杭州市保障办公租房业务前置扫描项目采购内容及需求.docx

采购内容及技术要求一、项目背景及目标公租房申请业务是各区受理，市住保办审核的业务模式，中间需要纸质档案的流转。为了加快业务审批速度、减少纸质档案流转所需要周期，并保障档案流转安全，特提出在公租房业务中进行前置扫描。二、需求分析1、公租房业务办理现有模式目前公租房业务受理由各区承担，市住保办审核，受理地点分布市中心19个点（9个区级受理点加拱墅区的10个街道受理点）。各区受理业务不直接在SOAR业务系统中打印受理单，一般为窗口开具手工受理单，在业务量不大的受理点（如风景名胜区），工作人员直接在系统中办理（受理+初审）；业务量大的受理点，无法做到受理时录入完全信息，收件后录入仅申请人及配偶的姓名及身份证号，后台审核前再进行系统补录。2、公租房一证通办后业务办理现有工作量情况窗口受理人员采集字段情况，杭州本地：单个申请人一般采集8个字段。家庭信息一般需要输入3个字段（每个成员）。非杭本地：单人申请人一般采集15个字段，家庭信息一般需要输入10个字段（每个成员），直系亲属需要采集5个字段（每个成员），通过已收纸质资料在系统中勾选确定资料目录（目前一证通办大部分字段可以调取，预计平均每卷补录字段为20个左右）。根据目前一证通办以后，业务窗口具体录入字段如下：1）申请人1.杭州本地人申请人申请渠道、申请人上年度可支配收入、申请人工作单位名称（新建工作单位：单位名称、单位社会统一信用代码、所在区，联系人、联系电话）、工作单位所在城区、申请人劳动合同日期、申请人资产情况如车辆购置价及发票号，其他字段基本可以由一证通办调取。2.非杭州本地人申请人户籍类型、申请人户口所在地地址、申请人上年度可支配收入、申请人工作单位名称、申请人劳动合同日期、证件类别如高级资格证编号、资格证发证时间、申请人毕业学校名称、毕业时间、毕业证编号、申请人暂住证或居住证号、申请人资产情况如车辆购置价及发票号等等。2）家庭信息1.杭州本地人配偶手机号、配偶上年度可支配收入、配偶工作单位名称等 2.非杭州本地人配偶户籍类型、配偶手机号、配偶上年度可支配收入、配偶工作单位名称、配偶暂住证或居住证号、是否为保障人；申请人家庭暂住证或居住证号、是否为保障人等等3）直系亲属信息申请人双方直系亲属姓名、直系亲属身份证号、与申请人关系、直系亲属手机号、性别等等。2.前置扫描建设流程 注：1、流程中终止的业务可以直接转到后置扫描环节，对档案进行归档。2、被驳回的数据，转出的时候直接转到驳回人。1）增加环节：配置前置扫描环节：扫描控件安装、新增扫描仪型号。（确保流程中能正常使用）打印功能增加：增加打印档案编号、打印卷内目录功能。（业务办结以后，需要增加打印档案编号及卷内目录）在现有的归档功能中，完善房改业务数据的归档功能。（直接在SOAR系统里面归档）增加补充扫描模块（此模块需要在任何环节的业务都能进行补充扫描）。2）新增档案流转跟踪功能通过业务受理编号查询档案所在位置及工作状态。三.档案数字化工作内容3.建设内容3.1.1.明确档案材料规范每个业务档案单独一个卷宗袋。卷宗袋子上面贴上受理单，材料中必须包括收件资料目录。档案移交时，对档案进行核对目录。3.1.2.明确信息采集、前置扫描工作地点信息采集由服务外包第三方在上城、下城、西湖、拱墅、江干、滨江6个区级受理点派遣驻点人员负责，扫描由第三方安排专用场地进行。3.1.3.明确接收档案规范第三方应提供档案移交规范，指定负责人接收，每次接收运送不少于2人。并且每天接收的档案由住保办指派的人员和第三方进行签字确认。在档案接收之前对档案进行核对收件资料是否齐全。档案清点完毕之后装入透明密封箱，专车运送至第三方。3.1.4.档案接收周期每周一次安排专人专车到9个区级受理点交接档案。3.1.5.明确档案移交档案馆规范第三方按照档案管理的要求，将全部办结扫描完成的档案装订成册以后，每月移交一次至杭州市房产档案馆存放。并且由杭州市房产档案馆指派的人员和第三方进行签字确认。（存放地点若发生变化，以杭州市住保办确定为准）3.1.6.明确前置扫描完成时间为了加快信息采集和前置扫描对业务利用效率，第三方确保在接收到档案之后的2-3个工作日内完成信息采集和档案扫描。3.2.档案整理步骤本次建设内容是完成公租房新受理的档案前置扫描工作，涉及档案接收、档案前期处理、档案立卷、档案编目、后期整理装订、档案归还和质量自检等建设内容，详细介绍如下所示1、档案接收：调档交接是指第三方向杭州市住保办接收待加工档案纸质原件，档案领取与归还均由第三方与杭州市住保办双方指定专人完成。第三方指定唯一领取人与杭州市住保办共同制订计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并由指定专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好档案移交和上架记录，并做好卷宗相关情况的核定，填写工作单，以保证实体档案的安全。2、档案前期处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，根据杭州市住保办约定的规则档案数字化规范，并察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。扫描前预处理是将档案案卷拆分、区分出扫描稿并编制扫描页码，为扫描做准备的工序，本工序为档案数字化加工第一工序，加工处理所有工作均以整理为基础，作为整个加工流程的基础，要求本工序需严格按照项目设计标准执行，努力实现零错误，以保证项目组快速高效运作。(1)拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。（2）页面修整对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的原件，先进行压平或烫平等相应处理后再进行扫描。（3）档案前处理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。扫描前预处理是将档案案卷拆分、区分出扫描稿，为扫描做准备的工序，本工序为档案数字化加工第一工序，加工处理所有工作均以整理为基础，作为整个加工流程的基础，要求本工序需严格按照项目设计标准执行，努力实现零错误，以保证项目组快速高效运作。根据档案的实际情况，按步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。3、档案立卷：案卷是指由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。专业管理档案的立卷一般应由国家及地方县级以上房产管理机关内的房产专业管理业务司、处(科)室来完成。只有经过立卷的资料才能交档案室归档。其立卷应根据房产档案卷构成要求进行。立卷一般包括组卷、卷内文件资料的编目、装订等。 4、档案编目：房产专业档案的编目是指房产专业档案案卷目录的编制。案卷(图集、卡片簿、册籍)目录就是案卷的花名册。各类房产专业档案中的卷宗、图集、卡片簿和册籍排列、编号以后，应当逐卷、逐集(幅)、逐本地登记到案卷目录上，以编制成各种案卷目录，卷内目录详见与市住保办和市房产档案档案馆共同制定的市住保办业务档案整理及扫描规范的所列规则。5、后期整理装订在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案必须应按档案保管的要求重新装订复原。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，并装订整齐、美观，做到安全、准确、无遗漏，达到委托方的入库标准。装订时，采用三孔一线的方法，卷内文件材料排列有序，左边、底边要取齐，在左边的22.5CM居中装订，底边第一孔距底线约5.5CM，第一、二、三孔间距各8.5CM，卷绳结头打在案卷背面，线头不宜留得过长。6、档案归还对需要归还的档案实体进行自检，归还之前必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报杭州市住保办进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理。7、质量自检第三方在项目建设过程中建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，提交给杭州市住保办抽查。3.3.档案数字化内容档案扫描是将纸质档案文件通过扫描仪扫描成电子影像的步骤，本工序是第三方的刻心工序，项目其他工序均以扫描工序的速度、质量为根据来安排工作，基本要求是掌握好扫描速度与质量。本次建设内容涉及档案扫描、扫描影像处理、扫描影像存储、质量质检、数字化成果管理等建设内容，详细介绍如下所示：1、档案扫描：(1)扫描方式根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。采用高速/平板扫描方式、非接触式扫描。无论采用何种扫描方式，都必须在不损害纸质档案的前提下进行。（2）扫描色彩模式扫描影像文件采用黑白扫描。（3）扫描分辨率扫描分辨率要求200dpi，影像保存格式为tif格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 (4)扫描登记认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交杭州市住保办审核同意后再进行处理。(5)特殊档案扫描纸张质地状况较差的档案，如较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损修复后纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等的扫描，采用平板扫描仪逐张进行扫描，扫描时必须轻拿轻放，确保不损伤档案原件。2、扫描影像处理扫描影像处理工序本是扫描工序一部分，因为要提高扫描仪的工作效率而独立出来的一个工序，同时扫描影像处理工序决定档案还原工作、索引著录工作是否可进行，所以本工序要求基本速度与质量平衡，在两个工作日内要求速度与扫描工序工作量基本同步，其主要工作内容是将扫描出来的影像进行深加工，去除杂质，保证影像清晰、干净及美观。生成的扫描影像资料总体上要求文字及线条清晰、背景干净、图面上有效信号无损。对扫描影像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合扫描影像质量要求时，重新进行扫描影像的处理。（1）纠偏对出现偏斜的扫描影像应进行纠偏处理，扫描影像偏度不得大于1度，扫描影像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。(2)去污对扫描影像页面中出现的影响扫描影像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。(3)扫描影像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅扫描影像，要进行拼接处理，合并为一个完整的扫描影像，以保证档案数字化扫描影像的整体性。(4)裁边处理采用彩色模式扫描的扫描影像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小扫描影像文件的容量，节省存储空间。3、扫描影像存储(1)存储格式所有档案数字化成果采用TIFF格式存储保存。(2)扫描影像文件的命名以目录数据库内该文件档号对应扫描影像建立文件夹，并对文件夹内扫描影像文件进行命名。每份档案文件与其扫描影像文件通过档号加序号和扫描影像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与扫描影像文件的对接提供条件。4、质量自检第三方在项目建设过程中建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，提交给杭州市住保办验收。5、数字化成果管理应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。四.实施计划4.1.项目实施安排根据项目建设标准开展杭州市保障性租赁住房档案前置扫描工作，计划安排如下：第一阶段：办公会议通过后，启动公租房档案前置扫描业务招标工作，并同步开展保障业务审核系统系统完善性开发工作，确保系统完善与招标工作同步完成。第二阶段：预计11月中下旬完成招标及系统完善工作，11月底前驻点人员到位，开始档案前置扫描工作。4.2.项目组人员要求根据项目实施的工作内容，将实施组成员分为项目管理组、档案整理组、数字化加工组、业务数据入和整理组、成果质检组、成果抽查组和维护组，具体人员安排如下所示：小组名称负责人小组成员1、项目管理组1人0人2、档案接收组1人2人3、数字化前置扫描加工组1人8人5、成果质检组1人1人6、成果抽查组1人1人7、维护组1人0人合计6人12人注：以上工作量统计不包含项目前期调研、数据分析、整理工具开发的工作量。4.3.工作现场要求1、扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。扫描场所有监控设备，实时监控工作人员的操作过程，人员进入场地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。2、第三方应提供一个不少于200平方米的作业场地（要求消防、监控等达到国家级行业规定要求），并且工作场地达到档案存储和加工的环境要求，同时办公场地必需通过甲方的认可。档