科技档案管理规定.doc

_1 目 的为对本院科技档案实行控制，使之达到完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本规定。2 适用范围2.1 本规定涉及的科技档案是指记录和反映我院在工程设计与咨询、环境评价、科研、业务建设、工程勘察、工程总承包、工程建设监理、设备仪器购置及使用、基建等活动中形成的具有保存价值、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像、软件类电子媒体等科技文件材料。2.2 科技资料是指为了设计参考而收集的科技文件材料。3 术语和定义本规定采用GB/T19001-ISO90012000标准和本院质量手册中的术语和定义。4 职 责4.1 我院科技档案工作在总工程师直接领导和科技处指导下进行。各分院及其它科技档案形成部门为协作单位。工程总设计师、项目负责人、项目经理、设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料的整理，须按归档范围、归档时间和要求，及时到档案情报所科技档案室归档，并负责归档后图纸的修改和补充工作。4.2 档案管理人员职责4.2.1档案情报所科技档案室，应负责科技档案的收集、整理、保管、提供利用、组织鉴定等业务。各岗位必须按要求做好本职工作。4.2.2根据上级业务主管部门规定和本单位的实际情况，制定科技档案管理方面的规章制度，使科技档案工作有章可循。4.2.3 指导和检查分院（所）、公司和设计人员做好科技文件材料的形成、积累、整编、归档以及归档后的修改、补充工作。4.2.4 收集、验收、整理、保管、统计、鉴定科技档案，并维护其完整、准确、系统和安全性。4.2.5 严格执行党和国家的安全、保密制度，定期对库存科技档案进行检查。5 工作程序5.1 收集归档5.1.1 贯彻集中统一管理科技档案的原则，凡反映本院科技活动，具有保存价值的科技材料，均应收集归档。5.1.2 应掌握工程设计进度和计划安排，并持有工程计划进度表，按现行的各类科技档案资料编号办法，给各工程、科研项目编号，在工程档案给号本（JLZY0102-01）上登记。根据计划安排及时要求归档。5.2 归档范围、时间和要求5.2.1 归档范围(1)工程项目设计来往文件及有关材料，包括上级指示、审批文件、协议、合同、来往函件，工程设计开工报告、工程设计总结、事故处理报告、工程会议记录、工程设计大事记等。(2)工程设计基础材料，包括项目建议书、设计任务书、地质勘察报告、试验报告、工程地质及水文地质勘察报告、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查材料、改（扩）建工程调查及实测材料，隐蔽工程记录材料等。(3)设计前期（准备）工作阶段形成的文件材料，包括建设规划、建厂或选厂调查报告，可行性研究报告及附图。(4)初步设计阶段形成的文件材料，包括方案设计、初步设计说明书及附图、环境影响评价报告、设备表、概算书等。(5)施工图阶段形成的科技文件材料，包括施工图、施工设计总说明、预算、施工图设计设备清单、工程设计总目录等。(6)现场施工服务工作中形成的科技文件材料，包括设计变更通知单、现场补发的施工图、修改的施工图、修改的概（预）算、施工记录等。(7)凡改扩建、填平补齐等修改补充设计过程中形成的全部科技文件材料，包括来往函电、变更的依据性材料等。(8)业务建设项目的科技文件材料，包括编制的指导性文件如规范、规程、标准、设计手册、专题总结、专题资料汇编等。(9)科研项目（含准备阶段的科研课题的文件材料），包括审批文件（任务书、委托书）、调研报告、方案论证、协议合同总结验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、成果和奖励的申报审批材料、科技成果推广应用的经济效益及社会效益的证明材料等。(10)本院基建所形成的科技文件材料，包括征用土地批准文件、拆迁、补偿协议书、申请报告、审批文件、施工执照、施工合同及会议纪要、各阶段设计文件材料、报建图、红线图、竣工图、决算书等。(11)软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003计算机软件管理规定执行。(12)工程承包项目资料，包括招标和投标有关文件、承包合同、工程开工报告、项目竣工报告（包括主要采购产品合格证（书）、设计图纸修改及现场业务联系单、施工过程检验及试验记录、竣工证书、单机试车合格证书、无负荷联动试车合格证书、单项工程交工验收证书、工程总结报告等）。(13)工程监理资料，包括监理合同、规划、监理过程中发生的信函、文件、记录、纪要、监理工作总结等。(14)涉外项目资料，包括询价、报价、投标文件、合同和附件、谈判记录、谈判过程中外商提供的材料、谈判协议、议定书、出国考察及收集的有关材料、来往文件和函电、国外技术标准说明和专利等。(15)环境评价资料，包括环境预测、调查报告、防治污染方案、能源评价等。(16)凡本院设计、科研用外购设备、仪器的相关资料，包括申请报告和批复文件、谈判协议合同；随设备、仪器的全部图样和文字材料及装箱单，安装、调试记录；性能检测报告及交付使用的验收文件，操作、维护规程；设备仪器的申请报废报告、报废鉴定书及批文等。5.2.2归档时间5.2.2.1工程设计中形成的各阶段科技文件材料，应在各阶段设计项目完成后即行归档；非标及各业务建设项目材料亦应在任务完成后及时归档。5.2.2.2科研文件在每一个课题（项目）结束或告一段落时归档。5.2.2.3设备仪器文件材料在设备安装试运转后，交付使用时立卷归档。5.2.2.4基建项目结束后，房产科按归档范围整理资料归档。5.2.2.5工程（项目）总负责人应在工程结束后，将工程设计来往文件及“工程会议记录”、“工程设计大事记”、“工程总结”、“工程总目录”等整理归档。5.2.2.6工程总承包和工程监理及工程勘察项目结束后，由项目负责人/项目经理将所有应归档资料整理归档。5.2.3归档要求5.2.3.1高阶段设计文件的归档要求按CYSB/ZY07012003高阶段设计文件编制规定执行。5.2.3.2工程（项目）负责人须在合同签定后，及时来科技档案室索取档案号；施工图设计开展前，应事先与科技档案室商定编号，编号办法见附件一有色冶金设计科技档案编号办法编制施工图子项表，给科技档案室一份，同时发给各专业负责人，以便在施工图设计中依据该子项表进行编号。图号变更时，要填写设计图纸图号变更通知单（JL-ZY0102-02）。5.2.3.3归档人员须认真填写设计文件归档表（JL-ZY0102-03），并按照附件二有色冶金设计科技档案保管期限划分标准确定科技档案的保管年限。5.2.3.4凡需要归档的科技文件材料，严禁用铅笔、易退色的圆珠笔、红墨水笔书写和签名。用复写纸复写或签署不全的科技文件材料不得归档。底稿必须归档。文字资料归档二份，施工图归档一份。5.2.3.5软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003计算机软件管理规定执行。5.2.3.6各驻外分院（部）形成的科技文件材料的归档，按附件四驻外分院（部）科技档案管理规定执行。5.3档案情报所科技档案室的基本工作5.3.1整 编5.3.1.1必须对归档的科技档案进行验收分类、编号、整编、编目、编制检索工具并将其输入微机，严格执行整编岗位责任制，使经过整编的科技档案，既便于保管，又便于提供利用。5.3.1.2编制薄式技术档案分类目录（JLZY0102-04）作为科技档案总帐和内部工作人员交接记录。5.3.1.3认真做好修改及补充资料的更替、配套工作，使归档的科技档案符合完整、准确、系统的要求。5.3.2保 管5.3.2.1加强档案库房的技术管理，确保科技档案资料的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，所领导对此必须加强检查和指导。5.3.2.2保持库房的整洁卫生，及时修补破损档案，贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温、湿度的测定，做好防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等工作。5.3.2.3科技档案入库时，库房管理人员应按照整编入库总帐上登记的项目认真核对帐、物、卡，并在技术档案库帐（JL-ZY0102-05）登记，及时入库上架。5.3.2.4库房排架要与科技档案分类和类别一致，每个档案密集架、柜及各类档案的类别、分类、属类之间，均应有明显的标志，便于取放。5.3.2.5底图与蓝图档案应分别保管。5.3.2.6库房要有定人管理，定期清点核对，做到帐、物、卡一致，如发现问题，及时解决。5.3.2.7底图归档时，要填写底图登记帐薄（JL-ZY0102-06），驻外分院移交底图时，则要在驻外分院底图移交清单（JL-ZY0102-07）上登记。底图一律不得外借；如需修改、复制，必须经部门领导与科技处签字批准。5.3.2.8文印厂从底图库调晒底图时，要在借调底图登记本（JL-ZY0102-08）上登记，并在第二天上午整理后如数归还到底图库，不能擅自将底图转借他人。5.3.2.9对库存底图应经常检查，对老化变质或破损部分，要及时修补或重新复制。5.3.3利 用5.3.3.1利用是保存与管理科技档案、资料的最终目的，利用工作由科技档案室全体成员负责实施。5.3.3.2根据科技档案的种类、分类编制工程设计目录卡，为科技档案的提供与利用创造条件，努力提高服务质量。5.3.3.3科技档案人员应端正服务态度，爱岗敬业，熟悉家底，在工作中做到认真、细致、主动、热情，调档准确、迅速。5.3.3.4严格执行关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定（附件三），保证利用工作的正常开展。借阅时应填写档案资料借阅卡（JL-ZY0102-09），借阅特、一、二级图纸时，要填写借阅特、一、二级图纸申请表（JL-ZY0102-10）。凡借阅者丢失科技档案，由档案情报所按“长冶设档字19995号”文处理。5.3.3.5凡新来本院工作的设计人员，必须凭人教处证明到科技档案室办理借阅证，登记编号后，方可借阅库存科技档案资料。5.3.4统 计5.3.4.1必须建立、健全科技档案的统计制度，以便掌握情况，总结经验，改进管理。5.3.4.2统计范围：总藏量，各类卷册量，新入库增加量，整编工作量，微机输入量，鉴定、移交、销毁量，日常查阅及借出、返还量，个人工作量，小组月、季、年度总计等。5.3.4.3统计要做到真实、准确、及时与持续性。5.3.5鉴 定5.3.5.1为维护档案的完整、准确、系统，确保档案质量，科技档案室应根据档案的利用和保管期限等情况，及时提出鉴定计划，报科技处经主管院领导同意后顾之忧下达任务，并由有关部门指派人员组成的专门鉴定小组，开展鉴定工作。5.3.5.2科技档案及资料收集、整理过程中的鉴定，由整编人员在办理档案、资料整编归档手续时进行。5.3.5.3鉴定工作根据具体情况，可在院内或驻外分院、设计现场进行，每次鉴定均要写出鉴定报告。5.3.5.4鉴定作废的档案，必须由鉴定人员签字，部门领导（包括工程负责人）签字，最后由总工程师（或主管副总工程师）批准。档案人员负责将作废的档案、资料剔出、销帐，另存一年。尽量做到作废档案在另存期间或以后，再无查找利用要求。5.3.5.5鉴定结束后，应根据批准的作废清单，注销帐卡和删减库存统计数，保持帐、物、卡的一致性，以免误用。5.3.5.6作废档案的销毁，必须严格审查、核对，在档案资料注销帐薄(JLZY0102-11)上登记，经总工程师审核，由院保密委员会批准后，送造纸厂销毁，同时派人监销。6 相关文件CYSB/CX01-2003文件控制程序 CYSB/ZY0201-2003高阶段设计文件编制规定 CYSB/ZY0104-2003计算机软件管理规定 附件1：有色冶金设计科技档案编号办法附件2：有色冶金设计科技档案保管期限划分标准附件3：关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定附件4：驻外分院科技档案管理规定7 记 录JL-ZY0102-01工程档案给号登记表JL-ZY0102-02设计图纸图号变更通知单 JL-ZY0102-03设计文件归档表JL-ZY0102-04技术档案分类目录JL-ZY0102-05技术档案库帐JL-ZY0102-06底图登记帐薄JL-ZY0102-07驻外分院底图移交清单JL-ZY0102-08借调底图登记本JL-ZY0102-09档案资料借阅卡JL-ZY0102-10借阅特、一、二级图纸申请表JL-ZY0102-11档案资料注销帐薄附加说明：编 制：梁希平会签：何曼炎审 核：彭兵批 准：潘晨湘技术档案库帐（JL-ZY0102-05）库号名 称密级保管年限甲1张数本份登帐日期备注底图登记帐簿（JL-ZY0102-06）套号图纸名称设计年月合计张数甲1张归档日期底图变更情况保管期限密别收图人盖章驻外分院底图移交清单（JL-ZY0102-07）移交领导： 移交人： 移交时间：档案号工程名称档案名称设计阶段设计日期技术等级保管期限底图自然数底图甲1数缺页