2019年档案局保管利用科实习报告.doc

档案局保管利用科实习报告 一、实习单位简介 我实习的单位是西安市长安区档案馆(局)它是集中管理全区档案的文化事业机构负责接收、保管和提供利用进馆档案并对全区档案工作进行监督和指导馆(局)内设办公室、监督指导科、保管利用科、区志办、执法科隶属区委领导业务上受西安市档案局指导目前保管有不同历史时期长安党政机关、社会团体、企事业单位形成的各类文书档案、科技档案、会计档案、实物档案、专门档案、特色档案、人员档案、重大活动档案等140个全宗约12万卷这些档案分别放到四个档案库里按全宗号排列一个全宗内先按保管期限排列再按时间先后排列 长安区档案局的查档程序是：填写登记表、出示证件检索、到库中取出相应的案卷、复印、盖章、收费、完成 二、主要工作 我所在的科室是保管利用科主要工作是： 1.负责接收、征集全区党政机关、群众团体及有关组织和企事业单位的重要档案资料; 2.负责馆藏档案资料的管理确保档案资料的完整与安全; 3.负责馆藏档案资料的查阅利用和综合分析工作; 4.负责馆藏档案史料的管理、展览与陈列; 5.负责全区档案资料目录中心的建立和管理工作; 6.负责馆藏档案资料的编纂、研究、鉴定、公布与档案开放工作; 7.负责馆藏档案资料的技术保护和抢救工作 我们两个实习生的主要工作就是接待来馆查询档案的群众为其提供检索、查询、复印的服务另外就是协助老师到单位接收档案做些记录的工作总的来说大部分时间还是和人打交道 三、实习过程中接触到的专业知识 1归档的过程 按年份分开剔除没有保存价值的文件分成永久、长期、短期(30年XX年)三个保存期限把每部分按重要程度排序(比如党的文件要放在政的前面同一是由批复在前、申请在后)盖归档章、编号按编好号的文件打印目录装盒(档案盒上注上全宗号起止件号保存期限)上架 2挂靠档案：因为某次重大活动或某事件临时成立的机构或组织在其活动过程中形成的档案不足以形成一个全宗而外挂到与之有关的某一全宗上称为挂靠档案 3长安区档案馆从XX年开始实行新标准即开始以件为保管单位进行档案管理 4本单位在保存档案的时候只需保存以本单位为主体或单一接收对象的文件普发性的只需各单位知晓的文件则由发文机关保存其他单位不予以保存这样可以避免文件的重复保存可节约资源和空间也有利于档案的有效保管利用 5在档案部门工作要有起码的保密意识比如像婚姻档案、庄基地档案这种涉及到重大财产的档案不能随便查询必须本人携带照片的证件来查他人代查则必须持经过公证处公证的委托书方可另外打印出错、重复的纸张不能随意带出或丢弃要撕碎以后交给专人处理来避免他们个人信息泄露还有利用者不得私自拍照需经过工作人员同意当然更不允许利用者改动档案破坏其原始性 6长安区档案局在革委会期间的档案大部分没有明确的单位、部门划分全部收到革委会全宗里面 7档案的外借：在实习期间碰到一些下放人员要借档案原件在经过协商以后把外借的档案先复印备份然后用负责人的身份证押到档案局再借出去 8人员档案和退伍军人档案的目录不是按时间、单位排列的是按姓氏笔画排列(不知道所有公共档案馆都是这样还是仅限于长安区档案局) 9长安区档案局用的是世纪科怡的档案管理软件是集录入、检索、管理为一体的软件是规范档案管理、提高利用效率的有效方式 10国家新政策的出台直接影响着档案馆的接待人数比如前段时间的“145号文”要为下方人员名办教师办医疗保险就需要档案馆很是忙碌一阵子了 11档案馆和图书馆有很大的一个区别就是要收取费用调档费为5元卷复印费1元张单身证明50元份庄基地证明200元份也是有工商局颁发的收费许可证是合理的收费收取的费用也不会留作档案馆的活动经费要上交财政局 四、长安区档案馆的存在的一些问题及我的建议 1办公条件、设备落后：天天卡纸的复印机时而不出纸的彩印机打开word都卡的电脑需要技巧才能打开的库房门断了重新焊好的摇摇晃晃的梯子掉了门掉了摇手的密集架只有八个座位和科室办公室一体的接待处 2电子化程度低且进程缓慢目前只有婚姻档案有电子目录部分扫描可以直接打印;庄基地的档案还在扫描过程中;照片档案全部进行了扫描这些大部分还是在申请aaa级档案馆的时候作为考核项目建设的大部分还是要通过传统的手工检索到库房取实体档案进行复印来提供服务而且因为当时在生成电子目录的时候雇佣人来打印的错误百出也影响档案的查准率、查到率 3档案的检索途径单一、电子目录只能以题名为检索词进行检索手工检索则要确定日期没有日期就很难找到想要的档案内容只能大海捞针般查找 4长安区档案局对接收档案没有严格的执行标准也没有固定的归档期限规定要多长时间归一次档所以各乡镇交到的档案参差不齐不管年份、完整度还是整齐度都有较大差距比如韦曲街办的交的最少只交到1994年其他乡镇大部分交到了XX年档案局对接收档案也好像不积极有的则推脱说库房紧张(不过库房也确实紧张)推迟接收时间 5每年档案局都会办档案管理培训班为各乡镇教档案管理的相关知识规范立卷的过程减轻接收档案时候的难度但是每次培训只有两天时间短而且仅仅停留在理论层面根本起不到任何作用听长安政协一位接受过培训的职员讲这个培训对没有专业档案知识的人来说根本就是听天书对规范档案管理起不到什么实质性的作用 6这个大概是很多事业单位存在的问题吧就是人员超编劳力不足矛盾的存在就保管利用科在编的有三个人外聘两个人每天实际工作的也就两个外聘人员忙的天昏地暗其他三人照常上网的上网串门的串门也不知道是体制的问题还是单位的制约机制不够 7还有一个老生常谈的问题就是服务态度作为公共档案馆为群众提供服务是职责所在不是群众求你帮忙要有耐心为群众办事当然在经过两个月的实习以后我能理解有时候人多又有部分难缠的利用者的时候难免心情烦躁但是作为一个档案人员最起码要做到的就是了解群众意图尽最大努力满足他们的查询需求长安区档案馆的工作人员有的还能耐心解释有的不是躲开就是以一句“没东西”结束在这方面也确实做得不是很到位 8我觉得领导不是很重视档案问题也很少来视察工作开会什么的见过唯一的一次开会还是因为要集体出去旅游局长开会强调了一下纪律、注意的问题没有一句话涉及到业务方面上面的不重视下面的人自然也就没什么积极性了 我的建议： 1我感觉长安区档案局就像在混日子一样没有工作的重点没有上班时候的紧张感我觉得他们最迫切的任务是制定一个明确的计划明确工作重点抓住主要矛盾进而展开其他工作还有就是加强制度要求提高对工作人员的要求懒散的工作气氛会慢慢磨灭工作人员的热情 2向上级反映条件问题争取得到上级重视加大对档案事业的投入更换设备改善办公条件提高办事效率 3全面整顿提高工作人员的工作热情合理化编制人员解决人员超编与劳力不足的问题 4在办培训班的时候尽量把理论与实践相结合适当延长时间、增加次数以保证培训质量进而规范归档程序接收完整的档案 5制定统一的档案移交准则规范归档时间改变现在各乡镇参差不齐的现状 五、对学校专业教学的建议 说到这个问题感觉我是对牛弹琴档案专业是个专指性很强的专业目前又处在信息化的档口现在学校开设的专业也适时的加了许多与计算机有关的课程而且也考虑到就业的多样性开设了像文书学这样的相近专业的课程我觉得考虑的慢全面的所以我觉得我要提对学校专业教学的建议觉得很没有底气在这个基础上我想说的是有些课与专业密切相关不应该因为学分够了什么的就停了另外还是希望多接触些有前瞻性的理念和技术多给我提供些实践、参观的机会了解各类单位、机构的档案管理方法来拓宽视野提高专业素质 六、实习感想 第一次以学生的身份踏入社会接触社会上形形色色的人跟想象的还是有差距虽然在人家眼中我们是学生我们还是感受到了一些在学校没法感受到的人情世故、相处之道就像熟人带来的查档的你就客客气气的乖乖的不要提醒人家去交费自动忽略;老师翘班被问得时候委婉回答否则后果自负;当办公室的人在你面前抱怨其他人的时候听着就行不妄加评论 在这次实习中我还有一个特别的感受就是理论在现实面前太苍白我们常常在强调服务理念、服务态度指责那些办事人员吃了纳税人的粮还态度恶劣当然正常情况下礼貌的态度是应该的可是我们在指责他们的同时也应该想到他们在天天面对一波又一波的群众尤其很多有理讲不清的群众的时候他们心平气和的一遍遍讲道理在档案馆实习这段期间正遇到国家“145”政策的出台每天接待人数从20到50人次不等大多数还是说不清、听不懂、看不见的老人偶尔再有几个不讲理的我们有时候也难免有失去耐心的时候再想想工作人员几十年就这么面对可能没发火的时候就算他们拿着工资也不是圣人吧当然也不是说服务态度不好就对了凡是讲个度不要太极端我发现我以前真的太理想化了也可能是受杨玉麟老师的服务理念影响颇深的缘故总的来说单纯强调服务理念还有有些牵强 然后就是我觉得现在县级的公共档案馆还是受重视程度不够办公条件不好设备简陋太影响办事效率了那天去高新区管委参观才知道什么叫差距高新区电子化程度很高基本上实现了全自动化自动归档归档章也由条码代替直接生成办公条件和库房条件自然就不用说了所以说现在档案馆发展程度不够还是经济制约投入不足要发展还是要加大投入比例高度重视才能从根本上推动档案事业的向前发展 还有就是虽然我知道档案的特殊性决定了它和图书馆的根本性区别但是我还是不能理解作为公共档案馆为什么要收取调档费证明费它本来就是为人民服务的理应由国家来承担其正常运转和发展的费用它纵然有它的特殊性可终究还是事业单位我找不出一个让我自己信服的理由 在档案馆实习的这段时间尤其是去陕师大参观的时候我有一个很深的感触就是档案界的水好深有很多需要注意和学习的细节要在工作中慢慢磨砺像我们这种学过几门专业课