某集团质量控制程序文件.doc

文件编号： SL-B-00 受控状态： 圣仑国际实业集团股份有限公司（含：河北圣仑进出口股份有限公司；圣仑国际实业集团股份有限公司羊绒制品分公司；圣仑国际实业集团股份有限公司服装服饰分公司）程序文件 版 本： B/0 发布日期：2006.6.01 生效日期： 2006.06.01批 准： 王建平 分 发 号： 圣仑集团文件控制程序1 目的 为了确保对质量管理体系运行发挥重要作用的各个场所都能使用有效版本的质量管理体系文件，防止其非预期使用，特制定本程序。2 范围2.1 本程序对质量管理体系要求有关的文件编制、评审、发放、使用、更改、作废、回收 等控制要求作出具体规定。2.2 本程序适用于对所有质量管理体系文件的控制。3 引用标准3.1 ISO 9000:2000质量管理体系基本原理和术语3.2 ISO 9001:2000质量管理体系要求4 职责4.1 文件控制系统图（图一）4.2 信用管理部、分公司质量管理部门是质量管理体系文件控制的归口管理部门，负责组织质量手册、程序文件及其它体系文件的编制、发放、更改控制和管理及其它与体系运行有关的管理性文件的发放，并负责对与质量管理体系有关文件进行管理和监督。 4.3 各有关部门负责本部门、单位专用文件的编制、发放、更改和保管，包括外来文件的发放和保管。5 管理内容与控制要求：5.1 文件控制流程图 （图二）5.2 文件的分类5.2.1 质量手册5.2.2 程序文件5.2.3 为质量管理体系有效运行所要求的其他文件及记录（简称其他质量文件）；5.2.4 外来文件和资料：如国家标准、行业标准、法律法规。5.2.5 硬拷贝和电子媒体文件。5.3 文件的编制、会签、审批及发布：5.3.1 质量手册由信用管理部编制，管理者代表审核，总经理批准后发布实施。5.3.2 程序文件由归口管理部门或授权部门编制，该部门负责人审核，管理者代表批准后 发布实施。5.3.3 其他质量文件由责任部门编制、审核。以集团公司名义发文的，由管理者代表批准；以分公司名义发文的，由分公司经理批准；在集团（分公司）本部门内使用的，由归口部门负责编制，该部门负责人审核， 主管领导批准后发布实施5.3.4 外来文件在采用前必须经使用部门确认其适用性。5.3.5 文件审核的内容： a) 适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）； b) 现行状态（包括版本、编号）； c) 与所依据的质量管理体系标准及质量手册的符合性； d) 与其他质量文件的协调性，接口的合理性。5.4 文件的编号与标识5.4.1 质量手册与程序文件 a) 质量手册编号为：SL-A-01b) 程序文件编号为：SL-B-00c) 其它质量文件包括三级文件（SL-C-部门-01） 质量计划（SL-P-部门-01） 质量记录（SL-Q-部门-01） 其中SL代表圣仑，A、B、C分别代表一、二、三级文件，P、Q分别代表质量计划和 质量记录，00、01代表序号，有多少文件排多少号。5.4.2 外来文件按原编号执行。5.5 文件的发放与保管。5.5.1 文件发放一律按质量体系文件管理办法进行编号发放。5.5.2 质量手册和程序文件由信用管理部根据经批准的发放范围发放，各分公司进行二级发放。发放时使用文件发放登记表。 5.5.3 各类管理性文件由综合办公室（分公司办公室）根据批准的发放范围负责发放；三级文件由信用管理部（分公司质量管理部门）根据批准的发放范围负责发放；其他质量文件由编制部门根据批准的发放范围负责发放。发放时履行登记手续，使用文件发放登记表。5.5.4 所发放的文件必须是现行有效版本。5.5.5 文件持有者工作调动时，由原所在部门收回受控文本，并上报文件发放部门。5.6 文件的评审5.6.1 在公司体系运行中，对如组织机构调整、体系发生变化等涉及体系文件修订时，针对文件的持续适宜性必要时予以评审或更新，并再次批准。评审内容见5.3.5 条款。5.6.2 文件评审由归口管理部门组织实施，相关部门参与，评审结果应形成文件评审记录， 评审后若无更改则继续使用，若有更改则按本程序5.8条款文件更改要求执行。5.7 文件有效版本的控制5.7.1 在质量管理体系运行的各个场所均应得到和使用相应文件的有效版本。在发放文件 时，必须收回已经失效的文件，统一交归口部门，建立文件销毁单经部门负责 人批准后，登记销毁；某部门由于某种需要，需保留一定数量的失效文件时，保留 文件必须加盖“作废留用”印章，并建立作废留用文件登记表。5.7.2 各部室、分公司填写本部门的受控文件目录报信用管理部汇总编制，并向全公司发布，以随时识别文件的现行修订状态。5.7.3 各部室、分公司按照公司的受控文件目录核对所使用的文件，及时撤出作废和失效的文件。5.8 文件的更改5.8.1 质量手册的更改， 应按质量手册要求履行审批手续后，信用管理部下达文件更改通知单。5.8.2 程序文件的更改由管理者代表审批，归口管理部门或授权部门下达文件更改通知单。 5.8.3 其他质量文件的更改，由该文件的归口部门下达文件更改通知单。5.8.4 专业技术类作业指导文件的更改由相关部室、分公司以通知单形式下发或以适当 方式进行。5.8.5 文件更改的审批一般应该由文件的原审批部门进行审批。如有特殊规定，须由其他 被指定的部门审批时，必须获得原审批所依据的背景材料。5.8.6 所有文件更改通知单均保管至该文件失效作废时为止。5.8.7 质量手册和程序文件的更改，采用换页方式进行，其他体系文件的更改可采用手写 方式进行。 a.采用换页更改文件时，应将旧页收回销毁。 b.实施文件和资料手写更改时，应作到： 更改字迹要清楚，被更改部分必须划掉； 更改人必须签名，并注明日期、更改标识； 需要时注明更改原因和性质。5.9 文件的换版5.9.1 质量手册换版按质量手册中有关规定执行。5.9.2 程序文件换版需经管理者代表批准，其换版原因如下： a) 质量手册更改与换版需要； b) 文件经多次修改，影响使用。5.9.3 其他文件的换版由各职能部门根据适用情况决定。5.9.4 所有文件换版的审批权限按本程序5.3规定执行。5.10 本公司质量体系文件所涉及流程图的图形定义a.矩形图 表示活动过程或部门，虚线为其他部门活动过程或其他部门；b.菱形图 表示检验、判断决策、审批，虚线为其他部门活动；c.椭圆图加箭头 表示产生、输出记录；d.椭圆图加箭头 虚线表示输入记录或相关文件；e.实线箭头 粗线箭头表示主过程流向，细线箭头表示子过程流向；f.虚线箭头 表示信息沟通过程6 相关文件6.1 质量记录控制程序 7 形成文件和记录7.1 文件销毁单 7.2 文件发放登记表 7.3 受控文件目录 7.4 文件更改通知单 7.5 文件评审记录 7.6 作废留用文件登记表 归 口 管 理 部 门 信用管理部 分 公 司各有关部门 （手册、程序文件及其他相关C层文件）文件的编制、审核、批准、发放、使用、评审、更改、回收、作废等控制和管理图一 5.1文件控制系统图 作业文件专 用 文 件 会签文件文件更改通知单 更改审批编制更改清单审批文件发布文件编号发放到有关场所使用 评 审编制发放到有关场所使用 标上特殊 作废标志 存 档外来内部不适用适用有无无有无是不是图二 6.1文件控制流程图有更改会签收回失效作废文件 销毁、清除 文件和资料分类编制文件是否适用 纳入受控目录是否原部门审批获得必须的背景资料有无更新 继续使用有无更改继续使用有效版本不可留用可留用C定期确认有无保留必要圣仑集团记录控制程序1 目的为提供质量体系有效运行和产品符合规定要求的证据，对质量记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置等实施有效控制，特制订本程序。2 范围2.1 本程序规定了质量记录控制的职责、范围、要求等方面的具体内容。2.2 本程序适用于对公司所有质量记录的管理与控制。3 引用标准3.1 ISO 9000：2000质量管理体系基本原理和术语3.2 ISO 9001：2000质量管理体系要求4 职责4.1 信用管理部、分公司质量管理部门是质量记录的归口管理部门，负责质量记录的登记、编目、更改、处理的控制和质量体系运行记录的管理，并对各部室、分公司质量记录的使用管理情况进行监督检查。4.2 各有关部室、分公司负责与之有关的质量记录的制备、填写、收集、整理、保护，定期交信用管理部、分公司质量管理部门归档。5 管理内容与控制要求5.1 流程图（图一）5.2 质量记录的控制范围5.2.1 有关质量体系运行记录 a) 管理评审记录； b) 纠正和预防措施记录； c) 内部质量体系审核记录； d) 有关文件和资料发放、更改记录； e) 设备维修、保养记录； f) 员工培训记录； g) 有关过程控制记录； h) 其它必要的记录。5.2.2 有关产品质量的记录： a) 进出口单、证，羊绒、服装服饰等产品检验记录; b) 销售商品检验记录； c) 不合格品评审、处置记录； d）售后服务记录； e) 顾客评定记录； f) 其它必要的记录。5.2.3 有关合同的记录： a) 成本核算及合同评审单； b) 合同修改评审单； c) 其它必要的记录。5.2.4 有关来自供方的质量记录。5.3 质量记录的控制要求5.3.1 公司质量记录实行统一归口、分级管理，各部门负责与之有关的质量记录的制备、收集、整理、编目、保护、归档，并建立本部门质量记录清单报信用管理部，信用管理部汇总编制公司总的质量记录清单。5.3.2 质量记录的标识 本公司质量记录由信用管理部统一编号标识，其编号规定见“文件控制程序”5.4.1。5.3.3 质量记录应按规定的格式、内容填写,并做到：a) 字迹清楚、真实准确，内容完整；b) 填写要及时，应注明日期，授权人签章；c) 所有的质量记录均应使用钢笔、碳素笔或圆珠笔填写；d) 勘误处有执行勘误者签字或盖章。5.3.4 质量记录的收集编目 a. 各部门应设专人负责质量记录收集、整理，记录传递要及时。 b. 各部门的质量记录保管人应定期将收集的记录进行整理、分类、登记，按规定期 限向信用管理部、分公司质量管理部门归档。5.3.5 质量记录的保管 a.各部门质量记录由专人负责收集、整理，并按规定期限送信用管理部、分公司质量管理部门归档。 b. 信用管理部、分公司质量管理部门建立集团总部、分公司质量记录保管台帐分类妥善保管。 c.质量记录的保管环境应符合规定的要求，以防止记录损坏、变质和丢失。 d.质量记录要设置专柜或专架分类存放，便于存取和检索。 5.3.6 质量记录的归档和保存期限 a.质量记录的归档：各部门的质量记录按规定的期限及时向信用管理部、分公司质量管理部门归档，并建立本部门的归档质量记录清单。 b.质量记录的保存期限 对永久性或需长期保存的质量记录由各部门每年定期向信用管理部、分公司质量管理部门归档并保存； 质量体系运行记录应保存三年以上； 与产品质量有关的记录应保存五年； 有关合同记录应保存到合同终止后的一年；来自供方有关记录应保存到与供方终止 协作后一年。5.3.7 质量记录的查阅 a.查阅质量记录需经主管领导批准后，履行借阅手续。信用管理部和各部门应建立文件/质量记录借阅单。 b.顾客或其代表要求查阅质量记录时，应严格按合同规定在合同期限内，经归口管 理部门主管领导批准后方可查阅。5.3.8 质量记录的处理 超过期限需要销毁的质量记录，由记录的管理人员填写清单，经主管领导批准，并 派人监督销毁。5.4 质量记录可以呈任何媒体形式，如硬拷贝或电子媒体，其控制要求同上。6 相关文件6.1 文件控制程序7 形成文件和记录7.1 质量记录清单 7.2 质量记录保管台帐 7.3 文件/质量记录借阅单 7.4 归档质量记录清单 质量记录的编制质量记录的审核质量记录的批准 标 识 使 用 收 集分类、整理、编目归档与保存期 查 阅贮存、保管质量记录的处理图一 质量记录控制流程图圣仑集团内部审核控制程序1 目的 为了验证质量活动及有关结果是否符合计划的安排，保证质量管理体系运行的符合性、有效性，特制订本程序。2 范围2.1 本程序规定了内部审核的职责、要求以及形成的文件和记录。2.2 本程序适用于公司的内部体系审核活动的控制。3 引用标准3.1 ISO 9000:2000质量管理体系基本原理和术语3.2 ISO 9001:2000质量管理体系要求4 职责4.1 管理者代表负责： a) 策划内部审核计划和所需的资源； b) 领导信用管理部制定并组织实施内部审核计划； c) 选择审核组长和审核员； d) 协调解决内审中的争端； e) 对审核结果进行评审，并向管理评审报告。4.2 被委派的审核组长负责； a) 合理规定所需人员资格，协助选择审核员； b) 编制审核实施计划，向审核组分配任务； c) 指导编制审核检查表，进行审核过程控制； d) 及时与受审核方领导联系沟通； e) 提交审核报告。4.3 被委派的审核员负责： a) 按本程序的规定准备、实施及报告审核工作； b) 认可受审核方对不合格项所制订的纠正措施计划； c) 在受管理者代表委托时，对纠正措施完成情况进行跟踪验证。4.4 公司信用管理部是内部审核的归口管理部门，负责组织内部审核方案管理和审核的具体实施与管理，并组织对纠正措施进行跟踪验证。4.5 公司各个部门、分公司负责接受、配合内部审核，并对不合格项采取纠正措施。5 管理内容与控制要求5.1 流程图5.2 编制年度内部审核计划5.2.1 信用管理部每年一月份编制年度内部审核计划，该计划要确保对质量体系所涉及的各部室、分公司和活动过程每年至少进行一次内部审核。5.2.2 对重点部门、重点过程或薄弱环节必要时增加审核频次。5.2.3 年度内部审核计划由管理者代表批准。5.2.4 年度内部审核计划的内容为： a) 审核目的； b) 审核范围； c) 审核依据； d) 审核组； e）上次审核的情况； g) 审核计划安排。5.3 审核准备5.3.1 组建审核组及其要求： a) 由管理者代表任命具有内部审核员资格、业务熟练的人员担任审核人员，并指定 审核组长； b) 审核组成员必须与被审核部门无直接责任； c) 审核组在公司信用管理部的指导和组织下工作。5.3.2 审核组组长负责依据年度审核计划，编制本次审核实施计划。组织审核组成员做好审核前的准备工作。 a. 收集并审阅有关文件记录，如： 质量手册； 有关的质量体系程序文件； 有关的作业指导书； 质量保证标准； 质量记录； 上次内审报告及纠正措施实施记录。 b. 编制审核检查表 内部审核检查表由分工审核员编制，审核组长批准。 c. 召开审核组全体会议，会议内容包括： 检查审核前各项工作准备情况； 准备好现场所需的工作文件、记录（如现场审核记录、不合格报告单等）； 现场审核分工； 明确记录要求。 d. 由信用管理部提前一周向被审核部门下达内部审核实施计划。5.4 审核的实施5.4.1 召开首次会议 a) 由审核组长主持，出席人员签到； b) 由审核组长说明审核的目的、依据； c) 简介审核的程序、方法； d) 澄清必要事项。5.4.2 现场审核 a) 审核的具体项目按内部审核检查表进行； b) 审核人员通过交谈、查阅文件、检查现场、实际操作等方法收集客观证据，要准 确记录； c) 不允许在指出发现问题时加入对个人的责备，不准用主观估计、猜想的推理代替 客观证据； d) 如发现不合格，应尽早给予口头反馈，如有误解应及时解决。5.4.3 确定不合格项a） 对观察结果在审核组内进行评审，以客观证据证明是否存在不合格项。b） 确定不合格项的性质，不合格项的性质按以下分类： 体系不合格：即与体系及有关法律、法规、质量管理体系标准、合同等要 求不符； 实施性不合格：即未按文件要求实施； 效果性不合格：已按文件规定实施，但实施不够认真或某次偶发原因而导 致效果未达到规定要求。5.4.4 填写不合格报告 确定不合格项后，由审核人员填写不合格报告，受审核部门负责人或陪同人员 签字确认。5.4.5 审核结果的汇总分析 由审核组长主持召开审核组会议，对审核结果汇总分析。 a) 对各部门的全部不合格项进行汇总分类； b) 与上次内审对比； c) 总结质量管理工作的成绩。5.4.6 召开末次会议一般内容包括: a) 由审核组长主持； b) 介绍对该次审核情况，宣读不合格报告，并要求受审核部门分析原因，提出纠正措施建议和完成期限； c) 报告审核结论； d) 宣布对该次现场审核结束。5.5 审核报告5.5.1 由审核组长或其他指定的审核员编写内部审核报告，审核组长确认后，报管理者代表批准。5.5.2 内部审核报告的内容包括： a) 被审核部门名称及负责人； b) 审核组长及其成员； c) 审核的目的、范围； d) 审核依据； e) 审核日期； f) 不合格项观察结果（附全部不合格报告单） g) 质量管理体系运行有效性结论意见； h) 审核报告分发清单。5.5.3 审核报告的发放范围 a) 总经理、管理者代表； b) 信用管理部； c) 被审核部门。5.6 纠正措施5.6.1 提出纠正措施要求 a) 内部审核所发生的不合格项必须逐一采取纠正措施； b) 要求被审核部门调查造成不合格原因； c) 要有针对性地逐项提出纠正措施的建议与要求； d) 内审员可参与被审核部门采取纠正措施的讨论，但不能代替被审核部门制定纠正 措施计划。5.6.2 纠正措施计划 a) 被审核部门制订纠正措施计划，纠正措施计划应具有可操作性、易证性，并经审 核人员认可； b) 纠正措施由管理者代表批准； c) 经批准的纠正措施计划，即为指令性计划。5.6.3 纠正措施的实施 a) 公司的纠正措施计划一般实施期限为15天； b) 被审核部门的领导负有不合格项的纠正责任，接到纠正措施计划后，应立即组织 实施； c) 纠正措施计划实施中的问题，由审核组长协调，管理者代表仲裁； d) 对某些不合格项需要制订长期纠正措施计划才能解决的，可以突破期限，纳入下 一次审核中去检查。5.6.4 纠正措施的跟踪和验证 a. 纠正措施的跟踪、验证由公司信用管理部或受委托的审核人员负责组织实施。 b. 跟踪验证的内容应包括： 纠正措施计划是否按规定日期完成； 纠正措施计划中的各项措施是否都已完成； 实施效果如何； 如果引起文件修改，是否已按有关程序规定对文件实施更改； 实施情况是否有记录可查。 c.只有上述内容达到了规定的要求，验证人员才可在不合格报告的“验证”栏 签字。5.7 质量管理体系的总体分析和年度内部审核总结报告5.7.1 质量管理体系的总结分析 a. 当年度内部审核计划全部完成后，由管理者代表主持，信用管理部、审核组长参加 对公司的质量管理体系进行一次年度汇总分析。 b. 汇总分析的方法是： 编制全部不合格项的矩阵表，列出所有对应的不合格的分布； 按性质将全部不合格项分类； 与年度内部审核发现的不合格项比较； 汇总分析全部纠正措施计划完成情况。5.7.2 编写公司年度内部审核总结报告 a.年度内部审核总结报告的编写，由管理者代表主持，信用管理部起草，经管理者代表批准后，上报总经理并发至有关领导和部门。 b.年度内部审核报告的内容是： 年度内部审核的目的和范围； 内审所依据的文件； 内审计划完成情况； 各次审核组的组长及审核员； 不合格的总数及各类不合格项的数量、分布状况； 公司质量管理体系整体评价及薄弱环节的分析； 对质量管理体系的纠正和改进意见； 报告的编写、批准人、分布范围及相关附件；5.8 特殊情况下追加审核5.8.1 除按年度内部审核计划进行的例行审核外，可以根据公司特殊需要追加审核，追加 审核由管理者代表批准。5.8.2 特殊需要指： a) 发生了重大质量事故或顾客严重投诉； b) 公司发生重大变化； c) 第二方或第三方审核前； d) 质量手册换版。5.8.2 特殊情况下的追加内部审核，采用全面集中审核的方式，在若干天内完成。5.8.4 追加的集中审核注意要点： a) 根据需要确定审核目的、范围、依据和日期安排； b) 集中派出一个或多个审核组，分工进行； c) 集中各部门和有关人员召开首、末次会议，而不在各部门召开首、末次会议； d) 对各部门审核完毕，应编写一个（总的）审核报告，不编写部门的内部审核报告； e) 其他各项做法与要求同上述规定。5.9 按本程序规定建立各项记录、资料，由信用管理部收集保管。6 相关文件6.1 纠正措施控制程序6.2 预防措施控制程序7 形成的文件和记录7.1 内部审核检查表 7.2 不合格报告 7.3 内部审核不合格项分布矩阵表7.4 年度内审计划 7.5 内部审核实施计划 7.6 内部审核报告 部门阶段编制年度内审计划组成审核组编制内审实施计划收集查阅有关文件编制分工检查表 首 次 会 议 现 场 审 核记录不合格确认不合格确定不合格项 末 次 会 议提交审核报告原因分析确认纠正措施制定纠正措施实施纠正措施记录归档关闭、记录归档管理者代表信用管理部审 核 组受审核部门 备 注策划与准备阶段现场审核阶段跟踪验证阶段1.注意审核独立性2.计划提前一周登记下发。3.签到表4.调查事实判定证据5.在审核组内部会议上，确定不合格项对审核结果进行分析，作出结论、填写不合格报告单。6.矩阵表：对本次不合格结果进行综合分析。7.签到表8.附矩阵表9.在不合格报告上记录，并形成跟踪验证报告。19归档图一 内部审核程序流程图合格跟踪验证不合格圣仑集团纠正和预防措施控制程序1 目的本程序规定了纠正措施的制定、实施和验证的要求和方法，旨在对不合格存在的原因 进行分析，并采取必要的控制，以避免发生类似的质量问题，防止不合格的再次发生。2 适用范围本程序适用于公司在质量活动中对不合格品和体系要求的偏离所采取的纠正措施。3 引用标准3.1 ISO 9000:2000质量管理体系基本原理和术语3.2 ISO 9001:2000质量管理体系要求 4 职责4.1 信用管理部为纠正措施控制的归口管理部门，负责对各部门纠正措施的实施进行监督和审核；负责各部门与体系运行中出现的不合格项组织责任部门分析原因，制定纠正措施计划并实施；负责纠正措施实施有效性的验证及总结，并适时向管理者代表报告。4.2 各部室、分公司负责与产品实现过程有关的、与顾客有关的不合格信息的收集，据此提出纠正措施建议并指导责任部门分析原因、制定措施计划并实施；负责纠正措施实施有效性的验证及总结，定期形成总结报告向信用管理部及公司领导报告。4.3 各部室、分公司负责与本部门有关的纠正措施计划的制定与实施。5 工作程序5.1 公司在下述情况下采取纠正措施。5.1.1 对重复出现不合格品（服务）或出现出口商品、产品由于工作失误造成大量积压。5.1.2 顾客对产品（服务）质量投诉或抱怨。5.1.3 体系的运作过程中重复出现的问题。5.2 针对5.1所列出的情况，各部室、分公司组织对其原因进行调查分析，直接确认或会同相关部门共同分析其产生的原因，查明造成不合格品的责任部门，由各部室、分公司下发“纠正措施报告单”。5.3 接到报告单的部门必须按要求分析原因，制定并实施纠正措施。5.4 各部室、分公司对责任部门的实施情况进行跟踪检查，督促其按期完成，如实施效果不理想，是纠正措施存在问题，应重新制定；是责任部门实施不利，应按要求继续认真实施，直到有效为止。5.5 经过以上步骤后，各部室、分公司必须开展对纠正措施有效性的评价。对于富有成效的改进做出永久更改，对于效果不明显的有必要采取进一步的分析和改进。5.6 在以上步骤的决策以及实施中相关部门有必要权衡风险、利益和成本，以确定适宜 的纠正措施。当需要时，可将适当的信息和决策呈报管理者代表或总经理进行决策。5.7 纠正措施实施情况应提交管理评审。6 相关支持性文件6.1 文件控制程序 6.2 质量记录控制程序 6.3 不合格品控制程序 7 质量记录7.1 纠正措施报告单 发现不合格并分类保持分析确定不合格原因实施纠正措施记录实施结果纳入有关标准、规定和制度资料存档质量记录控制程序是否是无效或遗留问题运用调查分析方法图一 纠正措施实施流程图是否采取纠正措施采取 采取纠正措施纠正不合格否制定纠正措施确认纠正措施 实施效果 验证、评价Y1 目的 本程序规定预防措施的制定、实施和验证的要求和方法，旨在对潜在不合格的原因进 行分析，并采取必要的控制以避免不合格的产生。2 适用范围 本程序适用于公司质量改进的全过程，对潜在不合格所采取的预防措施。3 引用标准3.1 ISO 9000:2000质量管理体系基本原理和术语。3.2 ISO 9001:2000质量管理体系要求4 职责4.1 信用管理部为预防措施控制的归口管理部门，负责对各部门预防措施的实施进行监 督和审核；负责各部门与体系运行有关的质量信息的收集，组织有关部门进行分析，据此提出预防措施建议并指导责任部门分析原因、制定措施计划并实施；负责预防措施实施有效性的验证及总结，并适时向管理者代表报告。4.2 公司各部室、分公司负责与产品实现过程有关的、与顾客有关的质量信息的收集， 组织有关部门进行分析，据此提出预防措施建议并指导责任部门分析原因、制定措施计 划并实施；负责预防措施实施有效性的验证及总结，定期形成总结报告向信用管理部及公司领导报告。4.3 各部室、分公司负责及时向综合办公室反馈各种质量信息；负责与本部门有关的预防 措施计划的制定与实施。5 工作程序 为促进持续改进活动，公司力求：a) 通过质量方针的建立与实施，营造一个激励改进的氛围与环境；b) 确立质量目标的明确改进的方向；c) 通过数据分析、内部审核不断寻求改进的机会，并作出适当的改进活动安排；d) 实施预防措施以及其他适用的措施，实施改进；e) 在管理评审中评价改进效果，确定新的改进目标。5.1 出现下列情况时应采取预防措施5.1.1 质量记录显示产品（服务）质量出现不稳定时；5.1.2 采购的产品质量出现下降趋势；5.1.3 内、外部质量审核结果显示需要采取预防措施；5.1.4 顾客对产品和质量有改进的需求时。5.2 信用管理部针对5.1条款所列出的情况组织各部室、分公司分析确认潜在不合格的原 因和主要涉及到的责任部门，并下发“预防措施报告单”要求其制定预防措施计划。 5.3 责任部门按“预防措施报告单”中的预防措施计划实施，相关部门配合。5.3 各部室、分公司对责任部门的实施情况进行效果验证，并负责对预防措施进行评价， 如效果不理想，是预防措施本身存在问题，应重新制定；是责任部门实施不力的，要求继续认真有效实施。 5.5 信用管理部对预防措施的实施情况适时地上报管理者代表，并作为管理评审的输入。5.6 为了分析质量问题，有效地采取预防措施，通过相关会议，了解质量动态，明确与本 部门相关的内容。5.7 对于所采取的预防措施的结果予以记录，对于经评价属永久性更改的应作出文件规 定。5.8 预防措施控制流程图（图一）6 相关文件6.1 文件控制程序 6.2 不合格品控制程序 7 形成文件和记录7.1 预防措施报告单 收集信息发现潜在不合格跟踪验证实施效果保持资料存档质量记录控制程序图一 预防措施实施流程图分析原因严密监控，掌握趋势是否权衡风险、利益和成本的基础上确定否是不同意同意预防措施审批实施制定预防措施 是否有效纳入有关标准,规定和制度是否采取预防措施圣仑集团不合格品控制程序1 目的 通过对不合格品进行评审处置，防止其流入下道环节或提交给顾客。2 范围 适用于对进出口贸易中不合格单、证及不规范服务的评审处置。3 引用标准3.1 ISO 9000：2000质量管理体系基本原理和术语3.2 ISO 9001：2000质量管理体系要求4 职责3.1 进出口经营单位、分公司质检部门负责对不合格品控制的归口管理。3.2 相关责任部门负责对进出口业务中不合格单证和不规范服务的评审处置。5 管理内容与控制要求5.1 不合格品的控制 在进出口业务中，对单据的缮制、单证的审核、出口商品的检验、验证和认可服务以 及服务提供过程中，发现不合格或不规范时，责任人员应立即采取相应措施。对不合 格单证和不合格商品要隔离存放，并加以标识。必要时，要做好记录并提交评审处置。5.2 不合格单证的处理a. 责任人员对单、证进行检验（含自检、互检、复检）中，发现不合格时，应认真进行修改。严重不合格的则要求原制单人员重新缮制；对不合格的外来单证，则应通知单证发出单位进行修改。b. 处置后的单证，责任人员要重新检验、记录，并达到合格。确保单证差错率控制在公司规定的范围内。c. 不允许不合格单证递交给相关供方或国外顾客。5.3 不规范服务的改进 发现不规范服务时，责任部门领导应责令有关人员停止不规范服务。必要时，应进行 批评教育，限期改正；对顾客的现场投诉，部门领导应责令有关人员写出书面检查， 向顾客道歉，并对效果进行验证。5.4 对服务提供中涉及的不合格商品的控制 责任人员应按照“质量检验管理办法“及合同规定，对出口商品分阶段实施检验、验 证和认可服务。发现不合格时，分别采取如下措施：a. 在生产过程中发现不合格时，应要求供方返工，以确保合格；b. 对产成品进行抽验发现不合格时，应要求供方进行挑选或拒绝采购。对挑选出的不合格品应隔离存放并加以标识；拒绝收购时，应与顾客联系修改交期。c. 商品出运后，顾客发现不合格时，应视不合格的影响程度与顾客协商，采取降价处理、退货、理赔或其它办法处理。5.5 对不合格品的评审处置权限 a.对因质量问题造成经济损失的责任事故，应按“责任事故处理权限及处罚规定”提交评审处置。 b. 对不合格品的处置应形成记录。属于顾客投诉索赔、形成死库存或因不合格单证造成经济损失的，要填写“责任事故报告单”，由责任部门保存一份，报信用管理部备案。 6 相关及支持性文件6.1 质量检验管理办法6.2 单证工作管理规定6.3 责任事故处理权限及处罚规定6.4 关于运输报关、海关核销业务程序及管理规定7 质量记录7.1 质量检验报告单7.2 单证差错修改情况表7.3 损失责任报告单圣仑集团进出口贸易过程控制程序1. 目的 对公司进出口业务全过程进行控制，消除各个业务环节中影响质量的各种因素，以 达到符合规定的要求。2. 范围 适用于公司在进出口业务全过程的控制。 公司的出口业务过程是：制定计划-合同评审及签订合同-催证审证-安排采购 -产品检验-制单审单-对外出运-结汇退税。（来进料加工贸易还应办理加工 贸易手册、进口料件质量检验、出口登记、海关核销等手续） 公司的进口业务过程是：制定计划-签订合同及审批-对外开证-租船定舱- 装前检验-审单付款-报关检验-拨交销售。3 引用标准3.1 ISO 9000：2000质量管理体系基本原理和术语3.2 ISO 9001：2000质量管理体系要求4 职责4.1 财务会计部负责财务管理、成本核算、资金管理、会计单证管理及出口核销退税。4.2 货代公司负责租船定舱、装船运输、报关核销。4.3 各业务部负责制定本部门的计划指标、对外谈判、签订并执行合同、参与合同评审、 采购、检验、报验、制单、单证初审、处理顾客投诉及索赔、理赔等。 4.4 人力资源部负责人力资源配置和员工培训、中层干部任免等。4.5 总经理办公室负责办公设备的配置及维护管理。 4.6 信用部负责合格供方的评价、选择和管理；负责单证复审、投保、结汇等，并对进出 口业务全过程的质量活动动进行监控和管理。 5 工作程序 公司对各个业务环节制定具体管理办法，确保各个业务环节的工作规范化、制度化 和科学化，使之达到符合规定的要求。5.1 制定计划a） 公司结合质量方针、目标的长远发展规划和总体战略目标，由总经理主持召开办公会议制定。b） 结合质量方针、目标，公司主管副总经理主持、财务会计部负责制定各分公司的年度进出口计划和利润指标。c） 各分公司经理结合质量方针、目标将各项年度计划指标分解落实到有关业务部门，并监督执行。5.2 合同评审及签订a） 业务员负责对外报价及业务洽淡，报价单应由部经理审核同意并批准；合同签订前，应按“质量手册”规定及“合同管理办法”进行逐级评审；评审通过后，按照合同批准权限，由总经理或其授权人签字批准，并加盖公司合同专用章。凡经批准盖章生效的合同，信用管理部和财务会计部均应在“合同登记册”中进行登统。b） 不按规定进行评审的合同，不经总经理或其授权人签字批准、并加盖合同专用章的合同，一律为无效合同，不准对外履约。否则，单证部不予审核单证，报运部不予安排出运。 5.3 审证催证a） 业务员应根据合同进程及时催证审证。收到信用证后，应在“信用证登记表”中进行登记；审证时，发现信用证与合同条款不符时，要及时联系顾客改证，确保信用证与合同相一致；对带有附加条件的“软条款”，一般情况下不予接受。不能修改必须接受的，要由业务员填写“工作联系单”，说明情况，报分公司经理批准。b） 信用管理部负责信用证复审，发现信用证与合同仍有不符点时，要及时退回业务部门联系修改。对带有软条款而没有审批手续的，一律退回业务科，不予复审。5.4 产品采购a） 产品采购应严格按照“质量手册”及“供方选择评价管理办法”的规定，签定规范的采购合同（即商品订购合同），明确质量要求和质量责任，并按规定逐级进行审批。b） 采购活动应在公司批准的合格供方中进行。包括原料、辅料、包装、成品等。在合格供方名单之外采购，业务员要填写“合格供方评审及非合格供方采购审批表”，说明原因，经有关部门审核签字批准后，方能实施采购。c） 没有对应的出口合同，不允许进行备货采购。特殊情况必须进行备货时，需由主管副总签署意见，报总经理批准采购合同。d） 不按规定进行逐级审批的采购合同、未经总经理批准的备货采购合同、未经批准与非合格供方签定的采购合同，均为无效合同。按照无效合同或不签合同即实施采购的，财务会计部一律不予结算货款。造成经济损失的，按“责任事故处理权限及处罚规定”处理。5.5 出口商品的质量检验a） 采购各类出口商品，均需按照“质量检验管理办法”进行检验、验证或认可。投产前，责任人员应深入供方，按照合同要求及工艺标准进行指导；生产过程中要对其产品的质量和生产进度进行监控，发现问题，及时研究处理；交货前应按规定进行抽验。b） 产品检验、验证或认可后应形成完整的质量记录，填写“抽样检验记录”和“质量检验报告单”。5.6 制单审单a） 单证工作做为公司业务的关键过程，应严格执行“单证工作管理规定”，坚持制单员自审、信用管理部复审相结合的逐级把关措施，确保单证一致、单单一致、单证与合同一致。b） 制单员要认真缮制各种单证，并切实搞好自审，确保所制单证准确无误、工整清洁。c） 制单人员应认真负责，严格审核，确保信用管理部退单比例控制在30%以下；信用管理部确保银行退单比例控制在8%以下（退单比