修改来访人员接待工作管理办法.doc

。来访人员接待工作管理办法草案GZTZ/ZD/AD108为规范来公司访问、考察及其他公务人员的接待管理，提高工作效率和改善服务质量，节省接待费用，特制定本办法。本办法旨在规定接待来访人员的范围、车票、机票、船票的预定、酒店预订、当地交通的服务及相应的费用结算；接待工作流程及相关审批事宜。1.公司负责接待来访人员的范围：1.1.公司股东会议期间，股东及其相应的随行人员。1.2.公司董事会议期间，董事及其相应的随行人员。1.3.受股东会委托或邀请来公司公务股东及其随行人员。1.4.受董事会委托或邀请来公司公务的董事及其随行人员。1.5.监事会议期间或受监事会委托或邀请来公司公务的监事及其随行人员。1.6.应股东会、董事会、监事会邀请来公司公务的各类专业人员。1.7.应总经理委托或邀请来公司公务的各类专业人员。1.8.来公司视察指导工作的当地党政机关领导及其随行人员。1.9.公司营销部门邀请来的重要客户。1.10.经总经理或常务副总经理批准接待的其他人员。2.接待工作的组织：2.1.公司来访人员的接待工作由分管行政事务的副总经理负责。2.2.公司行政人事部依照本办法负责具体办理接待事项，全面负责公司内外接待活动。2.3.行政人事部应做好接待工作的统计工作，如接待日期、来客姓名、职务、批次、人数、公务事由、交通及住宿预定、接待费用等，每月向总经理报告。2.4.属公司负责接待的各类来访人员的接待费用由公司负担。2.5.各类人员来访的接待通知单应经相应签发人审批后以书面形式发至公司行政人事部。2.6.如必要，公司各部门应配合行政人事部做好接待工作。3.来访接待的审批程序：3.1.股东会议或应股东会委托或邀请来访人员的接待通知单应有2/3的股东联名签发。3.2.董事会议或应董事会委托或邀请来访人员的接待通知单应由董事长、副董事长、执行董事联名签发。3.3.监事会议或应监事会委托或邀请来访人员的接待通知单应由董事长、监事会主席联合签发。3.4.应总经理委托或邀请来访人员的接待通知单由总经理签发。3.5.有关党政机关、行业社团来访人员的接待通知单由董事长或总经理或常务副总经理签发。3.6.主要客户来访的接待通知单由总经理或常务副总经理签发。3.7.除上述以外其他来访人员的接待通知单由总经理或常务副总经理签发。4.公司负担接待费用标准：4.1.交通费标准（见下表）注：如行程紧迫，预订不到相应票据或随上级同行，经请示总经理或常务副总同意可适当提高订票标准。4.2.来客入住酒店的费用标准注：与上级领导同行可在领导入住酒店预定相应房间。4.3.来客到公司的市内交通及活动由行政人事部安排或协助安排。5、接待工作程序5.1股东、董事及其随行人员，受股东会/董事会/监事会委托或邀请来公司公务的股东/董事/监事及其随行人员。5.1.1根据接待通知单人员来公司的目的、性质，结合本公司实际情况，拟定接待方案。5.1.2来公司工作和视察的，行政人事部应提前与对方的联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。5.1.3拟定接待方案，提前准备接待所须的资料、物品和车辆，通知公司领导和接待部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。5.1.4确定接待规格、主陪人，行政人事部准备会谈时必要的茶水、水果等。5.1.5视察结束后，通知相关部门做好送行工作，必要时由行政人事部安排食宿。5.2应股东会、董事会、监事会、总经理邀请来公司公务的各类专业人员。5.2.1一般性人员指临时性或短时期内在公司工作人员一律实行工作餐、入住员工宿舍或按相关标准执行。5.2.2技术协助与工程安装人员的接待按有关协议或合同办理。5.3 来公司视察指导工作的当地党政机关领导及其随行人员。5.3.1根据其来公司工作项目和内容，由相应的主要对口部门负责与对方联系人联络，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的等事项。如需用车接送，应及时通知行政人事部安排车辆。5.3.2拟定接待方案，提前准备接待所须的资料、物品和车辆，通知公司领导和接待部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。5.3.3确定接待规格、主陪人，行政人事部准备会谈时必要的茶水、水果等。5.3.4工作、视察结束后，通知相关部门做好送行工作，必要时由行政人事部安排食宿。5.4公司营销部门邀请来的重要客户5.4.1客户单位来人考察、参观及联系工作，应事先与营销部门预约。营销部门根据来客目的，确认来者身份、姓名、职务、人数、时间等事项，通知行政人事部和相关部门或公司领导参与接待。5.4.2如须公司领导接见的，须及时通知行政人事部或公司领导，以备安排接待方案，准备茶水等。5.4.3客户离开时，接待部门或公司领导须在“来宾登记表”上签字。5.4.4客户单位来公司参观时，接待部门须严守公司商业及技术秘密。接待人应着装整洁，态度热情又不失礼节。5.5.经总经理或常务副总经理批准接待的其他人员。5.5.1按照来访人员性质及审批标准参照以上程序执行。5.6.会务接待5.6.1公司召开的大型涉外会议，由行政人事部拟订费用计划并制定详细的方案，安排会务接待，各部门积极配合做好相关接待工作。5.6.2公司各部门组织召开的各类专业性较强、涉及面不大的一般性会议、培训等，由各部门自行安排接待，行政人事部根据需要予以配合。如发生费用，事前必须申请，公司总经理或常务副总经理批准后实施。6.就餐管理安排就餐应明确接待目的及对象，本着从减节约的原则，有效控制经费开支，非业务工作关系的一律不予安排就餐。6.1各部门因业务往来、工作联系需对外来人员进行正常招待的，原则上一律实行“工作餐”制度，即各部门告知行政人事部需加订用餐人员（中餐）。6.1.1凡因工作需要，确需在外进行业务招待的，由接待部门填写“来客招待申请单”，经公司领导批准后方可用餐。填写“来客招待申请单”时应注明招待事由，来客姓名、职务及陪客人员等。公司领导招待时由行政人事部申请招待手续。6.1.2、实行先填“来客招待申请单”后就餐的原则，特殊情况下可在就餐后3日内补办手续，无“来客招待申请单”的，财务部不予结算，费用由接待人自理。6.2接待标准6.2.1来客确需宴请并有公司领导参加，除总经理以上人员按实际需要用餐，原则上按以下标准：公司外就餐150元/人，公司内就餐40元/人。特殊情况超过标准须有公司主管副总经理、常务副总经理签字审批。6.2.2公司各部门宴请标准：一律控制在100元/人以内。6.2.3对来公司联系工作的一般人员实行工作餐制，标准8元/人。6.2.4陪客人数：来客人数在10人以内陪客不得超过2人（司机除外）；来客超过10人，陪客人数酌情而定。 7.备用金领用7.1备用金在各部门应付突发性工作，维持正常工作秩序时使用。7.2、备用金统一向财务部借支。各部门负责人因工作需要享有借支权力。特殊情况时，可以由部门负责人派指定(固定)人员到财务部进行借支。7.3在领取备用金后，各部门应在相关事务结束后3日内将备用金使用情况和相关票据上报到财务部。上报的所有票据需经经手人、部门负责人及分管