浅谈如何建立学生档案

1 / 6 浅谈如何建立学生档案 学校是知识的天地，是培育人才的摇篮，学生档案便是人们在知识 天地里活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部 分，更是展示学校工作实绩的一个窗口。 学生档案能综合反映学生在校期间德智体美劳诸方面发展的情况， 学生档案包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学 生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、 毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语 (或思想品德考核表 )、体育登记 表、健康卡、家庭情况调查表、入 团志愿书、奖惩情况 附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学 籍册、招生报考花名册、录取名册、学生名册，证书会 2 / 6 考表册，毕业证书发放登记表，毕业升学去向登记表、学科和 非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，考试异常 情况登记表，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么 该怎样建立学生档案呢？ 首先，建立学生档案要有强烈的立档意识。 要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生 获奖通知，即使本校学 生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管， 并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌， 便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应 引入待整理档案袋小憩。 其次，要建立档案归类位置。 往往档案材料放的不是地方，使用的时候常常找不到。鉴于这种情 况，应该根据本部门的档案内容及来源渠道，进行科学归类，列出目录， 3 / 6 准确命名，设立档案归类位置，以便对来“料”及时接纳，对号入座。 如证书会考档案，将录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类 装入档案 袋保管；正在发生的会考考籍案卷，宜开辟“分班名册”、“ 考试编排”、“考籍变更”、“缺考、补考情况”、“会考考试、考查 成绩”等栏目，按年级投档，每个年级案卷可装一条档案袋使用。至于 学籍变动，分“转学”、“休复学”、“辍学”、“借读”和增减生名 册五类安排位置立档。 再次，建立学生档案不是单一地按部就班地整理材料装订完事的， 在更多的情况下，要自己设计表格，进行例表整理登记，如，了解学生 获奖情况，查获奖通知原件较麻烦，也不便统计，需分别制学生学科和 非学科获奖情况登记表登记。又如，高中学思想品德考核表每生每学年 一张，三学年三张，制一张学年思想品德考核等第登记4 / 6 表 (详见附 件 1)，可填写 50 个学生三学年的考核等第，把 150 张考核表考核意见浓 缩在一张表里。这样，查阅一目了然。也可用例表法办理学籍证明 (或申 请 )手续 (详见附件 2)，形式灵活，表达方便简洁。 96 年中考浙江省始行 填涂机读卡报考形式，这对初中学生来说难度很大，尽管他们人手一册 填涂说明，可照本宣科辅导仍然难度大，有的学校不敢让学生沾手， 干脆由老师代劳。可我们用例表法整 理 (详见附件 3)，指导学生自己填涂， 效果很好。只有一个学生看错姓氏字码发生差错，其他均正确无误。采 用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又简单明了，井然 有序，方便查阅的特点。 第四，相关档案要建立联系，以便快速查阅。最常用的方法是编号 法。如，学生个人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档，并将学号、 5 / 6 姓名输入电脑，打印学号姓名对照表，采用姓名音序编排法，一看姓名， 可快速找到学号。又如，学生总名册 (详见附件 4)，分别采用音序、序号、 学号等编排法与相关档案建立纵横联系，取阅 便捷。 此外，形势在不断发展变化，不同时期同一档案内容，理解不一样。 诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新。 95 年浙江省高中文凭毕字号始用会考准考证号， 96 年乐清市初中开始实行 证书会考制度，以及学校管理、工作方式等等一系列情况的变动，时过 境迁，不建立“情况变更备忘录”，一任“落花流水”，要查考的将荡 然无存。 建立学生档案与其他档案工作一样，档案工作的特点是“润物细无 声”宁静、细密、辛勤。辛勤勤记，勤整理；细密仔细慎 密；宁静静下心来， 专心致志。立档文字均要考虑长期甚至永久保 6 / 6 存。书写要规范清楚，宜选用黑色墨水钢笔，普通蓝色墨