市政办会务工作规则.doc

2 0 X XYOUR LOGOYour company name市政办会务工作规则姓名：XXX部 门：XX部市政办会务工作规则为进一步规范会议工作程序，切实提高会议效能，根据有关文件精神，结合工作实际，制定本规则。一、会前准备1、根据会议安排，由秘书科按照会议内容拟定参会人员、会议地点、会议时间、会议材料等事项，报请分管副秘书长审批，并向秘书长报告。2、需要进行宣传报道的会议，经请示秘书长同意后，书面或电话通知电视台、报社。3、会议通知的发送。由主办秘书拟文，送分管秘书长审核。发文人员要做好发文登记工作，包括送达时间、收文人员等。4、会议材料的准备。根据会议要求电话或书面通知有关部门，限期将会议材料报州政府办公室审核，并于会前一天按要求的份数报州政府办公室。5、会议材料的发送。秘书科按会议材料内容确定分发范围，并于会前一天分送至有关州长、副州长、秘书长、副秘书长及有关部门参会人手中。6、参会人员的落实。要求于会前一天落实参会人员，主办秘书整理打印后，于会前分发到有关领导手中。7、主办秘书按照会议研究事项，查阅有关背景资料，作好备查工作，必要时可复印送有关领导参阅。二、会场布置1、会场准备。主办秘书提前12天通知会议中心或通讯员，做好会场的整理、清洁、音响调试等工作；若在政府会议室召开会议，应安排好茶水、便笺等物件。需频闭的，要做好准备工作。2、需悬挂会标的，应提前一天确定会标名称，通知行财科制作会标。3、需摆放桌签的，应提前安排打字室打印桌签，并按座次顺序于会前摆放完毕。4、需安排水果、饮料等物品的，应提前通知会议中心或行财科。5、会前发放的材料，应整齐摆放于会场，做到整洁大方。摆放前要检查材料有无缺页、倒装等现象，并及时更换。6、会前应视领导参加情况和会议室的远近，安排有关车辆做好准备。三、召开会议1、秘书科提前安排会议记录、会场服务、会议召集人等人员,明确工作职责,并提前到位，按照责任要求做好工作。2、会议召集人要做好参会人员的签清点到，督促参会人员及时到会，人员到齐后及时向主办秘书长汇报。3、会议日程有修改调整的应及时通知有关领导和部门。4、会议时间较长的，应请示主办秘书长是否安排集中就餐。若就餐，应提前通知做好就餐准备。四、会后工作1、会议结束后，通知通讯员作好会场的清理工作。2、记录人员及时整理会议记录、会议材料并归档。若需发会议纪要，一般应于2个工作日内撰写完毕，交分管副秘书长审核后呈州政府领导审签。3、会议确定的各项决定或拟办事宜，由各协调口秘书分别督办，一般应于一周内办理完毕，并做好办结报告。根据中办掌握的原则：当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的右边，2号首长排左边，其他依次排列。会议记录格式会议名称：会议时间：会议地点：出席与列席会议人员：缺席人员：会议主持人：记录人：主要议题：会议记录：会议记录及会议文件整理归档规则为进一步规范州政府及州政府办公室各类会议记录、文件整理以及文件归档程序，确保会议文件、档案的安全、完整、真实、有效，结合办公室实际,特制定本规则。一、会议范围指州政府召开的州政府全体会议、常务会议、专题会议以及州政府党组召开的各类会议；省委、省政府有关领导来调研召开的重要会议；与省内其他地、市、自治州或省外地区、企业等召开的协调会、联席会、洽谈会等。二、会议记录会议记录要做到文字记录与录音记录同步进行。情况特殊的，在征求秘书长和有关州政府领导同意后，还要做好图片、影像记录。重要会议应安排两人以上做好会议记录。会议记录要做到以下几点：1记录准确：要如实记录发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠于原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定的事项，更不能有丝毫出入。2要点不漏：要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细；论证过程可以不记；一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。3始终如一：记录人必须做到从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。4注意格式：会议记录应按下列内容分别记录会议事项：会议名称、时间、地点、出席人、列席人、请假缺席人姓名、主持人姓名、记录人姓名，会议研究事项记载、会议讨论情况和决定事项记载等。记录时必须把发言人的名字写在前，并且按照发言顺序做好文字的记录。会议记录一般以A4幅面稿纸为记录用纸，主记录人不得在个人笔记本或其他纸张上作记录，必须按照会议记录的有关规定如实做好会议记录，并与有关会议材料一同归档。三、记录整理根据有关规定和领导要求，由主记录人整理会议记录或会议纪要，并及时做好会议记录整理、会议材料的归档等。若需发会议纪要，一般应于2个工作日内撰写完毕交分管秘书长审核。并在7个工作日内下发会议纪要。四、文件归档归档文件包括以下几方面：1、会议原始记录，包括会议文字记录、录音记录、图片影像等资料（录音、图片以及影像必须刻录光盘归档，并做好文件夹目录）。2、会议文件，包括会议研究文件、研究文件的背景材料、征求意见的有关说明。3、其他归档文件，包括会议通知、参会人员名单、会议议程和其他有关文件。文件的归档按照“一会一归档”的原则，对每个会议的有关文件进行单独归档。秘书科科长要对会议有关文件归档情