订单销货作业流程

XX 塑 料 五 金 制 品 厂一營業管理循環體系作業流程編號: ERP-001B日期: 版次: A01頁次: 9 / 91 範圍適用於本公司任何訂單型態（含樣品及正貨訂單、SKD、CKD）。2 權責作業名稱制作審查核准訂單新增生管生管主管生管經理訂單變更生管生管主管生管經理出貨申請單維護生管生管主管生管經理銷貨成品出庫單成品倉相關主管相關經理銷貨單生管生管主管生管經理3 定義：3.1 客戶訂單：是指客戶下達給公司訂購產品的一種單據及憑證。3.1.1 正常訂單：指客戶正常的訂購單(即公司已以正式量產方式生產的訂單)。3.1.2 樣品訂單：指依客戶要求打樣品的訂單，數量較少，非正式量產的訂單。3.1.3 SKD ：指客戶要求將產品以部份半成品、部份原材料之方式成套出貨，其中，半成品 部份必須經過加工制造，原材料則直接購入，經過包裝後一併成套出貨。3.1.4 CKD：指客戶要求將產品以原材料方式成套出貨，不必經過加工制造之過程，直接 包裝出貨。3.2 訂單變更：對確認後的訂單，由於客戶需求或生產因素造成某些項目的變更（如交期、數量等）。3.3 出貨申請單：生產部依據訂單交期，提供給相關部門有關出貨事項計劃安排的一種通知單。3.4 銷貨出庫單：成品銷售出庫，作為倉庫帳務處理的一種憑證。3.5 銷貨單：供財務部向客戶請款對帳的原始憑證。4 作業流程：4.1 作業流程圖 (詳見附頁)4.2 訂單下達作業4.2.1 訂單新增：由生管部根據台北提供之客戶訂單在系統中用補登方式新增系統內部訂單（客戶訂單維護作業DD1Q2）。欄位要求:訂單序號輸入內部批號,P/O NO輸入客戶原始P/O.單价輸入0.4.2.2 訂單列印：內部訂單由生管經辦人員列印出來，交由其部門經理簽核后，分發給相關單位。4.2.3 訂單確認：生管部經理審核完畢，由生管經辦人做系統訂單（客戶訂單維護作業DD1Q2）確認動作。4.2.4 操作畫面如下:4.2.4.1 畫面進入需輸入對應之部門代號及部門密碼統一輸入生管課之部門代號D1/Q24.1.3.訂單确認請點此圖標4.12.訂單列印請點此圖標D1/Q24.1.1訂單補登請點此圖標4.3 出貨計劃安排作業4.3.1 安排時機：訂單確認後，生管部依據訂單交期結合生產部生產進度狀況提前7天左右擬訂出貨計劃安排。4.3.2 出貨申請單制作：在“客戶訂單維護作業DD1Q2”執行轉出貨申請單，並到“出貨申請單S/N作業維護D/D2/Q1”中核定需出貨數量。(也可直接到DD2Q1中新增出貨申請單)4.3.3 出貨申請單列印及確認：列印出貨申請單一式三聯經生管部經理簽核后，一聯給貨倉部(成品倉)，一聯給報關部一聯留底。同時由生管承辦人員在系統“出貨申請單S/N作業維護D/D2/Q1”中確認。4.3.4 操作畫面如下:D1Q24.3.2 請擊此處轉出貨申請單D1Q2接著出現如下畫框,請你輸入您要轉那張訂單或那個批號之出貨申請單相關訊息產生的出貨申請單號,系統會回寫到D1Q2表頭畫面此處D2Q1D1Q2切記:此部門代號需与進入訂單之部門代號一樣,否則找不到此筆資料進入D2Q1畫面,也必須輸入部門代號D2Q1若需修改申請數量時,請點此表身修改圖標第三步: 點擊此圖標,确認該出貨申請單第二步:點擊此列印圖標,列印出貨申請單第一步:先點出此查詢圖標,找到此通知單號.4.4 出貨資料制作-這部份作業暫不利用系統處理.4.4.1 PACKING LIST：由船務部在“出貨申請單維護作業D/D2/Q1”中執行“轉裝箱單”作業后，系統依據料品“單箱基數”“單箱凈重”“單箱毛重”“材積”及出貨數量，自動產生該批出貨產品包裝明細資料 (D/D2/Q5)。4.4.2 INVOICE制作：由財務部在“出貨申請單維護作業D/D2/Q1”中執行“轉Invoice”作業后，系統依據出貨申請單內容，自動產生該批出貨產品發票明細資料 (D/D2/Q4)。4.5 銷貨成品出庫作業4.5.1 銷貨成品出貨確認：由貨倉部(成品倉)依據生管部提供的“申請出貨單(D/D2/Q1)”單據號碼在“銷貨成品出庫單C/C1/Q22”直接執行“出貨確認”作業後，列印一式三聯，經貨倉部經理簽核確認後，一聯生管部一聯報關部,一聯自留。此作業將扣減庫存並同時產生帳流部份的“銷貨單（D/D2/Q2）”。4.5.2 操作畫面如下:第二步:當庫存足夠時,系統自動產生銷貨單號第一步:點擊出貨确認,出現下框,找到通知單號C1Q22确認完畢,畫面會出現藍色确認字樣C1Q22切記:在列印前必須CHECK庫位及數量之正确性第四步:銷貨單确認,請點此圖標第三步:銷貨單列印請點此圖標4.6 銷貨單制作4.6.1 銷貨單的列印及簽核：出貨確認作業完成自動產生帳流部份的“銷貨單資料維護D/D2/Q2”經生管部承辦人員列印一式四聯，經生管部經理簽核確認後，由生管承辦人員在系統中作確認作業，并將銷貨單一聯財務部、一聯客戶、一聯留底。4.6.2 操作畫面如下:D2Q2此部門代號必須与訂單部門代號一致. 進入D/D2/Q2畫面,必須輸入部門代號及密碼D2Q2點擊确認圖標后,出現此畫框.第三步:銷貨單确認,請點此圖標第二步:列印銷貨單,請點此圖標第一步: 用查詢圖標找到相應的銷貨單號注意:銷貨單號D2Q2=銷貨出庫單號C1Q224.7 銷貨退回作業4.7.1 責任判定：當接到客戶退貨通知時，必須先經品管部門檢驗，同時做責任判定，若屬公司責任由業務與客戶協調確認，即做“退貨”或“折讓”處理。4.7.2 退貨作業：當確認為退貨處理方式時，由倉管部門作銷貨退回入庫作業(C/C1/Q7)，並核定庫位及等級(良品、不良品、報廢品)，確認後，自動產生”銷貨退回單(D/D2/Q3)”；“銷貨退回單”經由財務部審核無誤后，確認後自動結轉應收作業。