中国石油ERP操作手册(零售部分).doc

ERP系统零售业务操作手册目 录第一章 加油站采购业务流程第二章 加油站销售业务流程第三章 加油站内部移库操作流程第四章 加油站盘点操作流程第五章 MDM平台如何申请客户第六章 SLM平台操作方法第七章 常见问题解答第一章 加油站采购业务流程一、油库调加油站入库进入之后，业务单元填写2c0p，发出油库填写发油油库的代码 点击执行以后大家注意定义入站日期 填完 车船验收量和实发量以后 ，进行入库操作可以用事物码 zr5mmrp047进行 入库业务查询二、错误时冲销油库调加油站入库 进入之后填写 业务单元 和库存地点 以及 记帐日期就可以了 点击冲销处理 ，定义日期可以不用管 这样就可以冲销完毕， 项目组已经将 系统调整， 发货通知单自动会被删除。三、购进结算首先 要确定省公司是否已经作了销售结算单，如省公司已经完成销售结算单创建以后，就可以在系统中做购进结算流程。首先： 进入之后采购主体填写自己公司代码， 然后读取供应商结算单 采购主体填写自己公司代码，点击执行 然后结算单读取接票日期与 开票日期相同即可 ，然后点击保存 录入发票后，进行购进结算通知单创建进入之后可以填的条件尽量都填一下，这样可以缩短时间 ，点击执行出现这个界面以后， 点击匹配 ，重新计算确保 数量和金额都是 0 注意结算日期 ，结算日期默认是当日 ，一定要修改成规定日期大家还要注意一点，在采购发票录入的过程中，读取过的发票就再也不能读取了，如果出现错误，需要手工补录进去第二章 加油站销售1. 加油站零售数据表填写：先按要求填写好加油站零售数据表。这里有几个要点要注意：第一：销售组织编码，业务单元，库存地点不要填错。一个单位只对应一个销售组织代码和业务单元代码。第二：在把数据表导进系统的之前，要把客户名称（上面红色的一栏）删掉。第三：每月的26日至31日的数据 ，在填写零售数据表的时候，日期都要改成次月的1日（每月25日后的数据应计入下一个盘点月的数据）。举个例子。09年10月26日至10月31日的数据，在编写数据表的时候，都要把销售日期改为09年11月1日.（20091101）。第四：表的最后一列，基本上都是填Z03（到位零售价）第五：表的倒数第二列要分好“现金，POS机，和预付款客户的编码”，不要填错。2 . 零售数据导入填好数据表后，要点击保存。打开系统，开始导入数据：打开系统，进入系统后，点开业务管理的销售业务，再点击零售订单导入。双击零售订单导入后，选择下载模板2，然后在“选择上载文件”里，打开你要导入的零售数据表。最后点击上图里面的小闹钟（执行键）.点击执行键后，如果零售数据表填写规范，会出现下面的界面。接着再点击上图一栏功能键中的“导入”键。 点击导入后，系统会提示“是否导入数据”，然后按“确认”，系统会把数据导入。导入成功后，系统会在消息那一栏出现数据的订单编号。如下图：得出了销售数据订单号后，点中“消息”那整一列，然后点击上图功能键的第二个键“按升序排列”键，把销售订单号从小到大的顺序排列好。最后，在笔记本上把最小的单号和最后的单号记住。进入下一个操作环节。点击“付油通知单集中创建”后进入下一个界面：在这个界面上，在“装运点/接受点”填上油站的销售组织代码，在“交货创建日期”填上零售数据所属的日期。最后在“销售订单”面的“销售凭证”空格上把刚才记好的销售订单号填入。左边填最小的单号。右边填最后的单号。 点击执行键，便出现下面界面：看到界面后，接着点击上图所示功能键一列中的“选着全部”键，在选中全部数据后，再点击功能键上的“后台”键，便出现下面界面：点击全部。接着出现下面界面：同样的，把“销售凭证”那整一列点中，再点击上图功能键中的“按升序排列”键。最后在笔记本上记住最小的凭证号和最后的凭证号。操作完毕后，点击“油品集中出库”功能：点击后，就会进入到下面界面。进入上图界面后，接着点击功能键中的“全部选择”键（有个+号的那个键）。便出现下面的发货外向交货界面：在上面这个“发货外向交货”的界面中，在“销售组织”或者“装运点/接收点”空格中填好油站的编码（两个空格的油站编码是相同的）。 然后在“计划货物移动日期”空格中填好日期， 在凭证数据中的“交货”空格中填好刚才上一个步骤记住的最小凭证号和最后的凭证号。 最后点击执行键.点击执行键后，便出现下面的界面：在上面的界面出现后，点中功能键中的“全选”键，然后再点击功能键中的“过账发货”键。在选好移动日期后，点“勾”执行。执行后，检查货物是否全部成功移动过账。全部移动成功后，然后再进入最后一步“集中结算”操作。点击“集中结算”后，便出现下面界面：在上面的界面中，在“销售组织”的空格上填好油站的编码，然后点“显示来票清单”键。便出现下面发票界面：在点中“全选”键，把所有发票选中后，最后点击功能键中的“集中出具发票凭证”键，进行出具发票凭证。 当所有发票凭证出具成功后，零售数据的导入步骤就全部完成。3. 常见错误及处理：（1）当刚开始导入零售数据第一步时，出现下面界面情况：表明在零售数据表格填写完之后，没有把客户名称那一列删掉就开始导进系统。这种错误在把零售数据表格中“客户名称”那一列删掉后，保存再导进，便能解决。（2）当出现下面界面情况：表明这个客户并没有扩展到所属的加油站。所以系统不能接受它的数据。出现这种情况后，要找到广东公司加管处部的，然后填写“往来客户扩展申请表”，发到专门用于ERP信息收集邮箱后，等省公司把客户扩展到所属加油站，问题便能解决。 “往来客户扩展申请表”如图：填写要求：新增的客户或者之前没有维护到所属加油站的客户（新增客户详见第五章）， 把它们的MDM编码和FMIS编码，按表格的要求填写上去，然后填好销售流向（一般的零售客户都是选择“零售外部销售” 项）， 最后把客户所属油站的名称和公司代码填好。表格完成后，发到广东公司加管处ERP信息收集邮箱：. （3） 当做到油品集中出库时，出现下面界面情况：表明这些客户移动过账不成功。解决方法：点击“过账发货”旁边的小叹号键，看看出现移动过账不了的是什么原因。一般有两种原因： 其一：当点击“小叹号”键后，出现例如“移动数量不足，或者库存数量不够大概意思的字词”，那就表明加油站的那个油品不够了，没有油了。这个时候的解决办法就是检查是不是加油站漏做了采购油品环节而导致不够油过账（如果是这种情况，就要先补做采购油品环节，再进行过账）。 或者检查是不是这个月加油站盘盈比较大（如果是这种情况就可以先做油品盘盈处理，等库存补充油品数量后再进行过账。）其二：当点击“小叹号”键后，出现下面界面情况：就表明货物移动有问题。解决办法：记住上图过账不了的销售凭证号，然后在系统的最初界面的上方空格输入VL02N, 如图：输入VL02N按下回车键后便会出现下面界面：在“外向交货”空格中填上刚才记住的不能过账的销售凭证号，点回车键，进入下面界面：接着点中界面中有油品数量和金额的那一行数据，点中后点击功能键中的“附加数量”键，便出现下面界面：在上面的界面中，把鼠标光标移到“附加数量”下显示0.000的空格地方，然后按回车键。接着就会出现以下画面：等“附加数量”下的空格显示出数值时，就可以点击上面界面中功能键中的“过账发货”键进行过账。问题就解决了。特别提示：如果这个销售凭证不止一行数据，而是有几行数据的，那么就要一行接着一行按照上面的解决方法操作，等整张销售凭证每一行数据都显示数值后，最后才按“过账发货”键。 这样这张销售凭证才能过账。第三章 加油站内部移库操作流程一、全资站之间内部移库1、 内部移库单创建内部移库单创建需要进入的界面步骤依次为业务管理库存业务内部移库内部移库单创建，界面图解如下双击内部移库单后进入界面，填写具体项目，以佛山高明香山加油站移库到南海樵金加油站为例填写好内部移库单后点击保存，则可生成以45开头的内部移库单号，如上图中生成的内部移库单号为：4502437937。第一步则已完成。2、 付油通知单创建付油通知单需要进入的界面依次为业务管理销售业务付油通知付油通知单创建，见下图双击付油通知单创建后进入界面，填写具体项目，还以上例作图解点执行后进入界面选中后点保存，生成以FY开头的付油通知单，本例中付油通知单号为：FY0002229077和FY0002229078，需要注意的是并不是一张内部移库单只生成一个付油通知单号，而是有几笔业务发生就对应几个付油通知单号，可点击上图中的显示创建的付油通知单，可见下图：3、 油品出库油品出库需要进入的界面依次为业务管理销售业务油品出库油品出库，见下图：双击油品出库后进入界面如下，选中内部移库，输入付油通知单号，点执行则可进入下一步，需要注意的是一次只能操作一张付油通知单。进入后的界面如下，更改出库日期之后，点保存，本步骤则完成，可生成8字头的出库单号，如本例中生成出库单号为87532178和87532179。出库单号可在下图中的显示出库成功消息界面中查找。完成以上3个步骤之后，全资油站之间的内部移库则操作成功。二、全资与控股、控股与控股（不同公司代码下）站之间内部移库不同公司代码下的加油站内部移库操作通过做销售与采购业务完成。举例说明：A站和B站分别为两个不同公司代码下的加油站，A站需移库到B站：（1）首先将发生的移库的A、B油站公司代码、业务单元报上级价格维护人员维护供应商和移库价格，移库价格以当期省公司给控股公司调拨的价格为准；（2）填报A站的零售模板，B站作为A站的一个往来客户，在零售模板中添加B站的客户代码，销售量为需要移库的量，销售价格为上报省公司维护的移库价格，填写完毕后将销售模板导入系统中，并按照销售流程做A站的销售；（3）做B站的采购业务，具体步骤参照采购步骤进行。第四章 加油站盘点操作流程点击 业务管理库存业务库存盘点盘点直接处理盘点盈亏直接处理（ZR5MMDG050）进入进入后，输入加油站业务单元代码和记账日期（按财务部门具体要求），并选择需要细分盈亏原因输入完相关信息后，点击执行健，进入到数据录入界面填入库存地点、油品代码；盈亏标志一栏，如为盘盈选Y，盘亏选K；移动原因一栏，点右边小箭头，会出现下拉菜单，可选择盘点盈亏的具体原因，在111月时，按财务的要求，均录入为定耗，12月时，才按财务的要求录入相关超耗数据。将该表中需要填写的栏目都按要求填完后，点击保存即可。第五章 在MDM平台如何申请客户1、加油站收集新客户资料：客户名称、地址、营业执照号码、税务登记证号码等信息，填好“MDM往来客户申请”里面的相应内容，方便在系统录入各项信息。2、登陆以下地址，输入区域运维人员的帐号密码后登录。 http:/mdm.petrochina/选择左上角的“编码管理”中的“编码申请客户”，信息系统选择808 销售ERP生产系统，客户帐户组根据客户类型选择相应的组别，一般选择9000 中油外部一般客户。3、填好带*号的相关信息。客户名称如果是个人客户需在姓名后面加“XX省XX市”，税务登记证如果是个人客户需填客户身份证号码。客户分类信息根据客户相关信息填报。企业其他信息根据企业营业执照选择相应内容。客户联系人信息填好后点确定。在流程管理的事宜管理的经办流程的客户中查询新客户审批情况。4、填好相关数据后，选择数据校验检查是否有填写错误或漏项，显示操作成功后选择保存并提交。5、注意事项：（1）区域财务相关人员进行一级审核后，等待总部审批。（2）总部审批后，流程状态显示完成，点击详情读取编码和fmis编码，同时填报往来客户扩展申请表上报给加管处进行扩展，并把新客户的编码增加在转换模板的客户编码表中，发给相应的加油站。第六章 SLM平台操作方法SLM平台是用于解决SAP（ERP）系统问题的管理系统，负责SAP系统问题的收集和处理。零售部门在操作中遇到的系统问题，或现有关键用户无法解决的问题时，均可通过SLM平台向ERP项目组提出，并得到解决；同时，在新增加油站的过程中，也是在这套系统上提交相关资料。1、SLM服务器配置选择 “新建项目” 按钮进入此界面后直接选择下一步进入另一个界面后，分别输入以下信息：在图中字段里分别输入以下内容描述：问题提报系统服务器地址：2系统标识：SP1系统编码：01确定输入正确之后点击按钮 “完成”，然后重新进入界面，使用本单位运维人员的帐号进行登录。2、创建支持信息登录SLM系统后，在事务代码栏输入“NOTIF_CREAT”运行，或者在用户菜单中如下位置找到代码，双击运行。进入“创建支持消息界面”，如下图：字段名称描述R/O/C用户操作/数值注释优先级问题的优先程度 C1：非常高2：高3：中4：低系统默认是“4 ”（优先级低），用户可以根据问题的情况自己分配优先级系统/安装基础使用的系统REP8(油品销售 EP8 Ptoduction client 808)每个项目都有自己的系统，油品销售系统都使用(油品销售 EP8 Ptoduction client 808) 号码为163报告者万恶提问题提报人 R系统自动带出负责人负责支持的人员 R1639关键用户无法解决的问题必须选择“ERP能力支持中心”，号码为“1639”主题遇到的问题属于哪方面的问题 R应用问题 开发需求 帐户权限 业务变更 软件问题 硬件问题 网络问题 其他解决方案 R11820000 人力资源管理12320000 天然气与管道12820000 勘探与生产 13320000 炼化生产13820000 销售与市场项目提报问题的单位 RDBXS001 东北化工XBHGXS002 西北化工HDHGXS001 华东化工HNHGXS001 华南化工HBHGXS001 华北化工XNHGXS001 西南化工ZBHGXS001 化工销售总部短文本问题的简单描述 R长文本详细描述问题 R需要将问题描述清楚。包括使用的TCODE、选择的条件、错误信息等。另外必须写上用户的姓名和联系方式。附件附件长文本中不能显示的内容，如WORD文档、操作截图，可以通过附件上传 C(说明：表格中的 “R/O/C”列： “R” = 必填, “O” = 可选, “C” =视条件而定)下面具体讲一下如何上传附件。选中“附件”选择页，如下图所示：点击“导入”选项，在本地计算机找到要上