采购系统初始化.ppt

主讲教师：单文涛,石家庄邮电职业技术学院,ERP软件应用,2,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,3,学习目的,本章主要介绍：1.认识什么是采购管理系统？2.采购管理的目标是什么？3.采购管理的主要任务是什么？4.采购系统初始化的具体操作,4,学习内容,5,章节设置,一,采购管理系统概述,6,采购系统初始化,一、采购管理系统1.什么是采购管理？,企业采购部门根据企业的物资供应计划，通过市场采购等渠道，取得对企业生产经营活动所需要的各种物资的管理。,如果生产缺料会怎么样？,如果物料过剩会怎么样？,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,7,采购管理系统,一、采购管理系统1.采购管理系统的内容采购管理帮助对采购业务的全部流程进行管理，提供从请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程。,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,8,采购管理系统业务处理流程,9,采购系统初始化,一、采购管理系统2.采购管理系统与其他系统的关系本系统适用于各类工业企业和商业批发、零售企业、商品流通企业的采购部门和进行采购核算的财务部门。采购管理既可以单独使用，又能与用友ERPU8库存管理、销售管理、存货核算、应付款管理子系统集成使用，提供完整全面的业务和财务流程处理。,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,10,采购管理系统与其他系统的数据关系,11,存货核算,采购管理,销售管理,库存管理,应付款管理,采购发票,直运采购发票,直运销售订单、发票,出入库单,付款信息,应收款管理,总账,销售发票,收款信息,采购入库单,销售出库单,结算,采购订单采购到货单采购发票运费发票,销售订单销售发货单销售发票代垫费用单销售支出,材料出库单产成品入库其他出入库调拨、盘点组装拆卸形态转换,出入库调整假退料单暂估成本录入结算成本处理产成品成本分配正常单据记账特殊单据记账生成凭证,应付单处理付款单处理核销、转账生成凭证,应收单处理收款单处理核销、转账坏账准备生成凭证,应付、付款、转帐凭证,应收、收款、转帐凭证,出入库凭证,暂估,采购管理系统与其他子系统的关系,12,采购系统初始化,一、采购管理系统3.采购管理的目标是什么？,1.保障供给，降低采购成本；2.减少盲目采购，节约存货成本；3.密切联系企业与供应商的关系。,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,13,一、采购管理系统4.采购管理的主要任务是什么？,1.向库存管理系统登记采购入库单，把握存货的畅滞信息。2.向应付账款系统传递采购发票，形成应付账款。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,14,一、采购管理系统4.采购管理系统的主要功能1）采购订单管理：请购单、订单的编制和审核2）采购业务处理：采购入库、采购发票、采购退货、采购结算等3）采购账簿及分析：各种采购明细表、统计表、采购成本分析,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,15,章节设置,二,采购管理系统初始化的内容,16,一、采购管理系统初始化内容1.相关参数设定（采购、应付、库存、存货系统）2.设置各种基础档案（前期应在基础设置中已设置过）3.期初业务数据的输入（采购、库存、存货系统）4.期初记账（采购、存货系统）,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,17,一、采购系统初始化设置,采购管理,库存管理,存货核算,包括：1.参数设定2.期初暂估入库（录入期初数据）3.期初记账,包括：1.参数设定2.录入期初数据,包括：1.参数设定2.录入期初数据3.期初记账,公共规则,包括：1.仓库档案2.收发类别3.采购类型4.费用项目5.发运方式等,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,18,一、采购管理系统初始化各系统的主要作用采购管理：1.向库存管理系统传递采购入库单，把握存货的畅滞信息，减少盲目采购。2.向应付账款系统传递采购发票，形成应付账款。销售管理：1.向库存管理系统传递销售出库单，冲减货物现存量。2.向应收账款系统传递销售发票，形成应收账款。库存管理：1.接收采购和销售系统传递过来的出入库单。2.向存货系统传递经审核后的出入库单和盘点数据。存货核算：1.接收其他系统传递过来的已审核过的出入库单，并进行记账，生成记账凭证。2.向其他系统传递存货成本信息。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,19,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,20,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定（1）采购系统参数,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,21,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定（1）采购系统参数（根据教材提供的资料）作用：确定采购业务的范围、类型以及对各种采购业务的核算要求。在业务及权限控制选项卡中，勾选：普通业务必有订单、启用受托代销、允许超订单到货及入库、订单到货单发票单价录入方式选择手工录入；其他默认,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,22,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定（1）采购系统参数（根据教材提供的资料）在公共及参照控制选项卡中修改单据默认税率为17%,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,23,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定（2）修改存货档案将存货档案中奥尔马表的属性设置为“受托代销”注：只有在采购系统中选中“启用受托代销”复选框，才能在存货档案中设置存货属性为受托代销。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,24,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定（3）设置库存系统参数作用：确定库存业务的范围、类型以及各种存库业务的核算要求。设置要求：参照教材,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,25,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定（4）设置存货核算系统参数作用：确定存货业务的核算方式、核算要求。设置要求：参照教材,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,26,一、采购管理系统初始化1.各系统参数设定（5）设置应付系统参数作用：采购、应付在联用的情况下，存在数据传递关系。所以务必进行设置，以满足采购核算的要求。设置要求：参照教材（以前已学习过）,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,27,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入采购系统库存管理系统存货核算系统,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,28,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入（采购系统）1）货到，票未到暂估入库处理流程：先按暂估价格入库，待以后发票到了，再进行采购结算。关键：在采购系统录入期初暂估入库单2）票到，货未到在途物资处理流程：先录入期初采购发票，待货物到达之后，再办理采购结算。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,29,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入（采购系统）注意要点：1）在采购系统期初记账前，采购系统的“采购入库”功能只能录入“期初入库单”，期初记账后，采购入库单需要在库存系统里录入或生成。采购期初记账前，期初入库单可以修改、删除，记账后，不允许修改、删除。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,30,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入（采购系统）业务资料：2008年12月18日，永昌女套装100套，单价350元，入永昌服装仓，购自永昌服装厂。2008年12月8日，永昌男套装150套，单价800元，入永昌服装仓，购自永昌服装厂。2008年12月10日，奥尔马女表20只，单价800元，入手表仓，奥尔马厂委托代销。2008年12月28日，奥尔马男表30只，单价850元，入手表仓，奥尔马厂委托代销。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,31,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入（库存、存货系统）目的：1）录入期初存货信息，以保证数据的完整性,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,32,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入（库存）操作步骤：库存系统里直接录入审核数据,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,33,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入（库存）注意要点：1）须按照不同的仓库分别录入2）数据录入完毕后，必须审核。3）审核是对一个仓库中的一条存货进行审核；批审是对一个仓库中的所有存货进行审核。4）审核后期初数据不可修改，需修改弃审。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,34,一、采购管理系统初始化2、期初数据输入（存货）操作步骤：可以直接录入；也可从库存系统里取数注意要点：取数只能取当前仓库的数据；一次只能取一个仓库的期初数据。,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&TelecommunicationTechnicalCollege,石家庄邮电职业技术学院,35,一、采购管理系统初始化3.期初记账（采购系统）采购系统录入完期初数据之后需要记账只有进行期初记账后，才能进行日常业务处理。注：1、没有数据也可以进行期初记账；2、采购系统不执行期初记账，存货系统不能进行期初记账。3、在未进行日常业务处理之前，可以“取消记账”,采购系统初始化,教师：单文涛,SJZPost&Telecomm