车辆内控管理办法

车辆内控管理办法为了严格车辆管理，合理使用车辆，节约费用开支，最大限度地发挥车辆的使用效益，以适应企业公务用车的需要，特制定本办法。第一条 适用范围本办法适用公司行政用车、通勤班车、值班车辆。第二条 车辆使用管理综合部是公司服务车辆运行和维修管理的主管部门，负责所有服务车辆运行、维修保养的管理及考核工作。1、行政用车实行派车指令制。驾驶员必须按行车指令出车，中途不得随意改变路线，出车期间因特殊情况不能按时返回的，驾驶员应及时向综合部报告。2、行政用车实行预约申请制。用车单位提前一天填写公务车辆使用申请表向综合部提出用车申请，综合部统筹安排后给予回复。省外出车，由公司领导同意后方可安排。3、行政用车实行计程考核制。驾驶员每次出车后应将行程里程填写在车辆派遣表（见附表一）上，并经用车单位及用车人签字认可，以此作为费用结算和考核依据。4、长途（临沂市以外）出行车辆驾驶员到达目的地后，2小时内要电话告知综合部车辆主管。第三条 车辆用油管理综合部车辆主管负责对公务车辆的用油进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。一、车辆油卡管理 1、公司所有公务车辆统一油卡加油，实行一车一卡制度。 2、公司所有公务车辆禁止现金加油，驾驶人员应随时携带油卡，不得以任何理由用现金加油，如遇特殊情况需现金加油，须经综合部车辆主管批准，并报综合部备案。 3、车辆加油卡办理后，车辆主管应按车牌号与油卡号码进行备案登记，每月进行核对。油卡一经备案，不允许变更，如遇到特殊情况，比如油卡坏了，不能正常加油时，应及时报车辆主管。 4、禁止车辆间互换油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油，如遇特殊情况，应经车辆主管同意。 5、 驾驶员在油卡充值前，应统一根据车辆主管要求，在某一统一的时间点记录本月车辆用油的实际数据，其中： a.月初余额为油卡在上次充值前的余额。 b.本月充值为油卡上次充值的金额。 c.月末余额为油卡最后一次加油后的金额。 d.本月用油=月初余额+本月充值-月末余额+现金加油 f.起始公里数为上次记录数据时的车辆公里数。 l.中止公里数为本次记录数据时的车辆公里数。 j.中止公里时油箱所剩油量为本次记录数据时油箱的油量金额化。6、一车一卡，一车一表，车辆主管在申请充值时应将每辆车的车辆用油统计表上报财务审核。7、特别注意事项：车辆用油统计表中的现金加油应详细记录日期、金额、妥善保存发票。8、油卡充值内控流程驾驶员提出申请经车辆主管审批物资装备部审批公司内部加油站充值并记录综合部分管领导审核综合部每月末统一将车辆充值明细汇总第四条 车辆维修、保养管理1、公司服务车辆实行定点加油、定点维修。确需外修的车辆，由综合部填写车辆维修申请单经综合计划部审批后，到定点厂家维修，其费用由财务部统一结算。外出执行任务的车辆发生故障，经请示车辆主管并由综合计划部同意后，方可就近维修。2、对车辆更换的部件实行交旧制度。车辆大修须按流程提报大修计划。3、车辆发生交通事故，在向交警部门报案的同时，报告公司保卫部处理。4、对车辆的保养、油耗、维修费用等实行单车核算奖惩，由综合计划部审核。5、车辆维修内控流程：车辆维修申请单通过财务部借款综合计划部分管领导审批车辆主管填写车辆维修申请单综合部对维修车辆进行检查并验收进入维修阶段（保存发票及清单）6、突发修理的内控流程：驾驶员补填车辆维修申请单综合计划部批准后就近进行维修驾驶员口头提出维修申请综合部车辆主管验收驾驶员对维修质量进行反馈和记录7、结算流程：综合计划部审计人员、部门负责人审签财务部审核人员、部门负责人审签综合部部填制，部门负责人审签综合计划部分管领导审批综合部分管领导审批财务总监审批总经理审批8、保养、维修后的车辆须经综合部车辆主管及驾驶员验收，合格后方可进行使用。第五条 审签人员职责范围与依据1、综合部：油卡充值、车辆维修保养完成后，由综合部业务经办人员根据填制要求填制结算凭证。部门负责人对报送的结算资料进行审核，并对项目内容的真实性、维修价格、完整性、是否履行相关要求等审核负责。2、财务部：业务经办人员把本部门负责人签审后的纸质资料报财务部。财务部负责对票据的合法性、合规性及金额的准确性进行审核负责。3、综合计划部：业务经办人员把经财务部审核并签字的纸质资料报综合计划部，综合计划部负责对业务项目是否按照制度要求履行、业务内容是否与审批一致、是否符合内控流程等进行审核负责。4、经办部门分管领导：经综合计划部审核后的纸质资料报经办部门分管领导，分管领导对业务项目的真实性、合规性及是否符合公司利益，进行审核签字负责。5、财务总监：财务总监收到经分管领导签批后的纸质资料，审核其是否符合有关财经法规制度及是否符合公司的利益等签字负责。6、总经理对通过以上审签的纸质资料进行审批。第六条 责任与考核1、公司对车辆维修保养等业务项目审批建立以“谁批准、谁负责”的责任追究制度。2、各审核（审批）环节要对业务项目发生的真实性、合理程序及是否违反财经法规等负责；对内控流程出现不符合规定的，每处罚款50-200元。3、对经办部门工作不认真，弄虚作假的，除退回业务费用金额外，业务费用审核（审批）的下一环节对上一环节行使责任追究，视轻重程度给予200-2000元的罚款。情节严重的另行处理。第八条：本办法自下发之日起执行。附表一：公务车辆使用申请表附表二：公司车辆派遣登记表附表三：车辆出车安排表附表四：车辆出车登记表附表五：车辆用油统计表附表六：车辆维修保养申请单附表一：车辆使用申请表申请日期申请人员申请时间返回时间 申请理由部门经理意见：综合部经理意见：附表二：公司车辆派遣登记表出车日期驾驶人员出车时间出发公里数返回时间 回程公里数通 行 费备 注接送人员接送理由综合部经理意见：总经理意见：附表三：车辆出车安排表车牌号码驾驶人员出车时间返回时间 送达地点事由车辆主管日期附表四：车辆出车登记表车牌号： 驾驶员：出车日期出车时间 返回时间 出发公里返回公里出车地点签名车辆主管：附表五：车辆加油统计表车牌号码部 门司 机加油型号、单价 月初余额本月起始公里数 本月充值本月中止公里数 本月用油中止公里数时油箱剩油量 月末余额所属期起止是否有现金加油日期金额 本月车辆特别事项说明：本月加油小票粘贴处：附表六：车辆维修保养申请表一、车辆基本情况二、维