进的商业运作模式，与国内传统的商业作业模式有很大的区别，一些供应商（尤其是内陆城市的供应商）对此相当陌生，另外超市开业初期，许多流程尚未顺畅，导致供应商付款不及时，影响超市与供应商之间的配合与合作。（7） 交货期：一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。对于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供应商商分批送货，减少库存的压力。由于超市电脑计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员应设法与供应商采购较短的交货期，降低存货的投资。但是不切实际上压短交货期，将会降低供应商商品的质量，同时也会增加供应商的成本，反而最终影响超市的价格优势及服务水平。故采购人员应随时了解供应商的生产善，以确立合理及可行的交货期。一般而言，本地供应商的交货期为23天，外埠供应商的交货期为710天。（8） 送货条件：超市系超大型的自选式的超市，商品的进出量极大，若供应商无法在送货作业上与超市密切配合，将严惩影响超市的运作。送货条件包括：按指定日期及时间送货、免费送货到指定地点、负责装卸货并整齐将商品码放在栈板上，以及在指定包装位置上由好超市店内码（或印国际条码）等等。这些事情看来简单，但若采购在采购时，对供应商没有提出要求，则有些供应商人员将会经常出错，对超市的运作影响其他大。对于经常出错的低应商，建议采取一些必要的警告或罚款措施。（9） 售后服务保证：对于需要售后维修的家电或电子产品，采购人员就要求供需尖商提供免费的13年的售后服务，并将保修卡放置在包装盒内，保修卡应标明本商圈内的维修商地址及电话，并且今后若维修商的名字、地址及电话一蛙发生更换，供应商应于第一时间通知超市采购人员，由采购人员及时通知卖场相关的退换货处人员及楼面主客。走私货由于货品来源不明，同时售后服务也成问题，而且他们逃漏国家税收，是违法行为，因此超市采购人员千万不可去碰它，否则后患无穷。（10） 退换货超市有限公司大部份商品采取经销形式，即买断经营，理论上不应该丰在退货的问题但在实际运作中，由于供应商产品质量的问题、残损有因判断错误或由于供应商业务人员的误导，形势估计过于乐观等因素，造成买进的商品库存过高，或商品滞销的情况，有诚售与远见的供应商销售业务人员，应主动解决超市相关业务人员的困扰。如果供需尖商的业务人员不积极配合，超市面上不会继续与其合作的。因为通常情况下，供应商会有较多的销售渠道处理此种滞销商品。（11） 促销活动：超市快讯是超市营销最重要的武器，但快讯的成功与否，全赖于采购人员选择的商品是否正确，以及售价是否能吸引客户上门，通常我们超市快讯所选择的品项都是一些畅销的、高回转的、大品牌子的民生消费品（详细请参考超市快讯一节）。在采购员人员采购中，应强调超市每个门店的每期快讯发行数量达到3000050000份，直接邮寄到公司的目标顾客群中，影响力极大，对提高供应商商品的品牌知名度及市场占有率有很大帮助，对于一些担心快讯价格会扰乱其市场价格体的供应商，超市采购人员则应强调超市欢是衽会员帛的超市，会员顾客与非会员顾客之间享受不同的类别待遇，我们可以采取非会员顾客不得购买或采取会员价与百会员价方法，甚至可采取每卡限购、印花限购等方法或措施，加以控制，故不会对其价格体系造成很大的影响。在促销商品的价格采购中，采购人员必须了解一般供应商的营销费用预算通常占营业额的1025%，供应商不难由此预算拨出一部份作为促销之用。一般来说，大品牌的供应商在超市快讯促销期间愿意下浮1030%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多销，或推广产品知名度，采购人员应了解供应商的需求与目的。超市与供应商之间的促销活动多种多样，例如降价、地堆、端架、搭赠、抽奖、文艺表演等等（具体请参考超市促销范例一节）。采购人员应将20%的时间放在与供应商洽谈促销活动上，以提升彼此的销售业绩。（12） 广告赞助（Advertising Contribution）为增加超市的利润，采购人员应积极与供应商采购争取更多的广告赞助，这也是采购人员业务考核指标之一。超市所指的广告赞助，有下列几项： 超市快讯 室内灯箱 室外灯箱或户外看板 地板广告 购物车广告 购物袋广告 电视墙广告 店内广播广告 等等（13） 进货奖励：是指一段时间达成一定的进货金额供需商给予的奖励，通常为有条件的及无条件的进货奖励，例如：目前本公司所要求的供应商在每月付款金额基础上返还公司的返利，即是无条件的进货奖励，或称帐扣；其余要求超市进货额达到一定条件后，才返回一定奖励的即为有条件返利。由于本公司系统的限制，采购人员在与供应商采购时，应要求每月的进货奖励（即帐扣），尽量不要采取每季、每半年、甚至每年的返利，因为有时我们不见得与该供需尖商能合作这么长时间。依采购人员的经验，通常都可要求供应商给予进货金额110%的进货奖励，供应商因销售份额的需求很乐意提供此种奖励。此种奖励对超市提升利润额大有帮助，例如：有些商品可能供应商因种种原因不愿以较低的价格供应，采购人员为增加利润，应积极与供尖商采购要求更高的进货奖励，但切忌为了争取奖励，而增加不切实际的采购数量，结果库存压力大增，甚至季节过后必须打折求售，这种情况采购人员不如不要进货奖励。有些供应商业务人员会在其报价单（通常在出三价）基础上下浮多少点折扣。另处进货奖励（即帐扣）与价格折扣有所不同，请采购人员务必参？quot；进货奖励说明一节，加以区分。（14） 其他赞助费用：在超市的采购业务上，赞助金的种类繁多，包括：新入市的开业赞助费、新店赞助费、新品上架费、集中陈列赞助费、周年庆赞助费、各种节庆（元旦、春节、端午、五一、中秋、国庆节）的赞助费、端架/地推/地笼陈列赞助费等等。广告赞助费与其他赞助费在超市营运里，占举足轻重的地位，有此公司两者的金额在开业前可收到数百万人民币的收入，开店后陆续向供应商收取，最高可达营业额的2.58.0%.这种被供应商称之为：苛捐杂税的费用，引进国内已有好几年的历史，它超到了筛选供应商（以价制量，淘汰一些没有实力的供需尖商）、增加公司利润等积极的作用。同时供应商对此有了认识之后，其经营机制自然会保留一笔广告与促销专款用在此一目的，以促销其产品，可谓一个愿打，一个愿挨。采购人员在与供需尖商采购进，尽量强调，超市所收取的这些其他赞助费用，尤其是节庆赞助费用，通常都会用于各种大型的促销活动上，而这些促销活动通常都须要几十万甚至上百万的费用投入，如此高额的促销活动费用如果都由超市来承担，超市是无法承受的，这就需要供应商们一齐支持，所谓聚沙成塔，通过这些大型的促销活动，可以吸引大量的人流，提高来客数或客单价，反过来他们可以提高供应商的销售。但供应商的赞助费应与供应商的销售成比例，否则有此采购人员变本加厉，需求无度，赞助费的费率已经到了无行无情的地步，贻笑大方。合情合理是双方共同成长的基础，我们对供需尖商的基本态度应是合作，而不是对抗。（15） 供应商的表现：表现不良的供应商往往会影响到超市的销售及利润，并造成顾客的不满。故采购人员应在采购时，除价格外应谈妥合约中有关质量、数量包装、交货、付款及售后服务等条款，及无法履行义务的责任与罚则。采购人员应了解任何采购都是与供应商维持关系的过程的一部分。若某次采购采购人员让供应商吃了闷亏或大亏，供应商若找到适当的机时，也会利用各种方式回敬采购人员。因此采购人员在采购过程中应在超市与供应商的短期与长期利益中，求取一平衡点，以维持长久的关系。总而言之，采购采购本身是一件很复杂、很艰难的工作，因为采购对象、供应商规模、采购项目都不尽相同，但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略，在采购中将不难一一克服困难。此外，经验、机智与毅力都是采购人员在采购中所须要的。采购如何寻找好的供应商 一、供应商的分类：1按供应性质分类：制造商、代理商、批发商2按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、本地供应商3按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商二、供应商选择策略：1全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货2商品应与本地制造商直接进货3同一品类应有至少两家供应商供货，以获取较为低廉的供货价格4不引进只提供一种商品的供应商，除非特别情况，并经采购总监批准三、供应商应提交的资料：1盖公章的企业营业执照复印件（并已办理当年度年检）2盖公章的企业税务登记证复印件（并已办理当年度年检）3企业法人代码证书4商标注册证明5代理、经销商的代理、经销许可（授权书）6企业开户行资料7盖公章的增值税发票复印件8盖公章的商品报价表9其它相关资料10食品类商品供应商还应提供：食品生产企业许可证，食品卫生许可证，新产品批准证书防疫检测报告，销售地当地的卫生防疫检测报告，进口商品卫生许可证11药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，药字号保健品批准证书等零售商们的年关采购招数对于过年关，零售商会量力“出招”，对比自身与供应商的实力采取不同的策略。 有实力的零售商主要忙着准备货源，创新促销方式等，以发掘消费者在节日强劲的购买力，实现销售额的大幅增长。这里不同供应商受到的待遇有天壤之别。一方面，对于一些品牌，尤其是烟酒类产品，零售商为了保证货源会讨好供应商，如采取预付款，或缩短回款的时间等。另一方面，对于产品供大于求的小供应商，零售商可能会比平时压榨的更厉害，如年关促销，堆头费用成倍上升，从元涨到元以上，但地方反而小了。某小供应商告诉记者，采购员有费用和业绩两项指标，某些采购员会利用年关的大量活动收钱。此外，零售商会搞大幅的降价、返券等促销活动，这部分主要是由供应商来承担。 广东省连锁经营协会会长孙雄分析，有一定资金压力的零售商，一般会采取提供更好的服务条件，如送货上门，延长营业时间，以及推行降价、赠品促销等手段，把销售推向高潮，以此来稳住供应商。 而资金压力比较大的零售商，会采取灵活的措施，如改变营销方式，消除供应商的不信任。某家零售商采用百货公司的模式，把部分场地租给供应商，特别是食品类产品，零售商就收取租金和管理费，双方的财务分开，从而实现了双赢。 当然，某些零售商的资金危机会在年关供应商的催款下爆发，最终撑不下去，使大量的供应商的货款血本无归。这里有一种恶劣的情况是，最无良的零售商会乘年关大贱卖，然后抽走资本关门溜之大吉。 某大型水果供应商李先生告诉记者，对于年货的结款，一般大型卖场要在第二年的月份才能结清，中型卖场也至少要个月。零售商以员工春节轮休等各种理由拖延货款，不少小供应商也会因此被拖垮。采购人员管理规定一、 采购人员必须时刻维护公司利益及公司形象，严格按照业务规范进行操作，在业务洽谈过程中，不得参杂个人利益，不许损害公司形象，一经发现按公司有关规定予以处罚。二、严格执行公司考勤制度，如需外出办理有关业务，需向上级主管，报明去向及外出事宜。三、每人每周参加卖场销售不得少于三天，每月采购口开发的新品种不少于三种。四、采购人员必须时刻掌握商品销售情况，每月对自己经营业务口的商品进行一次商品排队和商品分析，拟定出商品排队表和商品销售情况分析报告交部门负责人。五、采购人员必须掌握市场变化情况，每月必须完成所经营业务口20种以上A类商品的价格对照和两种以上商品的专项调查，并拟定价格对照表和专项商品调查报告交部门负责人。六、每月在盘点完成后的一星期，各口采购人员必须依据上月销售情况、考核指标及市场情况拟定出下月商品销售计划报部门负责人。七、采购人员在接到营运部进、退货申报单后，市内客户，需在8小时内完成，如有特殊情况应及时向部门负责人汇报。采购的正确观念和判断尺度 采购不是赌博长期以来人们在采购概念的理解上一直存在着错误的倾向：产品销售得好就认为采购经验成熟、采购手段高明。采购商品时，我们事先并不知道能卖多少，只要感到可以销售，就可决定购进这种商品。如果顺利地实现销售，就会得到赞扬；相反出现偏差就只能怪罪于运气不好，客观上会让人感到商品采购是在碰运气。实际上,正确的观念和判断的尺度应该是预测的正确与否。因此，我们要考察的是采购的预测能力。经过多次的实践，采购应能达到一定的水平。否则每次都让企业负担相应的损失是不允许的，如果这笔账转嫁到消费者身上，又给消费者带来一种额外的负担。现在的采购人员常常不能进行长期细致的工作，如果采购人员不能努力提高自己的预测能力，就难以提高采购水平。很多人来到采购岗位，转眼之间就忘记了采购的基本准则，违背了精益求精、勤奋努力、踏踏实实、严密细致的职业道德。这种情况存在着环境上的原因。而这种情况的存在，使现实中连锁经营系统所要求的周到的准备、充分的调查、缜密的计划性变得难以实现。是否经营某种商品，正确的做法应该是通过反复的试销进行验证，并确定其经营的数量。采购不是赌博和猜测，正式的订货肯定要冒某种风险，但它必须有慎重科学的事先调查,大量的实验、分析和测算，并对其有效性和真实性进行确认。廉价不是目的另一个问题是对廉价的追求。对一般的能让利到九折的零售业和食品服务业来讲，它们似乎对销售价格不很在意，而对于微利的企业来讲，优惠的价格被认定为重要的采购原则，在连锁商店的经营上也是至高无上的重要的商品政策的主体，将其作为重要的事项贯彻始终是正确的行为方式。为实现更廉价的商品采购，正如以往提到“利益存在于商品资本之中”，谋求最优惠的采购才是正确的努力方向。可是，实际的廉价采购是需要创造能够进行廉价采购的条件。要创造这样的条件，现实中有各种各样的手段，其中每一个都必须有深入细致的钻研和高超的技术。即使那样，实际的廉价采购，许多时候似乎仅仅是以单方面向对手谋求廉价这一目的的方式进行的。可是，一旦同海外开始进行贸易活动后，这种缺乏贸易常识的倾向会完全一下子暴露无遗。设想即使现在瞬间内对方同意降价给你，对方以后也会有理由若无其事地要求你负担相应的代价。杀价这种单方面的要求是商务谈判中最低级的策略。除了从卖方那里得到最初的谎价以外什么也得不到。连续高声地重复同样的要求，怎么能说成技术呢？当然，也谈不上技能，只能是独善其行的幼稚行为而已。方针不可忘记采购人员是在企业组织系统中工作的人员，可是，在现实中有许多人认为“采购人员可以随心所欲地思考和行动”，而且很多事情是这样做的。连在连锁企业工作的人们都这样，岂不是把一个十分重要的组织原则完全忘却了吗？历经一个世纪后，在欧美市场上确立的连锁经营系统中，采购组织的分工设置如下：其一，由上层决定企业的商务方针。具体包括：主营业务（主要商品部门），业态（销售形式），价格中枢（中心价值区域），选址、商圈、客户层次和经营商品用途，店铺和商店的标准面积，基本投资额和设备，流动资本额和库存额界限，资本收益，企业形象，商品部和运营部人员的职务、权限及相互关系。其二，商品部的负责人按照上级的方针制定商品政策。接受上级的商品方针后，在其规定和框架内，作为商品部负责人商品销售经理要决定基本商品对策和销售方法，也就是要决定商品政策。当然，这必须基于上级提出的营业方针，不过，使之具体化的仍是商品销售经理。这里“具体化”是指商品销售经理要亲自起草、亲自决定、并在其轨道上管理从属于商品部的从事创造性工作的人们，而且要对数值化的结果负责。其三，商品部员工的首要任务是在现场维持制定的商品政策。这里的现场维持也可以讲是在卖场、店铺、配送中心、加工中心、食品加工工场、分类保管站等场所进行的维持。如果员工能在现场维持商品政策，而且如果能实现事先分配的数值任务，就可以独挡一面了。因此，这里应该加以明确的是：商品政策的维持和数值责任的实现，二者是构成同样比重的责任。这种技能就是技术，不能随意变更，也不能偏离“方针”和“政策”，同时必须实现规定在其轨道上应该产生的结果的数值。按着规定做了，却未达到数值要求是不行的，无论从哪里采购了什么，只有实现数值才符合要求。竞争时代，那些优秀的个人小集团尚能渡过难关，可竞争时代，如果不以组织的形式出现，就会必败无疑。这里的“作为组织”，可以说成“作为系统”、“作为行业”，也可以说成“依靠大集团的力量”。依靠少数几个优秀的实干家就完成采购的时代已经一去不复返了。现在，决定竞争胜负的最完备、可靠、确实的条件应该是方针、政策、维护和销售指标。采购工作存在着纵向分工，这也是连锁经营系统经过百年经营积累下来的经验。本来，主力畅销产品总是源源不断地销售，很容易销售一空。为了保持必要的数量，补充追加货物是不可缺少的环节。可是，从事过一次采购的人都知道，这是一个相当难的问题。一般的观点认为，这种情况随便打个电话问题就解决了。事实上，采购技术本身就包含着追加补充的含义，它不是那种好像能销售就采购，适销对路是靠运气的方式，而是事先知道能销售的商品，然后专门把它找出来，再集中起来必要的数量进行追补。采购货物缺乏很多的信息渠道是不行的，而且采购人员自身也必须是交际很广的。另外，采购人员必须在商品品质和价格构成上具有丰富的知识,这是做好采购的必要条件。因为采购是靠长期不断积累经验和自我启发，达到熟练程度后才能掌握的一种技术。要做到这一点是非常困难的。何况，根据销售指标合同，每年甚至每个季节要连续创造更新的附加价值，采购工作更显得难上加难。努力工作、持续积累也正是成为合格的采购人员的自我启发的口号。超市生鲜食品采购管理 一、生鲜食品采购的特点及采购模式1生鲜食品的特点与一般超市相比，生鲜食品具有以下特点：(1)生鲜食品价格变化很大，批零差价大，很多商品价格变动幅度全年能达到10以上，大多商品价格是一天一个价。(2)除了面包和熟食外，生鲜食品的品种季节性很强，这些商品均在短短的一个时期集中上市，在生产、销售和价格上都表现出明显的季节性的变动趋势。(3)生鲜食品大多为初级农副产品，其质量目前还主要沿用感官鉴定，缺乏统一的质量标准，造成生鲜食品在质量分级定价上标准制定困难。(4)生鲜食品保质期短，易变质、易腐败，其商品损耗大大高于其他商品。2生鲜食品采购管理的特点正是由于生鲜食品与一般商品相比存在以上特点，相应地生鲜食品的采购也具有自己一些特点：(1)采购的复杂性。由于生鲜食品价格变动较大，这就造成了采购人员市场采价困难，同时也增加了对采购人员吃拿回扣的控制的难度；由于生鲜食品质量难以标准化，这使得采购部门对厂家的质量比对和控制困难，同样也给采购人员降低质量以谋取个人私益留下了空间。由于季度性很强，再加上农业产品靠天吃饭所造成的产量不确定性，这使得对生鲜食品的采购的品种和数量的预测困难。正是由于以上三个问题，造成生鲜食品采购的不确定性、复杂性加大。(2)风险性。由于生鲜食品，特别是生鲜三果，经营成本、损耗大，操作复杂，如果采购管理不慎，就有可能使超市因经营生鲜食品而出现亏损或加大亏损，难以为继，这也是许多超市想经营生鲜食品，却又不敢贸然进人的一个原因。(3)规模性降低。由于生鲜食品保质期短，有的仅1+2天，再加上许多超市未形成规模经营，这使得生鲜食品的采购半径缩短，使得许多超市，特别是跨地区经营的超市门店自行采购商品，降低了连锁经营在统一集中采购上所能获得的规模效益。这也是在洋超市的进逼下，许多超市仍有生存空间的原因。因为洋超市在全国有一二十家，但在某一地区还只有一两家超市，这些超市在生鲜食品的规模效益还不是很明显，而当地超市只要规模达到一定 程度，统一集中采购，在价格上还是有一定优势的。因此当地超市只要把生鲜食品这一最具有集客力和特色的商品经营好，就能与洋超市形成有效抗争。3采购的模式从采购的集权程度可分为：(1)分权式的采购组织(门店采购)这种方式由各店商品部自行采购生鲜食品。优点：采购具有相当弹性，较具市场针对性；价格由门店自定，机动性强，有较好的经营主导权；较能符合消费者需求。缺点：较难发挥大量采购、以量制价的功能；利润很难控制；无法塑造连锁经营的统一形象。分权式的采购组织，由门店自行采购，它多适用于门店之间分布较广的连锁企业，并且它适宜于保质期相对较短的生鲜食品，如蔬菜中的叶菜，鲜活水产等等。(2)集权式的采购(总部采购)此种采购组织是把采购权集中在总部，由专职的采购部门来负责，采购权不下放。门店采购无决定权，但有建议权。优点：连锁店不负责采购，可专心致力于搞好门店销售工作；可发挥集中议价功能，有利于降低采购成本；价格形象一致，利润较易控制；促销活动易于规划，易掌握货源。缺点：门店工作弹性小，较难满足消费者的需求；采购工作和销售工作较易脱节。总部采购是连锁超市非食品以及食品中干杂食品的最常用的采购方法。在生鲜食品上，它较多地运用于门店较为集中的企业，特别是局限在某一城市的连锁企业，在品种上，它比较适宜保质期较长的品种，如冻肉、冷冻水产品等等。从采购的渠道可分为当地采购和跨地区产地采购：(1)当地采购。当地采购的生鲜商品主要是因为保鲜原因不适于远途运输的生鲜商品，采购渠道又可分为农产品批发市场和城市周围农产品生产基地。生鲜商品的品类包括蔬菜中的叶菜类；按照政府规定必须从当地肉联厂采购的鲜肉类产品；淡水养殖的鲜活水产品，部分副食产品(豆腐和豆制品，以及当地制作的新鲜糕点和熟食制品等)；各种半成品凉菜和切配菜等。(2)跨地区产地采购。跨地区产地采购的生鲜食品主要是可以在一定时间和距离内远途调运，或者经过保鲜加工处理的生鲜的食品，它包括具有耐储存、大批量大宗菜(大白菜、洋葱、土豆和冬瓜等)；部分果实类水果(柑橘、苹果、香蕉和箱装水果等)；冷冻水产品；干鲜产品和保鲜封装的加工制成品。目前，超市生鲜区的经营品种很大程度上是依靠当地的采购货源渠道，其主要原因：一是由于大量非标准化的生鲜商品因保鲜问题，不适于远途贩运；二是超市生鲜区的销售流量无法支撑批量采购，所以现在同一地区的超市生鲜经营经常会出现商品雷同化的倾向，超市生鲜经营的特色未能得到发挥。然而真正能形成品种、价格和新鲜度等渠道优势的还是产地采购，包括城市周围农产品生产基地和跨地区的产地采购，这种渠道优势的发挥会使超市生鲜经营更加生动，运作空间更加宽阔，例如联华超市的跨地区采购战略就使其差异化经营策略得以充分展示。但生鲜采购渠道优势的发挥程度是与连锁超市生鲜经营规模(销售量)和生鲜供应链中配送体系的完善程度密切相关的，相信随着农产品保鲜运输问题的逐步解决和超市区域性连锁规模的扩大，跨地区采购的品种和数量都会不断增加，超市生鲜经营也会越来越丰富多彩。二、生鲜食品采购程序1接洽供应商与供应商进行接洽是超级市场商品采购活动的第一步，在这一步骤中通常要进行以下具体工作：(1)确定接待日。在消费品买方市场的条件下，各生产厂家都必须为自己的产品寻找销路，每天都会有供应商到超级市场来推销他们的商品，为了提高超级市场采购工作的效率，有必要建立一种与供应商接洽的制度，规定与供应商接洽的具体时间。这样就可以将采购人员从大量的接待活动中解放出来，使他们有一定的时间进行商品价格比较和商品适销分析。坐等供应商上门是一种方法，但是对于生鲜食品来说价格、品种变化较大。采购人员也应主动前向批发市场、生产基地了解情况，这点对新开张的超市中显得尤为重要。(2)分类接洽供应商。要根据商品的不同类别将供应商进行分类，不同的采购人员接待不同类别的供应商，以提高洽谈效率。(3)明确规定供应商应提交的有关资料。具体包括供应商的生产许可证、产品的有关证明文件等。(4)要求供应商提供样品。在与供应商洽谈时，可以要求供应商提供商品的实物样品，以便采购人员检查和判断。 2采价 采价就是超市采购人员在收到了供应商的产品报价以后，到市场上了解同类产品的价格，与供应商的报价进行比较，来确定取舍。采购人员在采价时，一定要注意采访的商品要与供应商的商品是相同类型、相同品项，否则就没有可比性。3议定价格超级市场采购人员在采价以后，要与供应商面对面地商定供应商品的价格。在商议之前，采购人员要做一定的准备工作，要通过各种途径了解供应商向其他超级市场的实际供货价，再具体分析本超级市场的经营优势和劣势，以增加自己在价格谈判中的砝码，为本企业争取到最优的供应价格。 超级市场采购人员事先应该确定一个可接受的最高价格，超过这个价格就应该果断地放弃，再寻求其他供应商。4将商品导入卖场采购人员在确定了供应商以后，要将准备采购的商品经过规定的程序进行报批，一经通过就要着手导入市场的具体工作。(1)根据超级市场的规定为商品确定一个代码，以便对商品进行统一管理。(2)建立商品档案。要将商品的品名、规格、代码、所属部门等资料录入超级市场的计算机系统中，便于经营者及时了解该商品的销售情况，进行恰当的进销调存决策。(3)首次进货。首次进货必须由采购人员亲自负责，集中进货，熟悉采购通道，了解供应商的实情，一旦发现不妥，及时调整采购方案，使超级市场免受损失或少受损失。以后的采购可以由采购总部具体办理，也可以由各分店电话进货。三、生鲜食品采购量的控制生鲜食品按其保质期的长短可分为二类：一是保质期较长的，可压底的商品，如冷冻食品，另一种是保质期较短，不能压库产品，需当日购进当日销售，如各种鲜活食品。对待上述两类产品，在采购量的控制上应采取不同的方式。1可压库商品采购量的控制这类商品采购量的控制，关键在于最小库存量和最大库存量的确定。(1)最小库存量。根据电脑资料中滚动的N天的销售量计算出某一商品的日平均销售量，再根据商品到货和加工配送的周期来确定最小的压库天数。如果一张订单发下去，3天内能到货，再加上加工配送的时间2天，则压库时间为5天。其计算公式：最小