会计报表子系统(2)

第四章会计报表子系统(P271),会计信息系统,2,账务处理子系统、采购与应付子系统、存货子系统、销售与应收子系统、工资子系统、固定资产子系统和成本子系统，各个子系统之间存在着数据交换关系，各个子系统自身都能生成各种管理报表，但这些报表大多是局限于各个子系统自身相关的业务，着眼于相关的管理与决策需要。与此不同的是会计报表子系统，会计报表子系统并非对经营交易或事项的直接处理，它一方面用于对外法定报表的编制，一方面用于对内管理报表的提供，更多的是着眼于整个企业生产经营活动的综合反映，是会计核算工作的总结。,会计信息系统,3,本章内容,编制报表前的准备工作第一节会计报表子系统概述第二节会计报表子系统流程与项目定义第三节会计报表子系统日常业务处理第四节现金流量表的编制第五节合并会计报表的编制,会计信息系统,4,编制报表前的准备工作,对账：对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。包括总账与明细账核对、总账与辅助账数据核对等。结账：通过编制一些有关凭证，来完成企业的结转损益等工作，以终结某月的账务处理。它分为月末结账与年度结账。,会计信息系统,5,第一节会计报表子系统概述,一、会计报表概念会计报表是用于综合反映企业单位某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件。是企业经营活动的缩影。会计报表子系统的主要功能是依据企业会计准则、企业会计制度、企业财务会计报告条例等法规和制度，编制和对外提供真实、完整的会计报表，同时根据经营管理的需要，编制和对内提供灵活多样的管理报表，并依据报表数据，分析经济活动与财务收支情况。,会计信息系统,6,二、会计报表分类P272,按报表反映的内容、性质，可分为财务状况报表、经营成果报表和成本费用报表。按服务对象，可分为外部报表和内部报表按编制单位，可分为单位报表、汇总报表和合并报表按编制时期，可分为定期报表和不定期报表按计量用的货币，可分为记账本位币报表和外币报表按结构的复杂程度，可分为简单报表和复合报表,会计信息系统,7,会计报表,对外会计报表,对内会计报表,资产负债表,利润表,所有者权益变动表,现金流量表,成本费用表,销售情况表,没有统一的格式和内容，完全由企业自行定义。,按服务对象：,会计信息系统,8,标题：用来表示报表的名称，可带副标题或修饰线。表头：用来描述报表的编制单位名称、编制日期、编制计量单位、报表栏目名称等内容。特别是报表的栏目名称，是报表最重要的、不可或缺的内容。,二、会计报表格式P273,会计信息系统,9,表体：是报表的核心，是报表数据的主要表现区域，是报表的主体。表体包含报表栏目名称、报表项目名称和报表数据单元。除报表栏目名称和报表项目名称之外，就是报表数据单元。各个单元格的意义由报表项目名称和报表栏目名称共同决定，这些单元格用于填写表中的数据，称为基本表单元（简称表元）。表尾：表尾是报表表体以下的附注、说明，既有固定的文字说明，也有少量的数值数据。,会计信息系统,10,根据总账有关账户的期末余额直接填列根据总账科目余额计算填列根据明细科目余额计算填列根据总账科目和明细科目余额分析计算填列根据科目余额减去其备抵项目后的净额填列根据本表其他项目计算填列可根据上一期间的资产负债表填列可根据其他报表填列,三、会计报表项目的数据来源,会计信息系统,11,账务处理系统的总账、明细账，以及其他子系统的辅助项目账取数。本表取数。其他报表取数。从系统外部取数，包括直接手工输入、以软盘传入或通过通讯线路传递等。例如手工输入编制单位的名称，以软盘或网络传递子公司的个别报表。从其它软件取数。例如从其他的数据库取数。在会计软件中，针对第一种取数方式一般提供了大量的财务函数来实现。,一般会计报表的数据来源有以下几种情况：,会计信息系统,12,（一）会计报表子系统的特点手工输入数据量少不设置报表数据的直接修改功能输出信息规范性强通用性更强、适用面更广图表并用进行报表分析,四、会计报表子系统的特点和目标,会计信息系统,13,（二）会计报表子系统的目标根据账务处理子系统、其他会计核算子系统、会计报表子系统自身、其他系统等数据来源，按照用户定义的方式，编制用户需要的会计报表，并按用户的需求对报表进行各种分析。,会计信息系统,14,第二节会计报表子系统流程与项目定义,一、会计报表子系统流程（一）手工方式下报表编制的流程,会计信息系统,15,第二节会计报表子系统流程与项目定义(P279),（二）计算机系统会计报表编制的基本处理流程定义报表格式定义报表公式处理报表数据输出报表,图101报表子系统业务流程图,会计信息系统,16,启动UFO创建空白报表,设计报表的格式,在报表中定义各种公式,进行报表的数据处理,报表的图形处理,打印UFO报表,退出系统,会计信息系统,17,二、报表子系统的主要概念,（一）格式状态和数据状态1、格式状态在格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。,会计信息系统,18,2、数据状态在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。,会计信息系统,19,（二）单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。单元类型主要有数值单元、字符单元、表样单元三种。,会计信息系统,20,（三）表页一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为2.,会计信息系统,21,（四）区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO报表中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。,会计信息系统,22,（五）组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO报表在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。,会计信息系统,23,（六）固定区和可变区固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。,会计信息系统,24,（七）关键字P284关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO共提供了以下六种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月、日关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。,会计信息系统,25,（八）筛选筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合条件的表页或可变行（列）；不处理不符合筛选条件的表页或可变行（列）。筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR”来表示。,会计信息系统,26,（九）关联关联条件就用于定义表与表之间的相互关系。关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。,会计信息系统,27,（十）二维表和三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。在UFO中要确定一个数据的所有要素为：表名、表页、列、行,会计信息系统,28,第二节编制会计报表,创建新的会计报表设计报表格式编辑报表公式报表数据处理会计报表模板的具体应用,编制自己的会计报表实际上就是指在UFO报表管理系统中根据自己的需要创建报表、设置报表格式和对会计报表进行公式编辑，以使UFO系统在以后的各个会计期间根据所编制的报表，能根据实际的会计期间和相应的经营业务自动取数、计算并生成报表。,返回目录,会计信息系统,29,创建新的会计报表,编制会计报表,启动财务报表系统,进入UFO报表系统,单击工具栏上的【文件】【新建】命令按钮，即可创建一张新的会计报表。,会计信息系统,30,设计报表格式,编制会计报表,设置表尺寸,在【UFO报表系统】窗口中，依次执行【格式】【表尺寸】命令项,打开【表尺寸】对话框.,在该对话框中输入表的行数和列数.,单击【确认】按钮，即可显示所设的表格，,表尺寸即报表表页的行数和列数。表尺寸缺省为50行*7列，最大不能超过9999行*255列。,会计信息系统,31,编制会计报表,设计报表格式,定义行高和列宽,选定需要调整的单元所在的行,执行【格式】【行高】命令项,打开【行高】对话框.,输入需要的行高尺寸,单击【确定】,所选单元的行高即已变化.,选定要调整列宽的单元,执行【格式】【列宽】命令项打开【列宽】对话框,输入列宽的尺寸，然后单击【确认】按钮，即可对所选的单元进行列宽调整。,在UFO报表中，行高限制在0-160毫米之间，缺省为5毫米；列宽限制在0-220毫米之间，缺省为25毫米。在数据状态下可以可以调整行高和列宽。,会计信息系统,32,编制会计报表,设计报表格式,画表格线,在报表中选中需要画线的区域,执行【格式】【区域画线】命令项,打开【区域画线】对话框.,单击“网线”单选按钮，选择画线的类型和样式。,选择完毕后单击【确认】按钮，即可为所选区域画上表格线。,UFO报表的画线类型有网线、框线、横线、竖线、正斜线、反斜线6种。表线样式有空线、细实线、虚线、粗实线共8种，单元和区域的周边格线由各种线型绘制，缺省线型为空，即不绘制格线。,会计信息系统,33,编制会计报表,设计报表格式,定义组合单元,选中需要合并的单元区域，然后执行【格式】【组合单元】命令项，或单击工具栏上的组合单元按钮，打开【组合单元】对话框,单击【整体组合】或【按行组合】、【按列组合】按钮，即可将选中的单元合并为一个单元,组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO报表在处理报表时将组合单元视为一个单元,会计信息系统,34,编制会计报表,设计报表格式,输入项目内容,输入项目内容是指输入报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。,（1）在该表中选中需要输入内容的单元或组合单元。（2）在选中的区域输入相关的文字内容即可。,会计信息系统,35,设置单元属性,设置单元属性即是对单元类型、数据格式、对齐方式、字型、字体、字号、颜色及边框样式等内容的设置，其中最重要的是对单元类型的设置。报表新建时，所有的单元类型都采用系统默认的，并不一定符合自己的要求，因此需要对其进行重新设置，以满足自己的需要。,会计信息系统,36,编制会计报表,设计报表格式,定义关键字,选中需要设置关键字的单元,直接执行【数据】【关键字】【设置】命令项,打开【设置关键字】对话框,点选“单位名称”单选项.,单击【确定】按钮，即可将“单位名称”定义为关键字。重复上述步骤，即可将“年”和“月”定义为关键字。,一个关键字在表中只能定义一次，即在同一个报表中不允许有重复的关键字。另外，关键字的设置在格式状态下进行，关键字的值要在数据状态下录入。,会计信息系统,37,编制会计报表,设计报表格式,可变表的设计,在该报表中，执行【格式】【可变区】【设置】命令,打开【设置可变区】对话框,在该对话框中，选择需要进行可变设置的对象（即“行”或“列”），然后再设置其数量值。,设置完毕之后，单击【确认】按钮，可变区设置就成功.,一个报表中只能定义一个可变区。如果想重新定义可变区，必须先取消现有的，然后才能设置新的可变区。如果对原来定义的可变区的大小不满意，可执行【格式】【可变区】【重新设置】命令按钮，打开【重新设置可变区】对话框，在该对话框的“可变区大小”文本框中，输入需要的数值，然后单击【确定】按钮，即设置成功。,会计信息系统,38,编辑报表公式,报表公式指的是报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式（计算公式）、审核公式和舍位公式。,会计信息系统,39,单元公式,是指为报表数据单元进行赋值的公式。主要用于定义报表数据来源以及运算关系。单元公式又可分为账务取数公式、表页内部统计公式、本表它页取数公式和报表之间取数公式四种。1.账务取数公式报表数据主要来自账务处理子系统和其他核算子系统，主要通过账务函数和其他核算子系统的函数来实现数据的调用；,会计信息系统,40,有的数据来自表内，这种取数可以直接通过单元格的坐标来调用，例如C5；有的数据来自同一报表文件的不同表页，这种取数可以通过表页序号和单元格的坐标来调用，例如C52；有的数据来自不同报表文件，这种取数可以通过表名、表页序号和单元格的坐标来调用，例如“利润表.rep”-C52。,会计信息系统,41,函数是会计报表软件的重要内容，需要熟悉各种函数的应用。虽然不同会计软件的函数名称各不相同，但其原理是相同的P280,会计信息系统,42,函数名称(,截止日期),QM(1122,月,借,999,2010,002,003),例如：取2010年本月末当前账套（账套号999）的应收某一客户（编码002）的由某一部门（编码为003）办理业务的账款（应收账款科目编码1122）的借方余额。,会计信息系统,43,2.表页内部统计公式表页内部统计公式主要是用于在本表页的指定区域内做出诸如求和、求平均值、计数、求最大值、求最小值及求统计方差等统计结果的运算。一般用来做报表数据的统计工作函数固定区可变区合计函数PTOTALGTOTAL平均值函数PAVGGAVG计数函数PCOUNTGCOUNT最小值函数PMINGMIN最大值函数PMAXGMAX,会计信息系统,44,3.本表它页取数公式本表他页取数函数用于从同一报表文件的其他表页中采集数据。取确定页号表页数据的格式如下：=取确定页号表页的数据B2=C51（各页B2单元均取当前表第一页C5单元的值）按一定关键字取数SELECT（）函数D=C+SELECT(D,年=年and月=月+1)（表示：累计数=本月数+同年上月累计数）,会计信息系统,45,4.报表之间取数公式取他表确定页号表页的数据=“”-C5=“Y”-C101+C22（令当前表所有表页C5的值等于表“Y”第1页中C10的值与表“Y”第2页中C2的值）用关联条件从他表取数从他表取数的关联条件的格式为：RELATIONWITH“”-A1=“FYB”-A1FORALLRELATION月WITH“FYB”-月（取FYB表的，与当前表页月相同的月的A1单元的值。如果当前表页为9月，则取FYB表9月表页A1的值）,会计信息系统,46,编制会计报表,编辑报表公式,单元公式:,如何编辑单元公式,直接输入自己选定的公式,利用函数向导输入公式,在【UFO报表系统】中，选定需要定义公式的单元,执行【数据】【编辑公式】【单元公式】命令,打开【定义公式】对话框.,在该对话框中，输入需要的公式.单击【确认】按钮即定义成功。,选定需要定义的单元，单击编辑框中的【fx】按钮,打开【定义公式】对话框.单击【函数向导】进入【函数向导】对话框,从“函数分类”框中选择需要的函数类别,在“函数名”文本框中即可显示其名称.单击【下一步】打开【用友账务函数】窗口.,单击【参照】可进入【账务函数】对话框如图8-25,选择相应的内容后,单击【确定】可回到【用友账务函数】窗口,单击【确定】回到【定义公式】,单击【确认】完成设置.,会计信息系统,47,编制会计报表,编辑报表公式,审核公式P282,审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表中不同表页之间及不同报表之间的数据勾稽关系。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。定义报表审核公式，首先要分析报表中各单元之间的关系，以确定审核关系，然后再根据确定的审核关系定义审核公式。,审核公式格式：MESS说明信息逻辑运算符有：、。“”的含义不是赋值，而是指等号两边的值要相等。,审核关系必须确认正确，否则所定义的审核公式会起相反的作用。如由于审核关系不正确导致一张正确的数据报表被审核为错误，而编制报表者又无从修改。,会计信息系统,48,编制会计报表,编辑报表公式,审核公式,在【UFO报表系统】中执行【数据】【编辑公式】【审核公式】命令项,打开【审核公式】对话框,在该对话框的“审核关系”文本框中输入要审核公式的相应内容.,输入完毕之后，单击【确定】按钮即可。,会计信息系统,49,编制会计报表,编辑报表公式,舍位平衡公式,舍位平衡公式用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系。定义舍位平衡公式需要指明舍位表名、舍位范围以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。如将数据由元进位为千元，定义该报表的舍位平衡公式。,在【UFO报表系统】中执行【数据】【编辑公式】【舍位公式】命令项,打开【舍位平衡公式】对话框.,在该对话框中，输入舍位的表名、范围、位数和平衡公式.单击【完成】执行【文件】【保存】命令项可打开【另存为】对话框.,在该对话框中选择保存的路径.单击【另存为】将其保存.,会计信息系统,50,报表数据处理,生成会计报表,录入关键字,编制报表,在报表中执行【数据】【关键字】【录入】命令,打开【录入关键字】对话框,输入相应的内容.,输入完毕后单击【确认】出现一个信息提示框.,单击【是】按钮，系统即可根据公式自动计算相应的数据,在报表中，执行【数据】【表页重算】命令项，系统显示一个信息提示框.,单击【是】按钮，系统即可自动在注册的账套和会计年度内根据单元公式进行计算，从而生成报表数据。,会计信息系统,51,报表数据处理,审核报表,在一张会计报表中，单元之间可能存在着某些内在的联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系即审核公式，对已生成的报表进行审核，以验证其正确性。进行审核时，系统将按照审核公式逐条审核表内关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。如果按照错误信息提示修改了错误之后，需要重新计算并再次进行审核，直到该报表各项勾稽关系正确，不出现任何错误信息为止。,会计信息系统,52,会计报表模板的具体应用,编制会计报表,报表模板,利用UFO报表系统中提供的报表模板，根据自己的实际情况进行修改，可以最大限度地减轻用户编制报表的工作量。,在【UFO系统】窗口中执行【文件】【新建】命令项,系统自动生成一张空白表,在该报表中执行【格式】【报表模板】命令项,打开【报表模板】对话框.,在该对话框中选择企业所在的行业和相应的财务报表.,单击【确认】出现一个信息提示框,单击【确定】当前格式被覆盖,显示自己需要的模板,在该模板中,如果某个单元公式不符合自己的需要,可选择这一单元,然后单击编辑框中的【fx】,即可出现【定义公式】对话框,输入所需单元公式并单击【确认】按钮，即可修改成功。,如果不想使用某一单元,可选中这一单元,然后执行【编辑】【删除】【行或列】命令按钮对其进行删除.此时将出现一个信息提示框,单击【确定】确认删除.,会计信息系统,53,编制会计报表,会计报表模板的具体应用,调用报表模板1建立2设置关键字3录入关键字并计算报表数据4保存,会计信息系统,54,会计报表的日常处理,表页管理会计报表数据汇总,返回目录,会计信息系统,55,会计报表的日常处理,表页管理,增加表页,插入表页,追加表页,在报表系统中执行【编辑】【插入】【表页】命令.打开【插入表页】对话框.,输入要插入的表页数后，单击【确定】按钮，即插入成功,在报表系统中执行【编辑】【追加】【表页】命令.打开【追加表页】对话框.,输入要追加的表页数后，单击【确认】按钮，即追加成功,会计信息系统,56,会计报表的日常处理,表页管理,删除表页,表页号删除,删除条件删除,在报表