特易购中国地产对乐都汇付款及费用培训手册.pptx

特易购中国地产 ap training 2010年11月,付款及费用,培训主要内容,一、付款流程 二、po系统关闭时间及tesco月结安排介绍 三、预算与核算的关系,一、付款流程,主要付款方式,一、付款流程,1. purchase order（po-系统） 所有支付给第三方的款项如服务费、货品等均需要通过po系统来执行 例如：办公用品采购, 房屋租金及物业管理费、水电费等；咨询费、评估费、服务费等 2. payment request（纸制付款申请） 只有下述7种情况可以使用payment request进行手工申报 非合同工的报销 海外付款 人员工资 公司商务信用卡报销 资金划转 备用金管理员初次申领备用金 土地房产取得类或工程类（装修工程除外）付款 3. i-expense（个人报销系统）/ 备用金报销系统,一、付款流程- po系统,费用确认为当期,po流程图,一、付款流程- payment request(纸制付款申请),payment request（纸制付款申请）的使用 a.“公司编码”、“地点编码”、“成本中心编码”和“项目编码”须填写正确 公司编码：f36-营口特易购置业有限公司/fxx-营口乐都商业有限公司 地点编码：f36-82009/fxx-82xxx 项目编码：109221 b. payment一经管理层签批后不得进行任何手工修改 c.“付款明细说明”应把款项内容进行详细说明，尤其是对费用生效期及持续影响期的描述 d.“收款方户名”、“供应商开户行名称”和“银行账号”的填写是否准确直接影响付款期限,po及银行付款流程介绍（二）,正确选择成本中心,7xxxx mall 开业前 wofe开业前的费用：70676 财务费用 ： 70203 it费用：70800 wofe现有员工工资及报销 ： 各自cost center（与i-expenses设置的成本中心一致） 开业前fice行政部 ： 70980 2xxxx mall 开业以后 请参照右侧成本中心明细表,一、付款流程- 供应商申请,供应商申请的操作流程 提供供应商名称，请财务部人员核查此供应商信息是否已在系统内建档； 如果是一个新的供应商，需要填写“供应商设置申请表”； 并加盖供应商的三种印鉴，连同“三证复印件即企业营业执照，税务登记证，开户许可证”一起寄回给总部ap team； 如果供应商信息有变化，需要提供变动的信息和相关证照复印件； 5. 如开户许可证和实际汇款账户不一致时，需提供开户许可证并在申请表上添置实际收款账户账号,i-expense费用说明 其中带有星号的费用需 hr部门签字确认； 2. 所有报销的费用会根据提交人所属部门进入各部门的成本中心,一、付款流程- iexpense/个人报销流程,一、付款流程- 备用金报销,备用金申领的流程及注意事项 秦皇岛项目备用金管理员：郝一婷 借支备用金的工作人员应以书面形式填写备用金借支申请单。由部门经理及商场总经理签字后送交备用金管理员审核并办理借支手续。 备用金实行一次领用，及时报销制度。以保证充足的备用金额度！ 备用金在实际支付后5日内及时报销。报销时需将剩余款项及支付发票交回至备用金管理员，备用金管理员核查无误后登记备用金日记账归还栏并由归还人签字确认。 备用金是为保证业务需要而设，不得公款私用，损害公司利益。 员工离职时办理备用金结清手续后，财务经理方可在离职单上签字，hr方可安排离职员工工资。 预支备用金做交际应酬费使用时，需提前申请。,一、付款流程,申请付款的注意事项 1.定单-收货-付款流程中的注意事项 a.po应按照合同总金额录入系统 b.费用类-gr应按合同约定在业务生效时在系统中确认收货，原则上应取得发票 c.资产类-gr应在资产验收合格时在系统中完成全部收货，原则上应取得发票 d.付款前应提供 po+gr+发票+相关支持文件 e.采取预付款方式支付费用后，该申请部门应负责向供应商索取发票，在完成收货后应及时将相关单据 提交财务部 2.正确的po对费用核算的影响 a.“po模板”的选择 b.“发运地”和“交货至”的正确填写 c.“物料描述”的详细程度，特别是对费用生效期及持续影响期的描述,一、付款流程,3.pre-payment request（预付款项）的使用 a.申请流程：先下po，再填写预付款申请，申请人在申请表上签字后传送到总部ap经理李琦进行签批 b.注意：无论是否已取得发票做预付款申请时，费用应计入相应期间，且本期不做收货 举例说明：5月申请支付6月8月的房租，buyer下po，同时取得审批人在系统上的签批后，通过pre-payment申请预付款，6月做收货，财务做6月至8月的费用摊销。 4. 正常情况下：从财务部上传递交材料之日起的10个工作日内可付款 ssc（shanghai service center） 指上海账务处理中心 该付款周期基于排除所有突发影响因素的理想状态，突发因素包括但不限于：验资，结汇等。如遇上述突发影响因素，付款时间会相应有所延误 5. “pc”的定义及核算范围 pc（project cost）- oracle模块 用来核算项目资产，进行资产管理的模块,一、付款流程,mall主要费用类型,po及i-expense报销审批权限,二、po系统关闭及tesco月结时间安排,（一）po与费用的联系 1. po模板填写对核算费用的影响 2. po模板与coa的联系及举例说明如何通过coa模板准确下po 3. 分阶段进行po审核 （二）tesco的月结安排 1. po系统关闭时间及tesco的月结安排 2. 如何及时完整地反映本期费用,二、po系统关闭及tesco月结时间安排,1. po模板填写时的几点重要项 2. po模板与coa的联系及举例说明如何通过coa模板准确下po 举例说明： mall中一it供应商为打印机添加墨粉，现需对此供应商下po进行付款，操作如下： 1. 通过在“业务情景”中无法查询到对应的描述，可参考coa科目明细表判断可以使用的 coa为51100（资讯处理费-电脑软体和资讯文具费用）； 2. 找到“po类别” “电脑软体和资讯文具费用.print, post, consumables”； 3. 将此信息准确的录入po模板 提示： 如果在“po模板类别category清单 业务情景”中无法找到与实际业务完全相符的描述， 请buyer及时咨询当地财务经理。 财务经理应参考“coa list”中的相关会计科目定义，给buyer提供正确的“po类别”及使用建议， 如发现定义不清晰，请及时向总部咨询。,d-6（关帐前六天）: 总部发出关闭po的时间安排 d-3（关帐前三天）: po系统关毕 d-2（关帐前两天）: 费用预提，上海ssc停止银行付款 d-1（关帐前一天）: 第一轮review费用并进行调整 d：系统关闭 d+1（关帐后一天）：分析组出报告 d+1.5（关帐后一天半）：tpl cfo review d+3(关帐后第三天)：上海ssc开启银行对外付款,二、po系统关闭及tesco月结时间安排,tesco月结时间安排,预提费用的操作方法如下： d-3：财务部发出e-mail给相关部门，提醒下po的同事请在回复邮件中列出本期预提费用 以下建议邮件回复内容： （1）属于当期发生费用，但在系统中未下po的需通知财务做预提； （2）属于当期发生费用，已下po但未做收货的做预提； （3）如无上述两种情况发生，请邮件确认无预提费用。 d-2: 财务人员做费用预提,二、po系统关闭及tes