岗位职务代理人管理办法.doc

岗位职务代理人管理办法1.0 目的为使本公司各项工作不因公司人员出差、缺勤或请假、离职等因素的影响，得以正常运作，并能培育和强化公司各级人员的综合技能和管理能力，完善公司的人才梯队建设，增强员工的补位意识，特制定本办法。2.0 适用范围适用于本公司的主管（含副）、经理（含副）、总监及需要特别指出代理的部分职员。3.0 职责3.1 行政部负责本办法的制定、修订、废止以及制度执行情况的监督和检查工作；3.2 各部门按照本办法要求向行政部提报本部门代理人与被代理人的岗位职务及代理人名单并及时更新；3.3 各代理人和被代理人按照本办法要求办理代理手续并履行相应职责和权限；3.4 行政部按照本办法要求核实各类职员代理人资格，并更新或发布岗位职务代理人名单，并建立代理人档案； 4.0 内容4.1 代理权之产生与消失凡被代理人出现出差、缺勤（含请假）、离职等情况时，除上级主管有特别指示外，预设（或指定）岗位职务代理人之代理权自然产生。待被代理人出任或回至岗位后，岗位职务代理人之代理权自然消失。4.2 代理原则4.2.1 代理人资格以行政部公布的代理人名单为准，至少应设两位代理人。4.2.2 代理人行使代理权，为明确责任，应签名并加（代）字。4.2.3 代理人有多位，其代理顺序一般应按下列原则：4.2.3.1 同部门正副主管互为当然职务代理人4.2.3.2 部门内之下一级或上一级主管4.2.3.3 部门内对各项业务状况最了解之人员4.2.3.4 部门内年资较长之人员。4.3 代理人的产生与公布4.3.1 预设代理人：由行政部组织各部门遵照4.2原则提报“2.适用范围所要求的”岗位人员代理名单，经所属副总批准后，编制公司各部门预设岗位职务代理人名单（附件一），由文控发布，行政部备案。预设代理人若有异动，应及时予以调整相应名单。4.3.2 临时指定一个或多个代理人：根据本公司各部门工作性质和当时处置问题状况，如预设代理人代理有困难时，也可由被代理人另选人代理或指定具体业务人员代理某一项或几项事务的处理，此时应填写岗位职务代理人授权审批单呈请上级领导批准，并知会行政部。4.3.3 各部门应视被代理人缺勤或离职期间对工作的影响程度，必要时应以口头或书面（邮件）通知来往密切的单位、厂商及客户等，以保证工作的持续运作和开展。4.3.4 被代理人应尽量完成手头工作，不应期待代理人去做你应该完成的工作；代理人应留下可靠的异地联系方式，以便紧急情况使用；代理期间应适时联系代理人，询问进展情况。4.4 代理手续启动遇有下列状况之一者，代理人应执行代理权：4.4.1 被代理人长期离职或辞职的；4.4.2 被代理人出差、请假、或出席会议时，代理人在相关表格（如在被代理人的“出差申请单、请假单”）上签字确认的；4.4.3 被代理人出差请假等，未指定代理人或请代理人签认，而发生重要事情时，按文控公布的预设岗位职务代理人名单，代理人员自动履行代理。4.5 职务代理期间事项(事前，事中，事后)：4.5.1 事前：(被代理人在离职，出差，请假或休假(特别休假)前应完成事项)4.5.1.1 将待办工作及持有资料移交职务代理人；4.5.1.2 在出差单或请假单上，请代理人签字确认，交行政部核实；4.5.1.3 凡离岗达五天及以上者，应填写书面向代理人交代授权及工作计划项目；4.5.1.4 设定离岗期间的紧急连络方式；4.5.1.5被代理人未完成上述工作的不得离岗，如因交待不清以致延误工作者,应自负完全责任。4.5.2 事中：(职务代理期间应完成事项)4.5.2.1 如遇被代理人长期离职或辞职时，代理人与被代理人职责权限相同；4.5.2.2 如遇被代理人请假或出差等不在岗位状况时，除与公司政策及费用和重大人事任免有关的事务审批外，代理人之权责于被代理人相同；一般有如下事项：(1) 代理各类公文的签批；(2) 代理被代理人职务说明书内规定的工作事项；(3) 例行性工作的处理；(4) 临时突发事件的处理；(5) 上级交办事项的处理；4.5.2.3 代理人在代理期间如遇重大、紧急突发事项，应随时与被代理人连络协同处理；4.5.2.4 代理期间应确实执行各项事务，不应有推脱、敷衍行为； 4.5.2.5 直属主管应确实督导各项代理工作有效执行。4.5.3 事后：(销假(差)后应完成事项) 4.5.3.1 代理人应于被代理人返职后，立即将代理期间所处理或知悉之事项，向被代理人作详实的书面或口头报告；4.5.3.2 被代理人返回办公室位置后，应主动向有关（职务代理人）查询被代理期间所交办的各项事务及完成状态；4.5.3.3 直属主管应确实督导代理人在代理期间的工作项目是否已移交给被代理人并了解代理人在职务代理期间之所开展工作的状况和效果。4.5.4 被代理人不在岗时由于其交接原因导致代理人失职或失误由被代理人负责，除此之外代理期间代理人与被代理人负同等责任，不得卸责； 4.5.5 代理人与被代理人不应同时缺勤。4.6 岗位职务代理人的激励4.6.1 原则上，职位轮调或升迁时，公司应优先考虑该职位代理人。4.6.2 对表现优异的代理人员，相关部门或行政部可提报予以100-500元奖励；4.6.3 对不适合或不能胜任代理人的，行政部或各部门要予以调整，及时更新岗位职务代理人名单；对在代理期间不能认真履行代理职责，玩忽职守给公司造成损失的。公司将按照员工手册或相关法律法规进行处置。5.0 附件5.1 预设岗位职务代理人名单5.2 岗位职务代理人授权审批表附件一预设岗位职务代理人名单序号部门岗位名称现有人员代理人第一位岗位第二位岗位12附件二岗位职务代理人授权