公文写作上课教案

公文写作教案授课人：邓朝华时间：3个学时。地点：本教室主要内容：目 的：通过学习，搞清楚：一、什么是公文。二、公文写作与城建档案管理人员的关系，即为什么要学习公文写作。三、公文写作及处理需要掌握的具体实际的内容和要求。掌握的重点：一是公文的定义、特点、作用；二是公文的基本格式规范；三是公文语言、结构的基本要求；四是几个常用文种的写作。第一节 公文概述（一）定义公文，是公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。公文，在古代指的是处理或联系公务的文件，而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。党政机关公文处理工作条例 第三条规定，公文是“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具”。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有党政机关赋予的特定的效能和影响力。在长期的应用实践中，公文形成了规范化的体式。依照这些文体规范进行写作和阅读，方便快捷而又简练明白。据此，我们可以说公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有直接效用和规范体式的文书。（二）公文的特点1、政策性公文，是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党的机关和行政机关制发的公文，都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律和法令，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此，公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分的权威的文体，要求作者必须有严肃认真的态度。2、实用性公文是用来处理公务的文书，所以它总是根据现实需要，针对实际问题而制发，有着明确的写作目的。3、可靠性：公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。内容真实、准确，这是公文写作最基本的原则。一般文章写作中的虚构手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加叶、移花接木的方法，也同样不能使用。因此，公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性。4、定向性（针对性）公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。内容真实、准确，这是公文写作最基本的原则。一般文章写作中的虚构手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加叶、移花接木的方法，也同样不能使用。因此，公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性。5、时间性（时效性）公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。6、规范性为了更方便、有效地办理事务，公文形成了自身特有的办理程序和写作格式。中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外，多数常用文种在结构、用语等方面，也有着约定俗成的程式。2012年4月16日，中办、国办联合下发了党政机关公文处理工作条例，规定党政机关公文格式按照党政机关公文格式国家标准执行。2012年6月29日，国家质检总局和国家标准委正式批准发布了党政机关公文格式（GB/T97042012）根据中央办公厅要求，2012年1月1日起，市委和市委办公厅文件正式改版；2012年6月1日，按照市委办公厅制订的全市市以下党的机关文件印制格式参考标准，全市县以上党的机关全面实施了改版工作。 全市行政机关一直执行1999年版国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）。按新条例要求，2012年7月起市政府文件全部执行党政机关公文格式（GB/T9704-2012），即2012版国家标准。2012年11月1日起，全市行政机关全部执行2012版国家标准。（三）公文的作用1、颁布法规党政机关公文处理工作条例总则第三条在概述公文的定义时，强调公文“是公布法规和规章的重要工具”。对于行政公文来说，大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。行政法规一经发布，任何人都不得违反。党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。现在，我们国家正在努力进行完善的法制建设，在人民群众中也在开展深入的普法 教育，公文在这方面的作用正在日益强化。2、指挥管理党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。因此，我们应该意识到，相当多的公文的起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。3、交流信息公文还有一个重要的作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。4、宣传教育决议、公报、公告、通报、纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。针对现实生活中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么、怎样做。例如“文革”结束之后，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想相对陷入混乱的时候，党中央及时发布了重要文件关于建国以来党的若干历史问题的决议，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。5、商洽协调很多工作，单凭一个单位很难顺利完成，往往需要相关单位给以配合、帮助。这样，地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，就需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。公文实现这一功能的主要文种是“函”，它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理、协作完成某项公务。6、凭证依据公文还有明显的凭证和依据作用。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，马上即可获得清晰可靠的材料。这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。第二节、城建档案管理员学习公文写作的意义城建档案管理员大多数工作在建设、施工、监理单位的第一线，承担着不仅仅是档案员的单一职业功能，据了解，大多数还承担着其他的工作职能，时常要接触或参与单位、部门或项目的生产、管理、生活等事务，了解和掌握公文写作的基本知识、熟悉公文处理的基本要求，一是有助于提高自身的综合素质和能力；二是有助于提高日常工作的质量和工作效力。三是有利于拓宽发展空间。第三节、公文规范（一）公文文种公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。原条例14种，原办法13种。党政机关公文文种共15种，包括：决议决定命令（令）公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要文种原办法新条例决议无此文种。属党的机关公文专用。适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定适用于对重要事项或对重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）适用于依照有关法律公布法规和规章；宣传实施重大强制性措施；嘉奖有关单位及人员。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。文种原办法新条例公报无此文种。属党的机关公文专用。适用于公布重要决定或者重大事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（二）公文的分类1、根据公文的适用范围划分（广义的公文、狭义的公文）1）广义的公文广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。目前，还没有人能够统计出来广义的公文到底有多少具体的文种也许永远也统计不出来，因为它不仅多到了数不胜数的地步，而且随着社会发展的脚步，总是不断地有新的文体产生。归纳起来，主要是：通用公文：一是党政机关、社会团体、企事业单位等；二是事务文书，包括计划、总结、调查报告、简报等专用公文：包括外交、军事、司法等。2）狭义的公文：就是法定公文。就是党政机关公文处理工作条例中规定的15种党政机关公文，也就是我们在本课中讲述的公文。2、根据公文的行文方向划分上行文（如报告、请示）平行文（如函、议案）下行文（命令、决定、指示、意见、通知、通报、公告、通告、批复、纪要）3、根据公文的根据涉密程度划分普通公文秘密公文机密公文绝密公文1、秘密公文：指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。 2、机密公文：指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。 3、绝密公文：指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。（要求：专人、专柜管理，专理送达） 4、根据公文的处理时限划分常规公文、急件、特急件等5、根据公文的作用划分 1）、指挥性公文：命令、指示、决定、批复等。 2）、报请性公文：请示、报告等。3）、公布性公文：公报、公告、通告等。4）、知照性公文：通知、通报等。5）、商洽性公文：函6）、记录性公文：会议纪要7）、兼容性公文：意见。6、根据公文制发机关的性质划分党的机关人大机关行政机关政协机关人民团体企事业单位公文。（三）公文格式规范 公文三大要素：版头、主体、版记1）版头部分份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人1、份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字标识，顶格编排在版心左上角第一行。 2、密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。未标保密期限的，按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3、紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，应分别标注“特急”“加急”；电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。顶格编排在版心左上角第三行。4、发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。 5、发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。 联合行文时，使用主办机关的发文字号。 6、签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的负责人。2）主体部分1、标题：（1）完整结构：发文机关事由文种。 （2）公文标题要正确选用文种。 （3）“事由” 表明文件主要内容，其结构：“关于的”，要求准确概括公文内容。2、主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。3、正文：公文的主体，用来表述公文的内容。位置在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。4、附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。5、发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。6、成文日期：发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准。7、印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。纪要不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。8、附注：需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。“请示”应在附注处注明联系人和电话。9、附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。3）版记部分1、抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。2、印发机关和印发日期：设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。（四）公文语言的规范准确、简明、朴实、庄重1）准确 是公文语言的第一要素。后三个特点是以它为基础、前提和条件。公文语言的准确，常使用多种关联词，把发文的原因、根据、目的、经过等恰当地表达出来。 另外，公文语言的使用中，常用一种语言叫“模糊语”. 这是要着重解释的一个概念。“近年来，全国各地文物走私和盗掘古墓葬、古遗址的犯罪活动屡有发生，不少文物被盗运出境。” 模糊语指自然语言中有模糊性的语言，它与通常指的含糊不清、模棱两可、易生歧意的语言，有着本质的区别。2）简明 表义要简单明了。（错例） “公司党委获悉司机XX在密云县出了事故，撞伤了一名赶大车的农民后，当天晚上就开会进行了研究，会上决定对XX要进行教育，并派人到密云县对受伤的农民进行慰问，对其所受损失进行赔偿，同时向全体职工进行一次安全教育。”修改后： “公司党委获悉司机XX出车祸伤人事件后，立即开会研究，决定派专人对伤者进行慰问并对其所受损失给予赔偿；对司机XX进行通报批评；同时抓住此事对全体职工进行一次安全教育。”3）朴实 要求公文的语言实实在在，不花哨、不修饰、不需要渲染、铺陈，开门见山，直陈意见，少说空洞、大话。4）庄重 严肃、认真。一般使用书面语。（五）公文写作的要求1、 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。2、 人名、地名、数字、引文准确。3、 引用公文应先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；4、 日期应当写明具体的年月日。5、 结构层次序数，第一层为 “一”，第二层为“（一）”，第三层为 “1”，第四层为 “（1）”。6、 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。7、 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字以外，应当使用阿拉伯数字。第四节 公文处理行政机关公文处理的目标是要实行规范化、制度化、科学化。行政机关公文处理要树立政治观念，实事求是，精简、准确，及时、高效，安全、保密。做好行政机关公文处理工作是依法行政