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合 并 报 表 使用手册 北京用友软件股份有限公司 二零零一年十二月 目 录 第第 1 章章 系统介绍系统介绍 1 1.1 【合并报表】简介 1 1.2 使用“帮助”能使学习更加容易 2 1.2.1 如何使用帮助 .2 1.2.2 如何使用“在线帮助”2 第第 2 章章 安装合并报表安装合并报表 3 2.1 产品要求的硬件环境 3 2.2 产品要求的软件环境 3 2.3 【合并报表】的安装 3 第第 3 章章 报表窗口的组成部分报表窗口的组成部分 4 第第 4 章章 如何使用鼠标和键盘如何使用鼠标和键盘 9 4.1 如何用鼠标或键盘选取单元格 9 4.2 如何用鼠标或键盘选取区域 10 4.3 如何用鼠标或键盘选取对话框 10 4.4 【合并报表】中的功能键 11 第第 5 章章 进入母公司合并报表进入母公司合并报表 12 5.1 进入和退出系统 12 5.2 用户管理 13 第第 6 章章 合并工作流程合并工作流程 14 6.1 合并工作流程 14 6.1.1 设置集团信息15 6.1.2 设计报表格式19 6.1.3 定义报表中的各类公式21 6.1.4 定义报表项目及抵销分录项目22 6.1.5 定义抵冲关系26 6.1.6 制作下发盘27 6.1.7 录入报表数据28 6.1.8 录入抵冲数据29 6.1.9 收集上报盘30 6.1.10 数据调整30 6.1.11 生成合并报表31 6.1.12 数据查询33 第第 7 章章 进入子公司合并报表进入子公司合并报表 35 进入和退出系统. 35 第第 8 章章 子公司工作流程子公司工作流程 36 8.1 合并报表操作流程图 36 8.2 接收母公司下发盘 37 8.3 录入报表数据 37 8.3.1 报表窗口的组成38 8.3.2 录入关键字的值41 8.3.3 如何录入报表数据42 8.3.4 得到单元公式的结果42 8.4 报表审核 42 8.5 录入抵冲数据 43 8.5.1 资产负债表抵冲项目说明43 8.5.2 损益及利润分配表抵冲项目说明43 8.5.3 如何录入抵冲数据43 8.6 生成上报盘 44 第第 1 章章 1.1 【合并报表】简介【合并报表】简介 随着我国经济的发展和企业制度改革的深入进行，出现了多种形式的企业集团。其中，因投资关 系形成的企业集团涉及到合并报表的问题。 当投资者直接或间接拥有被投资企业的 50以上的权 益资本投资时，投资企业就需要编制合并报表，以真实反映母公司和子公司所形成的企业集团的 经营成果、财务状况及其变动情况。 在我国，尤其在沿海开放地区和经济发达地区，合并报表的应用已经非常广泛了。深圳市投资管 理部门三年前就已经规定，各行业的企业集团必须编制和上报合并会计报表。在内陆地区如上海 和北京，某些企业集团也开始尝试编制合并报表。 【合并报表】分为母公司模块和子公司模块，适用于各行业中需要进行报表合并的企业集团。 【合并报表】主要完成从母公司制作合并报表格式、设置抵销分录项目、定义抵销分录项目之间 的平衡关系，下发给子公司；子公司接收报表和抵销分录项目，录入原始报表数据和内部交易数 据，上报给母公司；母公司执行合并，得到合并报表的整个流程。 【合并报表】有以下特点【合并报表】有以下特点 ? 提供合并报表模板（母公司） 提供了 15 个行业的合并报表模板，用户可以直接套用。 如果报表模板不完全符合用户的需求，用户可以对报表进行任意修改。系统提供了丰富的报表格 式定义功能，包括各种单元属性、数字格式、表格线、字型字体、颜色等。用户还可以增加新的 报表项目。 【合并报表】有以下特点【合并报表】有以下特点 ? 提供合并报表模板（母公司） 提供了 15 个行业的合并报表模板，用户可以直接套用。 如果报表模板不完全符合用户的需求，用户可以对报表进行任意修改。系统提供了丰富的报表格 式定义功能，包括各种单元属性、数字格式、表格线、字型字体、颜色等。用户还可以增加新的 报表项目。 ? 提供自定义合并报表（母公司） 除了使用系统提供的报表模板，用户还可以增加多个自定义的合并报表，报表格式由用户自由定 义。 例如：某集团内部规定各子公司每月上报财务快报，由母公司进行合并生成财务快报的 合并报表。则母公司可以在【合并报表】内定义自定义报表财务快报，并设计它的格式，然 后下发。 ? 提供自定义抵销分录项目（母公司） 在系统中已经预置了常用的抵销分录项目，如果不能满足母公司的需求，则母公司可以增加多个 自定义的抵销分录项目。 ? 提供录入报表数据和抵销分录数据功能（母、子公司） 子公司收到母公司的下发盘后，接收合并报表格式和抵销分录项目，然后录入数据。【合并报表】 提供了友好的交互式录入界面，清晰简捷。 母公司收到各子公司的数据后，有权进行任意调整。 ? 提供自动抵冲功能（母公司） 母公司执行合并时， 系统可以根据各公司的报表和抵冲数据自动计算合并价差、 少数股东权益、 少数股东损益等项目的抵冲数据。 1 ? 自动审核报表和内部交易数据（母公司） 母公司执行合并时，系统自动审核报表内和报表之间的平衡关系。报表审核通过之后，系统自动 审核集团内各公司之间的内部交易数据是否平衡。数据不平衡时，系统自动列出不平衡的明细数 据和对应单位，便于母公司调整数据。 ? 执行合并时，可以指定合并报表（母公司） 母公司在执行合并时，可以在定义的所有报表中选择要合并的报表。 例如：某集团规定每月合并财务快报，每季合并资产负债表和损益表。则在合并时 即可根据会计期的不同选择不同的报表。 ? 执行合并时，可以指定参加合并的单位范围（母公司） 母公司在执行合并时，可以在所有子公司内选择参加本次合并的子公司。 例如：某集团内有不同行业的子公司，有电子行业的、金融行业的、房地产行业的子公司。在合 并时，可以选择某行业的子公司参加合并，以便母公司了解此行业子公司的经营状况。 ? 提供丰富的数据查询功能（母公司） ? 母公司可以查询任意会计期的各类数据，可以查询合并报表及其工作底稿，也可以查询本次 合并的抵销分录凭证。 ? 提供强大的数据处理功能（母、子公司） 利用【合并报表】除了可以完成合并报表外，还可以进行报表舍位平衡、数据排序、数据透视、 报表汇总等操作。 ? 提供丰富的图表功能（母、子公司） 对于合并报表和个别会计报表，用户可以制作 10 种类型的分析图表，包括直方图、圆饼图、折线 图等。图表的标题和大小位置可以任意修改，达到直观、精美的效果。 ? 提供丰富的打印功能（母、子公司） 提供“所见即所得”的打印功能，用户可以打印预览、打印空表或整表、设置财务表头和表尾、 设置缩放打印、随意改变纸张大小等参数。通过一系列设置，能够得到满意的打印效果。 1.2 使用“帮助”能使学习更加容易使用“帮助”能使学习更加容易 在【合并报表】中提供了全程上下文相关帮助，无论在什么操作状态下，您都可以得到与当前操 作相关的帮助。使用帮助菜单、“在线帮助”图标和 F1 键可以获得不同的帮助信息。 1.2.1 如何使用如何使用帮助帮助 在主界面中，有一个帮助按钮。进入报表处理窗口后，有一项帮助菜单。 点取帮助后，将弹出“帮助主题”对话框，在其中找到要查找的题目后，双击它即可出现帮助 内容。 在“帮助主题”对话框中，有一个“索引”标签。点取“索引”标签后，将列出软件中涉及到的 所有名词，选中某一个也可以查到帮助内容。 1.2.2 如何使用“在线帮助”如何使用“在线帮助” “在线帮助”即与当前操作有关的帮助。例如您正在画表格线，调用在线帮助即可调出教您如何 画表格线的帮助。 进入报表窗口后，在工具栏右端出现“在线帮助”图标。点取这个图标后鼠标将变为形状。 把移动到菜单或窗口的任意位置后单击鼠标按钮，将调出相应的帮助内容。 再一次点取或按 Esc 键，鼠标恢复原状。 按F1键也有类似的作用。在报表操作过程中，如果没有菜单和对话框被激活，按下 F1 键将 弹出“帮助主题”窗口，可在其中查找帮助内容。 如果要寻求某个菜单、某个对话框或命令窗中某个命令的帮助，激活它，然后按下 F1 键即可调 出相关帮助内容。 2 第第 2 章章 2.1 产品要求的硬件环境产品要求的硬件环境 1、486 或以上微机 2、Win95/98 支持的光驱（网络光驱也可） 3、至少 100MB 剩余磁盘空间 4、至少 8MB 内存 5、VGA 显示器 6、Windows 95/98 支持的打印机 7、Windows 95/98 支持的鼠标 2.2 产品要求的软件环境产品要求的软件环境 操作系统：操作系统：Windows 95/98 中文版，或者 Windows 95/98 西文版加中文环境，Windows NT 4.0。 网络环境：网络环境：与 Windows 95/98 兼容的网络环境，NT 网、Novell 网。 2.3 【合并报表】的安装【合并报表】的安装 1、开机后，首先找到安装目录。 2、确定要安装的产品是母公司还是子公司。 3、进入安装画面，按照画面提示安装【合并报表】。 3 第第 3 章章 要进行报表合并，报表操作是基础。如果用户要对报表进行操作，例如设计报表格式、录入数据， 都必须进入报表窗口操作。所以您应该熟悉报表窗口的使用。 点取主界面上的定义报表按钮，弹出“定义报表”对话框（如图 3-1）。在对话框中选择“资产 负债表”后点取“设计”按钮。 图 3-1 进入报表窗口（如图 3-2）： 图 3-2 报表窗口由以下部分组成：报表窗口由以下部分组成： 1、标题栏 显示软件名称和当前文件名。 4 在标题栏的右侧有 3 个按钮，他们分别是： 最小化按钮： 点中最小化按钮以后，当前窗口缩成一个图标。 最大化按钮或还原按钮： 点中最大化按钮以后，当前窗口将铺满整个窗口，出现还原按钮；点中还原按钮以后，当前窗口 为通常大小，出现最大化按钮。 关闭窗口按钮： 点中关闭窗口按钮以后，关闭当前窗口。 2、菜单栏 显示菜单。【合并报表】有 2 类菜单：报表菜单和图表菜单。 报表菜单： 点取报表菜单之后，将出现下级菜单。在菜单中找到要执行的命令，点中使它变为蓝色，将弹出 相应对话框。 3、编辑栏 用于编辑报表中各个单元格的内容。 编辑栏右侧的显示框为名字框，用于显示当前选中区域。在定义报表状态下时，只显示选中区域 的名字，如 A1；在录入报表状态下时，显示选中区域的名字和表页号，如 A110 表示第 10 页 的 A1 单元。 按钮用于定义单元公式；按钮表示放弃输入内容；按钮表示确认输入内容。当前单元中 已有的内容将自动显示在右侧的编辑框中。 4、工具栏 点中工具栏中的图标可执行相应的命令。 当鼠标移动到图标上并稍稍停留时，在图标下方显示此图标的简单提示，在状态栏中显示此图标 能够完成的功能。 例如：把鼠标移动到图标上时，出现提示“打开”，在屏幕下方的状态栏中显示“打开一个已 有的文件”。 用鼠标拖动工具栏可使工具栏位于屏幕的各个位置。当把鼠标移动到工具栏窗口的四角时， 鼠标会变成 形状或 形状，此时拉动鼠标可以改变工具栏窗口的形状。 点取工具-工具栏菜单，可以隐藏/显示工具栏。 5 图标 作用 打开一个已有的文件 保存文件 打印预览，观看打印的实际效果 打印报表 把选定内容剪切到剪贴板 把选定内容复制到剪贴板 把剪贴板的内容粘贴到指定区域 调整选定区域的行高 调整选定区域的列宽 选定区域内容显示在单元格的左侧 选定区域内容显示在单元格的中间 选定区域内容显示在单元格的右侧 选定区域内容的字体显示为粗体 选定区域内容的字体显示为斜体 选定区域内容的字体加下划线 给数值加分节符 给数值加百分号 给数值加常用货币符号 定义报表项目及抵销分录项目 定义二级抵销分录项目 录入关键字的值 表页排序 区域作图 在线帮助 5、全选钮 6 全选钮在报表的左上角。点中全选钮之后，当前表页的所有单元全部被选中。 6、行标和列标 行标为按钮。用鼠标点中行标，可选中整行。在行标按钮上拖动鼠标可选中一个多行区域。 行标与行标之间为行高调节区，鼠标移动到行标之间时，会变为形状，拖动鼠标可调整行高。 当行高调整为 0 时，这一行被隐藏。把鼠标移动到有隐藏行的行标之间时，会变成形状，拖动 鼠标可拉出隐藏的行。 列标与行标类似。 7、格式/数据按钮 显示当前操作状态，当“定义报表”时，显示“格式”；当“录入报表”时，显示“数据”。 8、页标和页标滚动钮 在“录入报表”状态下，页标显示出来。页标是表页在报表中的序号，在表页的下方用“第 1 页” 到“第 99999 页”表示。建一个新文件时默认只有一张表页，页标为“第 1 页”。 7 页标为白色表示这张表页为当前表页，相应的页号显示在编辑栏中的名字框中。想要对某张 表页进行操作，首先要点中它的页标，使它成为当前表页。当表页数较大时，所有的页标不 可能同时显示。使用页标滚动钮可使要找表页的页标显示在屏幕上。使用页标滚动按钮时， 页标随之移动，当前表页不变。假设一个报表文件共有 1000 张表页，第 1 页为当前表页。点 取第 1 个按钮之后，页标显示如下图： 点取最后一个按钮之后，页标显示如下图： 点取中间两个按钮，页标每次向前或向后走一页。 9、水平滚动条 如果表页很宽，超过了屏幕能显示的大小，可以用水平滚动条来看到更多的内容。 水平滚动条的两端有两个按钮，按按钮可使屏幕显示表页左面的内容，按按钮可使屏幕显示 表页右面的内容。 水平滚动条中有一个滚动块，把鼠标放在滚动块上，按住主按钮拖动滚动块也可左右移动显示表 页。 在数据状态下，把鼠标移动到水平滚动条左端的竖条上，鼠标变为形状，拖动鼠标可以改变水 平滚动条的长短。 10、竖直滚动条 如果表页很长，超过了屏幕能显示的大小，可以用竖直滚动条来看到更多的内容。 竖直滚动条的两端有两个按钮，按按钮可使屏幕显示表页上部的内容，按按钮可使屏幕显示 表页下部的内容。 竖直滚动条中有一个滚动块，把鼠标放在滚动块上，按住主按钮拖动滚动块也可上下移动显示表 页。 11、状态栏 动态显示操作的相关信息。 点取工具-状态栏菜单，可以隐藏/显示状态栏。 8 第第 4 章章 【合并报表】的所有菜单命令和大部分操作都可以用鼠标来完成。如果您能熟练使用鼠标，可以 大大加快操作速度。使用键盘也可完成操作，但有时比较复杂，建议您使用鼠标。 鼠标的左键和右键有不同的作用。一般把左键设为主按钮主按钮，按下左键执行正常选定等操作；按下 鼠标右键后弹出快捷菜单快捷菜单，它与界面上您看到的菜单和按钮有相同的作用。 鼠标可以改变形状以表示可以用鼠标完成的不同任务。例如，当您把鼠标放在编辑栏内时，指针 形状变成“I”形。这是因为在编辑栏内鼠标的用途是改变插入点位置和输入文本。而当您在窗口 边缘上移动鼠标时，指针形状变成双向箭头，它表明可以改变窗口大小。有关窗口的操作可参阅 Windows 操作手册。 下面列出您在操作【合并报表】时将会遇到的鼠标形状（表 4-1）： 情 况 情 况 形状形状操 作 操 作 通常 准备 等待 不能进行任何操作 在文字编辑框中 I 等待输入 在两个行标之间 拖动鼠标可改变行高 在两个行标之间（有隐藏的行） 拖动鼠标可拉出隐藏的行 在两个列标之间 拖动鼠标可改变列宽 在两个列标之间（有隐藏的列） 拖动鼠标可拉出隐藏的列 在窗口上下边线上 拖动鼠标可改变窗口高度 在窗口左右边线上 拖动鼠标可改变窗口宽度 在窗口的左上角和右下角 拖动鼠标可改变窗口大小 在窗口的右上角和左下角 拖动鼠标可改变窗口大小 在线帮助 把鼠标移动到屏幕的任意位置后按下鼠 标按钮，将调出相关帮助内容。 表 4-1 4.1 如何用鼠标或键盘选取单元格如何用鼠标或键盘选取单元格 把鼠标移动到想要选取的单元格上，单击鼠标主按钮即可选取这个单元格。选取的单元格变为 反转色，表示它为当前单元当前单元。 选中的单元格名称显示在编辑栏左侧的名字框中。 下面列出如何用键盘上的光标移动键来选取单元格(表 4-2)： 快捷键快捷键 作作 用用 光标左移 光标右移 光标上移 光标下移 报表处理时，到上一屏； 在字处理窗中，到上一页 9 报表处理时，到下一屏； 在字处理窗中，到下一页 报表处理时，到当前行的第 1 个单元；在字处理 窗中，到本行的开始 报表处理时，到当前行的最后一个单元；在字处 理窗中，到本行的末尾 + 报表处理时，到当前列的第一个单元 + + 报表处理时，到当前列的最后一个单元报表处理 时，到当前表页的第一个单元；在字处理窗中， 到第一行 + 报表处理时，到当前表页的最后一个单元；在字 处理窗中，到最后一行 表 4-2 4.2 如何用鼠标或键盘选取区域如何用鼠标或键盘选取区域 首先点取要选取区域的起始单元，然后拖动鼠标，可以看见鼠标拖过的区域变成反转色。拖动鼠 标直到区域的最终单元，松开鼠标，变为反转色的区域就是选中区域。左上角单元为白色，表示 它是当前单元。当选取的区域超过一屏时，鼠标不动则屏幕不滚动；移动鼠标屏幕随之滚动。 用键盘选取区域时，首先选中区域的起始单元格，然后按住 SHIFT 键，同时用光标移动键移动光 标到区域的最终单元格，即可选中区域。 选中的区域名称显示在编辑栏左侧的名字框中。 ? ? ? 提示 点取行标可选中整行，在行标上拖动鼠标可选取多行。 点取列标可选中整列。在列标上拖动鼠标可选取多列。 点取表页左上角的“全选钮”可选取整个表页。 4.3 如何用鼠标或键盘选取对话框如何用鼠标或键盘选取对话框 您在用鼠标点取菜单命令以后，许多情况下都会弹出对话框。以下面对话框为例： ? 标题：标题：对话框的标题 ? 单选钮：单选钮：在一组选项中，只能选择一项。在上例中，只能在“数值、字符、表样”中选择一 项。 10 ? 多选钮：多选钮：在一组选项中，可以选择多项。在上例中，在“逗号、百分号、货币符号、小数位 数”中可以同时选择多项。 ? 编辑框：编辑框：文字编辑框，可在其中输入和修改字符、文字和数字。 ? 微调钮：微调钮：点取微调钮，可以使编辑框内的数字增大或减小。在上例中，点取微调钮小数位数 在 0 到 7 位中变化。 ? 下拉框：下拉框：点中下拉按钮之后，出现下拉列表，可在列表中点取需要的选项。点中之后，该选 项出现在下拉框中。 ? 预览：预览：显示选中内容的实际效果。 ? 确定按钮：确定按钮：点中之后，表示确定对话框中的内容，【合并报表】将执行相应的命令。按回车 有相同的作用。 ? 取消按钮：取消按钮：点中之后，表示放弃这次操作，对话框消失，回到原来屏幕。按 Esc 键或点取对 话框右上角的关闭按钮也可。 如果使用键盘，按 Tab 键可在对话框的各选项中正向循环移动，按 Shift+Tab 键可在对话框的各 选项中逆向循环移动，按回车可确定一选项，按 Esc 键放弃本次操作，关闭对话框。 4.4 【合并报表】中的功能键【合并报表】中的功能键 帮助键：帮助键： 在任何状态下，显示帮助内容。 在没有菜单项和对话框被激活时，按 F1 键弹出“帮助主题”窗口；在有菜单项和对话框被激活 时，按 F1 键弹出与当前操作相关的帮助内容。 +菜单字母：菜单字母： 用来选择菜单，激活菜单上的指定菜单项。 ： 不单独起作用，只有与其它键组合才起作用。 ： 在对话框中各个选项之间正向转换。 ： 在对话框中各个选项之间逆向转换。 ： 在输入时，放弃已输入内容；在对话框时，等同于取消按钮。 回车键：回车键： 报表处理时，当前单元下移；在输入单元内容时，确认输入；在字处理窗中换行。 11 第第 5 章章 在本部分主要讲一些基本操作。如果您使用过用友公司的报表软件，则可以略读本部分，直接阅 读第三部分。 5.1 进入和退出系统进入和退出系统 成功安装【合并报表】后，系统自动在“开始”菜单中加入一项“用友企业资源计划系统”。找 到“用友企业资源计划系统”，运行其中的“合并报表（母公司）”，即可启动【合并报表】。 输入系统操作员和口令，均为大写的“SYSTEM”。进入【合并报表】后应该修改用户口令，以 保证系统的安全性。 【合并报表】的主界面如下图 5-1： 图 5-1 主界面上的按钮的功能如下：主界面上的按钮的功能如下： 1、用户管理：用户管理：增加、删除【合并报表】的用户，设置用户权限。 2、集团信息：集团信息：设置行业、会计期、各子公司信息、集团参数。 3、定义报表：定义报表：设计合并报表格式，定义报表项目和抵冲项目。 4、定义抵冲关系：定义抵冲关系：定义抵冲项目之间的平衡关系。 5、制作下发盘：制作下发盘：为各个子公司制作下发盘。 6、录入报表数据：录入报表数据：录入本公司的报表数据。 7、录入抵冲数据：录入抵冲数据：录入本公司与各公司之间的内部交易数据。 8、收集上报盘：收集上报盘：收集各个子公司的报表和内部交易数据。 9、数据调整：数据调整：调整各公司的报表数据、公司之间的内部交易数据。 10、生成合并报表：生成合并报表：审核抵冲数据关系，如果通过则生成合并报表。（系统对一部分项目进行自 动抵冲） 11、报表查询：报表查询：查询合并报表、工作底稿或抵销分录。 12、帮助 13、退出【合并报表】。 12 5.2 用户管理用户管理 点取主界面上的“用户管理”按钮，弹出“用户管理”对话框，此对话框可以修改操作员口令、 增加或删除操作员。如图 5-2。 图 5-2 图 5-3 要修改用户信息，点取“修改”按钮，在下面对话框(图 5-3)中修改用户信息。“管理员”级别的 用户可以改变集团信息和进行用户设置；“普通用户”级别的用户不能进行这两项操作。 要增加新用户，请点取“用户管理”对话框中的“增加”按钮。要删除已有的用户，请点取“删 除”按钮。 13 第第 6 章章 6.1 合并工作流程合并工作流程 如图 6-1 图 6-1 14 6.1.1 设置集团信息设置集团信息 点取“集团信息”按钮后，将弹出下面对话框(如图 6-2)，分别点取对话框中的按钮，可以定义集 团公司的各种基本信息。 图 6-2 1、行业选择 本系统提供 15 个行业的标准报表模板，每个行业模板包括合并资产负债表、合并损益表、合并利 润分配表（合并财务状况变动表）。母公司可以根据本身的需要选择一种进行套用。如果系统提 供的报表格式与用户实际使用的合并报表格式有所差异，在以后的步骤中还可以修改。 在下面对话框(图 6-3)中选择套用哪个行业的模板，默认为“工业企业”。 图 6-3 2、设置会计期 当前会计期即本期合并报表的会计期。 在下面对话框(图 6-4)中设置会计期： 图 6-4 3、定义子公司信息 公司信息包括：公司信息包括： ? 集团内各子公司的名称，必填。 ? 单位编号，必填。 ? 还有一些附注信息，如地址、电话、邮编、E-mail 等，可选。 在下面对话框(图 6-5)中显示了各子公司的信息。 15 图 6-5 要增加子公司时，点取“增加”按钮。要修改子公司信息时，首先选中该子公司，然后点取“修 改”按钮。在下面对话框(图 6-6)中输入子公司信息。 图 6-6 要删除子公司时，首先选中该子公司，然后点取“删除”按钮。 4、设定各类比率 在用友合并报表系统中，设置了坏账准备率、接收投资比例、长期债券利率、短期债券利率，如 果您能熟练使用这四个比率，可以简化合并操作。当然不选用比率方式，按科目操作也可以实现 相应的合并功能，但有时比较复杂，建议您使用比率方式。 如母公司选择了坏账准备率方式， 在执行合并时，系统则根据集团内部应抵销的应收账款汇总数* 坏账准备率，自动实现相应数额的坏账准备与管理费用的抵销。而无需再向子公司采集管理费用 与坏账准备的金额。 如母公司选择了接收投资比例方式，在执行合并时，根据子公司反馈的接受各投资者投资比例， 系统就可计算出各投资者在子公司所有者权益中拥有的份额（子公司所用者权益的数额从其资产 负债表中读取），同时还能根据这项比例分配子公司本期净利润和调整本期内部盈余公积。 如母公司选择了长期债券利率方式，在执行合并时，系统对面值购入的长期债券自动实现其投资收益 与财务费用的抵销。而无需再采集投资收益与财务费用的金额。 如母公司选择了短期债券利率方式，在执行合并时，系统对面值购入的短期债券自动实现其投资收益 与财务费用的抵销。而无需再采集投资收益与财务费用的金额。 在下图中，说明了选择和不选择某个比率，程序发生的变化。 ? 坏账准备率 ? 坏账准备率坏账准备率 坏账准备率坏账准备率 选择“坏账准备率”后 不选择“坏账准备率”后 下发的有关抵冲项目： 母公司须下发抵冲项目： 无 坏账准备 管理费用 程序自动计算的项目：程序自动计算的项目： 程序自动计算的项目：程序自动计算的项目： 坏账准备 无 16 管理费用 说明：如果母公司选择了输入“坏账准备率”，则在对话框中输入坏账准备率（整个集团统一的 比例）。并且，向子公司下发抵销分录项目时，将不下发坏账准备和管理费用项目，这两个项 目的抵销分录数据将由程序自动运算生成。 ? 接收投资比例 ? 注意 只有子公司需要填写接收投资比例，母公司没有此项。在每个子公司填写接收投资比例时，接收投资比例的 合计数必须为 100%。 ? 接收投资比例 接收投资比例 接收投资比例 接收投资比例 选择“接收投资比例”后 不选择后下发的 下发的有关抵冲项目： 有关抵冲项目： 接收投资比例 实收资本 资本公积 盈余公积 期末未分配利润 年初未分配利润 投资收益-权益类 少数股东损益 提取盈余公积 应付利润 程序自动计算的项目：程序自动计算的项目： 程序自动计算的项目：程序自动计算的项目： 合并价差 合并价差 少数股东权益 少数股东权益 少数股东损益 年初未分配利润 系统自动从利润分配表取数 期末未分配利润 系统自动从利润分配表取数 投资收益-权益类 提取盈余公积 系统自动从利润分配表取数 应付利润 系统自动从利润分配表取数 实收资本 系统自动从资产负债表取数 资本公积 系统自动从资产负债表取数 盈余公积 系统自动从资产负债表取数 说明：母公司选择接收投资比例时，对于某个子公司，程序将自动计算合并价差、少数股东 权益、少数股东损益、投资收益-权益类，自动读取年初未分配利润、期末未分配利润、提 取盈余公积、应付利润、实收资本、资本公积、盈余公积的抵冲数据。 如果母公司不选择接收投资比例，则对于某个子公司，程序将自动计算合并价差和少数股东 权益的抵冲数据，其它项目的抵销分录数据还需各个子公司填报。 ? 长期债券利率 ?长期债券利率?长期债券利率 长期债券利率长期债券利率 下发抵冲项目： 下发抵冲项目： 长期债券利率 投资收益-长期债券 财务费用-长期债券 程序自动计算的项目： 程序自动计算的项目： 投资收益-长期债券 无 财务费用-长期债券 说明：母公司选择长期债券利率，则对于某个子公司，程序将自动计算面值购入的长期债券投 资收益-长期债券和财务费用-长期债券的抵冲数据。 17 ? 短期债券利率 ?短期债券利率?短期债券利率 短期债券利率短期债券利率 下发抵冲项目： 下发抵冲项目： 短期债券利率 投资收益-短期债券 财务费用-短期债券 程序自动计算的项目程序自动计算的项目 程序自动计算的项目：程序自动计算的项目： 投资收益-短期债券 无 财务费用-短期债券 说明：母公司选择短期债券利率，则对于某个子公司，程序将自动计算面值购入的短期债券投 资收益-短期债券和财务费用-短期债券的抵冲数据。 在下面对话框(图 6-7)中定义各类比率。 图 6-7 以下就用户选择“接受投资比例”举例。 例如：已知母公司、子甲公司的资产负债表如下表 6-1： 资 产 母公司 子公司甲 负债与所有者权益母公司 子公司甲 流动资产 长期投资 合并价差 固定资产 无形资产及递延资产 3085 2350 2050 315 1930 1050 流动负债 长期负债 实收资本 资本公积 余公积盈 期末未分配利润 少数股东权益 3000 1300 2000 400 500 600 880 350 1000 200 250 300 资产总计 7800 2980 负债与所有者权益7800 2980 表 6-1 母公司录入的抵冲项目“长期投资”数据如下表 6-2： 对外 子公司甲 1500 子公司乙 x 子公司丙 x 表 6-2 母公司选择“接受投资比例”参数，则子公司甲录入抵冲项目“接受投资比例”的数据如下表 6-3 （单位：%） 对外 20 母公司 80 子公司乙 子公司丙 表 6-3 18 由于母公司对子公司的权益性资本投资为 1500， 拥有子公司 80%的权益性资本， 而子公司所有者 权益总额为 1750 (母公司从子公司报表上系统自动读取)，则母公司在子公司所有者权益中拥有 1400（1750*80%=1400）。这样，母公司对子公司权益性资本投资 1500 与所拥有的数额 1400 之 间的差额 100，就是“合并价差”。 母公司在运行“收集上报盘”功能后，运行“生成合并报表”系统做如下抵销分录 借：借：实收资本 1000 资本公积 200 盈余公积 250 期末未分配利润 300 合并价差 100 贷：贷：长期投资 1500 少数股东权益 350 并生成如下工作底稿(表 6-4)： 项 目 汇总数 抵销分录 借方 贷方 少数股东权益 合并数 流动资产 长期投资 合并价差 固定资产 无形资产及递延资产 5015 2350 3100 315 100 1500 5015 850 100 3100 315 流动负债 长期负债 实收资本 资本公积 盈余公积 期末未分配利润 少数股东权益 3880 1650 3000 600 750 900 1000 200 250 300 350 3880 1650 2000 400 500 600 350 表 6-4 系统自动生成合并报表数据如下表 6-5： 资 产 年初数 期末数负债与所用者权益年初数 期末数 流动资产 长期投资 合并价差 固定资产 无形资产及 递延资产 5015 850 100 3100 315 流动负债 长期负债 实收资本 资本公积 盈余公积 期末未分配利润 少数股东权益 3880 1650 2000 400 500 600 350 资产总计 9380 负债与所有者权益 9380 表 6-5 6.1.2 设计报表格式设计报表格式 在【合并报表】中，已经预置了标准财务报表：在【合并报表】中，已经预置了标准财务报表：资产负债表、损益表、利润分配表（财务状况变 动表）。用户可以在此基础上修改标准报表的格式，使之更加符合实际合并需要，更加美观。 如果用户还需要其它合并报表，则可增加自定义的合并报表。 要定义报表格式，点取主界面上的“定义报表”按钮，弹出下面对话框：(图 6-8) 19 图 6-8 在对话框中选择报表名，然后点取“设计”按钮进入报表窗口。如何设计和修改报表格式，请参 考第四部分 设计报表的格式。 以下为设计好的报表格式(图 6-9)。注意：屏幕左下角的红色“格式”表示当前为格式状态。 图 6-9 要增加新的自定义的报表，应在定义报表对话框中点取“增加”按钮(如图 6-10)。 图 6-10 “报表名”为报表的标题，以后在【合并报表】中使用报表名。“报表文件名”为该报表在硬盘 中实际存在的文件名。可以直接输入或点取“浏览”按钮定义报表文件名。如果定义的是一个已 经存在的报表文件名，则进入报表窗口后显示已有的报表格式；如果定义了一个不存在的报表文 件名，则进入报表窗口后显示一个空的报表。 20 要删除报表，首先选中该报表，然后点取“删除”按钮。系统预置的报表不能删除。 注意 ? 关闭报表时，只能通过菜单关闭，方法为：单击“文件”菜单下的“关闭”项，此张报表即被关闭，回到合并报 表的主界面。若直接单击窗口上的按钮，关闭整个合并报表系统。 6.1.3 定义报表中的各类公式定义报表中的各类公式 报表格式设计完毕后，应该在报表中定义单元公式（计算公式）、审核公式和舍位平衡公式。公 式的定义在格式状态下进行。 ? 警告 尤其注意的是，如果给报表定义账中取数公式，则系统将自动从账务系统中提取数据。无论母公司或子公司都不 能修改取到的账务数据，除非把公式删掉。 单元公式单元公式 【合并报表】允许在报表中的每个数值型、字符型的单元内，写入代表一定运算关系的公式，用 来建立表内各单元之间、报表与报表之间或报表系统与其它系统之间的运算关系，描述这些运算 关系的表达式，我们称之为计算公式。 在【合并报表】中，计算公式是存在每个报表单元中的，在报表单元中输入“=”即可定义计算 公式，因此计算公式又叫“单元公式”。 例一：资产负债表中应收账款净额的数据=应收账款-坏账准备，则应定义应收账款净额 年 初数单元公式“C11=C9-C10”，期末数单元公式“D11=D9-D10”。 例二： 资产负债表中所有者权益合计的数据=实收资本+资本公积+盈余公积+未分配利润， 则应定义所有者权益合计年初数单元公式“G33=PTOTAL(G29:G32)”，期末数单元公式 “H33=PTOTAL(H29:H32)”。 例三：利润分配表中的“税后利润”的数据=“利润总额”-“应交所得税”的数据，则应该在“税 后利润”单元中定义单元公式“C7=C5-C6”。 审核公式审核公式 审核公式审核公式用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。 在经常使用的各类财经报表中的每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般地都有一 定的勾稽关系。如在一个报表中，小计等于各分项之和；而合计又等于各个小计之和等等。在实 际工作中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表 进行勾稽关系检查。一般地来讲，我们称这种检查为数据的审核。 例如：在报表窗口中有资产负债表，点取数据-审核公式菜单，调出“定义审核关系”对话框， 在其中输入如下审核公式： D37=H37 MESS “资产总计负债及所有者权益总计！“ 点取“录入报表”按钮录入报表数据，报表数据录入完毕后，点取数据-审核菜单，如果 D37 单元的值=H37 单元的值，则审核通过；如果不相等，则出现下面提示框(图 6-11)： 图 6-11 舍位平衡公式舍位平衡公式 报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元” 为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡 公式。 21 如：原始报表数据平衡关系为 50.23+5.24=55.47 若舍掉一位数，即除以 10 后数据平衡关系成为 5.02+0.52=5.55 原来的平衡关系被破坏，应调整为 5.02+0.53=5.55 报表经舍位之后， 重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。 其中， 进行进位的操作叫做舍位， 舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。 例如：有自定义报表 AW012(图 6-12)： 图 6-12 在“定义报表”状态下，点取数据-舍位公式菜单，调出“舍位平衡公式”对话框，在其中定 义舍位平衡公式如下图 6-13： 图 6-13 进入“录入报表”状态，点取数据-舍位平衡菜单，系统按照所定义的舍位关系对指定区域的 数据进行舍位，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的 AW011 表中。 打开 AW011 表，舍位平衡结果如下图 6-14： 图 6-14 6.1.4 定义报表项目及抵销分录项目定义报表项目及抵销分录项目 报表项目说明报表项目说明 有些报表项目的数据是直接输入的，例如“利润总额”、“应交所得税”等项目；有些是由其它 项目运算生成的，例如“税后利润”等于“利润总额”与“应交所得税”的差。 对于直接输入数据的项目，您必须一一把它们定义为报表项目，这样系统才能对它进行数据合并 处理。如果该项目参加抵销分录，则需要定义此项目为抵销分录项目，及它是否有对应单位。例 22 如“应收账款”项目为有对应单位的抵销分录项目，而“提取盈余公积”为无对应单位的抵销分 录项目。 对于运算得到的项目，您应该在其所在单元中定义单元公式，不把它定义为报表项目，它的数据 将通过单元公式运算得到。例如“应收账款净额”、“固定资产净值”、“流动资产合计”、“所 有者权益合计”、“税后利润”、“可供分配利润”等项目。 ? 注意 在定义报表项目及抵销分录项目之前，请确认您已经在“集团信息”中设置了正确的各类比例。 系统预置的项目和抵销分录系统预置的项目和抵销分录 ? 系统预置的项目： 资产负债表中项目资产负债表中项目 资产类资产类 1）长期投资 借 2）长期投资权益性投资 借 3）长期投资债券投资 借 4）短期投资 借 5）合并价差 借 6）应收账款 借 7）坏账准备 借 8）预付账款 借 9）应收票据 借 10）其它应收款 借 负债类负债类 11）短期借款 贷 12）应付账款 贷 13）预收账款 贷 14）应付票据 贷 15）应付债券 贷 16）其它应付款 贷 权益类权益类 17）实收资本 贷 18）资本公积 贷 19）盈余公积 贷 20）期末未分配利润 贷 21）少数股东权益 贷（在“负债”类与“所有者权益” 类之间单独一类列示） 损益表中所用项目损益表中所用项目 损益类损益类 22）管理费用 借 23）财务费用 借 24）财务费用长期债券 借 25）财务费用短期债券 借 26）投资收益 贷 27）投资收益权益性投资 贷 28）投资收益短期债券 贷 29）投资收益长期债券 贷 30）少数股东损益 借 31）净利润 贷 利润分配表中所用项目利润分配表中所用项目 32）年初未分配利润 贷 23 33）提取盈余公积 借 34）应付利润 借 35）未分配利润 贷 系统将自动抵销以下类型： a、母公司对子公司权益性资本投资项目与子公司所有者权益项目 b、母公司投资收益与子公司的有关利润分配的抵销 c、母公司与子公司之间、子公司相互之间的往来款项目 应收账款与应付账款 预收账款与预付账款 应收票据与应付票据 其它应收款与其它应付款 d、母公司与子公司之间、子公司相互之间债券投资与应付债券项目 应付债券与长期投资债券投资 投资收益长期债券与财务费用长期债券 短期借款与短期投资 投资收益短期债券与财务费用短期债券 ? 对输入“对外”的抵冲数额也需参加抵销的项目 实收资本 资本公积 盈余公积 期末未分配利润 “对外”表示不参加合并的集团外单位，为计算少数股权，在母公司没有选择“接受投资比 例”时，以上四项子公司必须录入对应“对外”的金额。 ? 以下为系统预置的无对应单位的抵冲项目 初未分配利润 提取盈余公积 应付利润 少数股东损益 定义报表项目及抵销分录项目定义报表项目及抵销分录项目 要定义报表项目及抵销分录项目，首先点取“定义报表”按钮，选择要定义的报表，然后进入报 表窗口。点取格式-报表项目属性菜单，或者点取图标，将弹出下面对话框(图 6-15)，用于 定义报表项目属性。 图 6-15 系统已经预置了一部分常用报表项目，用户可以进行修改。也可以增加新的报表项目或删除已有 的报表项目。 要修改已有的项目，首先选中该项目然后点取“修改”按钮。 要增加新的项目，点取“增加”按钮。 要删除已有的项目，首先选中该项目然后点取“删除”按钮。 24 注意 系统预置的项目不能删除。如果你不使用某些系统项目，使它的“期末数单元”为空即可。 25 ? ? ? ? 项目属性包括：项目属性包括： ? 项目名称： 报表项目的名称，可以与报表中的文字不完全一致。 注意 如果您修改的是系统预置的项目，如果要修改项目名称，应修改为意义相近的名称。因为在系统进行合并处理时， 将按照该项目的原有属性进行抵冲处理。 ? 项目类型： 共六大类：共六大类：资产、负债、权益、收入、费用、利润，在其中选择一种。项目类型涉及到抵销分录 及合并数字的处理，因此，不能选错。 注意 系统预置项目的类型不能修改。 ? 数据位置 即该项目年初数所在单元和期末数所在单元。 如果报表中没有年初数，例如损益表，则年初数所在单元可以不填。如果期末数为空，则表示此 项目在本报表中不存在。 ? 是否是抵销分录项目，是否下发： 说明该项目是否参与抵冲，如果是参与抵冲的项目，系统则可经审核抵冲项目之间的平衡关系作 抵销分录，否则不可。 由于母公司可以设定比例，设定比例后下发的抵销分录项目将发生变化。例如如果设置了“接受 投资比例”则不下发实收资本、资本公积、盈余公积、未分配利润等项目。对于这些项目， 系统将显示“不下发”。 注意 系统预置项目不能修改此选项。 ? 是否有对应单位： 只有抵冲项目才能选此项。 例如:“应收帐款”项目为有对应单位的抵销分录项目，而“提取盈余公积”为无对应单位的抵销 分录项目。对抵销项目而言，母公司作不同的选择后，子公司从下发盘中将会得到不同形式的两 种对话框。 ? 注意 系统预置项目不能修改此选项。 定义二级抵销分录项目定义二级抵销分录项目 抵销分录项目有两类，一类是报表中已有的项目，如长期投资；一类是报表中没有直接反映的 二级项目，如长期投资权益性投资、长期投资债券投资。 系统中已经预置了如下二级抵冲项目：系统中已经预置了如下二级抵冲项目： 长期投资权益性投资 长期投资债券投资 财务费用长期债券 财务费用短期债券 投资收益权益性投资 投资收益长期债券 投资收益短期债券 对于第一类抵冲项目，母公司只要定义它参加抵销即可。对于第二类抵冲项目，母公司需要定义 项目名称和上级项目。点取格式-定义二级抵冲项目菜单，或点取图标，弹出下面对话框(图 6-16)： 图 6-16 在对话框中列出已有的二级抵销分录项目。要增加新的项目，点取“增加”按钮(图 6-17)。 图 6-17 例如定义长期投资权益性投资项目，在“二级项