关于费用报销、借支及材料支付流程.doc

关于费用报销、借支及材料款支付流程的具体规定（试行）为了协调公司对内、对外的业务工作安排，保证各部门工作顺利有序开展，财务部现将相关费用报销、个人借支及材料款支付流程、手续做如下规定：一、 费用报销流程及要求：1、 费用报销责任人：各部门指定一名助理负责收集本部门费用单据与财务部出纳办理交接；2、 单据内容与格式：a. 报销人填制统一格式费用报销单，报销单需有符合税务要求的发票及其他辅助证明文件附后；b. 各部门助理按费用报销单逐份填制统一格式交接清单；3、 费用报销要求：a所有报销单据必须有经手人、证明人签字，并注明用款事由（不便注明的可单独贴小条说明）；4、 具体报销流程：审批流程：报销人填单部门助理整理单据并初核部门负责人/项目经理签批 副总签批 总经理/董事长签批 报账流程：助理将单据及清单一并交财务部出纳签收 出纳初审 财务审核 财务安排资金 出纳付款 董事长月末集中审阅 5、 费用报销周期：要求费用单据交财务部时间不得超过经济事项发生15天内，无特殊原因超过经济事项发生15天的单据财务部有权不予报销二、 借支流程及要求：1、 借支主体：因工作需要零星借支者和符合申领备用金要求人员，借支人员仅限公司转正后员工；2、 零星借支内容和格式：1） 借支人须作出书面借支申请报告，说明借支事由及借支金额，副总及总经理就申请事项及申请金额做出批示；2） 借支人到财务部填制统一格式借支单，并将审批后借支申请附后；3、 零星借支申领流程：a. 借支申请：借支人填写借支申请部门经理签批 副总签批总经理签批b. 领款流程：填写借支单（借支申请附后 ） 财务审核 财务安排资金 出纳支付4、零星借支核销流程：a. 费用报销单据必须先冲减借支后剩余金额方予支付，差额多退少补，要求借支事项完成后两周内报销单据必须交财务部冲账；b. 每年春节放假前一周内所有借支必须核销；员工离职须在离职手续完毕前及时到财务部办理借支核销手续。c. 出纳将开具收据交借支人作为借支冲销还款的凭据。d. 原则上前账不清，后账不借。特殊情况须经总经理和董事长批准。三、设备及材料款支付流程及要求：1、设备及材料款支付流程责任人：采购部助理2、内容及格式：a.合同首付款：填制统一格式付款申请单，合同复印件附后；b.进度款或尾款：必须与财务部进行账目核对，确定发票及验收入库手续齐全且已入账，核对清楚后由采购部填制付款申请单。c.外采人员零星采购：填制统一格式借支单。3、支付流程：a.合同首付款：填制付款申请单 部门负责人签批 副总签批 总经理签批 财务审核 财务安排资金 财务部出纳支付 董事长月末集中审阅b.进度款或尾款：核对账目填制付款申请单 部门负责人签批 分管副总签批 总经理签批 财务经理审核 财务总监安排资金 财务部出纳支付 董事长月末集中审阅 c. 外采人员零星采购参照借支流程办理 ；四、单据填写要求：1、明确费用归属：如为项目发生的费用支出，费用报销单需清晰注明费用所属项目，如涉及项目太多可单独填制清单注明各项目发生金额，清单附在费用报销单后作为附件以便于财务部审核及账务处理。如该费用为公司、部门公共费用，或是确实无法清晰区分项目的费用，如办公楼水电费、部门办公费用等，可不必注明所属项目，直接注明报销部门即可。2、原始票据要求：原则上要求所有费用均需提供符合国家相关税务要求的发票，对于金额较小以及确实无法提供发票的支出，财务部可酌情受理，但需附对方开具的收据并盖章，或是手写收条，载明收款人姓名、联系电话、身份证复印件等信息。3、制单与粘贴要求：所有单据均用黑色或蓝色水笔、钢笔填写，单据要求反映经济事项真实性、要素完整、填写清晰、金额准确，不允许涂改，附件粘贴整齐，原始单据与费用报销单所列事项相符，有正规发票与无正规发票单据应分别填写费用报销单。五、报销及付款时间规定：1、费用报销单部门助理每周交财务部一次，时间为周二（遇节假日顺延）。2、所有单据要求在4点之前集中送至财务部，否则财务部不予接收。财务部4点半后停止对外支付款项。3、员工单次借支金额超过5000元需提前一天报备财务部，以便于财务部统一安排。3、所有需要付款的单据完成签批流程交财务部后，员工借支在当日可支付，日常费用报销单据在三个工作日内予以支付，材料款支付在五个工作日内