中国进出口商品交易会在项目管理中成功的要素(1).doc

“中国进出口商品交易会”的成功项目管理因素分析一、展会背景中国进出口商品交易会即广州交易会，简称广交会，英文名为。创办于1957年春季，每年春秋两季在广州举办，距2016年已有五十九年历史，是中国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多、成交效果最好的综合性国际贸易盛会。自2007年4月第101届起，广交会由中国出口商品交易会更名为中国进出口商品交易会，由单一出口平台变为进出口双向交易平台。2012年10月15日，第112届广交会开幕，尽管受全球市场仍处于持续降温状态影响，但中国外贸发展的传统优势并未根本削弱。中国进出口商品交易会由48个交易团组成，有数千家资信良好、实力雄厚的外贸公司、生产企业、科研院所、外商投资/独资企业、私营企业参展。中国进出口商品交易会贸易方式灵活多样，除传统的看样成交外，还举办网上交易会。广交会以出口贸易为主，也做进口生意，还可以开展多种形式的经济技术合作与交流，以及商检、保险、运输、广告、咨询等业务活动。来自世界各地的客商云集广州，互通商情，增进友谊。广交会展馆座落于广州琶洲岛，总建筑面积110万平方米，室内展厅总面积33.8万平方米，室外展场面积4.36万平方米。2014年6月19日，琶洲国际会展中心四期扩建规划通过，四期建设后，展览面积达50万平方米，超过德国汉诺威的47万平方米；整个琶洲地区会展面积达66万平方米，规模世界第一。二、因素分析 针对“中国进出口商品交易会”的成功项目管理因素分析，本小组讨论结果如下：（一）新的主题理念 以创新、协调、绿色、开放、共享发展理念为统领，积极创新体制机制和商务模式，持续提升国际化、专业化、市场化、信息化水平，建设“智慧广交会”和“绿色广交会”，积极推进从出口贸易单一功能平台向结识客户、展示洽谈、行业交流、信息发布、产品推介等综合功能平台转变，更好发挥全方位对外开放平台作用，在更高层次上运用两个市场、两种资源。（二）明确的参展范围 广交会分三期举行，每期都有不同的参展范围 第一期：大型机械及设备、小型机械、自行车、摩托车、汽车配件、化工产品、五金、工具、车辆（户外）、工程机械（户外）、家用电器、电子消费品、电子电气产品 、计算机及通讯产品、照明产品、建筑及装饰材料 、卫浴设备、进口展区 第二期：餐厨用具、日用陶瓷、工艺陶瓷、家居装饰品、玻璃工艺品、家具、编织及藤铁工艺品、园林产品 、铁石制品（户外）、家居用品、个人护理用具、浴室用品、钟表眼镜 、玩具、礼品及赠品、节日用品、土特产品（109届新编入） 第三期：男女装、童装、内衣、运动服及休闲服、裘革皮羽绒及制品、服装饰物及配件、家用纺织品、纺织原料面料、地毯及挂毯、食品、医药及保健品、医疗器械、耗材、敷料、体育及旅游休闲用品、办公文具、鞋、箱包（三）国务院、商务部、卫生部、广东省、广州市以及各交易团、商会等各个部门的联合努力和合作。大会秘书处 负责广交会大会总体协调；广交会重大活动的组织与协调；商务部领导及嘉宾到会接待工作，落实部、司领导交办事宜。负责广交会有关信息的编号、上报；广交会各办之间的文件流转和机要、保密等文秘管理工作；统筹现场展览服务和通讯、财务等配套服务；后勤保障等日常工作。秘书处日常办事机构设在外贸中心办公室。业务办公室 组织、布置进、出口成交工作，负责外贸政策研究、形势分析，指导进、出口成交统计工作；指导广交会展览成效评估工作，研究制定广交会组展工作方案；组织开展有关广交会改革发展调研；负责有关业务信息编报（包括广交会总结等）；指导查处违规转让和倒卖展位以及知识产权侵权行为；联系交易团、商协会，协调有关展览工作；指导和推动信息化工作，建立完善的广交会电子政务系统、电子商务系统和信息服务系统等。业务办日常办事机构设在外贸中心交易会工作处。外事办公室 负责广交会对外交往、外事活动的组织安排。包括安排交易会领导的外事活动；接待应邀来访的外国政府及经贸代表团；邀请或协助邀请外方主讲人、驻华使（领）馆官员、商会团体或公司代表等参加在交易会期间举办的上述相关会议。外事办日常办事机构设在外贸中心外联处。政治工作办公室 负责广交会思想政治工作的组织、管理和协调；负责违规转让和倒卖展位的检查工作。（政工办日常办事机构设在外贸中心政工处）保卫办公室 负责广交会展馆和重要活动的安全保卫工作；负责对到会采购商、国内与会人员的住所及主要活动场所的安全保卫工作实行统一的组织指挥，包括制定广交会保卫方案，协调各级公安部门行动，维护广州地区的社会治安，为广交会创造安全良好的社会环境；负责展馆的防火安全；负责维护广交会展馆及其附近道路交通秩序，保障交通畅顺。保卫办日常办事机构设在外贸中心保卫处。新闻中心 负责广交会期间记者邀请、接待、重要采访活动的安排以及组织召开新闻发布会；负责编辑出版新展望、广交会通讯；负责收集、整理舆情快报；负责宣传品发放管理。新闻中心日常办事机构设在新闻宣传处。卫生保障办公室 负责统一领导和指挥广交会卫生保障工作。与卫生行政部门保持密切联系，了解和掌握卫生动态，制定卫生保障工作方案和卫生防疫情况宣传口径；检查卫生保障措施落实情况；接受病情报告，处理卫生保障工作中的突发事件；组织、协调卫生防疫力量及相关工作；汇总广交会卫生防疫情况信息，编写简报。卫生办日常办事机构设在外贸中心展会服务部。证件服务中心 会同中心有关部门，负责广交会证件的印证、制证、发证，采集、分析、汇总采购商信息数据；负责规划完善办证系统、培训使用办证系统和现场管理。证件中心日常办事机构设在外贸中心保卫处。广交会客户联络中心 广交会客户联络中心是为与会客商提供广交会及日常展览相关信息的统一服务平台。提供与会一站式服务，可接受中、英、西、法、俄五种语言咨询。现受理展会信息、展品导航、办证咨询、客商与会、仓储运输、审图、交通、展具预订、设备预租、宽带接入、报障、投诉等业务。进出口商会/协会 中国五矿化工进出口商会、中国机电产品进出口商会、中国轻工工艺品进出口商会、中国纺织品进出口商会、中国食品土畜进出口商会、中国医药保健品进出口商会、中国外商投资企业协会交易团 由48个交易团组成，有数千家资信良好、实力雄厚的外贸公司、生产企业、科研院所、外商投资/独资企业、私营企业参展。中国进出口商品交易会（广交会）贸易方式灵活多样，除传统的看样成交外，还举办网上交易会。广交会以出口贸易为主，也做进口生意，还可以开展多种形式的经济技术合作与交流，以及商检、保险、运输、广告、咨询等业务活动。来自世界各地的客商云集广州，互通商情，增进友谊。（四）现场服务水平稳步提升 加强整合型管理体系建设，持续提升现场服务的标准化、专业化和精细化水平。完善现场服务可视化管理，使现场服务人员时刻接受监督并保持良好形象；加强服务时效测量管理，提高服务效率；即时公布高峰期排队等候时间，实行错峰就餐；继续开展管理随手拍活动，提高现场反应速度。 广交会客户联络中心提供更加便利的在线服务，截至11月3日，本届通过来访电话、邮件、传真、网上客服累计受理客户咨询类业务共38,692宗，外呼主动邀请客商约24,000宗，利用端到端的形式受理投诉报障业务780宗。 为更好地服务参展商和采购商，广交会继续邀请海关、检验检疫等部门以及法律、信用保险、外贸综合服务等相关机构和企业驻会，为企业提供服务。（五）展前充分的准备工作 1、收集样品实物赶快下工厂收集典型样品实物，记得带数码相机。样品不求多，但求精。带不了的样品一定要拍相片。要做好样品的分类和编号，计下供应价格。 2、建立商品档案将数码相机拍摄的商品图片，批量导入数据库。批量导入图片可自动按编号建立商品档案，自动完成图片裁剪缩放。然后，看图补充商品其他详细描述，输入货源价格。这样可在一两周内建立起商品资料库。 3、制作样品条码批量制作所有样品的条码标签，打印到不干胶纸上。剪下每个编号的样品条码标签，贴到相关样品实物上。做好这一步，可以在现场报价时用实物直接输入电脑编码，极大提高工作效率。否则就要手工查找和输入商品编号，慢！ 4、动画展示样品交易会展台上，将电脑大屏幕最显眼的位置，以丰富的动画效果自动展示所有精美的商品图片。 5、快速扫描报价客商喜欢什么样品，用条码扫描器逐一扫描入电脑。只要输入你想赚多少钱，一个按钮即准确算出美元报价。 6、正规报价单据三五分钟算好价格，即可打印正规格式的报价单，有多款格式。有你公司的Logo，详细联系方式、价格条件、单价数量等等全在一张纸上，清晰明朗。配一台彩色喷墨打印机，含清晰图片的报价单即可呈现在客人眼前。 7、即刻成交签单运气好，客人会立刻下单，窃喜的时候可别着急。把那份报价单转成订单，填上谈妥的交易条款。核对无误，即可打印正式的出口合同或销售确认书，让客人签了就是。 8、回家准备出货将那些客户资料、报价、订单导入公司的业务数据库中。在安排手下人准备采购，制作发票，安排托运、保险和报关等。（六）与会各方知识产权保护意识增强 投诉接待站共受理知识产权投诉案件603宗，860家参展企业被投诉，368家企业最终被认定涉嫌侵权。同期相比，受理案件总数上升13.56%，被投诉企业总数上升29.71%，被认定涉嫌侵权企业总数上升0.55%。共受理贸易纠纷投诉案件29宗，比上届同期减少21.62%。广交会继续实行知识产权、贸易纠纷代理机构人员专用证件制度，共有34家代理机构办理了中介代理机构证件，共代理提起了229宗投诉。（七）建立自己的全球营销网络。 为了给广交会的采购商和参展商提供更好的服务，广交会积极发展广交会合作伙伴计划，进一步深化与世界各国各地区工商机构、知名旅行社和航空公司的合作。截至目前，我们已与世界各国各地区108家工商机构正式签订了合作协议和合作备忘录。 在互惠互利的基础上，在宣传、互访、展览、商旅和咨询服务等方面进行深入的交流与合作，互通商情，增进友谊, 共同推动双边经贸关系的健康发展。欢迎世界各国各地区的工商机构、知名旅行社和航空公司与我们进行合作。亚洲：共有45家境外合作伙伴欧洲：共有32家境外合作伙伴美洲：共有21家境外合作伙伴非洲：共有5家境外合作伙伴大洋洲：共有6家境外合作伙伴3、 总结（1） 会展项目范围管理启动范围范围规划范围定义范围核实范围变动控制（2） 会展项目时间管理会展活动定义会展活动排序会展活动历时估算对于大中型会展项目利用工具软件（3） 会展项目成本管理项目资源计划成本