湖南安石企业集团办公平台解决方案V.doc

湖南安石企业集团有限公司湖南安石企业集团有限公司 综合办公平台项目综合办公平台项目 方案建议方案建议 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -1- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 目目 录录 第一章第一章前言前言.4 1.1OA(办公自动化)系统业界应用情况介绍.4 1.1.1以门户构建新的应用框架 .5 1.1.2以知识管理规划协同办公平台 .5 1.2办公自动化系统成功实施的关键.8 1.2.1注重规划设计.8 1.2.2创新的设计与管理思想 .8 1.2.3形成组织保障.9 1.2.4确保持续推进.9 1.2.5选择合适的技术方案 .9 1.3蓝凌对集团型企业提供的专业服务.10 1.4湖南安石企业集团有限公司综合办公平台功能框架建议.13 第二章第二章系统功能方案概述系统功能方案概述 .14 2.1系统门户 .14 2.2公文管理 .14 2.2.1收文管理.16 2.2.2发文管理.18 2.2.3签报管理.20 2.2.4电子公章.21 2.3流程管理 .22 2.3.1电子流程核心应用.23 2.3.2流程定义工具.24 2.3.3流程表单工具.27 2.3.4流程执行.28 2.3.5在线流程监控.29 2.4知识文档中心.29 2.4.1知识文档分类管理.30 2.4.2知识文档生命周期管理 .32 2.5数据管理 .34 2.5.1报表设计工具.34 2.5.2报表管理器.35 2.5.3管理驾驶舱.35 2.6会议管理 .36 2.7规范制度 .37 2.8车辆管理 .38 2.9合理化建议 .39 2.10论坛管理 .40 2.11个人事务处理.41 2.11.1邮件管理.41 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -2- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 2.11.2个人日程安排.43 2.11.3通信录.43 2.11.4待办事宜.44 2.12系统设置 .44 2.12.1用户管理.44 2.12.2用户组织机构管理.44 2.12.3模块权限管理.45 2.12.4日志管理.45 2.12.5系统环境变量的管理 .45 2.13底层机制管理.45 第三章第三章软硬件平台的要求和建议软硬件平台的要求和建议.49 3.1办公自动化系统平台软硬件方案.49 3.1.1系统应用性能分析.49 3.1.2平台部署与配置方案 .50 3.2系统安全方案.51 3.2.1安全保障体系.51 3.2.2安全策略.52 3.2.2.1实体安全.52 3.2.2.2应用安全.53 3.2.2.3信息安全.53 3.2.2.4网络安全.54 3.2.2.5管理安全.55 3.3系统备份方案.55 3.3.1数据备份需求分析.55 3.3.2存储备份策略.56 第四章第四章项目培训与服务方案项目培训与服务方案.58 4.1技能转移 .58 4.2技术支持保证.58 4.2.1方针策略.58 4.2.2售后服务.58 4.2.2.1问题报告体制.58 4.2.2.2故障处理体制.59 4.3整体培训计划.59 4.3.1培训概要.59 4.3.2培训时间表.59 4.4售后服务与技术支持.60 4.4.1专业的技术支持队伍 .61 4.4.2软件开发及实施技术支持 .61 4.4.3后期技术支持及服务标准 .62 4.4.3.1现场安装.62 4.4.3.2现场培训.62 4.4.3.3系统服务.62 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -3- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 4.4.3.4定期服务.62 4.4.3.5不定期服务.62 4.4.3.6长期服务.62 4.4.4支持手段与方式.62 4.4.5技术支持服务期.63 4.4.6长期的技术支持和合作 .63 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -4- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 第1章 前言前言 1.1 OA(办公自动化办公自动化)系统业界应用情况介绍系统业界应用情况介绍 企业信息化的建设与发展可以分为如下四个阶段：企业信息化的建设与发展可以分为如下四个阶段： 第一阶段：业务操作电子化第一阶段：业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程； 关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、生产制造自动化 等为代表。 第二阶段：业务流程信息化第二阶段：业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新，结合 IT 优势 固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率。该阶段广泛开展流程梳理和信息 化建设，例如 ERP、CRM、SCM、BOSS 系统建设等。 第三阶段：业务管理知识化第三阶段：业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取 合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，业务 流程持续改善，全面提升执行力，获得持久的竞争力。该阶段强调实现业务活动和管理活 动的真正结合，以 KM（知识管理） 、协同、门户等为代表。 第四阶段：业务决策智能化第四阶段：业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、 挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -5- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 该阶段中，人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。 1.1.1 以门户构建新的应用框架以门户构建新的应用框架 企业的信息化建设不外乎两个方向，第一是以客户为中心的业务管理系统，是企业业 务运营有效支撑；其次就是管理支撑系统，它是服务于企业内部信息的组织管理者。通过 这些系统让拥有它的企业能够及时的掌握行业动态、市场变化，而作出迅速的反应，以此 占有市场先机。 企业信息化的成果并非一蹴而就，它经历了一个相当长的时期。在各个发展阶段，各 种模式的信息化工具交替占据主导地位，但最终必然是被更新的、更完善的模式或技术所 取代。今天的企业电子商务和管理信息系统也不例外。那么，一个具有前瞻性的问题在于： 今后的企业信息化会朝向何处发展？企业如何看待相互分隔的业务管理系统和管理支撑系 统？ 可以说，企业办公门户代表着未来企业信息化发展的方向。 企业办公门户是一个应用系统，它使企业能够集成存储在企业内部和外部的各种信息 和知识，使企业员工、客户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息。这些 用户利用从这个渠道获得的信息作出合理的业务决策并加以执行。企业办公门户通过及时 地向用户提供准确的信息来优化企业运作，并提高生产力。企业办公门户有三个特点：单 一的访问方式（浏览器+企业主页） ；对已有应用系统的集成；个性化。 1.1.2 以知识管理规划协同办公以知识管理规划协同办公平台平台 所谓所谓 OAOA，即办公自动化（，即办公自动化（OfficeOffice AutomationAutomation） ，是办公工作处理的自动化，它利用先，是办公工作处理的自动化，它利用先 进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达 到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。 OA 的发展其实是一个不断求新求变的过程，同样的，它的发展历程也未脱离企业信息 化发展的四个阶段，纵观 OA 的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。如上图所 示，不同的信息化的发展阶段也对应不同的 OA 发展阶段： 第一阶段：第一阶段： 业务操作电子化业务操作电子化文件型文件型 OAOA（19801980 年年19991999 年）年） 我们对 OA 的初步认识实际上从上个世纪 80 年代开始。那时计算机还是一个稀罕物， 初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如 WPS、MS OFFICE、Lotus1- 2-3 等软件，该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -6- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 以将该阶段称之为“文件型 OA” 。 到了 90 年代，由于网络经济的到来，政府和一些企业开始搭建网络、建立自己的邮件 系统，并借助 Lotus Notes 等平台做初步的应用开发，一些工作审批、流转也有了初步的 雏形，OA 的概念开始逐渐形成。 第二阶段：业务流程信息化第二阶段：业务流程信息化流程性流程性 OAOA（20002000 年年20052005 年）年） 该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型 OA， 到目前正在成 为应用主流的流程性 OA，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制 度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。 第三阶段：业务管理知识化第三阶段：业务管理知识化知识型知识型 OAOA（20052005 年年20102010 年）年） 随着 OA 系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆 OA 系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA 俨然成为 一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了：如何借助这 个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识？如何借助该平台来沉淀 组织的最佳实践并传递到整个组织？这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要 的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提 升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。 随着客户这种需求的产生，OA 发展也派生出全新的气象。以以“知识管理知识管理”为思想、以为思想、以 “协同协同”为工作方式、以为工作方式、以“门户门户”为技术手段为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的 OA 系 统，即我们通常所说的“知识型 OA” 。这时候 OA 系统已经不单单是我们日常协同办公的平 台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的 OA 系统全面蜕变成企业的管理 支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用： 协同工作平台协同工作平台：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组 织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层 之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。 知识管理平台知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累 基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够 结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行 力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作 做出指导与帮助、提升工作的绩效； 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -7- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 项目协作平台项目协作平台：通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目 组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求 做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排， 使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。 激情管理平台激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、 相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作 热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。 企业通信平台企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括 Web Mail、网 络会议、实时通讯、手机短信、WAP 和传真自动收发，使企业内部通信与信息交 流快捷流畅，并且与 Internet 邮件互通。 信息发布平台信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制 度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展 动态。 行政协同办公系统行政协同办公系统：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统 纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表 传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流 转方式，真正实现无纸化办公。 第四阶段：业务决策智能化第四阶段：业务决策智能化智能型智能型 OAOA（20102010 年）年） 随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终 OA 系统将 会脱胎换骨，全新的“智能型 OA”成为未来的发展方向，该阶段 OA 更关注组织的决策效 率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。 可能它不叫 OA，换为更能体现其价值的名称（例如 “管理支撑平台 MSS”等） ，这已 经远远超出传统 OA 的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台。 总体来看，未来 OA 的发展都会有如下几个明显特征： 1.门户导向：未来 OA 更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人沟 通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平台框 架，从而改变目前“人去找事干”的现状，通过系统实现“事情来找人”的全新理念。 2.业务导向：加强与业务的关联，在基于企业战略和流程的大前提下，通过类似“门 户”的技术对业务系统进行整合，使得 ERP、CRM、PDC 等系统中的结构化的数据通过门户 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -8- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 能够在管理支撑系统中展现出来；使得业务流程和管理流程逐步整合，实现企业数字化、 知识化、虚拟化。 3.知识驱动：以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联通道，让合适的角色在 合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的 数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。 1.2 办公自动化系统成功实施的关键办公自动化系统成功实施的关键 办公自动化系统建设的前端展现(门户)与各种应用支撑平台(集团管控平台、信息发布 平台、沟通协作平台、知识管理平台等)，对企业整体信息化建设影响非常大。 考虑到企业业务及 IT 现状、业界技术趋势、实施风险，结合众多企业成功实施的经验， 建议本次项目采取“先规划平台、后构建平台、再全面应用先规划平台、后构建平台、再全面应用”的策略更为合适。 分析业界同类项目建设的成功与失败案例，项目实施成功的关键因素归纳如下，同时 项目组也将以此为指导原则来规划和实施本次项目： 1.2.1 注重规划设计注重规划设计 为保证系统的开放性，需要一套方法和制度来保证，因此前期的规划和标准化工作非 常重要，同时企业门户需要解决的问题是如何对企业产生效益？如何更好地应用业务需求？ 如何保证架构先进性、开放性？如何保证系统的实施可行、风险可控？现有 IT 资源如何保 护？相信这些问题一直在企业领导和相关专职人员的思考之中。而这些问题不解决，系统 下一步的设计和实施都将无从下手。 而这些问题的解决涉及到对企业现状及未来发展的理解、技术的选择、开发标准的制 定、实施规范与制度的保证、对原有应用系统的影响、实施计划等诸多方面，仅依靠招投 标方式短期内解决难度很大、风险更大。 注重规划设计有助于细化建设目标、实施内容，系统地考虑可能存在的各种问题及问 题之间的关系，并结合企业的发展与现状，制定恰当的实施策略与计划。 1.2.2 创新的设计与管理思想创新的设计与管理思想 IT 应用系统生命周期的长短取决于其设计思想是否能够适应不断变化的需求，传统的 应用系统设计关注业务需求、企业内部的要求，因此当市场、客户需求发生变化时就难以 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -9- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 适应。建立以客户、员工为中心的设计思想，实现“端到端”的应用模式，可有效保证 IT 应用系统的生命力。 1.2.3 形成组织保障形成组织保障 就象企业发展需要一套规章制度保证它的正常运作一样，办公系统的建设与应用也需 要从制度上保证。通过规划建立数字品牌规范、用户身份与访问管理规范、应用开发技术 与管理规范、系统运行管理制度等，约束企业内部员工、开发商的项目实施行为。建立一 支由企业项目组、系统开发商、应用开发商共同组成的实施队伍，从组织上、制度上逐步 使系统应用走向规范化。 1.2.4 确保持续推进确保持续推进 系统供应商的水平有高有低、公司内部员工的素质也不一样，这就要求在系统推广应 用时，制定较科学的培训、实施工作计划，不能急于求成，也不可放任不管。要将有效的 管理寓于快捷的服务之中，使内部员工、外部合作伙伴确实感觉到系统给企业、给自己的 开发维护工作带来很大的便利，将系统平台的使用变成其自觉的、从内心身处愿意的、没 有任何抵触情绪的行为，只有这样，协同办公系统才能真正为企业创造价值，成为企业信 息化真正的基础架构。 在办公系统推进与应用过程中，建立有效的绩效评估机制将有助推动，通过对供应商 实施的项目进行评估，可及时发现实施中的问题，同时进行优胜劣汰，选择优秀的供应商 保证持续推进。 1.2.5 选择合适的技术方案选择合适的技术方案 协同办公系统是信息化的基础架构，直接影响整个信息化的建设，因此选择合适的技 术方案将非常重要。一方面可通过规划设计全面了解业界技术解决方案特点，并通过原型 进行验证，另一方面在选型时可考虑以下一些因素： 适用性：企业有自己独特的业务特征和 IT 应用特点，结合企业的现状及业界趋势， 构建适合企业发展的技术方案尤为关键； 先进性：涉及的产品是通过包装体现的先进性，还是从设计、实现就保持先进性； 联系人：莫烨华 电话15874115632 Landray 蓝凌 版权所有 -10- 湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议湖南安石企业集团有限公司综合办公平台项目方案建议 成熟性：方案是否经过长时间的考验，并有众多的成功应用案例； 开放性：由于是底层平台，开放性更为重要，包括与平台无关性、遵循国际标准、 易于调用、易于替换等； 在国内的应用案例，任何一个优秀的方案都需要在实践中检验，国内外的情况有 所差别，选择在国内有众多成功案例的方案将会降低实施风险、缩短实施周期； 与现有资源的整合代价，协同办公系统一方面是为未来的应用提供良好的支撑， 另一方面也必须考虑与现有应用系统的整合，整合代价的高低直接影响项目的 ROI。 1.3 蓝凌对集团型企业提供的专业服务蓝凌对集团型企业提供的专业服务 基于我们对集团型企业管理模式及其信息化发展趋势的理解，为帮助集团型企业提升 管理控制能力，蓝凌在总结自身近 10 年管理软件研发应用和为国内近百家的企业实施服务 经验的基础上，结合国际先进的管理思想和方法，精心研制并推出了最适合中国有关制度、 管理体系和应用模式的先进、成熟而实用的集团型企业专业服务