专业会议组织者PCO课件.doc

专业会议组织者：做真正的PCO “会议”由一种交流工具发展成一个新的产业会议产业，其重要的标志是什么？行业组织的产生、市场规则的制定等都很重要，但如果没有第三方机构专业会议组织者（PCO，也称专业会议公司）的加入，会议产业就不可能真正发展起来。PCO可以将最新的理念、技术、手段等带到会议市场中，帮助会议组织者（客户）实现会议预期的目标，有效地推动会议产业向前发展。中国的PCO虽然起步较晚，但在推动会议产业发展方面的作用正日益凸现。本刊特邀请部分PCO主要负责人，谈一谈我国PCO发展的基本情况及价值等。 PCO目前被认可的领域是以企业占多数的会议组织者，主要集中在北京、上海等一线城市。随着企业的需求被重视，会展、旅游、展览、广告等相关领域从业者加入到了这个团队。同时这个现状也说明了PCO的特点交叉领域、门槛低、队伍大。国内的会议市场处在高速发展中，竞争激烈的同时对从业者对市场的把握和专业度方面有了更高的要求。目前PCO还存在像处于最初阶段、专业PCO的数量较少、市场化程度不够、专业人才缺乏、自身定位不明确等问题。 PCO的发展现状与会议产业的发展密切关联，是会议产业的发展成果最具标志性的指标。从PCO（Professional Conference Organizer）这个名称来看，“专业”与“组织者”这两个词，其实代表的是产业链条非常成熟的欧美国家对于PCO的定位，PCO不仅是会议组织中的主角之一，也是产业链中最重要的角色。可以说，PCO是否专业，在产业中的角色比重有多少，受到多少认知，代表了这个产业链条的发展水平。 PCO是企业的外脑和专业外包团队，是能够为主办方及会议本身创造更大价值的重要合作伙伴。即使是不成熟的PCO也会具备一至多个长项，如资源丰富、专业性强、具有策划与创意能力等，从短期效果和单一会议来看，可以帮助客户实现省力省钱，保证效果的目标。从长期效果来看，除投资回报率提高外，PCO跨领域、密集性强的专业经验能够帮助客户培养专业团队、完善采购体系、提高服务质量、提升品牌形象，创造直接经济利益以外的更多价值。 简单来说，“真正的PCO”视客户的需求为自己的需求、视会议的成功为自己的成功。想要打造有生命力的品牌，PCO需要以专业打动客户，成为他们优质的合作伙伴；其次，需要确立长远目标，通过培养人才、掌握资源、发挥专长，不断创新来完善自己，做市场中的开拓者、标准的制定者和专业上的引领者。 作为中国首家营业额超百亿、客源超千万的大型旅行社集团，康辉一直在中国旅游市场上努力进取。自2008年整合以来，康辉会奖迅速崛起，在智慧会奖（Smarter MICE）理论引导下，会奖团队踏实苦干、技术创新，创造了连续3年增长超100%的行业奇迹，会奖业务达到10亿的规模，成为中国最大的会奖服务商之一，也成为康辉集团最主要的营利版块。为了充分整合康辉旅行社集团会奖资源，突出网络化、规模化、品质化、国际化的集团特色，继续保持行业领先地位，更好的为客户提供专业服务，康辉集团决定成立会奖专业委员会(暨)康辉会奖服务网络（英文名称Committee for MICE service of CCT & CCT MICE Service Network），旨在进一步推广康辉会奖品牌，逐步在全国220家分、子公司基础上形成和完善覆盖全国的会奖服务网络。 随着经济的发展，中国会奖需求不断增加，市场竞争也越发惨烈。要做好会奖服务，在市场中赢得一份席位需要多方面的努力。首先是良好的企业品牌，正所谓“慕名而来”会议组织者（尤其是国际企业客户）在会议前期进行项目招标时，对PCO了解不多的情况下，他们的首选就是有实力、有知名度的合作方。 其次是雄厚的资金链条。康辉有多年会奖活动经验，以在北京接待的会议活动为例，资金（酬劳）收回一般在活动结束后45天内；如果项目太大，需要客户预付一部分款项来维持项目的操作，不可避免的产生一部分垫资，从这个现象来看，雄厚的资金链条是不可或缺的条件。 第三：专业的会奖人才。专业，才能让人信服。一场会议活动不只是单纯的接机和分房间，会议组织方对整个活动会有很多细致的要求，比如这是什么会、要怎样做宣传、要达到什么样的目的，甚至是怎样让参与者感恩于会议，并忠诚于会议；让办会的、参会的都满意是非常不容易的，这就需要专业的人做专业的事儿。 第四：良好的客户关系。可以说会奖卖的是一种期望，看不见摸不着，是无形的产品。买卖双方的“信任”是第一步的，维护好客户关系，客户充分信任才会放心把会交给你来做。 总之，做好会议、会奖服务需要我们不断学习；在学习中打磨自己并最终形成自己的品牌。这个过程离不开政府和企业、产业链各方等的通力合作，任重道远，仍需努力。 我的邮箱每天都能接到大小不一、行业各异的会议邀请函，这样来看会议产业还是有很大的发展空间，同时这个产业链条中各方都能找到自己合适的角色及未来发展的方向。但是，作为真正的PCO不能只关注国际的、大型的会议活动，比如50100人，甚至是50人以下的会议也是不容我们忽视的。这些暂且称为“精品会议”、“高端会议”的活动，也可以带来一定的品牌影响力，并给城市创造相应的价值。 中国的PCO有不同的发展背景，分别包括以旅游公司、公关公司、（学）协会及政府，还有像携程这类由网站发展起来的等等，不同类型的PCO已经在各自领域取得了很大的进步，可是与国外发达国家相比我国的PCO发展空间仍旧宽广。 现在来看，我们的PCO发展并不是很系统，会议和展览没有非常明确的划分，都打着擦边球来做。另外，国家也没有一个明确的行业标准和管理部门来规定和协调。国外的PCO以盈利为目的，是很好的收益行业；在中国则还是抱有怀疑态度，存在一定的认识误区。 每个会议都有自己的背景，专业会议公司细致、到位的工作，可以使得我们的客户，甚至是客户的客户在其自身盈利或是价值传播、品牌建立上完美起来。总体来看，专业的会议公司可以链接和推动不太专业的上级客户和下级供应、服务商之间的合作，最终满足客户需求。虽然在国内PCO这个词用的比较少，大多被称为会议服务公司或者会议服务第三方，但起到的作用不可忽视：一是帮助会议组织者达到相应的目标，比如传递会议信息、内涵、目的等；二是PCO可以分担大部分工作，为会议组织者节约精力和时间；三是节约预算。专业的会议公司肯定会为客户着想，用一定的资金营造出物超所值的会议；最后就是真正的推动行业的发展。像IBM、Google这类公司都懂得怎样运用PCO来运作，但中国传统客户或企业对PCO的认识和使用与国际公司相比还存在一定差距。 客户（会议组织者）总有一些自己难以完成的工作交给我们，双方不可避免的出现意见冲突时，真正的PCO需要换位思考，“站在客户的角度，用专业的态度”来说服客户怎样做合适，这就离不开客户对我们的信任。真正的PCO具备多方面的条件，我个人认为有这几点：很强的专业团队；一套服务于客户的相关流程和机制；足够的资金；行业内的品牌影响力以及丰富的客户资源，这些是一个PCO在行业内立足的基本，最后一条就是社会责任。避免出现不正当竞争，树立行业规范、起到标杆作用，最终服务于社会，回报社会。 在此，也希望会议组织者多做有调研、有目标、有延续性的会议，避免单一、短期活动；在活动的场地选择上可以增加趣味性、娱乐性，增加体验式会议，注意用专业的传播方式和手段等多方面来推进会议品牌的形成。 近年来，政府越来越支持专业机构，出台政策和法规来协调、规范整个行业，虽然初期可能有一定的困难，需要磨合，但随着会议专家、优秀案例及资格认证等方式的介入，整个市场会更加完善。另外，在吸引国外经验时也需注意，虽说外来的和尚会念经，但是国外的一些经验是否适用于中国的国情还有待于考证。总之，整个行业的发展还是需要大家一起来努力，以上是我个人发表一些看法，不当之处请指正。 本刊记者：您如何看待我国PCO的发展情况？ PCO目前在国内还很新鲜，但相关意识已经越来越强。一方面，培训开始凸显。比如会议专业人员国际组织（MPI）和国际会议协会（ICCA）已开始提供研讨、洽谈业务；另一方面，执行也不可小觑；PCO其他重要作用包括：年会财务管理、展览管理、赞助销售、抽象处理、科技项目协调支持、营销促销（通过社交媒体和互联网资源），以及在活动框架和住宿管理方面给予建议等。此外，PCO通常还要操作复杂的软件。总之，我相信通过不断向国际组织的前辈学习，中国企业将会愈发具有竞争力。 本刊记者：您认为我国专业会议公司在会议产业链中应该扮演何种角色？ 为吸引更多国际会议，中国本土的专业会议组织者将会发挥重要作用。为此，会议与旅游局（CVB）和产业合作伙伴需齐心协力，以推广中国成为社团会议目的地的形象；另外，由于PCO在会议管理方面的作用更胜于执行服务，因此，他们也将在会议运作过程中大显身手。 本刊记者：目前我国会议市场中PCO的参与并不普遍。您认为PCO的参与对于会议组织者有何重要意义？PCO可以帮助客户实现哪些它们自身很难实现的目标？ 国际会议协会（ICCA）的成员在中国发展迅猛。ICCA明年将在上海举办第52届年会。对中国会议产业来说，这不仅是构建强强联合的机会，也是熟悉国际会议产业界最新动态的良好契机。 本刊记者：您认为“真正的PCO”需要具备哪些条件？如何打造专业会议组织者的自身品牌？ 专业会议组织应当在举办国际会议方面具有丰富经验。从铸就会议组织者自身品牌来讲，需要用较长的时间来打造优秀的团队，并注意自身名誉的培养。总之，PCO除了扮演的角色会议服务商，还应该充当社团、当地会议组委会及第三方机构之间的桥梁。我的建议是，在策划会议最初阶段就要和PCO进行合作。PCO可审视和解读竞标流程后，给出良好建议；另外，PCO所做的需求分析有助于提高竞标材料的针对性和竞争力。事实上，竞标会议是项复杂且耗时的工作。新会议目的地、新市场都在竭力吸引协会的旗舰活动，这使得申办国际会议的竞争也变得日趋激烈。中国的MICE产业的相关业者们正急切呼吁真正职业化的PCO（专业会议组织者）的发展及其与国际标准的对接以推动中国作为社团会议的目的地的形象建设。 中国医学科学院基础所免疫学系副主任黄波先生表示中国在医药、科学及技术领域的惊人发展已经使自身成为举办社团活动的潜在国际化舞台，而北京成功获得2019年第17届世界免疫学大会（ICI）主办权正是这一潜力的直接映射。 无论如何，在中国社团会议申办中PCO所扮演的关键角色还并未受到广泛认同。 “虽然DMC（目的地管理公司）以及展览供应商等角色已经深入人心，但PCO在中国还算是新鲜事物。”国家会议中心高级总监JenniferSalsbury女士如是说。 中国缺乏职业中间人这一事实是对申办国际社团会议的一个挑战。“政府应该在主要城市推动职业CVB(会议及旅游局)发展，一个强大的CVB可以在地方商务及国际组织之间扮演桥梁的角色。”Salsbury说道。 她认为中国由于缺乏与各（国际）学会总部关系管理方面的人