文书档案的归档与整理(青海电力)方.ppt

文书档案的归档整理方鸣,国家档案局教育中心副主任研究馆13901308364E:fm8364,一、档案工作的关系定位,档案工作千头万绪，事无巨细，但归纳起来即三个字：收、管、用,档案工作关系示意图,收,管,用,满足需求,收基础；管手段；用目的。,应达到的目标,收得齐全；管的科学；用着方便。,二、文书档案的来源,1、文书档案是由公务文书（文件）转化而来；,2、公文的种类：,（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要,通用行政类公文,常用事务性公文,1.计划（规划）2.方案3.总结4.情况汇报5.调研报告6.简报7.会议主报告8.领导讲话9.典型材料10.规章制度,3、文件是档案的前身，档案是文件的归宿；,今天的文件明天的档案；今天的档案将来的历史。,4、公文与档案的区别处在文件生命周期的不同生命阶段；,5、档案工作应与文书工作紧密结合，不能分家，要努力做到“文档一体化”；,文档一体化：,（1）管理体制上（2）工作制度上（3）操作流程上（4）人员配置上（5）时间安排上（6）网络运行上,三、归档工作的基本原则,1、记录本单位历史的真实面貌；2、遵循文件的形成规律；3、保持文件之间的历史联系；,4、区分不同价值；5、使用科学、便捷的操作方法；6、严格执行档案法规、规范和制度；7、方便今后的保管和利用。,四、科学划分归档范围,1、做好档案价值的鉴定工作,具备4种眼光,历史的眼光发展的眼光全面的眼光科学的眼光,确定归档范围要坚持“以我为主”的“职能“原则：以突出反映本单位的工作特色。,简易方法：,（1）正式对外发文一般都应归档；（2）收文与本单位工作职能直接有关的才归档；（3）内部运转文件注意加强归档。,五、坚持“集中统一管理原则”,各部门按规定向档案部门移交档案；不得据为己有或拒绝归档；集中统一管理包括、文件的归档、业务指导,注意要坚持文书部门或各业务部门的立卷归档制度。谁形成，谁立卷；谁整理，谁受益；最终实现档案资源共建共享。,谁办谁归档，随办随归档。理由文件承办人最了解文件的来龙去脉。,六、共同遵守归档制度,1、归档时间（1）第二年的第一季度前；（2）随办随归档。,2、归档要求（1）齐全；（2）完整；（3）规范；（4）及时。,3、归档手续,（1）各部门预整理；（2）档案人员检查、指导；（3）调整、改进；（4）正式向档案室移交；（5）办理手续，清点、检验、移交清单、签字。,七、归档整理的新方法,以国家档案局发布的归档文件整理规则为依据,1、整理要求,在计算机管理条件下，文件实行以“件”为单位的单份文件编号整理，努力做到“随办随归档”，“谁办谁归档”。,2、整理的原则,（八字方针）简化整理，深化检索。,3、适用范围,只能应用于文书档案的整理。,4、整理的10大步骤,（一）确定整理单位每份文件（自然件）为一件。其中：正本与稿本为一件；正文与附件为一件；来文与复文为一件；转发文与被转发文为一件。,（二）划分保管期限1、三分法；2、两分法。,（三）装订加固去掉易生锈的金属钉；文件左侧或左上角装订、固定；若文件原装订基础较好则可留用。,装订时：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；,请注意,文件处理单、发文稿纸：与档案同样重要！放文件前与文件装订在一起。,（四）编填页号若原文件页号齐全，则不必做。,（五）简单分类按年度保管期限组织机构（问题）分类法将文件归类；,（六）排序在分类最后一层的文件，按时间（问题）大流水顺序排序；,（七）盖归档章在文件首页上方空白处加盖归档章。,归档章式样,（八）编号1、由档案室将归档章的各个项目依次填写；2、“室编件号”按文件排列顺序大流水逐件编号。,（九）编制文件级目录