高速公路建设项目办公OA管理系统使用说明书

高速公路建设项目办公 OA 管理系统 使用说明书 陕西公众智能科技有限公司 二零一二年四月 目录 1.系统操作.5 1.1 登陆.5 1.2 快捷菜单.7 1.3 系统消息 .8 2个人事务.9 2.1 即时消息.9 2.2 常用网址.12 2.3 日程安排.13 2.4 个人通讯录 .14 2.5 消息设置.16 2.6 当前在线.17 2.7 修改密码.18 3电子公告.18 3.1 发布公告.18 3.2 电子公告.20 3.3 公告历史查询.21 4.组织活动管理.21 4.1 发布活动.21 4.2 活动地点管理.22 5 会议管理.23 5.1 会议通知.23 5.2 会议室管理.24 5.3 我的会议.25 5.4 取消会议.26 5.5 会议历史查询 .27 6通讯录.27 6.1 单位通讯录 .27 7共享资料.29 7.1 规章制度.29 7.2 规范性文件 .30 8 内网邮件.32 8.1 写邮件.33 8.2 收件箱.33 8.3 发件箱.35 8.4 草稿箱.36 9 系统管理.37 9.1 用户管理.37 9.2 级别管理.39 9.3 用户组管理 .40 9.4 部门管理.42 9.5 人员可见匹配 .44 9.6 职务管理.45 9.7 单位通讯录管理 .46 9.8 签章管理.49 10 资料柜.49 10.1 部门资料柜 .49 10.2 个人资料柜 .50 11 公文流转.51 11.1 发文处理 .51 11.2 收文处理 .64 11.3 公文配置 .69 12 档案管理 .76 12.1 新增档案.76 12.2 档案列表 .77 12.3 借阅申请列表 .78 12.4 借阅审批列表 .79 12.5 档案管理 .79 12.6 档案库结构管理 .80 13 公共信息 .80 13.1 大事记.80 13.2 大事记信息管理.81 13.3 新闻简报.81 13.4 新闻简报管理.81 14 工程信息 .82 14.1 发布工程信息.82 14.2 工程信息.83 15 人事管理 .84 15.1 人事档案管理.84 15.2 人事档案查询.85 15.3 工资管理.85 15.4 工资信息查询.85 15.5 出差管理.86 15.6 人员外出.87 16 总务管理 .88 16.1 车辆管理.88 16.2 物品采购.90 17 工作计划 .93 17.1 个人工作计划.93 17.2 个人工作计划管理.93 17.3 部门月度工作计划.94 17.4 部门月度工作计划管理.94 17.5 部门年度工作计划.95 17.6 部门年度工作计划管理.95 17.7 工作安排 .96 1.系统操作 在系统操作中，将向您介绍高速公路建设项目办公 OA 管理系统 的基本操作，包括登陆系统、订制个人主页、设置您的左侧菜单、 修改密码、安全退出、系统消息的说明这些系统的基本操作。在这 里将向您介绍系统的全貎。注意：有可能你的系统中没有本文档介 绍的有关功能，这是由于您的权限不足导致的。 1.11.1 登陆登陆 下面您看到的是高速公路建设项目办公 OA 管理系统的登陆界面。 此图是在 1024*768 的显示器的截图，在您的环境下可能略有不 同： 输入您的用户名和密码，点击登陆就登陆到高速公路建设项目办 公 OA 管理系统了。为了方便您使用高速公路建设项目办公 OA 管理 系统，在您登陆高速公路建设项目办公 OA 管理系统之后，下次如 果您使用相同的电脑访问高速公路建设项目办公 OA 管理系统，就 不需要登陆，可以直接进入高速公路建设项目办公 OA 管理系统 在登陆时需要安装 WebOffice 控件以进行公文处理，请选择安装。 同时请确保公文处理的计算机上安装有 Microsoft Office 等公文处理 软件。 下图是高速公路建设项目办公 OA 管理系统的界面。 说明，本文档之后的功能介绍，在功能界面上不再显示整个界面， 而仅仅显示本系统的工作区部分。即系统界面的中间偏左部分。 1.21.2 快捷菜单快捷菜单 快捷菜单是系统中一些快捷按钮，用于方便您操作系统的一些常 用功能。 快捷菜单如下图： 1.2.2 我的名片夹我的名片夹 点击“我的名片夹” ，您可以直接进入您的“个人通讯录” ，以查 看自己的通讯录。 1.2.3 日程安排日程安排 点击“日程安排” ，你可以直接进入您的日程安排用以查看自己 今天的工作。 1.2.4 万年历万年历 点击“万年历” ，您可以打开万年历工具，查看日期。 1.2.5 安全退出安全退出 当您不准备再使用系统的时候，可以点击“退出”按钮，您就可 以安全的退出系统了。系统退出后，将会跳转到登陆界面。 1.31.3 系统消息系统消息 当您收到即时消息、公告、日程到期、会议、邮件、收到文件和 待办事务时，如果您在消息设置中设置了接收系统消息提醒。那么 相应的，就会有系统消息提示您。同时会有提示音。 如果您有新的消息，那么，会在您显示屏的左下角出现这个系统 消息提醒，点击相应的消息，就可以去查看这条消息的详细内容。 2个人事务个人事务 个人事务是您常用的个人功能，个人事务包括即时消息、常用网 址、日程安排、个人通讯录、消息设置、当前在线、修改密码、菜 单设置八个功能。 2.1 即时消息即时消息 在即时消息系统您可以给其它用户发送消息，同时也可以接收和 查看其它用户发来的消息。 发送消息，发送即时消息，单击“新建消息”按钮进入如下图所 示界面： 点击“接收人”文本框后面的图标选择接收人，如图所示： 您看到的这个界面是高速公路建设项目办公 OA 管理系统的选择 人员的功能模块，以后其它模块中，选择人员都是在使用这个模块， 操作方式也是相同的。 选择人员后点击“保存并关闭” ，此时，你要选择的人员就被选择了。 在选择人员的功能模块中，点击“所有单位” ，您就可以查看所 有单位下您有权限看到的人员的记录。点击“本单位” ，您就可以查 看本单位下您有权限看到的人员的记录。点击“级别” ，您就可以按 级别查询相关的人员。点击“群组” ，您就可以按管理员预设的单位 通讯录组查询单位通讯录组下的人员。 填写好消息内容后点击“立即发送”发送消息，消息就发给了您 选择用户。 点击如下图所示消息列表中的消息名称就可以查看消息 点击“回复” ，将进入消息编辑界面，向这条消息的发送者回复消息。 点击消息列表的“删除” ，就可以删除这个消息。 2.2 常用网址常用网址 常用网址是用来记录您经常使用的一些网址，以方便您的访问。 点击我的个人站点列表的站点名称可以连接到相应的网站。 点击“新建网址”/“修改”时，就可以进入站点编辑界面进入 添加/修改操作。 编辑完成后，点击“保存” ，岀则站点的添加/修改操作就完成了。 注意，站点地址在编辑时，应该添写站点的完整路径。 在站点列表上点击“删除” ，则此条站点记录则会被删除。 2.32.3 日程安排日程安排 在“日程安排”里，您可以在相应的日程和时间记录自己当天需 要进行的工作和其它的日程安排。当时间到您设定的时间后， “日程 安排”会向您发出提醒。提醒的方式是通过您的设置的消息提醒方 式进行提醒的（短信、邮件、系统消息） 。 点击日历中的日期就可以查看当天的日程安排列表。 点击“新增” ，就可以进入新增日程页面，如下图所示 提醒类型是指在您设定的时间之前有多长时间对您进行提醒。当 填写相应的信息后，点击“保存” ，则这个日程提醒就被填加进去了。 2.4 个人通讯录个人通讯录 “个人通讯录”就是您个人的名片夹，用来记录您的联系人的联系 方式。下图所示的是您的通讯录列表。 点击“新增”/“修改”按钮，就进入了个人通讯录的添加/修改的编辑界面。 填写相应的信息后， “保存” ，这条通讯录记录保存成功了。如果您 需要向这个人员发送短信，您需要设置这个人员的“短信号码” 。 通讯录的导入、导出功能 ：导出通讯录可以导出的 EXCEL 表中， 点击“导出”按钮可以选择字段，如下图所示： 之后再点击“确定” ，您选定的通讯录记录被导出成 Excel 文件了。 如果这条通讯录记录您不再需要，点击“删除” ，则可以删除这 条通讯录记录。 点击“名片组”的作用是对您的个人通讯录进行分类，便于您进 行操作和查找。下图所示是名片组的列表。 当点击“新增”/“修改”时，进入下图所示的名片组编辑页面。 填写相应的信息后，点击“保存”后，名片组就保存成功。这里 的“排队顺序”是指在“通讯助理”的列表页上显示的顺序。 当您不再需要这个组的时候，您可以点击“删除”来删除这个组， 注意，在删除这个组时，这个组下面不应该有其它的名片，否则这 个组不能够被删除。 点击“通讯录” ，就可以返回“个人通讯录” 。 2.5 消息设置消息设置 在“消息设置”中，您可以设置当有给您的公告、日程到期、会 议、邮件、收到文件和待办事务时，高速公路建设项目办公 OA 管理 系统对您的提醒方式。您可以有系统消息、邮件和短信三种提示方 式。 在您要选择的提醒方式旁边的复选框上“打勾”或者去掉“打勾” ，之后点击“保存” ，则消息提醒设置就完成了。当您有公告、日程 到期、会议、邮件、收到文件和待办事务时，系统会根据您之前设 置的提醒方式对您提醒。 2.62.6 当前在线当前在线 在“当前在线”中，您可以看到当前登陆系统的其它用户，并且 向这些用户发送即时消息。下图是当前在线的界面。 选择你要发送即时消息的用户，之后点击“新建消息”按钮，则 会进入即时消息发送界面。 填写消息内容，点击发送，您的消息就发送出去了。 2.72.7 修改密码修改密码 在“修改密码”功能中，您可以修改您的密码。系统的初始密码 是“123” ，当使开始使用系统的时候，建议您尽快修改您的密码。 下图是修改密码的界面： 在这个界面上，填写旧密码和新密码之后，点击“提交” ，您的 密码就修改成功了。 3 3电子公告电子公告 在“电子公告”中， 您可以向其它用户发送公告，同时，您也 可以在这里看到其它用户发送给您的用户。 3.13.1 发布公告发布公告 在“发布公告”中，用户可以向指定的人发布公告。系统默认的 公告的有效开始时间为公告发布时间，公告的失效时间为开始时间 加 7 天。 填写相关内容后，点击“保存” ，则向指定人员发出公告，同时， 系统根据指定公告接收人的个人消息设置，向公告接收人发出相应 的消息（系统消息、短信、邮件） 。在发送公告时，您只能向部门 （或者管理员建的单位通讯录群组发送公告。 下图是公告的选择部门/群组的对话框： 3.2 2 电子公告电子公告 在电子公告中，您可以查看系统管理员发布给您的尚未过期的公 告。下图是您的电子公告的列表。 点击相应公告的标题，就可以查看公告的附件。点击“详细” ， 则可以查公告的具体内容。注意，在系统中，如果仅仅只查看附件， 则系统并不认为这条公告已经被您看过了。未读的公告标题使用红 字显示。 3.33.3 公告历史查询公告历史查询 您可以在这里查询过去已发的公告 4.4.组织活动管理组织活动管理 4.14.1 发布活动发布活动 从菜单中选择发布活动，填入相应信息后保存活动信息，活动发 布成功。 4.24.2 活动地点管理活动地点管理 点击活动地点添加按钮，打开活动地点添加，输入详细信息或， 完成活动地点添加。 5 5 会议管理会议管理 会议管理是您对您的会议理行管理的功能模块。 “会议管理”包 括会议通知、会议室管理、我的会议、取消会议、会议历史查询五 个功能。 5.15.1 会议通知会议通知 在“会议通知”中，您可以发布新的会议，注意，只有具备管理 员权限的用户才能够发布会议，发布新的会议的界面如下图所示。 会议室是选择当前可用的、可以进行会议的会议室，会议室管理。 选择联系人后，如果用户设置了办公电话，系统自动将用户的办 公电话填入联系人电话。 填写会议的相关内容后，点击“保存”则新的会议发布成功，新 的会议将会以您选添加的“与会人员”中的用户设置的消息提醒方 式发送给他。同时在他/她的“我的会议”中，他/她也能够看到您 通知的会议。同时， “与会人员”的日程安排也会出现相应的日程提 醒、默认在开会十分钟之前提醒。 5.2 会议室管理会议室管理 在“会议室管理”里，您可以对会议室进行管理，注意，只有具 备相应权限的管理员才可以对会议室进行管理。下图是会议管理的 界面。列表展示是当前所有可用的会议室。 点击“新增”/“修改”时，进入会议室管理的编辑页面。 填写相关的信息后，点击“保存” ，则这个会议室编辑成功。 当这个会议室已经失效的时候，在编辑界面中选择状态“失效” ， 则这个会议室被删除。 在“会议室列表”中点击“会议室名称”就可以查看会议室的信 息，下图是会议室信息的界面。 5.35.3 我的会议我的会议 在“我的会议”里，您可以查看发给您的所有的有效的会议通知， 当一个会议已经截止后，这个会议将不会再出现在这个功能中。下 图是会议列表。 点击“会议主题” ，就可以查看会议的详细信息。 点击“会议室”就可以看到这个会议室的详细信息。 5.45.4 取消会议取消会议 在“取消会议”里，您可以取消尚未开始的、您发出的会议。如 果会议取消，系统会向与会人员发送消息。 点击“删除” ，此这条会议通知就被取消了。 5.55.5 会议历史查询会议历史查询 您可以在这里查看已发布会议通知的历史记录。 6 6通讯录通讯录 通讯录大类下包括单位通讯录。 6.16.1 单位通讯录单位通讯录 单位通讯录记录本单位内部所有用户的联系方式。通讯录的结构 划分是根据部门来划分的。当添加一个新的高速公路建设项目办公 OA 管理系统的用户时，此用户也自动加入单位通讯录。进入单位通 讯录时，列表默认显示整个单位的通讯录信息。点击左侧的部门列 表，就可以看到这个部门下人员的通讯录列表。单位通讯录可以使 用在发送短信的功能中。您只能修改自己的通讯录记录，而其它的 通讯录记录只有管理员才具有的权限。您只能看到给您授过权的通 讯录记录。 通讯录的导出： 点击“导出” ，选择要进行导出的通讯录的字段，选择要导出的 通讯录人员列表前的复选框，如果要全选，选择列头的复选框。点 击“保存” ，此时，选中的记录文件被导出，保存成为 excel 格式。 点击“全部导出” ，则导出当前查询条件下的所有通讯录记录。 导出的 excel 文件可以被导入。 7 7共享资料共享资料 共享资料大类是对高速公路建设项目办公 OA 管理系统所有用户 都可见到的内容。共享资料大类下包括规章制度、规范性文件、生 产信息、类型管理四个小类。 7.17.1 规章制度规章制度 规章制度是单位内所有用户均可查看的，只有经过授权，拥有权 限的用户才能新增/修改/删除的功能。此功能用来发布及查看规章 制度。 在规章制度列表中点击“新增”按钮，进入规章制度的编辑页面。 填写规章制度的标题以及上传规章制度的附件即内容，附件的大 小在 20M 以下。注意，规章制度的 附件只能是 PDF 格式的。 点击规章制度的名称就能查看规章制度。如果不能正常显示，请 在您的电脑上安装 Adobe Reader 等 PDF 查看工具。如果这个规章制 度已经失效，请在这个规章制度上点击“删除” 。 7.27.2 规范性文件规范性文件 规范性文件是单位内所有用户均可查看的，只有经过授权，拥 有权限的用户才能新增/修改/删除的功能。此功能用来发布及查看 规范性文件。 在规章制度列表中点击“新增”按钮，进入规范性文件的编辑页面。 填写规章制度的标题以及上传规范性文件的附件即内容，附件的 大小在 20M 以下。注意，规范性文件的附件只能是 PDF 格式的。 点击规范性文件的名称就能查看规范性文件。如果不能正常显示， 请在您的电脑上安装 Adobe Reader 等 PDF 查看工具。如果这个规范 性文件已经失效，请在这个规范性文件上点击“删除” 。 7.37.3 生产信息生产信息 各部门可以在生产信息里添加生产信息，管理员可以修改、 删除生产信息。 左侧列表显示的是生产信息的类型，生产信息的类型可以在类型 管理里编辑，点击相应的类型就可以查看相应类型的生产信息。 7.47.4 类型管理类型管理 类型管理可以新增、修改、删除生产信息的类型。 8 内网邮件内网邮件 在“内网邮件”中， 你可以向系统的其它的用户收、发文件。 “内网邮件”中包括写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱等功能模块。 8.18.1 写邮件写邮件 在“写邮件”中，你可以撰写邮件并发送发送给指定的其它用户。 下图是写邮件的界面。 在邮件选项中，选择“发送时保存到发件箱” ，则这封邮件发送 后会保存在发件箱里，否则，不会保存到发件箱中。 在写完您的邮件后，点击“立即发送” ，则这封邮件被发送到您 指定的收件人和抄送人。 您可以在右侧的列表中点击常用联系人，将其加到收件人或抄送 人中。 8.28.2 收件箱收件箱 在收件箱中，你可以看到其它用户发给您的邮件。下图是收件箱 的列表。 如果状态显示是一个未打开的信封，则表明这封邮件您未读过， 如果是打开的信封，则这封邮件您已经读过了。如果附件显示一个 曲别针的图标，则表明这封邮件有附件，否则，这个附件没有图标。 标题为红色时表示此邮件您还没有阅读。 点击邮件列表下的邮件主题就可以查看这封邮件的详情。下图是 显示邮件详情的界面。 点击“回复” ，则进入“写邮件”的界面，给发送人回复邮件。 在“收件箱”列表中，点击“删除” ，则这封邮件被不可恢复的 物理删除了。 8.38.3 发件箱发件箱 发件箱中显示的是您发送给其它用户的邮件列表。下图显示的是 您发送的邮件的列表。 在“发件箱”列表中，点击“删除” ，则这封邮件被不可恢复的 物理删除了。 8.48.4 草稿箱草稿箱 “草稿箱”中存放的是没有编写完的邮件。在这里，您可以对这 些邮件继续编辑并进行发送。下图是草稿箱邮件的列表。 点击草稿箱邮件的列表中的邮件主题，就进入编辑页面继续写邮 件。并可以进行发送。下图是继续写邮件的界面。 点击“发送”就可以发送这封邮件了。 在“草稿箱”列表中，点击“删除” ，则这封邮件被不可恢复的 物理删除了。 9 9 系统管理系统管理 系统管理是高速公路建设项目办公 OA 管理系统基础设置的功能 模块。包括用户管理、删除指纹、级别管理、用户组管理、部门管 理、通讯录组、领导通讯录单位、网站角色组、职务管理、单位通 讯录管理、领导通讯录管理、签章管理等功能。系统管理里的功能， 除特别说明的外，一般只有管理员才能够使用。 9.19.1 用户管理用户管理 您可以在“用户管理”中增加、修改、删除用户信息，同时，用 户的权限设置也在这里。在新增、修改用户的时候，如果指定用户 所属的部门，则高速公路建设项目办公 OA 管理系统会对应的将这个 用户的信息填加到单位通讯录里。 这是目前用户的列表，在列表中，点击“向上/向下”就可以改 变用户在列表中的显示顺序。点击“新增”/“修改” ，就可以对用 户信息进行编辑。 当新增用户的时候，可以点击“查看此 ID 是否可用”来确定此 登陆名是否可用。用户的办公辅助权限是由通过设置群组来进行设 置的。用户的网站权限是通过设置网站群组来进行设置的。 点击“用户定位” ，则进入查询界面，对用户进行查询。方便定 位用户。查询界面： 查询结果： 9.29.2 级别管理级别管理 级别管理是设置用户的级别，控制用户的级别权限的功能模块。 点击“新增”/“修改”则进入级别的编辑页面。 点击“保存” ，则编辑级别成功。这里的可见级别指此级别的用户在 选择人员的时候可以被哪个级别以上的用户看到，例如，在这里设 置只有副县级以上的用户才能够看到省级的用户。 （在 2.0 版中，可 见级别已经被通讯录授权取代，但目前仍然保留） 如果不需要这个级别，请点击“删除”来删除这个级别。 通过点击“上移” 、 “下移”来调整级别的顺序。 9.39.3 用户组管理用户组管理 用户组管理是对用户的权限类型进行分类管理的功能模块。用户 所属的用户组是在“用户管理”中设置的。当一个用户属于这个用 户组，那么他/她便拥有了这个用户组所设置的权限。 这是用户组的列表。当需要添加/修改一个用户组的时候，请点 击“新增”/“修改” 。这时进入编辑页面。 填写相应的信息后，点击确定，一个用户组的信息就编辑成功了。 要对用户组进行授权，则在用户组列表上，在对应的用户组后点 击“授权” ，则进入授权的界面。 选择这个用户组可以操作的功能模块，之后点击“确认用户组信 息” ，用户组授权成功。 9.49.4 部门管理部门管理 部门管理设置本单位内的部门及其所属关系。同时，在人员管理 里，也可设置人员属于哪个部门。这是部门列表。 点击“新增”/部门的名称就可以进入部门的编辑页面。 点击“请选择” ，则以树状的形式展现当前的部门的结构，填写 相应的信息后，点击“保存” ，部门信息编辑成功。 当这个部门已不存在时，请点击“删除” ，删除这个部门。 9.59.5 人员可见匹配人员可见匹配 人员可见匹配就是通讯录组，它的功能是控制所属用户所能看到 的单位通讯录的范围。用户所属的通讯录组是在用户管理上添加的， 。下面是通讯录组的列表。 点击“新增”/“修改”时，进入通讯录组编辑页面。 填写相应信息后，点击“保存” ，编辑通讯录组成功，点击“返 回” ，返回通讯录组列表页面。 点击“单位通讯录”授权，则打开某个通讯录组的用户可以看到哪 些通讯录内容的授权界面。 9.69.6 职务管理职务管理 职务管理是设置用户的职务，的功能模块。下图是职务的列 表。 点击“新增”/“修改”时，进入职务管理的编辑页面。 填写相应的信息，点击保存，则职务编辑成功。 如果这个职务不再被需要的，点击“删除” ，就可以删掉这个职 务。 9.79.7 单位通讯录单位通讯录管理管理 单位通讯录管理可以管理本单位内部所有用户的联系方式。只有 管理员可以管理单位通讯录。单位通讯录的结构划分是根据部门来 划分的。当添加一个新的高速公路建设项目办公 OA 管理系统的用户 时，此用户也自动加入单位通讯录。进入单位通讯录时，列表默认 显示整个单位的通讯录信息。点击左侧的部门列表，就可以看到这 个部门下人员的通讯录列表。 新增/修改单位通讯录： 点击“新增”/“修改”就可以进入编辑页面。 如果您希望用户能够接收短信，请设置这个用户的短信号码。 填写相应的信息后，点“保存”就可以新增/修改一条单位通讯 录了。点击“重置” ，则清空已真的信息，点击“返回”则返回列表 页面。 通讯录的导出： 点击“导出” ，选择要进行导出的通讯录的字段，选择要导出的 通讯录人员列表前的复选框，如果要全选，选择列头的复选框。点 击“保存” ，此时，选中的记录文件被导出，保存成为 excel 格式。 点击“全部导出” ，则导出当前查询条件下的所有通讯录记录。