公司内部审计之行政物资采购专项审计报告

行政物资采购专项审计报告内审字2013第00*号根据年度审计计划的安排，审计部于2013年*月*日*月*日对人事行政部采购及管理进行了专项审计。本次审计的主要目的是加强行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货的及时性与质量，提高公司经济效益。时间范围涵盖2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述栏请勿将与审计报告无关的内容写入，主要写审计时间、审计目的。）本次审计主要发现如下：1、岗位设置不合理，不相容职位未分离2、未编制月度采购计划3、部分物资采购无三家比价资料且价格偏高一、项目概况： 1、公司行政物资的采购主要分成2部分：一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。 2、2013年1月1日至2013年4月31日，总金额XX元。本次审计抽查会计凭证21份，累计金额XX元，占总采购金额的XX%。（需要告诉管理层）二、本期审计发现：1、岗位设置： 采购相关的不相容职务未分离行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。容易导致采购人员利用权力进行舞弊。（提出采购需求是否也是采购人员提出的，请检查行政物资的账龄数量，是否存在不合理采购来说明问题。对于行政物资是否为制定采购，这一块需要明确）审计建议：2、 采购计划 未编制月度采购计划： 行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。未编制阅读的采购计划，容易导致各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。审计建议：3、采购流程 行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。（这种不是什么问题，重点不在这里。）审计建议： 大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司采购控制程序中“1.6 各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”（供应商一般只在报价单、订单上、送货单上进行确认，需要询问采购人员不签字的原因在哪里） 审计建议： 部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（是否有紧急采购流程，与问题一重复。） 审计建议：4、报价单管理*经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。（审计人员存在主观捏造审计问题，应该删除此类发现，或者进一步分析。）审计建议：有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，提供不提供报价单不是问题，只是个表面问题。）审计建议：报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，另外需要与财务付款等，可能存在议价，第一次议价为185元，第二次议价为180元，需要与采购进一步确认。）审计建议：审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，另外需要与财务付款等，可能存在议价，第一次议价为185元，第二次议价为180元，需要与采购进一步确认。）审计建议：5、行政物资管理方面未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。（重新审计，这个重点是是否形成了出入库台账，另外审计人员是否根据出入库单或者供应商的送货单得到的账面数进行了盘点。）审计建议：行政物资采购的紧急采购频率高。（如果要说明这个是问题，请列表说明，紧急采购次数。）审计建议：人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（审计部是否进行了盘点，你都没盘点，怎么说明人家管的不好。）审计