物业管理.pdf

目录目录 第一章第一章 软件介绍软件介绍.2 第一节 软件整体介绍.2 第二节 软件运行环境及安装.3 第三节 软件框架介绍.3 第二章第二章 基础设置基础设置.5 第一节 楼盘资料.5 第二节 楼宇资料.5 第三节 房间资料.6 第四节 停车场信息.6 第五节 停车位信息.7 第六节 业主入住信息.8 第三章第三章 前台收银前台收银.10 第一节 日常收费.10 第二节 押金管理.11 第三节 预收款管理.12 第四节 停车费管理12 第五节 收银报表14 第四章第四章 财务管理财务管理.15 第一节 基础设置.15 第二节 费用生成.18 第三节 费用记录.21 第四节 票据管理.22 第六节 财务月结账.23 第七节 财务报表.17 第五章第五章 客户服务客户服务.25 第一节 客户事务管理.25 第二节 电话录音管理.27 第三节 装修管理.28 第六章第六章 系统设置系统设置.29 第一节 操作员管理.29 第二节 角色管理.29 第三节 其他管理.30 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第一章第一章 软件介绍软件介绍 本章主要为用户讲解软件的主要功能特性、软件的运行环境及软 件的整体介绍。 相关主题： 软件整体介绍 软件安装及运行环境 软件框架介绍 第一节第一节 软件整体介绍软件整体介绍 EPMS3.6 以“简单实用、 功能性强、 灵活方便”为核心设计理念， 全面满足各类物业公司的收费、 服务管理，着眼于物业行业的信息化， 深度挖掘该行业的管理特征，帮助企业规范业务流程。 通过对物业收 费、 服务情况及时汇总统计分心，为企业提供有效的管理信息和决策 指导，帮助企业实现高速发展。 主要功能特性： 1、基础信息 包括楼盘房间信息、业主信息、车位信息的记录 二、前台收银 前台收费的界面，包括日常物业的所有收费项目,如常见的物业费、 电梯费、押金类、停车费类等费用。 2、财务管理 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 2 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 包括费用项目的设置、 费用的生成、 费用的审核、 以及各类财务报表。 4、客户服务 包括客户事务的受理、 客户电话的记录处理、 装修管理的服务监督、 客户服务的报表 5、系统设置 包括操作人员的设置以及其权限控制、辅助资料的管理。 第二节第二节 软件运行环境及安装软件运行环境及安装 一、一、操作系统要求 一般电脑都可使用，包括Windows2003/winxp/vist/win7/win2008 二、 软件安装 双击安装包中setup.exe，安装程序会一步一步地引导完成安装。 第三节第三节 软件框架介绍软件框架介绍 一、一、软件登陆 双击桌面的登陆图标，出现如下图： 点击联接，出现默认登陆帐套，选择操作员名称，输入口令，点击 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 3 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 确定，进入软件操作界面。 软件最左边为模块界面，中间为该模块实际内容操作界面，最右边 为该模板操作说明书界面。 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 4 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第二章第二章 基础信息基础信息 基础信息，是在系统中使用的各种基础数据的汇总。其中包括楼盘 信息、 楼宇信息、 房间信息、 停车场信息、 停车位信息、 入住业主信息。 用户在操作软件时都需设置基础信息后才能进行业务操作。 登陆软件后，选择【基础信息】主菜单，可以看到所有基础信息的子 菜单。 第一节第一节 楼盘信息楼盘信息 功能：记录物业公司名下所服务的所有小区、楼盘名称。在软件主 界面上，选择 【基础信息】 【楼盘信息】 ，进入楼盘信息操作界面。 点 击 新增 ，输入 楼盘编号 、 楼盘名称 、 排序 ，对应的 绿化面 积 、占地面积 、楼盘位置 、备注信息 可根据需要选择填写，填 写完成后点击确定。（注：红色标注为必填） 第二节第二节 楼宇信息楼宇信息 功能：记录小区、 楼盘中对应的楼宇信息。 在软件主界面上，选择 【基 础信息】 【楼宇信息】 ，进入楼宇信息操作界面。 点击 新增 ，勾选 所属楼盘 ，填写 楼宇编号 、 楼宇名称 、 楼宇排序 ， 建筑面 积 、使用面积入伙日期 可选择需要填写，然后点击 确定 。 （注： 红色标注为必填） 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 5 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第三节第三节 房间信息房间信息 功能：记录对应楼盘、楼宇下的具体房间信息。在软件主界面上，选 择【基础信息】【房间信息】，进入房间信息操作界面。如下图： 点击 新增 ，勾选 所属楼盘 、所属楼宇 、 填写 房间号 、单元号 、 建筑面积 、使用面积 、 勾选 房间状态 、房间类型 、房间用途 、 楼内排序 、所在楼层 、楼层系数 ，可选择添加自定义信息，填 写完成后点击 确定 。 （注：若 房间状态房间类型 、房间用途 没有的对应的辅助资料管理中添加，详见系统设置；楼层系数为 计算电梯费参考一个数据，相当于电梯费的单价；红色标注为必 填） 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 6 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第四节第四节 停车场信息停车场信息 功能：记录停车场信息。 在软件主界面上，选择 【基础信息】 【停车 场信息】 ，进入停车场信息操作界面。 点击 新增 ，勾选 所属楼盘 、 填写 车场编号 、车场名称 、车场类型 、车位数 、车场排序 ， 可选择添加备注信息，填写完成后点击 确定 。 （注：若 车场类型 没有的对应的辅助资料管理中添加，详见系统设置，红色标注为 必填） 第五节第五节 停车位信息停车位信息 功能：记录停车位信息。 选择 【基础信息】 【停车位信息】 ，进入停车 位信息操作界面。如下图： 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 7 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 点击 新增 ，勾选 所属楼盘所属停车场 、 填写 车位编号 、 勾选 车场类型 、车位类型 、 填写 租赁单价 、价格单位车位状态 、 到期日期 、场内排序 ，填写完成后点击 确定 。 （注：若 车位类 型 、 车位状态 没有的对应的辅助资料管理中添加，详见 系统设 置，红色标注为必填） 第六节第六节 入住业主信息入住业主信息 功能：记录业主信息、 租户信息、 关联房信息。 选择 【基础信息】 【入 住业主信息】，进入入住业主信息操作界面。如下图： 点击 新增 ，勾选 所属楼盘 、所属楼宇 、房间号 、业主姓名 、 入住日期 、开始收费日期 ， 联系手机联系电话 可选择需要添 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 8 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 加，若有租户，可录入租户信息，填写完毕后点击 确定 。 （注：设 置关联房，在关联房处输入房间号、用英文分号（;）分开房间号， 红色标注为必填） 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 9 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第三章第三章 前台收银前台收银 前台收银，是在系统中收费的窗口。其中包括日常收费（物业费、 电梯费）、 押金管理、 预收款管理、 停车费管理、 交账管理（所有费用 账目上交财务）。 登陆软件后，选择 【前台收银】 主菜单，可以看到所 有前台收银的子菜单。 第一节第一节 日常收费日常收费 功能：前台日常收费界面，可收取物业费、 电梯费、 水电费、 功能能耗 费等日常费用。 选择 【前台收银】 【日常收费】 ，进入日常收费操作界 面。如下图： 选择需要收费房间，勾选需要收取的费用，点击收款，输入开票抬 头、 票据类型、 票据号码、 抹零金额（小优惠）、 收银金额，点击确认。 若放弃收款，点击取消即可。（注：票据号码的管理在票据发放管 理 模块中，详情参考 票据发放管理 ；缴费日期默认日期为当天， 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 10 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 若输入的不是当日需修改日期；结算方式默认为现金，若不是更改 为其他的；最下面显示打印单据，若需打印勾选即可；开票抬头 可以根据实际情况修改；若发现录入信息错误，可通过 查看已收款 信息模块更改，详情请参考查看已收款信息。） 优惠：对于数量比较大的优惠减免，建议由财务进行费用修改后再 有前台进行收取费用 抹零：付钱时不计算整数之外的尾数。 在前台收费时候对于小金额的 增加减免，可通过抹零金额来实现。 挂账：指发票已开，但款尚未收取的情况。 尤其是对打印发票，需要 先挂账打印出发票，待款到账后，再去做销账。 打印缴费通知：将单个房间的欠费信息打印出来。 （可选择明细和汇 总 2种方式） 第二节第二节 押金管理押金管理 功能：实现各类押金的收取，退换。 选择 【前台收银】 【押金管理】 ， 进入押金管理操作界面。 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 11 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 收取押金：点击收押金，选择所属楼盘、所属楼宇、房间号，选择费 用项目、收费标准，选择票据类型，输入票据号，点击确定。 退还押金：通过查询（可通过票据号、 房间等方式找到收费记录）选 择记录，点击退押金，点击确定。 （注：红色标注为必填） 第三节第三节 预收款管理预收款管理 功能：实现将业主交来的预收款管理。 选择 【前台收银】 【预收款管 理】，进入预收款理操作界面。 点击预收款收取，选择所属楼盘、所属楼宇、房间号，选择费用类型， 费用项目，输入预收金额、票据类型、票据号，选择结转方式，点击 确定。 （注：结转方式分为不指定区间和指定区间，指定区间要选择 起始时间和截止时间。 预收款能够结转必须先设置好 预收结转设置 。 红色标注为必填，蓝色标注为注意点） 结转预收款：实现预收款与要收取的费用的结转。 第四节第四节 停车费管理停车费管理 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 12 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 功能：实现各类停车费的收款。 选择 【前台收银】 【停车费管理】 ，进 入停车费管理操作界面。 新租：实现车位的租赁。 选择所属楼盘、 房间号，输入车牌号，选择所属车场、 停车位号、 租赁 单价、 车主姓名、 联系电话、 车牌号，选择开始始日期、 截止日期，输 入票据号、收款时间，点击确定。 续租：实现车位的续租。 通过查询勾选需要续租的车位记录，点击续租，选择截止时间、 缴费 金额、票据类型、票据号，点击确定。 换租：实现车位的换租。 通过查询勾选需要换租的车位记录，点击换租，勾选租赁的新车位 的信息，输入缴费金额、票据类型、票据号，点击确定。 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 13 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 退组：实现车位的退租。 金额、票据类型、票据号，通过查询勾选需要退租的车位记录，点击 退租，填写截止日期、退租日期、补差方式、补差点击确定。 第五节第五节 交账管理交账管理 功能：将所有的未交帐的票据一起交账。 选择 【前台收银】 【交账管 理】，进入交账管理操作界面。 交账：点击交账，选择所属楼盘、 勾选是否包含挂账票据，点击确认。 反交账：对已经批量交账的记录反交账，还原未交帐状态 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 14 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第四章第四章 财务管理财务管理 财务管理，财务操作的界面，用于管理收费项目、收费标准、收费 数据的审核。 其中包括基础设置、 费用生成、 费用记录、 票据管理、 财务 月结账、 财务报表。 登陆软件后，选择 【财务管理】 主菜单，可以看到 所有财务管理的子菜单。 第一节 基础设置第一节 基础设置 选择【财务管理】【基础设置】，进入基础设置操作界面。 1.1.收费类型设置：收费类型设置： 系统默认的类型 2.2.收费项目设置：收费项目设置： 功能：系统设置的具体费用名称。 3.3.费项标准设置：费项标准设置： 功能：各类费用的具体收费标准。 点击 新增 ，选择 所属楼盘 、费用类型 、费项名称 、 填入 标准 编号 、标准名称 、收费单价 、价格单位 、计算周期 、周期单 位 、计算公式 ，填好后，点击 确定 。 (注：物业费的计算公式一 般为 round(建筑面积*单价*收费周期,0)；电梯费的计算公 式一般为round(建筑面积*单价*收费周期*楼层系数,0)； 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 15 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 收费周期当选择分月记录时，收费周期等于1，当选择周期记录时， 收费周期为确切周期数；水电费的计算公式一般为round(单价* 使用量,1)，若水电费涉及到计算系数时，使用round(单价* 使用量*计算系数,1)，公共能耗费一般使用round(单价*使 用量,1)；押金的计算公式一般为单价；停车费的计算公式一般 为单价。计算公式中round(X,0),其中 0表示保留0 位小数，即整 数；对应若保留1 位小数，将其改为1；红色标注为必填） 4.4.房间费项设置：房间费项设置： 功能：一般添加周期收费项目的费用到房间中，如物业费、电梯费。 点击 批量设置 ，选择所属楼盘、 所属楼宇、 费项类型、 费用项目、 收 费标准、 房间类型、 房屋用途、 房屋状态；选择费用生成截止日期、 费 用生成月份、 费用收费截止日期、 费用收费截止月份。 （注：所在楼层 全部楼层代表默认所有楼层，一般用于按楼层生成电梯费；红色标 准为必填） 在个别特殊单价、或收费日期特别的情况下，我们可以选择新 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 16 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 增，输入相应内容，点击确定。（注：所有内容都必填） 5.5.房间走表设置：房间走表设置： 功能：将走表的费用设置到每个房间，一般指的水表、电表。 由于房间数量多，建议添加时使用批量添加功能。 点击批量设置，输入编号后缀（如电费填入D），选择所属楼盘、所 属楼宇、 房屋类型、 房屋用途、 房屋状态、 费项类型、 费用项目、 收费标 准、 走表量程、 上次抄表日期、 上次读数、 费项名称、 费项标准、 房屋状 态、 房屋类型，点击确定。 水电表回程默认值为100000，一般第一次 生成将所有房间的水电表读数设置为0，故上次读数设置为 0。 在个别特殊单价、 或收费日期特别的情况下，我们可以选择 新增 ， 将所有信息填入，点击 确定 。 （注：停止抄表指当用户停用水电表 时勾选保存；注意收费的对象是对业主还是租户；红色标注为必填， 蓝色标注为注意点） 6.6.公表走表设置：公表走表设置： 功能：将公摊的费用分摊到房间。 点击新增，选择所属楼盘、 公表类型、 输入公表编号、 选择费用类型、 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 17 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 费用项目、 收费标准、 分摊方式，点击确定。 （注：分摊方式根据客户 提供的方式选择） 点击设置公表分表，录入需要公摊的水电表的各个表的读数。 点击设置公表分摊用户，设置缴纳公共能耗费的各个用户。 （注：若计算公共能耗费时电费收费标准发生变动，直接在此模块 中计算公式round(0.978*使用量*计算系数,1)中修改，红色标 注为必填，蓝色为注意点） 第二节 费用生成第二节 费用生成 1.1.常规费用生成管理：常规费用生成管理： 功能：将常规费用生成出来，一般为物业费、电梯费。 点击新增，选择 所属楼盘 、所属楼宇 、房间类型 、房屋用途 、 房屋状态 、费项类别 、费用区间收费截止日期指定周期记录 的账期 ，勾选 生成费用 ，点击 确定 。 费用区间分为 3种：生成 到指定日期、 按周期数生成、 生成到指定月份。 指定周期记录的账期分 为 3种：周期第一个月份、 周期最后一个月份、 指定月份。 右击该条记 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 18 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 录，可查看已生成费用记录，若费用记录没有问题，点击该条记录， 选择审核记录，生成收费信息。 （注：红色标注为必填，蓝色标注为注意点） 2.2.私表费用生成管理：私表费用生成管理： 功能：将私表费用生成出来，一般为水费、电费。 点击新增，选择所属楼盘，走表类别、 帐单月份、 收费截止日期、 勾选 生成抄表记录，点击确定。 右击选中该记录，点击查看抄表数据，录入相应的抄表度数，录入 完成后，点击保存。 确定数据的正确性后，右击该条记录，点击审核。 （注：红色标注为必填，蓝色标注为注意点） 3.3.公表费用生成管理：公表费用生成管理： 功能：将公摊费用生成出来，一般为水费、电费的公摊。 点击新建,勾选所属楼盘，公表名称，账单月份，应缴日期，调整方 式，勾选生成抄表记录，点击确定。 （调整方式分为3种：不调整， 加，减） 点击生成的记录，右击点击查看抄表数据，录入完成后，点击保存， 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 19 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 确认数据准确性后，右击点击审核。 （注：红色标注为必填，蓝色标注为注意点） 4.4.月结自动生成设置：月结自动生成设置： 功能：用于将月结后所需自动生成的物业电梯等费用生成出来。 点击新增，勾选所属楼盘、 所属楼宇、 房间类型、 房间用途、 房屋状态、 费项类别、 费用区间、 收费截止日期、 指定周期记录的账期，勾选自动 审核费用、自动预收结转，点击确定。 （注：费用区间为设置每次收费的周期，收费截止日期一般选为周 期最后一天，指定周期记录的账期分为周期第一个月份和周期最后 一个月份，红色标注为必填，蓝色标注为注意点） 5.5.预收结转设置：预收结转设置： 功能：对预收款软件自动处理的设置 点击新增，勾选所属楼盘、勾选预收周期费用自动拆分到月、选择拆 分保留小数位、结转处理方式，点击确定。 （注：拆分保留小数位分为3 种：元、 角、 分，一般选择元。 结转处理 方式分为4 种：当不能完全结转时作为优惠、 当不能完全结转时更改 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 20 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 应收款、 当不能完全结转时部分结转、 当不能完全结转时不结转。 红色 标注为必填、蓝色标注为注意点） 第三节 费用记录第三节 费用记录 1.1.常规费用记录：常规费用记录： 功能：常规费用核算记录生成后显示出每个房间的明细费用，可 以对生成费用新增、修改、删除。 一般如果存在单一或少量房间有特殊费用，特殊费用日期或者需要 临时需要费用生成的情况下，就需要新增生成一笔费用。 点击新增， 选择填写所需增加的内容，点击确定。 （注：审核标记必须勾选才能在前台收银中显示。 此处可支持修改收 费单价，收费日期，设置收费对象。） 2.2.私表费用记录：私表费用记录： 功能：即私表费用核算记录生成后显示出每个房间的明细费用， 可以对生成费用新增、修改、删除。 一般如果存在单一或少量房间有特殊费用，特殊费用日期或者需要 临时需要费用生成的情况下，就需要新生成一笔费用。 点击新增，输 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 21 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 入相应内容，点击确定。 3.3.公表费用记录公表费用记录: : 功能：即公摊费用核算记录生成后显示出每个房间的明细费用， 可以对生成费用新增、修改、删除。 一般如果存在单一或少量房间有特殊费用，特殊费用日期或者需要 临时需要费用生成的情况下，就需要新生成一笔费用。 点击新增，输 入相应内容，点击确定。 第四节 票据管理第四节 票据管理 1.1.票据发放管理：票据发放管理： 功能：对所有收款票据管理。 点击新增，选择所属楼盘、 票据类型、 领票日期、 起始票号、 票据数量、 领票人，点击确定生成票据号。 （注：发放人默认为当前角色，可修 改，红色标注为必填。） 2.2.票据明细管理：票据明细管理： 功能：票据发放管理生成的具体票据明细并显示出单个票据号的 具体收费信息。 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 22 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 （注：通过修改其中的明细，可以更改开票日期，可用于更正录入 软件数据的日期错误问题，蓝色标注为注意点） 3.3.票据核销管理：票据核销管理： 功能：对交账的票据进行核销。 核销：点击核销对本此交账的所有数据批量核销（即当天的交账的 所有数据）。 反核销:对已经核销的一条汇总记录批量反核销。 点击 查看明细 ，再点击 明细内容 ，可以对每个票据号单个核销、 反核销。 （注:蓝色标注为注意点） 第五节 财务月结账第五节 财务月结账 月结管理：月结管理： 功能：财务上面的月结。 点击月结，输入验证码，可将会计周期跳到下个月份。 （注：勾选月结后自动生成周期费用，可自动生成收费数据，蓝色 标注为注意点） 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 23 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第六节 财务报表第六节 财务报表 1.1.应收款报表应收款报表 2.2.已收款报表已收款报表 3.3.欠费报表欠费报表 4.4.预收款报表预收款报表 5.5.押金报表押金报表 6.6.停车费报表停车费报表 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 24 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 第五章第五章 客户服务客户服务 客户服务，客户事务的处理界面。其中包括客户事务管理、电话录 音管理、 装修管理。 登陆软件后，选择 【客户服务】 主菜单，可以看到 所有客户服务的子菜单。 第一节第一节 客户事务管理客户事务管理 1.事务受理事务受理 功能:对业主的投诉或服务申请进行准确记录备案以便处理、 验收、 回 访。 若业主通过电话来访的所有记录都能保存进去系统，以更好地服 务客户，监督客服工作。 点击新增，勾选事件来源，选择客户房号，填写联系人、 联系电话， 勾选事务分类、 事务细类，填写事务简述，事务内容，勾选事务状态、 处理方式。 （注：事件来源有：客户来电、 客户上门、 客户来信、 电子 邮件。 事务分类有：帮助、 报修、 投诉、 其他。 帮助有即时解答的业户咨 询、 即时解决的业户求助；报修有：公共设施设备报修、 特约服务、 地 产责任范围维修；投诉有：室内维修协调、公共设施（灯、水电、楼 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 25 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 梯）、 超出预约的时间段、 电梯、 消防、 收费、 社区关系、 卫生状况、 门禁、 安保、 特约服务、 车辆管理、 公共本体、 客户服务。 以上内容都为参考， 具体可在辅助资料管理中修改。红色标注为必填。） 事务登记完毕右击该记录有派单信息和回访信息，对应填写信息分 别保存到工单管理和回访管理。 当接入电话录音设备后，当天的通话信息将在本页面中显示，可对 电话记录进行完善信息和事务处理。 （注：本页面只显示当天的，要 查询其他，到录音管理中查找。） 2.工单管理工单管理 功能:记录前台发给维修人员的工单。 前台人员打开记录业户需要的报修信息，点击打印，将打印出来的 工单给维修人员，当维修完毕后，点击回单录入，将维修人员的处 理的内容录入软件。前台选择回单处理（处理完毕、待回访）的方式 后，若选择待回访，将在回访管理中显示出回访信息。 3.回访管理回访管理 功能:记录前台回访业主的信息记录。 公司网站： 联系电话:0519- 83280951 26 EPMS3.6 常州易龙信息科技有限公司 前台将回访的信息录入软件，填写回访类型、回访时间、客户反馈内 容，若业主不满意，需填写不满意原因，并对应的可填写整改措施。 4.事务汇总事务汇总 功能:将对业主事务处理的整个过程成一条记录保存在本模块中，方 便查看